14
Это чрезвычайно простой и удобной инструмент, с помощью
которого можно выстроить и закрепить документально новую корпоративную
структуру, единые принципы корпоративной культуры и корпоративного стиля,
соответствующую динамике развития компании или же систематизировать уже
существующую структуру, что обусловлено гибкостью и мобильностью
системы кадровой документации.
Введение кадровых документов позволяет добиться «баланса
интересов» компании и ее сотрудников путем четкой регламентации, чем
конкретно должен заниматься каждый работник (например, в должностных
инструкциях) и каковы функции компании.
На практике каждый работодатель решает сам, нужна ему или нет
кадровая документация. Однако объективные тенденции развития российской
экономики говорят о том, что цивилизованный подход к регулированию
трудовых отношений постепенно становится одним из базовых условий
ведения и развития бизнеса.
1.2. Нормативно-информационная характеристика и классификация
кадровой документации
В основе информационно-документационной системы с учетом ее
особого правового значения лежат Конституция РФ и законодательные акты,
которые устанавливают принципы и формы взаимоотношений граждан с
учреждениями, организациями и предприятиями, работодателей и работников,
диктуют порядок документирования этих взаимоотношений. Основным
законодательным актом является Трудовой кодекс Российской Федерации
8
.
Большую роль в регулировании различных отношений граждан с
учреждениями и фирмами играют Закон «Об информации, информатизации и
защите информации»
9
, Закон «О персональных данных», Гражданский кодекс
8
Трудовой кодекс Российской Федерации от 30.12.2001 N 197-ФЗ (ред. от 25.11.2016)
9
Федеральный закон «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» от 27
июля 2006 г. N 149-ФЗ ;
15
РФ
10
, информационное, налоговое, пенсионное законодательство и т.п. Здесь
же следует отметить нормативно-правовые документы, регулирующие
трудовые правоотношения в специфических отраслях экономики, - уставы и
положения о дисциплине. Нормативно-правовая документация издается
различными ветвями власти, органами субъектов Федерации, детализирует и
регламентирует единообразную практику применения норм права.
Рассмотри подробнее основные виды кадровой документации.
1. Плановая кадровая документация
Комплекс плановой документации включает в себя документы
перспективного и текущего прогнозирования и планирования в части
комплектования кадрами организаций, численного состава различных
категорий рабочих и служащих, нормирования труда, повышения
квалификации рабочих и служащих и т.п. Плановые документы составляются
совместно сотрудниками планово-экономического управления, отдела кадров и
других заинтересованных функциональных отделов. Программа - это плановый
документ, содержащий обоснование и основные направления развития того или
иного вида деятельности, имеет, как правило, перспективную направленность,
например программа социального развития коллектива работников
организации на 5 лет. План - документ, устанавливающий перечень
намеченных к выполнению мероприятий, их последовательность, объем, сроки,
ответственных исполнителей, например план комплектования рабочими
кадрами производственных подразделений. Программы и планы
подписываются обычно руководителем планово-финансового подразделения и
утверждаются первым руководителем организации
11
.
Технологическая цепочка процедуры составления плановых документов
в обобщенном виде включает в себя
12
:
10
"Гражданский кодекс Российской Федерации (часть первая)" от 30 ноября 1994 года № 51-ФЗ (ред.
от 29.07.2017 № 259-ФЗ) Ст. 3301.
11
Митрофанова Е. Положение об оплате труда на малом предприятии – шаг к привлечению
высококвалифицированного персонала. // Кадровик. 2015. - № 8. - С. 28
12
Быкова Т.А. Порядок разработки номенклатуры дел.// Делопроизводство и документооборот на
предприятии, 2014. №12. С. 10
16
сбор, обобщение и анализ отчетных экономических показателей в
сфере кадрового обеспечения организации за предыдущий и текущий периоды
времени;
получение концепции предполагаемого развития деятельности
организации и проектирования новых направлений работы в последующие
годы, совершенствования технической и технологической сферы обеспечения
направлений деятельности, роста финансовых возможностей, размеров
прибыли и состояния рынка продукции и услуг;
прогнозирование динамики изменения должностного состава
работников организации в разрезе специальностей, профессий, квалификации;
проектирование динамики роста или уменьшения потребности по
каждой должности, рабочему месту;
определение источников пополнения работниками по каждой
должностной категории и динамики удовлетворения потребности;
расчет числа сокращаемых работников по должностям и перспектив
их трудоустройства;
расчет возможностей роста материального обеспечения труда
работников по должностям;
расчет возможностей совершенствования социальной
инфраструктуры организации;
разработку проектов программ развития и реализующих их
долгосрочных и текущих планов;
согласование, подписание и утверждение программ и планов;
детализацию программ и планов по направлениям деятельности
организации, структурным подразделениям и филиалам;
текущее корректирование программ и планов с учетом реальных
условий деятельности организации.
