44
Таблица 10
Левая сторона журнала
№
п/п
Дата
приказа
Номер
приказа
Фамилия,
имя,
отчество
работника
Должность
(профессия,
специальность)
работника, вид
работы
Структурное
подразделе
ние
1
2
3
4
5
6
Правая сторона разворота журнала имеет форму, представленную в
таблице 11.
Таблица 11
Правая сторона журнала
Вид
отпус
ка
Дата
начала и
окончания
отпуска
Количество
календарных
дней отпуска
Основание
(наименование
документа, номер,
дата)
Примечание
7
8
9
10
11
Постановлением Правительства от 16.04.2003 №225 работодатели
обязываются вести книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей к ней.
Ее форма утверждена постановлением Минтруда России.
Заполнение книги учета и движения трудовых книжек и вкладышей к
ней осуществляет менеджер кадровой службы, которые занимается
документальным приемом и увольнением работников ООО «Энивейэнидей
Тур».
На обложки книги проставляется полное название организации, а также
дата начала и дата окончания ведения книги.
Внутри книги записи могут вноситься только при приеме или
увольнении работника. Форма книги учета движения трудовых книжек и
вкладышей к ним отражена в таблице 12:
Рассмотрим более подробно данные, которые вносит менеджер кадровой
службы ООО «Энивейэнидей Тур». В первый столбик таблицы ставится
45
порядковый номер, во второй, третий и четвертый столбики необходимо нести
число, месяц и год внесения записи. В пятую графу вноситься ФИО владельца
трудовой книжки. Необходимо отметить, что ФИО вноситься полностью, без
сокращения, иначе могут поступить замечания от контролирующих
организаций.
Таблица 12
Форма книги учета движения трудовых книжек и вкладышей
к ней в ООО «Энивейэнидей Тур»
В шестую графу необходимо внести сведения, связанные с серией,
номером трудовой книжки и ее вкладышем (при наличии). В седьмую графу
вносятся данные о том, на какую должность, профессию или специальность
принят работник. Формулировки берутся из приказа о приеме на работу. Даже
если работник будет в дальнейшем переводиться на другую должность, никаких
изменений в книгу учета трудовых книжек вносить не требуется.
Восьмая графа содержит данные про наименование структурного
подразделения, в который принимается новый сотрудник. В девятую графу
необходимо внести данные, связанные с приказом о приеме на работу. Десятая
графа содержит подпись ответственного лица.
46
Одиннадцатый столбец менеджер не заполняет, так как на сегодняшний
день никто не получает наличные деньги на приобретение бланков трудовых
книжек и вкладышей к ним.
Данные заполняемые менеджером ООО «Энивейэнидей Тур» при
увольнении сотрудника организации. В двенадцатом столбике прописывается
дата последнего рабочего дня работника. В том случае если в этот день
работник отсутствует на работе, то ему пишут уведомление с просьбой прийти
забрать трудовую книжку или дать свое согласие на ее пересылку почтой. В том
случае если трудовая книжка отправляется работнику почтовым отправлением,
в журнал необходимо подложить копию письма и копию платежного поручения.
При почтовой отправке записываем реквизиты уведомления карандашом, если
работник забрал трудовую книжку самостоятельно, то вписывается ручкой
фактическая дата. Если работник не пришел за своей трудовой книжкой и не
дал письменного согласия, то в журнале оставляется запись, сделанная
карандашом, а его трудовая книжку храниться в сейфе 75 лет, согласно
требованиям пункта 43 Правил, утвержденных Постановлением правительства
от 16.04.2003 № 225, и пункта 664 Перечня, утвержденного Приказом
Минкультуры от 25.08.2016 № 558.
В тринадцатом столбике проставляется подпись работника о получении
им трудовой книжки. В том случае если он отказывается, то необходимо
составить акт, который прикладываю к журналу и хранят не менее 75 лет.
Книга учета трудовых книжек прошивается в обязательном порядке, а
затем пломбируется.
Заполнение книги учета ООО «Энивейэнидей Тур» производится
вручную, важно не допускать ошибок.
Книга учета храниться 75 лет с даты завершения ее ведения, после чего
может быть уничтожена (смотри пункт 695 Перечня, утвержденного Приказом
Минкультуры от 25.08.2016 № 558). В случае отсутствия Книги учета трудовых
книжек работодателю грозит штраф в размере до 70 000 рублей в соответствии
со статьей 5.27 КоАП РФ.
47
Таким образом, можно сделать вывод, что книга учета движения
трудовых книжек и вкладышей к ней в ООО «Энивейэнидей Тур» соответствует
установленной на законодательном уровне – форме.
Учетные формы, применяемые в ООО «Энивейэнидей Тур» содержат
следующие обязательные реквизиты:
название регистрационной формы (книга, журнал);
наименование организации;
дата начала, а также дата завершения ведения учетной формы;
срок хранения учетной формы.
Сшитую учетную форму ООО «Энивейэнидей Тур» заверяют своими
подписями начальник кадровой службы и генеральный директор организации.
