14
- законодательные, нормативные и методические документы,
регламентирующие документирование трудовых правоотношений и
организацию работы с документами по личному составу;
- договорная документация – это комплекс кадровой документации,
который регламентируют трудовые отношения работниками и работодателями.
К документам данного комплекса относятся: коллективный и трудовой
договоры, а также соглашение;
- персональная документация имеет одну из наиболее сложных структур.
Стоит обратить внимание, что эти документы непосредственно не
устанавливают трудовые отношения. Основным документом данного комплекса
является трудовая книжка, в которой последовательно отражаются все этапы
трудовой деятельности гражданина, квалификационный и служебный рост,
причины переводов и увольнений.
Прочие документы этого комплекса условно можно разделить на
следующие группы
11
:
- документы, содержащие различные персональные данные граждан:
паспорт, документы об образовании, военный билет и др.;
- документы, составленные работниками и направленные работодателю
в целях установления, изменения или прекращения трудовых правоотношений:
заявления, резюме, объяснительные записки;
- документы, характеризующие профессиональные, деловые, личные
качества работника: представление, аттестационный лист, докладные записки и
др.
(сведения, содержащиеся в документах этой группы, не предназначены для
передачи работнику).
-
учетные кадровые документы выполняют функцию персонального
учета работников и составляют фундамент базы персональных данных
работников организации. Информация, фиксирующаяся в учетных кадровых
11
Корнеев, И. К. Документирование управленческой деятельности + тесты в ЭБС: учебник и практикум
для академического бакалавриата / И. К. Корнеев, А. В. Пшенко, В. А. Машурцев. - 2-е изд., перераб. и доп.- М.
: Издательство Юрайт, 2018. С. 55-57.
15
документах, откладывается при первичной регистрации, и в последующем
постоянно обновляется. Среди документов данного комплекса можно выделить
следующие: личная карточка работника, которая составлена по форму Т-2,
личная карточка государственного служащего, которая составлена по форму Т-
2ГС, учетная карточка научного или научно – педагогического работника,
которая составляется по форме Т-4, личный листок по учету кадров, а также
дополнение к личному листку по учету кадров и т.д.
-документация отчетного или отчетно-справочного характера;
-документы, связанные с учетом использования рабочего времени и
расчетом с работниками по оплате труда, которые создаются во время учета
рабочего времени и расчетов с работниками организации по заработной плате.
Информационно документы, связанные с учетом рабочего времени и расчетами
с работниками по оплате труда, составляются на основании сведений, которые
содержаться в трудовом договоре, штатном расписании, приказах
(распоряжениях) связанных с личным составом. К данному типу документов
можно отнести следующие виды: табель использования рабочего времени и
расчета заработной платы, расчетно-платежные ведомости, лицевые счета, акт о
приёмке работ, которые выполнялись на основании трудового договора,
который был заключен на время выполнения, определенного вида работы;
- распорядительные документы по личному составу включают в себя
приказы (распоряжения) по личному составу. Приказ (распоряжение) по
личному составу представляет собой правовой акт, который издает
руководитель организации и который направлен на решение вопросов
связанных с регулированием трудовых отношений с работодателем. Приказ
является первичным учетным документом и является основанием для того,
чтобы создавать другие учетные документы. Например, являются основой для
внесения записей в трудовые книжки, послужные списки, наградные,
финансовые и другие документы. Приказы по личному составу фиксируют:
прием на работу; прекращение трудового договора (увольнение); перевод на
другую работу; изменение условий и оплаты труда; присвоение разрядов;
16
изменение анкетных данных; поощрения и наложения взысканий;
предоставление отпусков; командирование;
- плановая кадровая документация – это документы перспективного и
текущего планирования в сфере комплектования кадрами, численного состава
различных категорий работников, повышения квалификации персонала и т. д.
Ключевыми плановыми кадровыми документами являются: структура и
штатная численность, штатное расписание, график отпусков;
Стоит сразу отметить, что ряд из вышеперечисленных документов
формируются не в кадровой службе, а в иных структурных подразделениях.
Данная особенность объясняется сложившимся распределением функций в
условиях традиционных технологий работы с кадрами.
Наиболее обширные по составу видов, информационному содержанию,
форме и объемам комплексы организационной, распорядительной,
персональной, договорной, первичной учетной и отчетно-справочной
документации формируются службой персонала. Вместе с тем, по мере
расширения функций кадровых служб, к ним переходит координация
документирования и других функций, которые связаны с управлением
персоналом.
1.3. Организация кадровой деятельности
Кадровое делопроизводство является сферой деятельности, которая
присутствует в повседневной деятельности всех организаций независимо от
формы собственности и сферы деятельности. Документирование трудовых
отношений между работодателем и работником является основной целью
кадрового делопроизводства
12
.
12
Колышкина, Т. Б. Деловая культура: учеб. пособие для СПО / Т. Б. Колышкина, И. В. Шустина. - 2-
е изд., испр. и доп. - М. : Издательство Юрайт, 2018. С. 42-43.
17
От высокого качества документационного обеспечения управления
сферы трудовых отношений зависит социальная защищенность граждан
(например, пенсионное обеспечение).