Планы бывают различных разновидностей: перспективные, годовые,
квартальные, месячные. В качестве приложений планы и программы могут
иметь графики, обоснования и расчеты, которые подписываются
17
руководителями, составившими основной документ. Плановые документы
согласовываются с профсоюзным органом и утверждаются первым
руководителем или его заместителем
13
.
К плановой документации относятся также такие документы, как
структура и штатная численность предприятия, штатное расписание, график
отпусков рабочих и служащих, программы и планы расширения или
сокращения числа сотрудников, изменения их квалификационного состава и
соответствующие документы-обоснования. Указанные документы должны
составляться в полном соответствии с утвержденными программами и планами
развития кадрового обеспечения деятельности организации.
2. Организационно-правовая кадровая документация
14
Комплекс организационно-правовой документации регламентирует
порядок построения и функционирования системы управления персоналом в
конкретном учреждении, организации, предприятии или фирме. В комплекс
входят: правила внутреннего трудового распорядка или положение о персонале,
положение об отделе кадров, положения о структурных подразделениях
организации, должностные инструкции сотрудников организации, в том числе
сотрудников отдела кадров, приказы разграничения полномочий между
руководителями организации, различные положения, технологические
инструкции, правила, методики, памятки по организации, контролю и анализу
работы персонала, разнообразные методики по проведению собеседований,
тестированию, аттестации и анкетированию претендентов на вакантные
должности и работающего персонала и другие документы
15
.
Технологическая цепочка процедуры составления организационно-
правовой документации в обобщенном виде включает в себя:
- сбор и изучение действующих законодательных и нормативных
правовых актов, утвержденных типовых и примерных положений, инструкций,
13
Кузнецова Т.В. Делопроизводство (документационное обеспечение управления). – М.: ООО «Журнал
«Управление персоналом», - 2012. – С. 98
14
Митрофанова Е. Положение об оплате труда на малом предприятии – шаг к привлечению
высококвалифицированного персонала. // Кадровик. 2015. - № 8. - С. 28
15
Иванова-Швец Л.Н. Управление персоналом: Учебно-методический комплекс // – М.: Изд. Центр
ЕАОИ. - 2012. – С. 30
18
рекомендаций и методик, ранее действовавших организационно-правовых
документов;
- сбор и изучение распорядительных документов организации,
касающихся объекта регламентации (учредительные документы, приказы о
создании структурных подразделений, штатное расписание и другие);
- собеседование с руководством организации и основных структурных
подразделений, ведущими специалистами, работниками по заранее
разработанной схеме вопросов с целью выяснения их мнения по поводу
содержания будущего организационно-правового документа;
- разработку концепции организационно-правового документа
(назначение, структура, основные разделы, принципиальные положения и т.п.);
согласование концепции с заинтересованными должностными лицами и
работниками;
- составление первого варианта организационно-правового документа,
рассылка его в копиях заинтересованным должностным лицам и работникам,
сбор замечаний, предложений и пожеланий;
- обобщение и анализ полученных отзывов, составление окончательного
варианта (проекта) организационно-правового документа;
- согласование (визирование) проекта документа с заинтересованными
должностными лицами и руководителями соответствующих функциональных
структурных подразделений;
- подписание, утверждение документа, рассылка его в структурные
подразделения для изучения работниками и использования в работе;
проставление на документе росписей работников об ознакомлении;
- контроль со стороны руководителей всех рангов реализации
требований и правил, установленных организационно-правовым документом;
- регулярное внесение изменений и дополнений в организационно-
правовой документ в соответствии с эволюцией направлений деятельности
19
организации, структурных подразделений, методов управления, способов
документирования и технологии производства
16
.
Правила внутреннего трудового распорядка являются локальным
нормативным актом организации, регламентирующим порядок приема и
увольнения работников, основные права, обязанности и ответственность сторон
трудового договора, режим работы, время отдыха, применяемые к работникам
меры поощрения и взыскания и иные вопросы регулирования трудовых
отношений в организации. Правила составляют на основе утвержденного
типового варианта подобных правил совместно руководителем кадровой
службы, юрисконсультом организации и представителем профсоюзного органа,
подписывает правила, как правило, руководитель кадровой службы
17
.
