4
СОДЕРЖАНИЕ
ВВЕДЕНИЕ .................................................................................................................. 5
Глава 1. Теоретико-методологические требования к организации кадрового
документооборота ....................................................................................................... 9
1.1. Понятие и значение кадрового документооборота ................................ 9
1.2. Нормативно-информационная характеристика и классификация
кадровой документации.................................................................................. 14
1.3. Организация кадровой деятельности ..................................................... 28
Глава 2. Анализ и оценка организации кадрового документооборота на примере
организации ............................................................................................................... 37
ООО «АльянсПроект» .............................................................................................. 37
2.1. Анализ деятельности организации ООО «АльянсПроект» ................. 37
2.2. Анализ состава, структуры и движения кадров .................................... 44
2.3. Анализ кадрового документооборота в ООО «АльянсПроект» ......... 48
Глава 3. Рекомендации по совершенствованию кадрового документооборота и
их оценка на примере ООО «АльянсПроект» ........................................................ 60
3.1. Недостатки организации кадрового документооборота организации 60
3.2. Рекомендации по совершенствованию кадрового документооборота в
ООО «АльянсПроект» .................................................................................... 62
3.3. Оценка предложенных рекомендаций ................................................... 69
ЗАКЛЮЧЕНИЕ ......................................................................................................... 75
СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВ ............................................... 79
ПРИЛОЖЕНИЕ ......................................................................................................... 83
5
ВВЕДЕНИЕ
Актуальность темы исследования выпускной работы заключается в том,
что от организации работы с документами во многом зависит эффективность
работы компаний различных форм собственности и направлений деятельности.
Документы обеспечивают информационную поддержку принятия
управленческих решений. От организации работы с документами зависит
эффективность управленческой деятельности предприятия, так как она
определяется качеством и достоверностью информации, оперативностью
приема-передачи ее, правильной постановкой справочно-информационной
службы, четкой системой поиска, хранения и использования документов.
В делопроизводстве выделяют две основные задачи: документирование
(запись информации на различных носителях по установленным правилам, то
есть составление, оформление, согласование и изготовление документов) и
организацию работы с документами в процессе осуществления управления
(организация документооборота, хранения и использования документов в
текущей деятельности предприятия).
Из всего этого следует особо выделить документооборот,
характеризующий движение документов с момента их создания или получения
до завершения исполнения или отправления. Именно документооборот
является отображением модели управления предприятием и соответственно
уровня управляемости им.
Кадровое делопроизводство – это отрасль деятельности,
документирующая трудовые отношения. Современное управление
документацией в конкретной организации диктует необходимость разработки
собственного табеля применяемых форм кадровых документов, часть из
которых должна максимально соответствовать установленным межотраслевым
унифицированным формам; другая часть должна быть заимствована из
различных нормативно-методических материалов и адаптирована под
потребности конкретной организации; а третья - разработана самостоятельно.
Необходимость строгой регламентации полного состава и правил оформления
6
каждого документа обусловлена тем, что кадровые документы являются
социально значимыми и требуют особой тщательности и аккуратности при
оформлении, учете и хранении в течение длительного срока. Важная роль и
значение эффективности организации кадрового документооборота
обуславливают актуальность темы выпускного исследования.
Цель выпускной квалификационной работы – теоретико-
методологическое исследование и разработка рекомендаций по
совершенствованию организации кадрового документооборота на примере
предприятии ООО «АльянсПроект».
Для достижения данной цели необходимо решить ряд взаимосвязанных
задач, а именно:
рассмотреть теоретико-методологические требования к
организации кадрового документооборота;
раскрыть понятие и значение кадрового документооборота;
определить нормативно-информационную характеристику и
классификацию кадровой документации;
рассмотреть вопрос организации кадровой деятельности;
провести анализ деятельности организации ООО «АльянсПроект»;
выполнить анализ состава, структуры и движения кадров на
предприятии;
выполнить анализ кадрового документооборота в ООО
«АльянсПроект»;
выявить недостатки организации кадрового документооборота
организации;
составить рекомендации по совершенствованию кадрового
документооборота в ООО «АльянсПроект»;
выполнить оценку предложенных рекомендаций;
Объектом выпускного исследования выступает организация ООО
«АльянсПроект».
7
Предметом выпускного исследования является организация кадрового
документооборота в организации ООО «АльянсПроект».
Область исследования выпускной работы лежит в менеджменте
организации. В процессе написания выпускной квалификационной работы
применялись как общенаучные, обще логические и частные научные методы,
таким образом методологическую основу исследования составили табличный и
монографический методы исследования, метод синтеза и анализа,
описательный метод, метод сравнения и логический метод, методы индукции и
дедукции. Перечисленные методы позволили всесторонне и целостно
рассмотреть тему выпускной работы и использовались в их взаимосвязи.
Информационной базой исследования выступают законодательные и
нормативно-правовые акты, документы компании, статистическая отчетность,
данные первичного учета исследуемого предприятия, результаты наблюдений и
бесед.
