54
Рассмотрим основные преимущества данной программы.
Автоматизацию учета кадрового документооборота необходимо внедрять в
несколько этапов:
1. На первом этапе необходимо создать рабочую группу, которая будет
вести проект автоматизации кадрового документооборота в ООО
«Энивейэнидей Тур»;
2. Получение права на применение программы электронного
документооборота «Дело» в ООО «Энивейэнидей Тур»;
3. Проведение информационного обследования, то есть
осуществление анализа кадрового документооборота в ООО «Энивейэнидей
Тур», подготовка отчета, а также рекомендаций, направленных на его
оптимизацию;
4. Конфигурирование системы автоматизации кадрового
документооборота и делопроизводства, к примеру, заполнение личных дел
сотрудников организации;
5. Обучение технических специалистов, а также пользователей
программы работе с ней;
6. Передача системы в эксплуатацию в ООО «Энивейэнидей Тур»;
7. Техническое сопровождение программы.
В частности, в подсистеме «ДЕЛО-Web» можно открывать и
просматривать сводный журнал движения документа и протокол работы с РК.
Также ДЕЛО 17.1 получило новые инструменты для работы с ЭП. В частности,
в полной мере учтено установленное российским законодательством
разнообразие видов электронной подписи. Список офисных приложений, с
которыми интегрируется «ДЕЛО», дополнен наиболее популярным
отечественным пакетом «МойОфис».
На рисунке 7 представлена версия «Дело» 17.1.
55
Рисунок 7. Версия «Дело» 17.1.
Есть несколько способов внедрения системы электронного
документооборота, автоматизации делопроизводства и бизнес-процессов
«Дело».
1. Осуществление «пилотного» проекта, когда специализированная
профильная программа внедряется на ограниченное количество рабочих мест.
Это позволяет оценить эффективность эксплуатации системы на пилотном
участке и доработать ее в случае необходимости. Затем осуществляется
реализация «полномасштабного» проекта – система устанавливается и
настраивается на всех необходимых рабочих местах в организации, включая
филиалы.
2. Внедрение специализированной профильной программы «Дело» сразу
на всех необходимых рабочих местах. Это позволяет осуществить проект в
короткие сроки, получить скорейшую отдачу от внедрения и эксплуатации
программного обеспечения.
С использованием ЭП в ООО «Энивейэнидей Тур» работа по схеме
56
"разработка проекта в электронном виде - создание бумажной копии для
подписи - пересылка бумажной копии с подписью - рассмотрение бумажной
копии - перенос ее в электронном виде на компьютер" уходит в прошлое.
3.2. Оценка экономической эффективности предложенных мероприятий
Сделаем оценку экономической эффективности внедрения программы
«Дело» в деятельность ООО «Энивейэнидей Тур», а именно:
1. Оценим затраты на внедрение проекта и его результата;
2. Выполним анализ окупаемости проекта.
Для достижения поставленной цели необходимо выполнить расчеты,
связанные с экономическим обоснованием оптимизации внутреннего оборота
кадровой службы ООО «Энивейэнидей Тур».
Основными задачами внедрения является:
Уменьшение расходов, возникающих в административном секторе
ООО «Энивейэнидей Тур»;
Увеличение количества выполняемой работы сотрудниками
кадровой службы ООО «Энивейэнидей Тур»;
Внедрение согласования между звеньями всей структуры;
Сокращение времени, которое необходимо для согласования
документа;
Для достижения поставленной цели и решения возникающих задач
необходимо:
Установить программное обеспечение на 1 рабочее место;
Осуществить контроль за процессом внедрения программного
обеспечения.
Параметры и стоимость внедряемого мероприятия:
- Стоимость программного обеспечения на одно рабочее место
составляет 20000 рублей.
Последующие изменения предполагают:
57
Сокращение двух менеджеров кадровой службы (оплата труда
составляет 15000 руб.);
Перевод одного менеджера кадровой службы на новую должность,
которая будет иметь отношение к контролю документации в программном
обеспечении «Дело» с последующим увеличением заработной платы до 18000
руб.