Правила утверждаются работодателем после консультаций с
представительными органами работников. Они могут быть приложением к
коллективному договору.
Положение о структурном подразделении определяет статус
подразделения в иерархической структуре организации и имеет следующие
разделы содержательной части: Общие положения; Основные задачи; Функции;
Права и обязанности руководителя подразделения; Ответственность
руководителя; Взаимоотношения. Связи; Организация работы. Составляется
положение в структурном подразделении по заданию и под контролем
заместителя первого руководителя, согласовывается с заинтересованными
функциональными структурными подразделениями, подписывается
заместителем первого руководителя и утверждается первым руководителем.
Изменения в положение вносятся приказом.
Должностная инструкция устанавливает организационно-правовое
положение работника и имеет следующую структуру содержательной части:
Общие положения; Функции; Должностные обязанности; Права;
Ответственность; Взаимоотношения. Инструкция составляется руководителем
16
Григорьев В.П. Управление персоналом: процессный подход: учебное пособие. // – Самара: Изд-во
Самар. гос, экон. ун-та, - 2011. - С. 10
17
Бухалков М.И. Управление персоналом: учебник. // - М.: ИН-ФРА-М, - 2011 –С. 65
20
структурной части подразделения, подписывается руководителем структурного
подразделения и утверждается заместителем первого руководителя,
курирующим подразделение. Изменения в инструкцию вносят приказом
18
.
Другие организационно-правовые документы могут иметь упрощенную
методику составления и основываться на аналогах, используемых в других
организациях.
3. Персональная документация
Комплекс персональных документов служит инициативным условием
возможности установления, ведения, изменения или прекращения трудовых
правоотношений гражданина с организацией
19
. Однако факт их выдачи или
наличия сам по себе эти отношения не устанавливает. Комплекс является
объемным и включает в себя:
документы, выданные гражданам государственными органами,
организациями и юридически подтверждающие те сведения, которые граждане
сообщают о себе, об образовании, специальности, профессии, стаже работы,
семейном положении и т.д., паспорт, трудовая книжка, военный билет, диплом,
свидетельство, аттестат, повестка и другие;
документы, выдаваемые работникам учреждением или фирмой по
месту работы для подтверждения различных правовых фактов и целевого
представления: копии приказов, согласие на перевод, ходатайство, письмо-
рекомендация, характеристика, различные виды справок, подтверждающие
место работы, должность, заработную плату, удостоверение, пропуск,
командировочное удостоверение, почетная грамота и другие;
документы, составленные и направляемые гражданами или
работниками работодателю или профсоюзному органу в целях установления,
изменения или прекращения трудовых или иных правоотношений: личные
заявления рабочих и служащих, резюме, рекомендательные письма физических
лиц, письменные обращения, жалобы, объяснительные записки и другие;
18
Кузнецова Т.В., Документационное обеспечение управления: учебник. // – М.:МЦФЭР, - 2012. – С.
85
19
Бухалков М.И. Управление персоналом: учебник. // - М.: ИН-ФРА-М, - 2011 – С. 67
21
служебные документы, характеризующие профессиональные,
деловые, моральные и личные качества работника и не предназначенные для
передачи этому работнику: представление к назначению на должность,
аттестационный лист, протокол проведения собеседования, результаты
тестирования и анкетирования, справка-объективка, переписка по различным
вопросам, связанным с конкретными работниками, докладные и служебные
записки, протоколы и решения конкурсных, аттестационных комиссий,
комитетов, коллегий, ученых и художественных советов, заседаний правлений,
собраний акционеров и другие документы.
Форма персональных документов, правила их составления, заполнения,
оформления и восстановления устанавливаются различными нормативными
документами и государственными стандартами
20
.
Процесс приобретения гражданином права на получение тех или иных
персональных документов регламентируется не трудовыми, а иными нормами
права и обеспечивается самостоятельными специфическими комплексами
документации, которые, по сути, являются ответвлениями от кадровой
информационно-документационной системы, например: документация по
получению гражданином среднего и высшего образования, рабочей профессии,
документация по присуждению ученых степеней и присвоению ученых званий,
документация по прохождению воинской службы, документация по
повышению квалификации рабочих и служащих, получению смежных
профессий, переподготовке специалистов в связи с сокращением штатов и т.д.
