64
Разграничение прав доступа
+
+
+
+
+
+
+
+
Интеграция с др.
приложениями
-
+
+
-
-
+
+
+
Шифрование документов
+
+
+
+
+
+
+
+
Обеспечение совместной
работы над документами
+
+
+
-
+
+
+
+
Web-доступ
+
+
+
+
+
+
+
+
Распределенная обработка
документов
+
+
+
+
+
+
+
+
Интеграция с электронной
почтой
+
+
+
+
+
+
+
+
Интеграция с факсимильной
связью
+
+
+
+
+
+
+
+
Поддержка ЭЦП
+
+
+
+
+
+
+
+
Поддержка формализованных
рабочих процессов
+
+
+
+
+
+
+
+
Организация
систематизированного
хранения документов
+
+
+
+
+
+
+
+
Обеспечение
информационной
безопасности
+
+
+
+
+
+
+
+
Регламентация и поддержка
жизненного цикла документа
+
+
+
+
+
+
+
+
Преимуществом данной программы для ООО «АльянсПроект» является
ее распространенность.
В 1С: Зарплата и управление персоналом» 8 поддерживаются все
основные процессы управления персоналом, а также процессы кадрового учета,
расчета зарплаты, исчисления налогов, формирования отчетов и справок в
государственные органы и социальные фонды, планирование расходов на
оплату труда. Учтены требования законодательства, реальная практика работы
предприятий и перспективные мировые тенденции управления персоналом.
Решения «1С: Зарплата и управление персоналом 8 соответствуют
требованиям Федерального закона «О защите персональных данных». В
программе реализована возможность регистрации событий, связанных с
работой с персональными данными, в частности, доступ и отказ в доступе к
персональным данным, включая информацию о том пользователе, с которым
данное событие было связано. Удобные и гибкие механизмы настройки отчетов
позволяют получать полную и достоверную информацию в самых различных
65
аналитических разрезах для различных категорий пользователей: руководства,
службы управления персоналом, кадровой службы и других
Система автоматизации делопроизводства и документооборота позволит:
1. Централизованно отслеживать ход делопроизводственного процесса -
вплоть до работы исполнителей над документами на своих рабочих местах,
систематизировать результаты контроля и тем самым выявлять «узкие места» в
документообороте и работе персонала;
2. При переходе на работу с электронными копиями документов
полностью исключить возможность их утери и свести поиск документа к
запросу, выполняемому системой в течение считанных секунд. При этом даже
необязательно помнить название или регистрационный номер документа -
достаточно указать тематику или ключевые слова для поиска.
3. Повысить рост производительности труда сотрудников за счет
упорядочения технологии работы с документами, резкого сокращения времени
передачи документов по локальной сети или средствами электронной почты.
Итак, внедрение полноценной системы автоматизации делопроизводства
предусматривает комплекс организационно-технических мероприятий,
решающих большинство перечисленных выше проблем на основе внедрения
единой для всех сотрудников предприятия дисциплины работы с офисной и
производственной информацией.
В рамках дипломной работы разработан проект автоматизации
кадрового документооборота «АльянсПроект».
Цель проекта: повышение эффективности кадрового документооборота
на предприятии.
Задачи проекта:
1. Формирование команды проекта
Формирование команды проекта можно назвать созданием открытой,
поддерживаемой участниками проекта, эффективной, функциональной,
скоординированной группы. Проекты выполняются отдельными служащими, и
чем лучше они работают вместе, тем успешнее будет выполнение проекта.
66
Компонентами процесса формирования команды проекта являются персонал
проекта, план проекта, план управления персоналом, отчеты о выполнении и
внешняя обратная связь. К методам и приемам процесса формирования
команды проекта относятся действия по созданию группы, основные умения
управлять, системы поощрения и признания, размещение на должности и
обучение.
2. Исследование существующей системы кадрового документооборота
Внутренний кадровый аудит - это регламентированная локальными
нормативными актами и осуществляемая внутри аудируемого лица
специальным подразделением (службой внутреннего кадрового аудита)
деятельность по независимой объективной проверке кадровой службы
компании.