На лицевой и оборотной стороне обложки в обязательном порядке
проставляется подпись лица, который является ответственным за ведение
данной учетной формы. Ответственное лицо назначается приказом
генерального директора ООО «Энивейэнидей Тур». Как правило в ООО
«Энивейэнидей Тур» таким лицом является начальник кадровой службы.
После заполнения последней страницы учетной формы документ сдают
на хранение в архив ООО «Энивейэнидей Тур». Основные журналы,
используемые в организации, имеют следующие сроки хранения:
журналы приема, перевода, увольнения работника хранятся 75 лет;
журналы учета личных дел, личных карточек, а также трудовых
договоров хранятся 75 лет;
книга учета движения трудовых книжек и вкладышей к ней
храниться 75 лет;
журнал учета отпусков храниться 3 года;
журналы выдачи справок о заработной плате, стаже, месте работы
храниться 3 года.
Оформление личных дел в ООО «Энивейэнидей Тур» осуществляется на
всех работников организации, что позволяет кадровой службе учитывать всю
48
документацию, связанную с их сотрудниками.
В состав личного дела входят следующие виды документов:
1. Анкета работника, представляющая собой документ, который
заполняет работник во время проведения предварительного собеседования.
Анкета дает возможность работодателю собрать необходимую информацию,
связанную с потенциальным работником;
2. Резюме, представляет собой краткий автобиографический документ,
в котором содержится информация, связанная с навыками, опытом работы, а
также образованием работника;
3. Копии документов, подтверждающих образование работника;
4. Заключенный трудовой договор с работником;
5. Копии приказов, связанных с приемом, переводом, поощрением или
увольнением работника;
6. Копия страхового свидетельства государственного пенсионного
страхования;
7. Копия свидетельства связанного с постановкой работника на учет в
налоговый орган.
Формирование личных дел каждого работника производится в
отдельную папку. Оформление обложки дела производится следующим
образом: № дела, ФИО работника, а также дата его поступления на работу.
Журнал учета личных дел представляет собой основной учетный
документ, который учитывает личные дела. Количество номеров в журнале
должно быть равным количеству имеющихся личных дел. Номер дела
уволенного сотрудника используют для личного дела вновь принятого
сотрудника. Личные дела уволенных сотрудников передают на хранение в архив
организации, срок хранении составляет 75 лет.
Таким образом, был проведен анализ работы с документами кадровой
службы ООО «Энивейэнидей Тур», которая включает в себя: проведение
регистрации (учета) кадров, осуществление формирования и последующего
хранения дел, текущее хранение дел.
49
Глава 3. Рекомендации по совершенствованию кадрового
документооборота в ООО «Энивейэнидей Тур»
3.1. Пути совершенствования кадрового документооборота в ООО
«Энивейэнидей Тур»
Как уже было сказано выше, осуществление хозяйственной
деятельности ООО «Энивейэнидей Тур» предусматривает реализацию
мероприятий по управлению трудовыми отношениями и ведение кадровой
документации.
Кадровая документация важна не только для ООО «Энивейэнидей Тур»,
но и для сотрудников, поскольку выступает результатом оформления трудовой
деятельности человека и учета его трудового стажа.
Ведение кадровой документации регламентируется нормативно-
правовыми актами и стандартами, и является обязательным. Соблюдение всех
требований документирования является важным при осуществлении учетных
работ, преимущественно для решения всевозможных трудовых споров,
поскольку каждый неграмотно составленный документ может привести к
серьезным юридическим проблемам.
Правильное оформление кадровых документов требует от сотрудников
кадровой службы ООО «Энивейэнидей Тур» знания полного пакета
законодательных правовых актов, которыми необходимо руководствоваться при
оформлении трудовых отношений. Кроме законодательных актов в каждой
кадровой службе должен быть пакет с нормативно-методическими
документами, в которых описывается методика работы, то есть, как надо
выполнять ту или иную запись или операцию.
Локальными нормативными актами, обязательными для каждого
работодателя, в соответствии с законодательством РФ являются:
штатное расписание;
правила внутреннего трудового распорядка;
50
документы, которыми установлен порядок обработки персональных
данных сотрудников, их права и обязанности в данной сфер труда;
график сменности при наличии сменной работы;
график отпусков;
правила и инструкции по охране труда.
Кадровая документация бывает следующих видов:
1. Распорядительная документация и документация, подтверждающая
трудовую деятельность сотрудников:
а) приказы о приеме, на работу, об увольнении, о переводе на другую
работу, о предоставлении отпусков, о поощрениях и дисциплинарных
взысканиях и т.п.
б) приказы, касающиеся основной деятельности организации (решение
производственных вопросов, утверждение в организации штатного расписания,
инструкции по кадровому делопроизводству, порядок проведения аттестации).
2. Информационно-расчетная документация – предназначена для учета
персональных данных (личные карточки сотрудников, штатное расписание,
табель учета рабочего времени, личные дела).
3. Официальная внутренняя переписка.
4. Журналы (книги) учета и регистрации документов.
Перечисленная внутренняя документация организации условно делятся
на три блока:
- обязательная документация,
- рекомендованная (не обязательная),
- документация, которая зависит от специфики организации.