Социальная роль, которую выполняет кадровая документация,
обуславливает наличие целого комплекса нормативных актов, которые
устанавливают правила документирования трудовых отношений. Нормативные
и инструктивно-методические акты являются базовым элементом правильной
постановки кадрового делопроизводства в организациях. Знание работниками
кадровых служб правовых актов по вопросам ведения кадрового
делопроизводства позволяет решить следующие задачи
13
:
- предотвращение несанкционированное использования персональных
данных работников;
- обеспечение хранения и оперативного использование документов в
текущей деятельности кадровой службы организации;
- предотвратить негативные последствия для работников организации
(при начислении трудовых пенсий);
- правильно оформить необходимый пакет документов;
- избежать административной ответственности за нарушение порядка
ведения кадрового делопроизводства.
Основа правового регулирования ведения кадрового делопроизводства
заложена в Конституции Российской Федерации. Так, в статье 37 Конституции
закреплено, что граждане имеют право свободно распоряжаться своими
способностями к труду, выбирать род деятельности и профессию
14
. Также
гарантируется право на труд в условиях, которые отвечают требованиям
безопасности и гигиены, равно как и право на вознаграждение за труд без какой
бы то ни было дискриминации.
13
Одегов, Ю.Г. Управление человеческими ресурсами. Учебник / Ю.Г. Одегов. - М.: КноРус, 2018. С.
87-88.
14
Конституция Российской Федерации (принята всенародным голосованием 12.12.1993) (с учетом
поправок, внесенных Законами РФ о поправках к Конституции РФ от 30.12.2008 № 6-ФКЗ, от 30.12.2008 № 7-
ФКЗ, от 05.02.2014 № 2-ФКЗ, от 21.07.2014 № 11-ФКЗ).
18
Трудовой кодекс Российской Федерации является базовым
законодательным актом, который регулирует отношения между работником и
работодателем. В отношении кадрового делопроизводства, Трудовой кодекс
регулирует такие вопросы, как использование трудовых книжек, требования к
трудовым договорам, защиту персональных данных работников и многие
другие.
Ряд нормативных и законодательных актов регулируют порядок работы с
отдельными видами кадровых документов. Например, с трудовыми книжками.
В соответствии со статьей 66 Трудового кодекса Российской Федерации,
трудовая книжка установленного образца является основным документом о
трудовой деятельности и трудовом стаже работника
15
.
Правила ведения, хранения трудовых книжек, а также ее форма трудовой
книжки, порядок изготовление и обеспечения ими работодателей
регламентируется Постановлением Правительства Российской Федерации «О
трудовых книжках». В соответствии с указанным Постановлением в трудовую
книжку вносятся следующие сведения
16
:
-о работнике;
-о выполняемой работником им работе;
-о переводе на другую постоянную работу и об увольнении работника;
-об основаниях прекращения трудового договора;
-информацию о награждениях за успехи в работе.
При этом, сведения о дисциплинарных взысканиях в трудовую книжку
не вносятся. Исключение составляют случаи, когда дисциплинарным
взысканием является увольнение.
Трудовые книжки ведутся на государственном языке. На территории
республик в составе Российской Федерации, установившей свой
15
Трудовой кодекс Российской Федерации от 30.12.2001 № 197-ФЗ // «Собрание законодательства
РФ», 31.12.2001, № 5, ст. 1210.
16
Постановление Правительства РФ от 16.04.2003 № 225 (ред. от 25.03.2013) «О трудовых книжках»
(вместе с «Правилами ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и
обеспечения ими работодателей»).
19
государственный язык, оформление трудовых книжек может также вестись и на
государственном языке этой республики.
Важное значение в работе кадровых служб является защита
персональных данных работников организации. Ведь за разглашение
охраняемой законом тайны (персональных данных) могут быть уволены и
работники, которые разгласили персональные данные другого работника.
В соответствии со статьей 6 Федерального закона «О персональных
данных», обработка персональных данных осуществляется с согласия субъекта
персональных данных
17
.
Защите персональных данных работников посвящена глава 14 Трудового
кодекса Российской Федерации. В соответствии со статьей 88 Трудового
кодекса, при передаче персональных данных работника работодатель должен
соблюдать следующие требования
18
:
1. Доступ к персональным данным работников организации могут
получить только уполномоченные лица;
2. Без письменного согласия работника запрещено разглашать его
персональные данные в коммерческих целях;
3. Без письменного согласия работника запрещено разглашать его
персональные данные третьей стороне;
4. Запрещено запрашивать информацию, связанную с состоянием
здоровья работника, кроме тех сведений, которые относятся к возможности
выполнения работником его трудовых функций.
Вопросы архивного хранения, а также проведения экспертизы ценности
кадровых документов регулируется Федеральным законом «Об архивном деле в
Российской Федерации». В статье 22.1 Закона установлены сроки хранения
документов по личному составу
19
.
17
Федеральный закон «О персональных данных» от 27.07.2006 № 152-ФЗ // Собрание
законодательства Российской Федерации. 2006. № 31. Ст. 3451.
