4
СОДЕРЖАНИЕ
ВВЕДЕНИЕ .................................................................................................................. 5
Глава 1. Теоретическо-методологические аспекты организации кадрового
документооборота ....................................................................................................... 7
1.1. Понятие и значение документооборота ............................................................. 7
1.2. Информационная характеристика и классификация кадровой
документации ............................................................................................................. 12
1.3. Организация кадровой деятельности ............................................................... 16
Глава 2. Особенности организации кадрового документооборота в ООО
«Энивейэнидей Тур» ................................................................................................. 22
2.1. Общая характеристика ООО «Энивейэнидей Тур» ........................................ 22
2.2. Анализ кадрового документооборота в ООО «Энивейэнидей Тур» ............. 35
Глава 3. Рекомендации по совершенствованию кадрового документооборота в
ООО «Энивейэнидей Тур» ....................................................................................... 49
3.1. Пути совершенствования кадрового документооборота в ООО
«Энивейэнидей Тур» ................................................................................................. 49
3.2. Оценка экономической эффективности предложенных мероприятий ......... 56
ЗАКЛЮЧЕНИЕ ......................................................................................................... 61
СПИСОК ЛИТЕРАТУРЫ ......................................................................................... 64
5
ВВЕДЕНИЕ
На сегодняшний день туризм является одной из наиболее динамично
развивающихся отраслей мирового бизнеса. Интерес предпринимателей к
туризму, объясняется рядом факторов. В первую очередь занятие
туристическим бизнесом, не требует больших инвестиций. Во вторую очередь
необходимо отметить тот факт, что на сегодняшний день на туристическом
рынке достаточно успешно действуют крупные, средние и малые фирмы.
В системе туризма тесно связаны интересы экономики и культуры,
безопасности и международных отношений, экологии и занятости населения,
гостиничного бизнеса и транспортных организаций. Развитие туризма имеет
большое значение как для государства в целом, так и для отдельной личности в
частности.
Устойчивое развитие туризма возможно при соблюдении ряда условий,
одним из которых является высокий уровень профессиональной подготовки
специалистов и прежде всего в вопросах организации работы туристической
фирмы.
Актуальность темы связана с тем, что значение документационного
обеспечения управления в деятельности организации трудно переоценить, так
как документ является основным носителем информации, на базе которой
принимается решение. В документах отражается и учитывается деятельность
любой организации, фирмы, предприятия. От того, насколько грамотно
составлен и оформлен документ, часто зависит решение вопроса, а от быстроты
получения и обработки информации – своевременность принятия решений.
Целью данной выпускной квалификационной работы выступает
рассмотрение кадрового документооборота на примере организации ООО
«Энивейэнидей Тур».
Для достижения поставленной цели необходимо выполнить ряд задач:
1.Дать понятие и оценить значение документооборота.
2. Рассмотреть информационную характеристику и классификацию
кадровой документации.
6
3. Оценить основные тенденции организации кадровой деятельности.
4.Выявить особенности организации кадрового документооборота в
ООО «Энивейэнидей Тур».
5. Определить пути совершенствования кадрового документооборота в
ООО «Энивейэнидей Тур».
6. Осуществить расчет экономической эффективности предложенных
мероприятий.
Объект выпускной квалификационной работы – деятельность
туристического агентства ООО «Энивейэнидей Тур». Предмет выпускной
квалификационной работы – кадровый документооборот компании.
Теоретической базой для написания выпускной квалификационной
работы послужили учебные пособия Бялта В. С., Грозовой О. С., Дорониной
Л.А. и др.
Вопросами исследования и проектирования кадрового
документооборота занимались Кузнецов И. Н., Латфуллин Г.Р., Мелихов, Ю. Е.
и др.
Также использовалась нормативно-правовые акты: Конституция РФ,
Трудовой кодекс, ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированная система
организационно-«Информация и документация. Управление
документационными процессами» и др.
Использовались следующие методы теоретического исследования:
анализ, проектирование, изучение.
Структура ВКР состоит из введения, трех глав, заключения, списка
использованных источников и приложений.
Практическая значимость выпускной квалификационной работы
заключается в реальной возможности и экономической целесообразности
внедрения проектных мероприятий по совершенствованию кадрового
документооборота в анализируемом предприятии.
