26
условия и ответственность конкретных участников (учредителей)
по обязательствам созданного юридического лица;
порядок распределения прибыли и погашения убытков;
порядок управления делами юридического лица;
права и обязанности участников (учредителей);
ответственность за нарушение договора;
условия и порядок выхода участников (учредителей) из состава
организации и принятия новых членов;
порядок рассмотрения споров;
порядок расторжения договора, реорганизации и ликвидации
юридического лица.
При необходимости учредительный договор утверждает устав
организации, который дополняет договор и закрепляет организационно-
правовой статус организации.
Учредительный договор вступает в силу с момента его подписания, если
в самом договоре не оговорен другой срок.
Если в качестве учредителя выступает юридическое лицо, то договор от
его имени подписывают руководитель организации или лицо, наделенное
полномочиями, подтвержденными доверенностью.
Для оформления устава используется следующий состав реквизитов:
эмблема организации; наименование организации; справочные данные об
организации; наименование документа; отметка о регистрации; гриф
утверждения. Структура текста устава и его содержание определяется
разработчиком Устава.
В уставе созданного юридического лица (организации) должны
определяться: наименование организации, место его нахождения, предмет и
цели деятельности, порядок вступления в организацию и выхода из нее,
условия о размерах и порядке внесения вкладов уставной капитал,
наименование и назначение создаваемых фондов организации, права и
обязанности учредителей (участников) созданной организации, состав и
27
компетенция органов управления и контроля организацией, порядок принятия
ими решений, порядок реорганизации и ликвидации организации, сведения о
филиалах и представительствах организации и иные сведения.
Текст устава состоит из разделов, имеющих заголовки и нумеруемых
арабскими цифрами и, как правило, содержит следующие разделы:
общие положения;
правовой статус Общества;
цели и задачи Общества;
уставной капитал Общества;
резервный и иные фонды общества;
права и обязанности Участников Общества;
органы Общества;
распределение прибыли Общества между Учредителями;
выход Участника из Общества;
реорганизация и ликвидация Общества;
регистрация Устава Общества.
В устав могут включаться и другие разделы, отражающие специфику
деятельности хозяйственного общества.
Устав оформляется на стандартном листе бумаги с нанесением всех
необходимых реквизитов общего бланка организации, грифа утверждения,
отметки о регистрации в органе государственного управления, подписывается
руководителем организации и заверяется печатью организации и органа
государственной регистрации.
Рассмотрим подробнее положение об организации.
Положение - документ, определяющий статус организации, ее задачи и
функции, права, ответственность, порядок деятельности государственных и
муниципальных бюджетных некоммерческих организаций или
регламентирующий организацию работы отдельных структурных
подразделений других организаций, коллегиальных и совещательных органов
управления, отделов и служб и т. д.
28
Положение утверждается государственным органом или руководителем
организации и оформляется аналогично уставу.
Текст положения об организации содержит следующие разделы:
общие положения;
основные задачи;
функции;
права и обязанности;
руководство;
взаимоотношения;
контроль, проверка и ревизия деятельности;
реорганизация и ликвидация.
Раздел «Общие положения» приводит официальное полное и
сокращенное наименование организации (структурного подразделения), цели и
основания ее создания с указанием наименования, даты и номера
соответствующего правового акта. В нем указывается, чем руководствуется
организация (структурное подразделение) в своей деятельности, и которые
определяют характер и основные направления ее деятельности, кем
возглавляется и кому подчиняется, какие имеет печати.
В разделе «Основные задачи» формулируются основные проблемы,
которые призвана решать организация (структурное подразделение) в своей
деятельности и которые определяют характер и основные направления ее
деятельности [14, c. 28].
В разделе «Функции» перечисляются действия или виды работ, которые
должна выполнять организация (структурное подразделение) для решения
поставленных перед ней задач.
Раздел «Права и обязанности» содержит перечисление прав и
обязанностей, которыми наделяется организация (структурное подразделение»
в лице ее руководителя. Право - это юридически узаконенная возможность
запрещать или требовать выполнения каких-либо действий. Права
устанавливаются в объеме, необходимом для реализации возложенных на
29
организацию (структурное подразделение) функций (право на издание
распорядительных и нормативных документов, на ведение официальной
переписки, отдавать распоряжения и указания подчиненным подразделениям,
запрашивать информацию и др.).
К обязанностям относятся действия, которые организация (структурное
подразделение) должна выполнять для реализации своих функций.
В разделе «Руководство» устанавливается, кем осуществляется
руководство организацией (структурным подразделением), на каких
принципах, кем назначается и освобождается от должности руководитель, а
также определяется сфера его компетенции.
