54
входящей. Приказы составляют 15-19% всех документов, что свидетельствует о
высоком уровне формализации деятельности.
В таблице 7 представлено распределение документов по структурным
подразделениям ООО «АльянсПроект».
Таблица 7
Распределение документов по структурным подразделениям
ООО «АльянсПроект»
Структурное подразделение
2014
2015
2016
Отдел сбыта
3612
4098
4897
Бухгалтерия
986
1104
1290
Отдел кадров
1901
2312
2807
Отдел закупок
623
698
801
Всего:
7122
8212
9795
Как видно из таблицы, наибольшее количество документов формируется
в отделе сбыта предприятия, так как данной структурное подразделение
является основной производственной службой ООО «АльянсПроект». В
кадровой службе формируется 28,65% всей документации предприятия. В 2014-
2016 гг. наблюдается рост числа документов во всех подразделениях, что
связано с увеличением объемов производственно-хозяйственной деятельности
предприятия.
В таблице 8 представлена группировка документов предприятия
помесячно для выявления сезонности. Как видно из таблицы, сезонность влияет
и на объемы документооборота предприятия ООО «АльянсПроект». Пик сезона
наблюдается в летние месяцы, а наибольший спад – в феврале, когда
предприятия-поставщики обычно закрываются для проведения
профилактических работ.
Таблица 8
Группировка документов ООО «АльянсПроект» по месяцам за
2014-2016 гг.
Месяц
2014
2015
2016
кол-во,
шт
в % к
итогу
кол-во,
шт
в % к
итогу
кол-во,
шт
в % к
итогу
Январь
429
6,03
455
6,13
578
5,9
Февраль
413
5,8
455
5,54
512
5,23
Март
477
6,7
548
6,67
705
7,2
Апрель
612
8,6
709
8,63
842
8,6
55
Май
720
10,11
912
11,11
990
10,11
Июнь
853
11,98
1066
12,98
1122
11,45
Июль
716
10,06
826
10,06
1195
12,2
Август
769
10,8
623
7,59
1166
11,9
Сентябрь
531
7,45
676
8,23
730
7,45
Октябрь
506
7,11
592
7,21
744
7,6
Ноябрь
538
7,56
619
7,54
545
5,56
Декабрь
556
7,8
682
8,31
666
6,8
Всего
7122
100
8212
100
9795
100
В Приложении 5 представлена информация об обязательной кадровой
документации ООО «АльянсПроект», представлен вид документа, информация
о наличии данного документа на исследуемом предприятии, оценка степени
соответствия документа стандартам.
Действующая в ООО «АльянсПроект» система не обеспечивает
возможность ведения кадровой документации в соответствии с требованиями
Унифицированной системы организационно-распорядительной документации
(УСОРД) и Унифицированной системы первичной учетной документации
(УСПУД) (Подсистемы по учету труда и его оплаты), а также иными
нормативными требованиями действующего законодательства.
В кадровом документообороте ООО «АльянсПроект» используется
журнальная форма регистрации. Был проверен журнал регистрации приказов
по личному составу. Так как компания маленькая и приказов по личному
составу немного, они все регистрируются в ООО «АльянсПроект» в одном
журнале. Также была проведена проверка того, все ли издаваемые приказы по
личному составу реально отражены в журнале регистрации. Для этого был
проведен выборочный анализ, сравнив ряд случайно выбранных приказов с
соответствующими записями в журнале за те даты, когда они были изданы. Все
приказы отражены в журнале. Однако отсутствуют приказы о приеме на работу
на Сотникова О. Р., отсутствуют приказы о направлении работников в
командировку (Шевченко Ю.Л.)
Также проверке подлежало оформление самих журналов. Все листы
журналов регистрации были пронумерованы, сами журналы прошнурованы,
56
скреплены сургучной печатью и заверены руководителем организации.
Никаких исправлений в журналах регистрации допущено не было.
В ООО «АльянсПроект» должным образом ведется Книга учета движения
трудовых книжек и вкладышей к ним - в ней заполнены все графы, нет
исправлений, данная книга прошнурована и опечатана. Книга имеет
установленную форму, которой она должна обязательно соответствовать.
Поскольку Трудовой кодекс обязывает работодателя по требованию
работника выдавать ему копии документов, связанных с работой, было также
проверено наличие в компании учетных форм по выдаче справок работникам и
наличие копий выданных документов в личном деле работника. В ООО
«АльянсПроект» данные учетные формы отсутствуют.