7
Глава 1. Теоретическо-методологические аспекты организации
кадрового документооборота
1.1. Понятие и значение документооборота
Развитие кадрового делопроизводства неразрывно связано с развитием
кадровых служб организаций. В истории своего развития оно прошло длинный
путь. Рассмотрим подробнее основные вехи в истории развития кадровых
служб организаций.
В период утверждения российской государственности, которое
происходило в XVI – начале XVIII веков функции главной кадровой службы
находились на выполнении в Разрядном приказе. Разрядный приказ представлял
собой государственной учреждение, основной деятельностью которого
являлись вопросы, связанные с учетом и комплектованием служилых людей, а
также вопросы, имеющие отношение к военному управлению и жалованьем
дворян. Учет назначений на военную, гражданскую и придворную службу велся
в специальных разрядных книгах. Эти книги – прообраз современных штатных
расписаний организаций
1
.
В период правления Петра I был разработан и введен Генеральный
регламент. Генеральный регламент – это законодательный акт, в котором
определялись штаты, структура, функции и порядок деятельности центральных
государственных учреждений, а также порядок прохождения гражданской и
военной службы. Кроме того, Генеральный регламент совершил революцию в
организации делопроизводства организаций и учреждений. Например,
регламентом была установлена процедура рассмотрения и решения вопросов
(документов), которая включала: поступление дела, подготовку дела к
слушанию (рассмотрению и решению), слушание дела и принятие решения,
оформление решения и доведение его до исполнителя, контроль за исполнением
1
Грозова, О. С. Делопроизводство: учеб. пособие для академического бакалавриата / О. С. Грозова. -
М. : Издательство Юрайт, 2018. С. 23-24.
8
решения, архивное хранение дела. Таким образом, уже в XVIII веке порядок
нахождения на гражданской службе и документирование этого процесса имел
свое правовое регулирование
2
.
В начале XIX века в России была проведена реформа центрального
управления, в результате которой появились новые отраслевые органы власти –
министерства. Деятельность новых центральных органов основывалась на
принципе единоначалия, что отличало их работу от коллегиального способа
решения задач государства, характерного для органов управления предыдущего
столетия. Это, безусловно, повлияло и на развитие кадрового делопроизводства.
Если говорить о местном (губернском) уровне, система
административных учреждений на рубеже XVIII - XIX вв. представляла собой
итог реформ предшествующих царствований. После губернской реформы 1775
года, реорганизации местного управления в 1797 году из центра фактически
местные учреждения в России не управлялись. Это, в свою очередь,
способствовало расцвету невиданного произвола местных властей
3
.
Предпринятая в XIX веке кодификация российского законодательства
привела к появлению многотомного Свода законов Российской империи. Во
втором и третьем томах Свода содержались нормы о государственной службе в
целом, а также особенностях ее прохождения в губернских административных
учреждениях. Каждый из названных томов в течение рассматриваемого
столетия переиздавался неоднократно, отражая все изменения в
государственно-служебных отношениях.
В начале XX века появляется интерес, а затем происходит разработка и
распространение методов управления персоналом. Необходимость научного
использования экономических, технологических, организационных методов
2
Доронина, Л. А. Организация и технология документационного обеспечения управления: учебник и
практикум для академического бакалавриата / Л. А. Доронина, В. С. Иритикова. - М.: Издательство Юрайт,
2018. С. 56-59.
3
Колышкина, Т. Б. Деловые коммуникации, документооборот и делопроизводство: учеб. пособие для
прикладного бакалавриата / Т. Б. Колышкина, И. В. Шустина. - 2-е изд., испр. и доп. - М. : Издательство Юрайт,
2018. С. 45-49.
9
управления диктовалась общим повышением уровня развития массового
производства.
В конце XIX - начале XX в. функции по управлению трудовыми
ресурсами были сосредоточены в органах трудового посредничества, на биржах
труда, в агентствах и конторах по трудоустройству. Развитие производства
способствовало созданию профсоюзов, которые стали ключевой силой по
отстаиванию интересов работников. Это заставило государственные органы
создавать национальные системы борьбы с проблемами социального
страхования, выплатами компенсаций по безработице, установлением
минимальной заработной платы, сокращения рабочего дня.