Практическая значимость исследования заключается в возможности
использования результатов исследования специалистами в области
делопроизводства, менеджмента, кадровыми специалистами. Полученные
выводы, положения и рекомендации могут быть использованы для
дальнейшего изучения темы исследования. Выявленные недостатки
организации кадрового документооборота организации могут служить основой
для повышения эффективности работы отдела кадров. Также практическая
значимость исследования состоит в возможности использования разработанных
в третьей главе рекомендаций по совершенствованию кадрового
документооборота предприятия ООО «АльянсПроект».
Теоретическая новизна выпускной квалификационной работы
заключается в предложении путей по совершенствованию кадрового
документооборота на современном этапе.
В процессе работы над выпускной квалификационной работой были
использованы нормативно-правовые акты, посвященные вопросам кадрового
делопроизводства и документооборота, а также научные труды российских
8
ученых: М.И. Бухалков, С.А. Варакута, А.Д. Выварец, М.В. Кирсанова, Т.В.
Кузнецова, С.Л. Кузнецов, Т.В. Кузнецова, Т.А. Быкова, Е.А. Ефименко, Д.А.
Аширов, статьи теоретиков и практиков в области управления человеческими
ресурсами, таких как В. Андреев, А.А. Белов, Т.А. Быкова, О.М. Горелик, А.Д.
Данилов.
Исходя из поставленных целей и задач, выпускная квалификационная
работа имеет следующую структуру: введение, три главы основной части,
заключение, список использованных источников и приложения.
В теоретической главе рассмотрены общие определения понятий и сути
рассматриваемой темы для целей настоящей работы.
В аналитической главе дана характеристика организации, ее
организационная структура, динамика развития персонала, а также проведен
кадровый аудит ООО «АльянсПроект».
В проектной главе приводятся основные рекомендации по
совершенствованию кадрового документооборота предприятия.
В заключении подводятся основные итоги настоящего исследования.
9
Глава 1. Теоретико-методологические требования к организации
кадрового документооборота
1.1. Понятие и значение кадрового документооборота
В трудах крупных специалистов в области управленческого труда и
делопроизводства, таких как Д.Р. Покровский, П.М. Керженцев и др. появилось
понятие «документооборот».
Были сформулировали основные положения организации
документооборота, даны теоретические обоснования главных положений
рациональной организации движения документов - распределение документов
по исполнителям, сокращение инстанций их прохождения, направление
документов непосредственному исполнителю, регламентацию подписания. В
литературе того времени была обоснована методика обследования маршрутов,
движения документов, разработана технология их доставки.
Согласно ГОСТ Р 51141-98 документооборот – это движение документов
в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения
или отправления.
Следует отметить, что в этом определении упор делается на словах
«движение документов», то есть их пути из одного подразделения или от
одного сотрудника к другому. При этом порядок движения документа (их путь)
предопределен принятым управленческим процессом в данной организации.
Например, если руководитель организации требует, чтобы все полученные
документы сначала докладывались ему и только он будет назначать
исполнителя, путь движения документа будет многоступенчатым сверху вниз.
Если же в организации четко проведено разделение функций между
структурными подразделениями и сотрудниками, большая часть документов
пойдет сразу же в отдел к исполнителям, то есть путь будет другой,
значительно короче. Точно также от принятого в учреждении порядка
распределения обязанностей и делегирования полномочий сотрудникам зависит
движение документа при согласовании и подписании. Таким образом,
документооборот зависит от системы управления, он вторичен по отношению к
10
ней, но в то же время именно документооборот, отражая систему управления,
позволяет ее наглядно увидеть.
Организация движения документов — важная часть
делопроизводственного процесса. Документооборот должен быть организован
так, чтобы путь движения каждого документа был наиболее коротким, маршрут
— прямым, время прохождения — минимальным. Главное правило
организации документооборота заключается в оперативном движении
документов по кратчайшему пути с минимальными затратами времени и труда.
1
Организация документооборота должна быть направлена на то, чтобы:
2
Сократить пути прохождения документа. Только деловая
необходимость должна влиять на его движение. Для этого необходимо
тщательно продумать путь его прохождения.
Установить максимальное единообразие в последовательности
прохождения и обработки конкретных видов документов. Выполнить это
условие можно с помощью разработки схем прохождения конкретных видов
документов.
Исключить возвратное движение документов (особенно при
внешнем и внутреннем согласовании, доставке и регистрации).
Активно использовать средства оргтехники и новейших
информационных технологий при передаче документов.
Выполнение названных условий позволяет достигнуть:
3
прямоточности направления документопотоков, т.е. исключения
дублирующих действий при подготовке и обработке документов;
ритмичности, т.е. равномерного поступления документов и
пропорциональной загруженности сотрудников организации.
Первая попытка нормативной регламентации единых принципов
организации документооборота была сделана в 1931 году Институтом техники
1
Зайцева Т.В. Управление персоналом: учебник .// – М.: Инфра-М, - 2013. – с. 34
2
Григорьев В.П. Управление персоналом: процессный подход: учебное пособие .// – Самара: Изд-во
Самар. гос, экон. ун-та, - 2014. – 208 с.