В разделе «Взаимоотношения» устанавливается круг организаций
(структурных подразделений) и должностных лиц, с которыми осуществляется
взаимодействие на информационном и документационном уровнях управления.
Раздел «Контроль, проверка и ревизия деятельности» устанавливает, кем
осуществляется контроль, проверки и ревизии финансово-хозяйственной
деятельности, определяет их периодичность или сроки, порядок представления
итоговых и отчетных документов.
В разделе «Реорганизация и ликвидация» устанавливается, в каком
порядке и кем осуществляются реорганизация и ликвидация организации
(структурного подразделения).
Положение об организации (структурном подразделении (коллегиальных
и совещательных органах управления)) могут быть типовыми или
индивидуальными. Типовые положения разрабатываются для однотипных
организаций (структурных подразделений), и на их основе для конкретных
организаций и ее подразделений. Положение оформляется аналогично уставу.
1.3 Организация кадрового документооборота на предприятии
Документ является основным способом фиксации и передачи
управленческой и иной информации в системе управления, и от того, насколько
эффективно организована работа с документами, во многом зависит качество
30
принимаемых решений и, следовательно, результативность деятельности
учреждения. Именно поэтому в любой организации чрезвычайно важно
обращать особое внимание на организацию деятельности службы
делопроизводства или должностного лица, отвечающего за делопроизводство и
добиваться максимально рациональной постановки работы с документами.
Единые требования к оформлению документов зафиксированы в
Государственном стандарте (ГОСТ). В частности в ГОСТ Р 6.30-2003
сформулированы основные требования к оформлению документов.
Для этого, прежде всего, необходимо на организационном уровне решить
следующие вопросы:
24
Выбор оптимальной организационной формы делопроизводства;
Разработка организационно-функциональной структуры службы
делопроизводства и выбор ее конкретного наименования;
Разграничение функций, обязанностей, прав и ответственности
между отдельными структурными подразделениями службы делопроизводства
и работниками и их закрепление в соответствующих организационно-правовых
документах;
Нормирование труда работников службы делопроизводства;
Определение численного и должностного состава службы
делопроизводства;
Выбор оптимальной технологии работы с документами и
закрепление ее в Инструкции по делопроизводству;
Рациональная организация рабочих мест и создание благоприятных
условий труда;
Повышение квалификации работников и культуры работы с
документами.
Выбор оптимальной организационной формы делопроизводства -
решается на начальном этапе организации службы делопроизводства. При
решении этого вопроса следует исходить из того, что исторически сложилось
24
Сологуб О.П. Делопроизводство: Составление, редактирование и обработка документов. - М.: Омега-Л, 2014
31
три основных формы организации делопроизводства: централизованная,
децентрализованная и смешанная.
25
Централизованная форма предполагает осуществление всех операций по
обработке документов (от получения документов и их регистрации до отправки
документов, формирования дел и их хранения) в одном подразделении - службе
делопроизводства.
Децентрализованная форма организации делопроизводства предполагает
создание самостоятельной службы делопроизводства в каждом структурном
подразделении и в настоящее время крайне редко используется.
Децентрализованная форма делопроизводства применяется только в
территориально разобщенных организациях, а также в отдельных
подразделениях, работающих со специфической документацией.
26
Смешанная форма организации делопроизводства предполагает
выполнение одних делопроизводственных операций в службе
делопроизводства, других – в подразделениях.
27
Как правило, служба
делопроизводства берет на себя получение и отправку документов, их
регистрацию, организацию документооборота, контроль исполнения
документов, в то время как создание и оформление документов, их
систематизация, формирование дел и хранение осуществляются в структурных
подразделениях. Кроме того, при смешанной форме делопроизводства одна и та
же технологическая операция (например, регистрация поступающих и
отправляемых документов) может осуществляться в службе делопроизводства
и в структурных подразделениях, в зависимости от категории документов.
Документы, адресованные руководству, регистрируются в службе
делопроизводства, адресованные в структурные подразделения в
соответствующих подразделениях.
25
Чуковенков, А. Ю. Правила оформления документов: Коммент. к ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы
документации: Унифициров. система орг.-распорядит. документации. Требования к оформлению док.» / А. Ю. Чуковенков,
В. Ф. Янковая. М.: ТК Велби, Проспект, 2014
26
Сологуб О.П. Делопроизводство: Составление, редактирование и обработка документов. - М.: Омега-Л, 2014
27
Чуковенков, А. Ю. Правила оформления документов: Коммент. к ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы
документации: Унифициров. система орг.-распорядит. документации. Требования к оформлению док.» / А. Ю. Чуковенков,
В. Ф. Янковая. М.: ТК Велби, Проспект, 2014
32
В большинстве организаций используется смешанная форма организации
делопроизводства, реже - централизованная форма, хотя, безусловно, последняя
обладает рядом преимуществ. Централизованная форма организации
делопроизводства позволяет сосредоточить все технические операции по
обработке документов в одном подразделении, оставив за другими
структурными подразделениями творческую работу с документами, она дает
возможность формировать единую базу данных по всем поступающим и
создаваемым в организации документам, обеспечивая, таким образом, более
надежный поиск документов и соответственно справочную работу по
документам.