Документы об образовании, профессии могут выдаваться также
негосударственными учебными организациями, имеющими государственную
лицензию на выдачу подобных документов.
4. Договорная кадровая документация
Комплекс договорной документации по кадрам регламентирует
правовые взаимоотношения работников и работодателя в процессе реализации
20
Кузнецова Т.В., Документационное обеспечение управления: учебник. // – М.:МЦФЭР, - 2012. – С.
98
22
различных аспектов их социального партнерства. Взаимоотношения
закрепляются в соглашении, коллективном договоре и трудовом договоре, при
какой-либо недоговоренности в этих отношениях в ходе переговоров
составляется протокол разногласий.
Соглашение - правовой акт, устанавливающий общие принципы
регулирования социально-трудовых отношений и связанных с ними
экономических отношений между полномочными представителями работников
и работодателей на федеральном, региональном, отраслевом (межотраслевом) и
территориальном уровнях в пределах их компетенции.
Коллективный договор - правовой акт, регулирующий социально-
трудовые отношения в организации и заключаемый работниками и
работодателем в лице их представителей. Содержание и структура, порядок
разработки и заключения коллективного договора определяется сторонами. В
договоре, например, закрепляются обязанности работодателя по поводу
обеспечения необходимых условий и оплаты труда, техники безопасности и т.п.
Коллективный договор и соглашение направляются на уведомительную
регистрацию в соответствующий орган по труду.
Трудовой договор является соглашением между работником и
работодателем, носит индивидуальный характер
21
.
В соответствии с договором работник обязуется выполнять
определенную этим соглашением работу, соблюдать действующие в
организации правила внутреннего трудового распорядка, а работодатель
обязуется предоставлять работнику обусловленную договором работу,
обеспечивать необходимые условия труда, своевременно и в полном размере
производить оплату труда работника. Условия трудового договора могут быть
изменены только по соглашению сторон и только в письменной форме.
Трудовой договор может иметь типовое или индивидуальное содержание и
вступает в силу с момента его подписания работником и работодателем, если
иное не оговорено в самом договоре. Если работник не приступил к работе в
21
"Трудовой кодекс Российской Федерации" от 30.12.2001 № 197-ФЗ (ред. от 29.07.2017)
23
установленный срок без уважительных причин в течение недели, то трудовой
договор аннулируется путем издания соответствующего приказа
22
.
5. Распорядительная документация по кадровым вопросам
В комплекс распорядительной документации входит набор различных
по назначению приказов (распоряжений) по личному составу, предназначенных
для юридического оформления заключенного трудового договора гражданина с
организацией. Издание приказов по личному составу обязательно: при
назначении работников на должность, освобождении от должности и
перемещениях по службе; при вынесении поощрений и наложении
дисциплинарных взысканий; при введении единых и типовых норм выработки,
тарифно-квалификационных справочников, единых тарифных сеток,
утверждении систем оплаты труда работников; в случаях премирования
работников и выплате единовременных денежных вознаграждений; при
приобретении и повышении квалификации, разрядности, а также при
предоставлении внеочередного отпуска, перемене фамилии и в других случаях.
Приказы служат единственным основанием внесения соответствующих
записей в трудовые книжки, ученые и другие документы
23
. Приказы
составляются совместно отделом кадров и заинтересованными структурными
подразделениями. В установленных законом случаях приказы должны иметь
гриф согласования с профсоюзным органом. Проект приказа согласовывается с
главным бухгалтером, юрисконсультом, руководителями заинтересованных и
функциональных структурных подразделений. Обязательна виза руководителя
службы персонала. Приказ подписывается обычно первым руководителем или в
соответствии с распределением полномочий между заместителями первого
руководителя - его заместителем по кадрам
24
.
Отличительной особенностью приказа по личному составу является то,
что он выполняет двоякую роль в процедуре документирования конкретного
22
Аширов Д. А. Управление персоналом: учеб. Пособие. // Аширов Д. А. — М.: ТК Велби, Изд-во
Проспект, - 2012. — С. 43
23
Кузнецова Т.В. Делопроизводство (документационное обеспечение управления). – М.: ООО
«Журнал «Управление персоналом», - 2012. – С. 28
24
Кирсанова М.В. Современное делопроизводство: учебное пособие.- // М.: ИНФРА – М;
Новосибирск: Сибирское соглашение, - 2011.- С. 82