Рассмотрим более подробно оценку экономии средств. Экономия средств
будет производиться за счет бумаги, которая была сэкономлена при внедрении
системы кадрового электронного документооборота, а также стоимости
рабочего времени, которое сэкономили сотрудники организации. Это расходы
являются постоянными, осуществим их подсчет за месяц, для того, чтобы затем
оценить сроки окупаемости.
В штате кадровой службы находится 5 сотрудников
∑
зп1 =
а
1
+а
2
+а
3
+а
4
+а
5
, (1)
где ∑
зп
- сумма заработной платы за месяц;
а – оплата труда сотрудника за месяц
Таблица 13
Основные показатели оплаты труда сотрудников до изменений
№
п/п
Сотрудники
Оплата труда,
руб./месяц, a
1
Начальник кадровой службы
45 000
2
Менеджер по развитию персонала
35 000
3
Менеджер по формированию движения
персонала
30 000
4
Менеджер по планированию и учету
использования рабочего времени
15 000
5
Менеджер по социальной защите и
персональному обеспечению
15 000
∑
зп1 =
45000 руб. + 35000 руб. + 30000 руб. + 15000 руб. + 15000 руб.
58
∑
зп1 =
140000 руб.
Таким образом, можно сделать вывод, что ежемесячно из бюджета
нашей организации выделяется 140000 рублей для оплаты заработной платы
сотрудников кадровой службы.
В случае сокращения двух работников, организация получает
экономию фонда оплаты труда в размере 30000 руб./месяц.
Одного сотрудника организации необходимо обучить работе в
программе «Дело», для этого организации необходимо выделить около 6000
рублей для получения месячной консультации у специалиста по
программному обеспечению.
Стоимость установки программного обеспечения «Дело» составляет
20000 руб. Стоит отметить, что туристическим организациям при установке
продукта предоставляет скидку в 50%. Таким образом, установка
программного обеспечения для ООО «Энивейэнидей Тур» составит 10000
рублей.
∑
зп2=
b
1
+ b
2
+b
3
, (2)
где ∑
зп
- сумма заработной платы за месяц; b - оплата труда
сотрудника за месяц.
Таблица 14
Основные показатели оплаты труда сотрудников после
изменений
№
п/п
Сотрудники
Оплата труда,
руб./месяц, b
1
Начальник отдела
45 000
2
Менеджер по развитию персонала
35 000
3
Менеджер по формированию движения
персонала
18 000
∑
зп2 =
45000 руб. + 35000 руб. + 18000 руб.
∑
зп2 =
98000 руб.
59
С учетом предложенных изменений видим, что в месяц из бюджета
организации на оплату труда сотрудников кадровой службы будет выделяться
98000 руб.
Высчитаем общие затраты в месяц с учетом установки программы,
обучения специалиста и оплаты труда.
∑затрат = Sпо + Sоб + ∑зп2 ,
(3)
где ∑
затрат
- сумма затрат Организации в месяц; S
по
- стоимость
программного обеспечения;
∑
зп2
- сумма заработной платы за месяц.
∑
затрат
=
10000 руб. + 6000 руб. + 98000 руб.
∑
затрат
=
114000 руб.
Таким образом получаем, что общая сумма затрат в первый месяц
внедрения ПО обойдется организации в 114000 руб.
С последующим месяцем затраты будут ниже, т.к. обучение
специалиста программе рассчитано на 1 месяц.
В = ∑зп1 - ∑затрат , (4)
где В – выгода между работой кадровой службы до и после
мероприятий;
∑
зп
- сумма заработной платы за месяц;
∑
затрат
- сумма затрат Организации в месяц.
В = 140000 - 114000
В = 26000 руб.
В итоге получаем, что выгода от предложенных предложений составляет
26000 руб. уже с первого месяца внедрения программного обеспечения «Дело».