Этап 3. Анализ состава кадровой документации ООО «АльянсПроект», ее
соответствия требованиям действующего законодательства
Необходимым свойством документа является его юридическая сила,
которая означает, что данный документ может служить подлинным
доказательством заключенной в нем информации. Юридическая сила кадрового
документа зависит от нескольких условий.
Во-первых, от того, насколько его создателями соблюдены требования
как в целом к форме данного документа, так и к отдельным элементам
(реквизитам) этого документа. Такие требования определены в
Государственном стандарте Российской Федерации «Унифицированные
системы документации. (Приложение 6) Унифицированная система
организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению
документов (ГОСТ Р 6.30-2003)». Документы, оформленные с отступлением от
требований данного Государственного стандарта, теряют юридическую
значимость.
Во-вторых, при создании ряда кадровых документов использованы
унифицированные формы первичной учетной документации по учету труда и
его оплаты, утвержденные Постановлением Госкомстата России от 5 января
2004 г. N 1. В эти формы при необходимости кадрового исследования вносить
57
дополнительные реквизиты, однако при этом все реквизиты, изначально
утвержденные Госкомстатом, должны оставаться без изменений (включая код,
номер формы, наименование документа).
Введенные изменения должны быть оформлены соответствующими
организационно-распорядительными документами компании (приказами,
распоряжениями).
В-третьих, особенность кадровых документов заключается в том, что
помимо требований к их оформлению и удостоверению трудовое
законодательство содержит также определенные требования к содержанию.
Соответствие документа всем указанным требованиям и было проверено
проверке в ходе аудита в ООО «АльянсПроект». Проверка происходила
следующим образом. Сначала проверялось наличие каждого из указанных в
перечне документов. Следующим необходимым этапом являлась оценка
оформления существующих документов на предмет их соответствия
действующему законодательству. Проверялось как наличие в документе всех
необходимых реквизитов, так и соблюдение требований к их оформлению. По
результатам выборочной проверки нарушений в ООО «АльянсПроект»
выявлено не было.
Этап 4. Анализ системы хранения кадровой документации
Обеспечение сохранности документов в компании должно быть
организовано таким образом, чтобы защищать создаваемые документы от
несанкционированного доступа, утраты, повреждения или иных чрезвычайных
ситуаций. Требование об обеспечении сохранности документов, образующихся
в процессе деятельности компании, и их постоянном хранении в архиве
содержится в действующем законодательстве. Если в кадровой службе не
создана правильная система хранения кадровых документов, обеспечить их
сохранность будет невозможно. Анализ системы хранения кадровой
документации в ООО «АльянсПроект» предусматривал проверку
номенклатуры дел кадровой службы. Отсутствие номенклатуры дел
58
свидетельствует о том, что система хранения не продумана и должным образом
не организована.
Последним элементом аудита на данном этапе является проверка
подготовки дел к архивному хранению. В ООО «АльянсПроект» дела в архив
сдаются нерегулярно, описи дел составляются сотрудниками кадровой службы,
а акты о выделении документов к уничтожению, сроки хранения которых
истекли, не составляются, экспертиза ценности документов при подготовке их к
сдаче в архив не проводится.
Исходя из всего вышеизложенного можно сделать следующие
выводы.
ООО «АльянсПроект» специализируется на продаже автомобильного
оборудования и комплектующих оборудования.
Численность персонала – 94 человека. Гендерный и возрастной состав
стабилен. Как показал анализ движения кадрового состава за последние годы
наблюдается увеличение оборота персонала. Во многом это обусловлено
расширением производственной деятельности.
В состав кадровой документации ООО «АльянсПроект» входят
следующие документы:
трудовой договор (контракт);
приказ (распоряжение) о приеме на работу (форма № Т-1);
личная карточка (форма № Т-2);
учетная карточка научного работника (форма № Т-4);
приказ (распоряжение) о переводе на другую работу (форма № Т-5);
приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска (форма № Т-6);
приказ (распоряжение) о прекращении трудового договора
(контракта) (форма № Т-8);
табель учета использования рабочего времени (форма № Т-13);
табель учета использования рабочего времени и расчета заработной
платы (форма № Т-12);
личные заявления работников предприятия;
59
графики отпусков;
докладные записки;
акты.