В связи с этими изменениями в организациях появилась потребность в
специализированных структурных подразделениях, которые бы занимались
работой с персоналом, а также разрешением трудовых споров.
Начиная с 1930-х годов в партийных и государственных органах, на
заводах и фабриках стали появляться отделы кадров с набором функций,
которые они выполняли вплоть до конца 1980-х годов. Именно отделы кадров
анализировали информацию о деловых, политических и нравственных
качествах работников, их образовании, организаторских способностях,
квалификации. Тот факт, что СССР в короткие сроки восстановила разрушенное
хозяйство и преодолела экономическую отсталость в вопросах
государственного строительства, развития промышленности, укрепления
обороноспособности, заслуга и отделов кадров. Ведь именно эти структуры
умело расставляли наиболее талантливых работников на самые ответственные
государственные должности
4
.
Стоит отметить, что в это время теоретическая мысль в области
управления кадрами также получила импульс к развитию. На различных
предприятиях осуществлялись меры по рациональному использованию труда,
4
Доронина, Л. А. Организация и технология документационного обеспечения управления: учебник и
практикум для академического бакалавриата / Л. А. Доронина, В. С. Иритикова. - М.: Издательство Юрайт,
2018. С. 78-79.
10
анализу приемов и методов работы с установлением их оптимального
сочетания, контролю издержек производства, применению различных форм
оплаты труда.
Передовые методы организации и стимулирования труда переносились
на работу кадровых служб, служащих, а также работников научно-
исследовательских учреждений. Безусловно, далеко не всеми кадровыми
структурами использовались современные методики руководства кадровыми
процессами. Ввиду особенностей общественно-политического строя, массовый
(«валовой») трудовой энтузиазм превалировал над индивидуальной мотивацией
работников.
Выстраивание вертикали кадровых органов продолжалось по мере
повешения влияния партийных структур. Так, в марте 1939 года был образован
ключевой кадровый орган – Управление кадров при ЦК ВКП(б). Данное
управление занималось подбором и расстановкой руководящих кадров
фактически во всех отраслях народного хозяйства. Функции распределения
кадров высших руководителей в последующие годы принадлежали Отделу
организационно-партийной работы ЦК ВКП(б). Активно в этой работе
участвовали и Отдел административных органов ЦК КПСС, позже –
Государственно-правовой отдел
5
.
Тщательная процедура согласования, которая была установлена при
назначении на руководящие должности в партийные и государственные
структуры, предполагала проведение с кандидатами десятки бесед на предмет
политической благонадежности. Профессиональные качества кандидатов часто
играли второстепенную роль.
В годы Великой Отечественной войны перед отделами кадров
промышленных предприятий было поставлено грандиозное задание в
кратчайший срок принять на работу и включить в производственный процесс
сотни тысяч новых работников всех видов профессий, чтобы заменить ими
5
Документоведение: учебник и практикум для СПО / Л. А. Доронина [и др.]; под ред. Л. А.
Дорониной. - 2-е изд., перераб. и доп. - М.: Издательство Юрайт, 2018. С.110-111.
11
ушедших на фронт. И это задание было достойно выполнено. И в последующем
вопрос учебы, переквалификации, подбора персонала стали важным
направлением в работе кадровых служб предприятий.
На управление трудовыми отношениями в современной России
оказывает влияние трансформация социально-трудовых отношений. Основная
их особенность заключается в патернализме, в вере в доброго работодателя, и в
полном недоверии к государству.
На сегодняшний день существует ряд определений к понятию «кадровое
делопроизводство».
Например, Т.А. Казакевич определяет кадровое делопроизводство, как
«совокупность операций по документированию трудовых правоотношений и
организации работы с документами по личному составу»
6
.
Т.Б. Колышкина отмечает, что из-за необходимости оформления в
органах местного самоуправления большого количества документов кадровыми
службами, вопросы кадрового делопроизводства значительно усложняются
7
.
Сегодня специалистам приходится или создавать, или организовывать
работу с такими документами, которых практически нет в классических
трудовых отношениях (справка-объективка, служебные удостоверения,
послужной список, контракт и т.д.).