Создание кадровых документов, их оформление и унификация форм
базируются на требованиях, указанных в Постановлении Госкомстата России от
5 января 2004 г. № 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной
учетной документации по учету труда и его оплаты». Документы, для которых
нет унифицированных форм, необходимо оформлять в соответствии с ГОСТ Р
6.30-2003 «Унифицированная система документации. Унифицированная
51
система организационно-распорядительной документации. Требования к
оформлению документов».
Формат, состав, расположения реквизитов, тексты документов по кадрам
унифицированы – т.е. установлено единообразие состава и форм документов по
кадрам, которыми фиксируются однотипные кадровые функции и задачи.
Унификация разработана в целях сокращения количества применяемых
кадровых документов, типизации их форм, снижения трудоемкости их
обработки.
Кадровая документация оформляется преимущественно на стандартных
бланках, имеет установленный комплекс обязательных реквизитов,
располагающихся в определенном порядке. При подготовке и оформлении
документов состав обязательных реквизитов может дополняться другими
реквизитами, если того требуют назначение документа, его обработка и т.д..
Основным документом персонального учета сотрудника выступает его
личное дело, которое считается документом «Для служебного пользования» и
могут выдаваться для ознакомления только сотрудникам и определенным
руководителям предприятия. Однако личные дела ведутся далеко не на всех
сотрудников, а, как правило, на руководящих работников и специалистов
организации. На других работников составляются личные карточки.
Набор сотрудников в организацию осуществляется в соответствии с
утвержденным штатным расписанием, в котором содержится перечень
структурных подразделений, должностей, информация в количестве штатных
единиц, размере должностных окладов, надбавок, месячном фонде заработной
платы.
Все документы по мере надобности передаются на хранение в архив
либо уничтожаются.
Срок хранения кадровых документов регламентируется «Перечнем
типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе
деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и
организаций, с указанием сроков хранения».
52
Преимущественно документация, которая относится к категории
документов по личному составу, должна храниться в течении 75 лет после
увольнения у того юридического лица, где человек работал (за исключением
некоторых категорий документов). В случае увольнения из организации
администрация должна выдать сотруднику его трудовую книжку с записью об
увольнении в тот же день. Если трудовая книжка не была получена сотрудником
при увольнении, то она хранится в течение двух лет в кадровой службе
отдельно от остальных трудовых книжек. После этого невостребованные
трудовые книжки хранятся в архиве организации в течение 50 лет, а затем
уничтожаются
Стремительное проникновение компьютеров во все сферы человеческой
деятельности не обошло и делопроизводство. Использование компьютера для
оформления и хранения документа открывает новые возможности для
ускорения процесса обработки информации, следовательно, принятия решения
и эффективного управления.
Принимая решение о внедрении системы автоматизации, предприятия
должны четко представлять сложность этого механизма. Общие рекомендации:
сравнивать нужно не отдельные продукты, а решения. Следует обратить
внимание на следующие аспекты:
система должна быть простой в установке и конфигурировании;
заранее нужно решить, кто возьмет на себя функции
администрирования системы. Обладают ли существующие специалисты
требуемой квалификацией или потребуется дополнительное обучение;
как будет осуществляться интеграция нового продукта с базовыми
сервисами операционной системы – по защите, спискам пользователей и т.д.;
совместима ли система с другими технологиями обработки документов.
На практике не всегда все необходимые функции собраны в одном продукте.
Зачастую многие полезные возможности реализованы в продуктах третьих
фирм, которые предлагают их в качестве дополнительных компонентов к
основной системе;
53
если планируется развитие системы, то на кого будут возложены эти
работы.
Система «ДЕЛО», была разработана компанией «Электронные офисные
системы» (ЭОС). Первая версия была выпущена на рынок в 1996 году и
представляла собой комплексное промышленное решение, которые было
направлено на обеспечение автоматизации процессов делопроизводства, а
также ведение электронного документооборота в компании. Данная системы
была эффективно использована как в небольших организациях, так и в крупных
холдингах.
На сегодняшний день программу использует более 2000 организации на
территории России и стран СНГ, общее количество установленных рабочих
мест превышает 200000.
Необходимо отметить, что электронные системы кадрового
документооборота, а в частности использование электронного документа
обладает рядом преимуществ по сравнению с бумажным, а именно:
дает возможность применения заранее заготовленных форм
документов, в которых не только заранее обозначены основные реквизиты, но и
напечатаны стандартные фразы согласно виду документа;
экономия затрат, связанная со считыванием информации, которая
содержится в кадровом документе, так как его возможно прочесть
непосредственно с монитора, без предварительной распечатки на бумаге;
простота внесения необходимых изменений;
оперативность передачи информации в другую организации. При
передаче информации с использованием электронной почты, процесс занимает
не более нескольких минут;
возможность передачи документа по электронной почте
практически неограниченному количеству адресатов.
Для автоматизации системы ДОУ подходят HRM-системы.
Рекомендуется внедрить в деятельность отдела систему «Дело» версию 17.1.