3. Определение целей и задач автоматизации кадрового
документооборота
Внедрение программной системы автоматизации делопроизводства и
документооборота создает аппаратно-программную основу для единой системы
, охватывающей все подразделения организации. При этом достигаются
следующие цели: единый порядок индивидуальной и совместной работы с
документами в подразделениях организации; объединение потоков
электронных документов между подразделениями организации; использование
общей для всех организаций системы индексации (нумерации) документов,
общих справочников-классификаторов (таких как перечень организаций,
номенклатура дел), единой формы регистрационно-контрольной карточки
документов и т.п.; обеспечение унификации управленческой документации и
сокращения количества форм и видов единообразных документов.
4. Формирование критериев и ограничений автоматизации кадрового
документооборота зависит от уровня зрелости документооборота в компании и,
соответственно, ее готовности к организации электронного документооборота.
Выбор системы также зависит от того, что заказчик хочет от нее получить
67
(цели внедрения системы мы распишем ниже), какими ресурсами (денежными,
временными, человеческими и пр.) он располагает для достижения желаемого.
5. Сравнение систем кадрового документооборота
Фирмы и люди, разрабатывающие различные программы автоматизации
кадрового документооборота, ориентируются на определенные задачи, на
какой-то круг пользователей со своими потребностями, предпочтениями и
вкусами. С потребительской точки зрения, автоматизированные системы
управления предприятием различаются своей направленностью.
6. Выбор системы документооборота
Выбор системы электронного документооборота - шаг ответственный,
во многом определяющий как дальнейшее развитие электронного
документооборота, так и самой организации или предприятия. Очень часто
выбор системы руководство компании возлагает на руководителей и
специалистов службы ДОУ. (приложение 7)
7. Согласование решения о внедрении системы электронного
документооборота
Необходимо обеспечить согласие с предполагаемым решением как
руководителей тех подразделений, на деятельность которых может повлиять
решение, так и тех исполнителей, которые будут его выполнять.
8. Финансовый план проекта
Целью финансового плана является оценка финансовой ситуации
проекта: источники финансирования проекта, план доходов и расходов, план
денежных поступлений и выплат, балансовый план.
9. Подключение производителей системы к внедрению
10. Заключение договора
11. Внедрение системы «1С: Зарплата и кадры»
12. Обучение персонала работе с программой
В рамках проводимого обучения специалисты знакомят пользователей
со всеми функциональными возможностями программы, обучают составлению
всех необходимых документов и проводят консультации по использованию
68
созданной системы. Обучение сотрудников позволяет оперативно организовать
работу в новой системе, снизить процент возможных ошибок, по максимуму
использовать все возможности системы для развития и совершенствования
компании.
13. Мониторинг и контроль
14. Внесение изменений
15. Завершение проекта
Начало проекта: 01.07.2017
Окончание проекта: 11.10.2017
Заказчик проекта: отдел кадров ООО «АльянсПроект».
Ограничения проекта: 1000 тыс. руб.
В таблице 11 представлены итоговые показатели проекта автоматизации
кадрового документооборота «АльянсПроект».
Таблица 11
Проект автоматизации кадрового документооборота
«АльянсПроект»
Наименование задачи
Длител
ьность
Начал
о
Ошибка!