В кадровой службе формируется 28,65% всей документации предприятия.
В 2014-2016 гг. наблюдается рост числа документов во всех подразделениях,
что связано с увеличением объемов производственно-хозяйственной
деятельности предприятия.
В летнее время наблюдается повышение потока документов в кадровой
службе. Именно в летние месяцы наиболее остро ощущаются недостатки
неавтоматизированной системы документооборота: возрастает нагрузка на
персонал, что отрицательно сказывается на производительности труда. Таким
образом, очевидно, что автоматизация делопроизводства необходима для
обеспечения мобильности руководства предприятием ООО «АльянсПроект» и,
следовательно, эффективности работы самого предприятия. Автоматизация
традиционного делопроизводства российских учреждений в полном объеме
может быть реализована только с помощью отечественных систем
автоматизации документооборота, так как они в полной степени соответствуют
действующим российским требованиям и стандартам делопроизводства.
На предприятии документооборот имеет ярко выраженный вертикальный
характер, что усиливается характеристиками существующей организационной
структуры управления. Большинство документов сначала появляется на столе
руководителя самого высокого ранга, а потом, обрастая резолюциями,
спускается вниз - к непосредственному исполнителю, чтобы потом, после того,
как приказ исполнен, проделать тот же путь в обратном направлении.
В ООО «АльянсПроект» автоматизация документооборота
фрагментарная.
Наиболее автоматизирован документооборот в бухгалтерии.
Ведение бухучета осуществляется автоматизировано – при помощи
специализированной бухгалтерской программы 1С: Предприятие.
60
Глава 3. Рекомендации по совершенствованию кадрового
документооборота и их оценка на примере ООО «АльянсПроект»
3.1. Недостатки организации кадрового документооборота организации
ООО «АльянсПроект» кадровую работу ведет служба кадров, состоящая
из 3 человек.
При изучении их работы автор пришел к выводу, что в положении об
отделе отсутствует четкое распределение обязанностей среди сотрудников,
ведущих кадровый документооборот в компании, описание этих обязанностей
«общими фразами» служат сигналом того, что часть обязательных кадровых
работ сотрудниками службы ООО «АльянсПроект» просто не выполняется.
В ООО «АльянсПроект» служба делопроизводства и архив не
организованы, обязанность по организации документооборота на предприятии
возложена на руководителей структурных подразделений. Ведением кадрового
документооборота занимается начальник кадровой службы предприятия и его
специалисты. Отсутствие четкой системы распределения обязанностей среди
сотрудников ООО «АльянсПроект», ведущих кадровый документооборот в
компании, описание этих обязанностей «общими фразами» служат сигналом
того, что часть обязательных кадровых работ сотрудниками службы ООО
«АльянсПроект» просто не выполняется. Основной нормативный документ по
делопроизводству, регламентирующий организацию, правила, приемы и
процессы создания документов, порядок работы с ними, осуществление
контроля за их исполнением, - инструкция по делопроизводству – на
предприятии не разработан.
В организационно-распорядительном документе предприятия - Уставе,
закреплены все основные моменты организации предприятия. Подразделения
ООО «АльянсПроект» осуществляют свою деятельность на основе «Положений
» данных подразделений, в которых определены основные цели, задачи,
функции, обязанности и права их руководителей. В положении о кадровой
службе ООО «АльянсПроект» закреплены статус службы, ее место в системе
управления, внутреннюю организацию, задачи и функции, права и обязанности,
61
выполняемые в процессе ее деятельности. Несмотря на длительную историю
предприятия ООО «АльянсПроект», положения некоторых подразделений
находятся на стадии разработки. Так, разработаны должностные инструкции не
на всех сотрудников, в частности, отсутствуют должностные инструкции
младшего технического персонала.
Отсутствие номенклатуры дел свидетельствует о том, что система
хранения в компании не продумана и должным образом не организована. В
ООО «АльянсПроект» дела в архив сдаются нерегулярно, описи дел
составляются сотрудниками кадровой службы, а акты о выделении документов
к уничтожению, сроки хранения которых истекли, не составляются, экспертиза
ценности документов при подготовке их к сдаче в архив не проводится.
Управление данными о работниках, проведение мероприятий по
подбору и обучению персонала, оценка квалификации производственного и
управленческого состава являются трудоемкими процессами. Использование
специализированных программных продуктов дает компании возможность
сократить временные затраты на обработку большого количества информации
и анализ данных, позволяет руководству эффективно планировать и
осуществлять кадровую политику.