18
Трудовой кодекс Российской Федерации от 30.12.2001 № 197-ФЗ // «Собрание законодательства
РФ», 31.12.2001, № 5, ст. 1210.
19
Федеральный закон «Об архивном деле в Российской Федерации» от 22.10.2004 № 125-
ФЗ //Собрание законодательства Российской Федерации. 2004. № 34. Ст. 3272.
20
Так, в отношении документов по личному составу, которые были
созданы до 2003 года, установлен срок хранения 75 лет со дня создания (с
обязательным проведением экспертизы после истечения срока хранения). А
документы по личному составу, которые были созданы после 2003 года,
хранятся в течение 50 лет со дня создания (с обязательным проведением
экспертизы после истечения срока хранения).
Для некоторых категорий документов по личному составу установлены
иные сроки хранения. Например, для документов, которые образовались в связи
с прохождением гражданами государственной службы, не являющейся
государственной гражданской службой, установлен сроки хранения 75 лет
после прекращения гражданами государственной службы.
Еще одним из важнейших документов, который регулирует архивное
хранение кадровых документов, является Перечень типовых управленческих
архивных документов, образующихся в процессе деятельности
государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с
указанием сроков хранения
20
.
Перечень включает типовые управленческие архивные документы,
которые образуются в процессе деятельности государственных органов,
органов местного самоуправления и организаций при осуществлении
однотипных управленческих функций, независимо от формы собственности, с
указанием сроков хранения. В нем два раздела посвящены определению сроков
хранения кадровых документов.
Это:
раздел 7 Перечня, который включает документы по организации
труда, нормированию труда, тарификации, оплате труда, охране труда;
20
Приказ Министерства культуры РФ от 25.08.2010 № 558 «Об утверждении «Перечня типовых
управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов,
органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения» (с изменениями на 16
февраля 2016 года).
21
раздел 8 Перечня содержит документы о работе с кадрами (приеме,
перемещении, увольнении работников, повышении их квалификации,
проведении аттестации, награждении).
Таким образом, можно говорить о наличии большого количества
документов, которые регулируют вопросы кадрового делопроизводства.
Рассмотреть подробно все акты в рамках данной работы не представляется
возможным. Поэтому были проанализированы самые важные с точки зрения
целей проводимого исследования.
22
Глава 2. Особенности организации кадрового документооборота в
ООО «Энивейэнидей Тур»
2.1. Общая характеристика ООО «Энивейэнидей Тур»
Туристический оператор ООО «Энивейэнидей Тур» располагается по
следующему адресу: г. Москва, Дербеневская наб., д.7, стр.12.
Основным видом экономической деятельности ООО «Энивейэнидей
Тур» является 79.1 - Деятельность туристических агентств и туроператоров.
Свою деятельность как юридическое лицо ООО «Энивейэнидей Тур»
осуществляет на основе Гражданского Кодекса РФ, ФЗ «Об обществах с
ограниченной ответственностью» и Устава.
ООО «Энивейэнидей Тур»» представляет собой хозяйствующий субъект,
который наделен правами юридического лица, согласно законодательству РФ,
имеет самостоятельный баланс, расчетный счет и фирменную печать.
По своим обязательствам предприятие отвечает всем своим имуществом,
если иное не предусмотрено законодательством РФ.
Учредителями ООО «Энивейэнидей Тур» являются физические лица.
Высшим органом управления ООО «Энивейэнидей Тур» является общее
собрание учредителей, которое проходит с периодичностью один раз в год.
Управление оперативной деятельностью общества осуществляет
Генеральный директор, к компетенции которого относится решений
стратегических и текущих вопросов деятельности ООО «Энивейэнидей Тур», а
также представление интересов общества в различных инстанциях.
Общество несет полную ответственность по своим обязательствам всем
принадлежащим ему имуществом, а сами участники не несут никакой
ответственности по обязательствам общества, кроме случаев, которые
предусмотрены законом. В данной организации все работники подчиняются
непосредственно главному руководителю - генеральному директору.
23
Рисунок 1. Организационная структура ООО «Энивейэнидей Тур»
Организационная структура ООО «Энивейэнидей Тур» - иерархическая,
линейного типа. Достоинство этой структуры заключается в том, что в
организации присутствует единоначалие, то есть руководитель сосредотачивает
в своих руках руководство всех подразделений, в то же время эта структура
проста и экономична
ООО «Энивейэнидей Тур» - современное динамично-развивающееся
туристическое агентство, предлагающее широкий выбор заграничных туров и
путешествий: отдых на морских курортах, экзотические страны и острова. А
также предлагает большое разнообразие туров по России и области:
горнолыжные курорты, автобусные / ж/д / авиаэкскурсионные туры, лечение в
санаториях и домах отдыха Урала и близлежащих регионов.
Генеральный директор
Заместитель
директора по
общим вопросам
Заместитель
директора по
коммерции
Главный
бухгалтер
Отдел кадров
Отдел
маркетинга и
рекламы
Бухгалтерия
Юридический
отдел
Менеджеры
Вспомогательный
персонал
Водители