Предш
ествен
ники
Ресурсы
1. Формирование
команды проекта
7,33
дней
01.07.1
7
12.07.17
Персонал
2. Исследование
существующей системы
кадрового
документооборота
5,5 дней
12.07.1
7
19.07.17
1
«Персонал;
Финансы;
Технологии
»
3. Определение целей и
задач автоматизации
кадрового
документооборота
5,5 дней
19.07.1
7
27.07.17
2
««Персона
л;
Финансы;
Технологии
»
4. Формирование
критериев и ограничений
автоматизации кадрового
документооборота
5,5 дней
27.07.1
7
03.08.17
3
«Персонал;
Финансы;
Технологии
»
5. Сравнение систем
кадрового
документооборота
7 дней
13.08.1
7
12.08.17
4
««Персона
л; Финансы
;
Технологии
»
69
6. Выбор системы
документооборота
2 дней
12.08.1
7
16.08.17
5
«Персонал;
Финансы;
Технологии
»
7. Согласование
решения о внедрении
системы электронного
документооборота
1,17
дней
16.08.1
7
17.08.17
6
«Персонал;
Финансы;
Технологии
»
8. Финансовый план
проекта
14,5
дней
12.07.1
7
01.08.17
1
«Персонал;
Финансы
9. Подключение
производителей системы к
внедрению
3 дней
18.08.1
7
22.08.17
«7;8»
«Персонал;
Финансы;
Технологии
»
10. Заключение договора
1,33
дней
23.08.1
7
24.08.17
9
«Персонал;
Финансы
11. Внедрение системы
«1С: Зарплата и кадры»
21 дней
24.08.1
7
22.09.17
10
«Персонал;
Финансы;
Технологии
»
12. Обучение персонала
работе с программой
21 дней
24.08.1
7
22.09.17
10
«Персонал;
Технологии
13. Мониторинг и
контроль
3,33
дней
22.09.1
7
27.09.17
7
«11;12
»
«Персонал;
Финансы;
Технологии
»
14. Внесение изменений
7 дней
27.09.1
7
06.10.17
13
«Персонал;
Финансы;
Технологии
»
15. Завершение проекта
1 день
06.10.1
7
11.10.17
14
Персонал
3.3. Оценка предложенных рекомендаций
Исходя из требований, сформировавшихся в результате проведенного
исследования документооборота, было принято решение внедрить систему 1С:
Зарплата и управление персоналом», которая отвечает высоким критериям
работы с документами, современным стандартам делопроизводства и обладает
необходимой универсальностью.
При внедрении системы электронного делопроизводства достигается
повышение оперативности управления ресурсами организации, выявляются ее
резервы и перспективы роста для укрепления позиций на рынке. Известно, что
оценка эффективности проекта внедрения системы электронного
70
делопроизводства может быть выражена через отношение результата проекта к
его затратам.
За счет автоматизации системы документационного обеспечения удается
снизить потребность в количестве сотрудников, и тем самым сэкономить на
фонде оплаты труда. Планируется, что проект будет реализован с помощью
команды из двух сотрудников: менеджера по управлению персоналом и
специалиста по разработке программного продукта - программиста. При этом
план затрат проекта будет складываться из затрат на заработную плату, затрат
на материалы, затрат на оплату аренды помещения, затрат на оплату
электроэнергии, затрат на косвенные расходы. Экономия денежных,
материальных или людских ресурсов возникает за счет автоматизации процесса
обработки потока входящих, исходящих и внутренних документов, связанных с
управлением персоналом.
После внедрения программного продукта в деятельность руководителя,
секретаря и менеджера по управлению персоналом, ожидается рост
производительности труда сотрудников, уменьшается время обработки
документов, уменьшаются расходы на оплату площадей для хранения
документов. Кроме того, в дальнейшем, ожидается снижение потребности в
дополнительных сотрудниках, т.е. происходит экономия фонда оплаты труда.
Эта экономия может так же рассматриваться как источник возврата
инвестиционных затрат
42
.
Ожидаемая экономия (Э) от проекта по совершенствованию системы
документационного обеспечения управления персоналом:
Э = Бпл - Бф, (1)
где Э - размер экономии;
42
Аширов Д. А. Управление персоналом: учеб. Пособие. // Аширов Д. А. — М.: ТК Велби, Изд-во
Проспект, - 2012. — с. 245
71
Бпл - плановый бюджет расходов на систему автоматизации отдела
кадров;
Бф - фактический бюджет расходов на систему автоматизации отдела
кадров.
Бюджет расходов на программное обеспечение включает – расходы по
зарплате, затраты на обучение сотрудников и расходы по хранению документов
.
1) Без внедрения системы для обработки данных может потребоваться
труд трех человек с заработной платой по 15 тыс. руб. в месяц (2 специалиста)
и 18 тыс. руб. (начальник отдела).