В настоящее время ООО «АльянсПроект» уже завершила автоматизацию
основных подразделений и теперь вплотную подошла к необходимости
внедрения новых технологий в службе персонала. Это диктуется растущей
конкуренцией, необходимостью быстрого принятия решений, потребностью в
оптимизации персонала и т. д.
Спецификой кадровой документации является то, что значительная ее
часть должна иметь наряду с электронным экземпляром экземпляр,
выполненный на бумаге и имеющий собственноручные подписи.
Однако создание и хранение приказов и других документов в
компьютерной форме - это еще не автоматизация кадровой деятельности. Под
автоматизацией следует понимать создание и ведение баз данных по личному
составу.
62
Представляется, что в настоящий момент наиболее актуальным
направлением совершенствования делопроизводства ООО «АльянсПроект»
является разработка и внедрение инструкции по делопроизводству, устранение
вышеописанных недостатков на фоне постепенной автоматизации
документационного обеспечения управления.
3.2. Рекомендации по совершенствованию кадрового документооборота в
ООО «АльянсПроект»
В исследовании была обозначена проблема недостаточной
эффективности существующего кадрового документооборота ООО
«АльянсПроект», сформулирована цель - повысить качество управления путем
разработки и внедрения инструкции по кадровому делопроизводству на фоне
автоматизации кадрового документооборота предприятия.
Таблица 9
Недостатки документооборота ООО «АльянсПроект» и пути их
решения
Основные недостатки документооборота
предприятия
Пути решения
Отсутствие системы хранения документов в кадровой
службе
Организация архива
Отсутствие инструкции по кадровому
делопроизводству
Разработка НПА
Отсутствие должностных инструкций младшего
технического персонала
Разработка инструкций
Отсутствие номенклатуры дел
Разработка
номенклатуры
Отсутствие программного обеспечения кадровой
службы
Внедрение
автоматизированной
системы
В рамках решения первой проблемы автором предлагается выделить
помещение для архива и организовать обучение сотрудника архивному делу.
Для устранения недостатков в отсутствии нормативно-правовых актов
необходимо разработать Инструкцию кадрового делопроизводства,
должностные инструкции младшего технического персонала.
Отмеченные недочеты в обороте документов имеют все шансы быть
устранены путем абсолютной автоматизации документирования работы
предприятия.
63
Исходя из требований, сформировавшихся в результате проведенного
исследования кадрового документооборота, было принято решение внедрить
программу 1С «Зарплата и управление персоналом», которая отвечает высоким
критериям работы с документами, современным стандартам делопроизводства,
обладает необходимой универсальностью и может быть интегрирована в
действующую на предприятии» (таблица 10).
Программа «1С:Зарплата и Кадры» предназначена для расчета
заработной платы и кадрового учета, может использоваться как на
хозрасчетных предприятиях Российской Федерации. Она позволяет не только
автоматизировать расчет заработной платы, но и организовать учет
сотрудников, регистрировать служебные перемещения, получать
статистические справки по кадровому составу. Универсальность системы
позволяет реализовать любой подход к решению этих задач и получать любые
отчетные документы.
Таблица 10
Результаты сравнения систем автоматизации кадрового
документооборота
Свойства системы
1С
Ошибка!
Doc
s
Visi
on
Ошибка!
Opti
ma
Work
flow
Docu
-
men
tum
ЕВФР
АТ
Ошибка!
Dom
ino
Регистрация документов
+
+
+
+
+
+
+
+
Ведение регистрационной
карточки
+
+
+
+
+
+
+
+
Ведение номенклатуры дел
+
+
+
+
+
+
+
+
Связанные документы
+
+
+
+
+
+
+
+
Прикрепленные файлы
+
+
+
+
+
+
+
+
Работа со словарями и
справочниками
+
+
+
+
+
+
+
+
Сроки поручений
+
+
+
+
+
+
+
+
Поиск по реквизитам
+
+
+
+
+
+
+
+
Поиск по виду
регистрационной карточки
-
-
+
-
+
-
+
-
Полнотекстовый поиск
+
+
+
+
+
+
+
+
Поиск с учетом морфологии
-
+
-
+
+
-
+
-
Списание документа в архив
+
+
+
+
+
+
+
+
Маршрутизация документа
+
+
+
+
+
+
+
+