Таким образом, как показал исторический экскурс, развитие кадрового
делопроизводства, а также представлений о работе с персоналом в
государственных учреждениях прошло длинный путь своего развития и в
современных условиях занимает важное место в деятельности любой
организации.
6
Казакевич, Т. А. Документоведение. Документационный сервис : учебник и практикум для
прикладного бакалавриата / Т. А. Казакевич, А. И. Ткалич. - 2-е изд., испр. и доп. - М. : Издательство Юрайт,
2018. С.68.
7
Колышкина, Т. Б. Деловые коммуникации, документооборот и делопроизводство: учеб. пособие для
прикладного бакалавриата / Т. Б. Колышкина, И. В. Шустина. - 2-е изд., испр. и доп. - М. : Издательство Юрайт,
2018. С. 45.
12
1.2. Информационная характеристика и классификация кадровой
документации
Отношения между работодателем и работником требует надлежащего
документального оформления. Ведь от качества кадрового делопроизводства в
будущем будет зависеть социальная защита и пенсионное обеспечение граждан.
Поэтому к данной категории документов предъявляются особые специфические
требования к хранению и составлению.
Традиционно к документам по личному составу относился неширокий
круг документов: трудовые договоры, различные приказы, личные карточки,
лицевые счета по заработной плате трудовые книжки и т.д.
Термин «документы по личному составу» является обобщенным
названием широкого круга документов. В соответствии с Федеральным законом
«Об архивном деле в Российской Федерации», документы по личному составу –
это архивные документы, отражающие трудовые отношения работника с
работодателем
8
. Как видно из данного определения, документы по личному
составу являют собой достаточно широкий круг документов, которые отражают
возникновение, развитие и окончания трудовых отношений.
Ввиду разнообразия документов по личному составу, возникает логичная
потребность в их классификации. Документы по личному составу могут быть
классифицированы по различным признакам. Например, документы по учету
кадров, по видам работников, по наличию для документов, унифицированных
формы, по срокам архивного хранения и т.д.
На наш взгляд, наиболее удачная классификация документов по личному
составу приведена в учебнике М.И. Басаков. Автор выделяет следующие
группы документов
9
:
8
Федеральный закон «Об архивном деле в Российской Федерации» от 22.10.2004 № 125-
ФЗ //Собрание законодательства Российской Федерации. 2004. № 34. Ст. 3272.
9
Басаков, М.И. Документационное обеспечение управления (делопроизводство): учебник / М.И.
Басаков. - Рн/Д: Феникс, 2019. С. 12-13.
13
документы, связанные с приемом, перемещением, аттестацией или
увольнением работников;
документы, связанные с награждением работников организации;
учетные документы работников;
документы, имеющие отношение к выплате заработной платы, а
также к другим денежным выплатам;
документы, связанные с трудовой деятельность во время
выполнения работы с вредными, опасными и иными особыми условиями труда;
отчетные документы по кадровому составу организации;
трудовые книжки, а также вкладыши к ним, а также другие
невостребованные документы, такие как дипломы, аттестаты и свидетельства.
Усложнение задач, которые выполняют кадровые службы, расширяет и
круг документов по личному составу. Реализуя новые функции, отделы кадров
аккумулируют документы, фиксирующие эти управленческие действия. С
изменением места кадровой службы в структуре управления организацией в
сферу кадрового делопроизводства включаются новые виды и разновидности
документов, которыми в условиях деятельности традиционных отделов кадров
занимались другие структурные подразделения.
И.Н. Кузнецов предложил следующую классификацию документов по
личному составу
10
:
- организационно-правовая кадровая документация. Эта группа
документов регламентирует порядок построения и функционирования системы
управления работниками в конкретной организации. К этой группе документов
относятся следующие: правила внутреннего трудового распорядка, положения о
структурных подразделениях, должностные инструкции работников;
10
Кузнецов, И. Н. Документационное обеспечение управления. Документооборот и делопроизводство:
учебник и практикум для СПО / И. Н. Кузнецов. - 3-е изд., перераб. и доп. - М. : Издательство Юрайт, 2018. С.
34-35.