Расходы по зарплате исполнителей Ззп определяются по формуле расчета
фонда заработной платы:
Фзп = Зосн*(1+Кдоп)*(1+Кс.ф.), (2)
где Зосн - основная заработная плата работников;
Кдоп, Кс.ф.- коэффициенты, учитывающие дополнительную заработную
плату и отчисления в социальные внебюджетные фонды.
Значения Кдоп, Кс.ф. можно принимать в размере Кдоп = 0,08 ÷ 0,1; Ксф
.= 0,34.
Тогда, расходы на заработную плату 3-х исполнителей за время
эксплуатационного периода (12 месяцев) рассчитаем по формуле (2):
ФЗП = 48,00 * 1,1 * 1,34 * 12 = 849,024 тыс. руб.
2) Расходы на хранение архива:
- площадь архива – 15м2
- стоимость аренды 1 м2 - 300 руб./ м2, включая НДС.
Расходы на хранение архива планируются на 2011 год в размере:
15*300 * 12 = 54 000 руб.
Расчет затрат на отопление архива осуществляется по следующей
формуле:
72
Зот = Sпл * (T.кален./365) * Wтепл , (3)
где W тепл - тариф на тепловую энергию, руб./кв.м. в мес.
W тепл = 46,2 руб./кв.м. в мес.
Тогда затраты отопление будут равны:
Зот = 15 * 200/365 *46,2*12 = 4,5 тыс. руб.
Таким образом, расходы на хранение архива планируются в размере: 54,0
+ 4,5 = 59,5 тыс. руб.
Фактический бюджет расходов при внедрении электронной системы
документационного обеспечения может составить:
1) инвестиционные затраты на внедрение электронного
документооборота;
2) расходы на содержание персонала отдела кадров.
Затраты на внедрение системы электронного документооборота
представлены в таблице 12
Таблица 12
Затраты на внедрение электронного документооборота
Наименование затрат
Сумма, тыс
. руб.
1. Программное обеспечение
58,0
2. Аппаратное обеспечение внутренней локальной сети (локальный
сервер)
12,0
3. Перевод документов на бумажных носителях в электронный
вариант
15,0
4. Программа Fine Reader
10,5
5. Материальные затраты (электронные накопители)
0,5
Всего затрат
96,0
После внедрения ИС электронного документооборота может
потребоваться труд только двух человек с заработной платой 15 тыс. руб. в
месяц и 18 тыс. руб. - менеджера по управлению персоналом.
ФЗП = 33,00 * 1,1 * 1,34 * 12 = 583,704 тыс. руб.
73
Таким образом, ожидаемые затраты после внедрения системы
электронного документооборота могут составить:
96,0 + 583,704 = 679,704 тыс. руб.
Ожидаемая экономия (Э) от проекта по совершенствованию системы
документационного обеспечения управления персоналом составит:
Э = Бпл - Бф = 931,924 - 679,704 = 252,22 тыс. руб.
Расчет срока окупаемости проекта произведен по формуле расчета
простого срока окупаемости инвестиций, который позволяет определить
продолжительность периода от начального момента до момента окупаемости.
Метод расчета срока окупаемости РР инвестиций состоит в определении
того срока, который понадобится для возмещения суммы первоначальных
инвестиций.
Срок окупаемости проекта автоматизации кадрового документооборота
компании ООО «АльянсПроект» на основе внедрения «1С: Зарплата и
управление персоналом» составляет 1 год.
Итак, в ходе исследования и анализа процесса организации и технологии
документационного обеспечения управления, ООО «АльянсПроект» были
выявлены недостатки, которые послужили основанием для разработки
предложений по совершенствованию документационного обеспечения
управления.
Компьютерная система, предусматривающая автоматизацию не только
традиционных функций делопроизводства, но и реализацию принципиально
новых возможностей управления документооборотом в целом в организации,
выполнение справочно-аналитической работы, а также использование
элементов электронного документооборота, позволит поднять работу
менеджера по управлению персоналом и секретаря на качественно иной
уровень и будет способствовать повышению оперативности деятельности
организации в целом.
Исходя из всего вышеизложенного можно сделать следующие
выводы.