3
Аширов Д. А. Управление персоналом: учеб. Пособие. // Аширов Д. А. — М.: ТК Велби, Изд-во
Проспект, - 2012. — С. 87
11
управления в проекте «Общих правил документации и документооборота». В
проекте были изложены правила организации работы с документацией и
документооборота, правила приема, сортировки, доставки, исполнения,
контроля отправки документов, т.е. все этапы обработки документов.
4
Государственные стандарты на термины и определения 1970, 1983 гг.,
«Единая государственная система делопроизводства» установили единообразие
понимания документооборота как «движение документов в организации с
момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки».
Утвержденная в 1988 году «Государственная система документационного
обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к
документам и службам документационного обеспечения» уточнила понятие
«документооборот», включив в него и операцию «подшивка документа в дело».
ГОСТ Р 51141 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения»
установил определение понятия «документооборот - движение документов в
организации с момента их создания или получения до завершения исполнения
или отправки».
Документооборот - это движение документов с момента их получения
или создания до завершения исполнения, отправки адресату или сдачи их на
хранение.
5
Соответственно масштабам движения документов может быть выделен в
качестве самостоятельного объекта рассмотрения документооборот
конкретного гражданина, семьи, должностного лица, структурного
подразделения, организации в целом, синдиката, отрасли государственного
управления, государства. Ведь, в конечном итоге, любой документ и каждая его
копия где-то откладывается и после истечения срока хранения аннулируется и
уничтожается. Различие состоит в длине пройденного пути, этапах обработки
документов и сроках их последующего хранения.
4
Кузнецова Т.В. Делопроизводство (документационное обеспечение управления). 4-е изд. испр. и
допол. – М.: ООО "Журнал "Управление персоналом", 2013. – С.15.
5
Организация работы с документами: учебник./ Под ред.В.А. Кудряева. – 2-е изд., перераб. и доп. – М.:
ИНФРА-М, 2012. С.52.
12
Любое юридическое лицо, вне зависимости от того, в какой
организационно-правовой форме оно создано, в процессе осуществления
хозяйственной деятельности сталкивается с осуществлением работы по
оформлению, ведению и сохранению кадровой документации. Однако ясного
понимания, что такое кадровая документация как единое целое и из чего она
состоит, нет как в среде управления персоналом, так и в юридическом
сообществе.
В первом приближении кадровой документацией является комплекс
документов, обеспечивающих внутрикорпоративное регулирование трудовых и
связанных с ними иных отношений работодателя и работника. Следует
отметить, что более широким понятием можно считать кадровый
документооборот, который включает в себя не только документы, но и
процедуры (например, процедуру привлечения работников к дисциплинарной
ответственности).
Хотя требования к ведению кадровой документации предусмотрены
действующим трудовым законодательством, ни для кого не секрет, что в
большинстве компаний постановке нормальной кадровой документации не
предают серьезного значения, в результате чего кадровый документооборот в
организациях ведется с существенными нарушениями установленных
требований. По данным Бюллетеня Минтруда РФ кадровая документация
имеется всего лишь у 53 % от общего числа российских компаний, причем в
35% организаций система кадровых документов неполна и далека от
совершенства.
Состав кадровых документов зависим от постоянно меняющихся
подзаконных актов в сфере труда, в частности, актов Минтруда РФ, а также
обусловлен правоприменительной практикой судов и государственной
инспекции труда.
Как показывает практика, отсутствие кадровой документации в компании
связано со следующими рисками:
6
6
Алавердов А.Р. Управление кадровой безопасностью организации. - Маркет ДС, 2015. - с. 94
13
Результатом первичной проверки соблюдения трудового
законодательства в организации контрольно-надзорными органами является
наложение административного штрафа до 100 МРОТ (ст. 19.4 КоАП) лично на
должностных лиц компании и вынесение предписание об устранении
допущенных нарушений. При повторном обнаружении нарушений трудового
законодательства государственный инспектор труда имеет право вынести
предписание о полном приостановлении деятельности предприятия до полного
устранения выявленных нарушений, а также направить представление в суд о
дисквалификации руководителя компании.
Отсутствие необходимых документов, четко регулирующих
отношения работника и работодателя, создает почву для возможных
конфликтов с работниками, от которых один шаг до жалоб в трудовую
инспекцию и в суд.
Стоит вспомнить и о таком негативном последствии, как
возможные нарушения корпоративной системы управления, что является
следствием отсутствия необходимых процедур и четкого разделения
полномочий и ответственности между работниками внутри компании.
В свою очередь, при постановке оптимального кадрового
документооборота можно эффективно решить сразу несколько параллельных
задач:
7
Меры по постановке кадрового документооборота являются весьма
результативной профилактикой рисков, связанных с проверками
государственных контрольно – надзорных органов и шагом на пути
формирования имиджа публичной, цивилизованной компании.
Таким способом можно формализовать кадровые процедуры,
существующие в компании (прием на работу и увольнение работника,
наложение дисциплинарного взыскания, привлечение работника к
материальной ответственности и т.п.).
7
Белов А.А., Белов А.Н. Делопроизводство и Документооборот: учебное пособие. // – М.: Эксмо, 2014.
– с.142