Так же стоит отметить, что повысится эффективность рабочего процесса
за счет того, что сократится процедура исполнения документов от 3 - 4 дней до
1 дня (или меньше) в зависимости от назначения того или иного документа. А
повысится эта эффективность за счет того, что:
60
- у сотрудников кадровой службы появится интерпретация по
исполнению документа;
- не будет затрачиваться дополнительное время на ожидание
методических указаний;
- срок исполнения документов сократится ≈ в 3 раза;
61
ЗАКЛЮЧЕНИЕ
В ходе исследования в работе было рассмотрена и проанализирована
особенность внедрения специализированной профильной программы в
документооборот кадровой службы. Стало очевидно, что преимущество
специализированной профильной программы - это повышение оперативности
работы с документами и принятия решений. Важен и экономический фактор -
внедрение специализированной профильной программы в документооборот
позволяет сократить общие расходы на документооборот на 30%. Кроме того, с
помощью профильной программы документооборота успешно решаются задачи
управления качеством.
В работе достигнута цель исследования, которая состоит в
характеристике и организации документооборота службы делопроизводства в
современных организациях.
Для достижения поставленной цели в работе решены задачи:
определена роль документирования системы управления организации.
выявлены недостатки в организации документооборота в организации.
даны рекомендации по совершенствованию документационного
обеспечения деятельности службы делопроизводства путем внедрения
специализированной профильной программы.
проанализированы факторы повышения эффективности
предложенных мероприятий.
проведен расчет экономического эффекта от рекомендаций и
предложений.
В условиях постоянного расширения международных связей,
соответствие национальных процессов кадрового документирования и
документооборота мировым, требует усиленного внимания в нормативных
актах в этой сфере деятельности, а именно – международных стандартов.
Именно они призваны установить «общий язык» в вопросах управления
документами, обеспечение им полного «жизненного цикла».
62
Также в теоретической части работы отражен основной смысл
документации, заключающийся в придании прозрачности трудовому процессу.
При соблюдении законодательных правил ведения документов, сотрудники
чувствуют стабильность, а руководитель значительно повышает управляемость
предприятия.
Исследование было проведено на примере ООО «Энивейэнидей Тур».
Управление персоналом является средством реализации кадровой
политики организации, приводящих человеческий ресурс в соответствие со
стратегией предприятия.
Как показало исследование - существенным недостатком в работе с
документами в ООО «Энивейэнидей Тур», основным способом фиксирования
фактов, событий и прочей информации до настоящего времени является
документ, написанный или распечатанный на бумаге, созданного в текстовом
редакторе Word. Использование специализированной профильной программы
для оформления, хранения и передачи документов в ООО «Энивейэнидей Тур»
нет.
В процессе анализа работы с приказами по приему и увольнению
персонала выяснилось, что работник, осуществляющий регистрацию и
рассылку приказов посредством не профильной программы, выполняет ряд
рутинных операций.
Следовательно, на современных предприятиях целесообразно
применение профессионально специализированной профильной программы для
отдела управления персоналом.
Для отдела управления персоналом ООО «Энивейэнидей Тур»
рекомендуется внедрение специализированной профильной программы
автоматизации делопроизводства с помощью бизнес-процессов.
«Дело» - среда для создания распределенных информационных систем,
реализующих функции корпоративного управления базами знаний,
документами и бизнес-процессами. Платформа «Дело» ориентирована на
крупные предприятия с устойчивыми бизнес или технологическими
63
процессами.
«Дело» обслуживает как небольшие организации, имеющие несколько
компьютеров, объединенных в локальную сеть, так и крупные, как
территориально-распределенные компании, имеющие офисы не только в
разных зданиях, и ведущие сквозной корпоративный документооборот между
всеми своими офисами и предприятиями.
Автоматизация документов в специализированной профильной
программе «Дело» позволит высвободить ресурсы работников и направить их
на выполнение работ, требующих интеллектуальной обработки.
Различные формы отчетов в системе документооборота в «Дело»
позволит сделать анализ загрузки персонала, рационально перераспределить
ресурсы только лишь благодаря использованию отчетов о занятости работников
отдела управления персоналом и своевременному перераспределению задач
между ними.
Эффективность внедрения специализированной профильной программы
«Дело» повышает результативность взаимодействия работников. Снижается
количество рабочих конфликтов.