28
Централизованная форма освобождает структурные
подразделения от необходимости формировать исполненные документы в дела
и хранить их, поскольку эта работа осуществляется службой делопроизводства.
Кроме того, централизованная форма позволяет более эффективно и
комплексно использовать средства оргтехники и компьютерной техники для
выполнения делопроизводственных операций по обработке документов.
29
Естественно, что при централизованной форме служба делопроизводства
выполняет гораздо больший объем работ, чем при смешанной форме, а это,
естественно, требует большего штата работников, а поскольку все дела
обрабатываются, формируются и хранятся в службе делопроизводства, то
соответственно - и большего количества специальных служебных помещений,
предназначенных для обработки документов, формирования и хранения
текущего архива организации. В то же время следует иметь в виду, что
внедрение современных компьютерных, в частности сетевых технологий
обработки документов позволяет создавать единую базу данных по документам
организации и при смешанной форме, делопроизводства.
30
28
Кузнецова Т.В. Делопроизводство.- М.: ООО “Журнал “Управление персоналом”, 2014
29
Чуковенков, А. Ю. Правила оформления документов: Коммент. к ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы
документации: Унифициров. система орг.-распорядит. документации. Требования к оформлению док.» / А. Ю. Чуковенков,
В. Ф. Янковая. М.: ТК Велби, Проспект, 2014
30
Кузнецова Т.В. Делопроизводство.- М.: ООО “Журнал “Управление персоналом”, 2014
33
Выбранная форма организации делопроизводства во многом определяет
технологию работы с документами, которая закрепляется в инструкции по
делопроизводству.
Важно подчеркнуть, что в современных условиях, когда работа с
управленческой документацией во многих учреждениях основывается на
компьютерных технологиях, функции службы делопроизводства не
ограничиваются только организацией документооборота учреждения, учетом
документов, контролем их исполнения и хранением документов. Служба
делопроизводства принимает непосредственное участие в постановке задач при
разработке автоматизированных информационных технологий для работы с
документами, в обеспечении режима доступа к информации и защите
информации, в совершенствовании работы с документами.
31
Служба делопроизводства – управление делами, канцелярия, общий
отдел, секретариат, отдел делопроизводства – самостоятельное структурное
подразделение организации, учреждения, предприятия (далее - организация),
осуществляющее функцию документационного обеспечения управленческой
деятельности (ДОУ) и подчиненное непосредственно руководителю
организации. Конкретное название службы делопроизводства выбирается в
зависимости от типа организации, ее организационной структуры, места в
иерархии органов управления, объема деятельности и других особенностей. В
небольших организациях функции службы делопроизводства, как правило,
выполняются одним работником-секретарем.
Выбор конкретного наименования службы делопроизводства
осуществляется одновременно с разработкой организационно-функциональной
структуры службы. Государственная система документационного обеспечения
управления (ГСДОУ) содержит рекомендации, позволяющие выбрать наиболее
подходящее наименование службы и ее структуру.
31
Сологуб О.П. Делопроизводство: Составление, редактирование и обработка документов. - М.: Омега-Л, 2014
34
В зависимости от статуса организации, ее целей, задач, количества
структурных подразделений и должностных лиц служба ДОУ имеет различные
наименования организационных форм, структуру, должностной состав.
Для ДОУ в организациях создают:
32
управление делами;
канцелярию;
общий отдел;
службу ДОУ или отдел ДОУ.
Главное условие создания этой службы независимо от ее наименования,
которое должно неукоснительно соблюдаться, состоит в том, что
документационное обеспечение управления в организациях, учреждениях и на
предприятиях осуществляется специальной службой, действующей на правах
самостоятельного структурного подразделения, подчиненного непосредственно
руководителю организации.
33
в министерствах и ведомствах - управление делами. В состав
управления делами, как правило, включаются: секретариат (приемная,
секретариат министра, секретариаты заместителей министра, секретариат
коллегии, протокольное бюро), инспекция при министре (руководителе
ведомства), канцелярия (бюро правительственной переписки, бюро учета и
регистрации, экспедиция, машинописное бюро. Копировально-множительное
бюро, телетайпная и др.), отдел писем (жалоб), отдел совершенствования
работы с документами и внедрения технических средств, центральный архив);
на предприятиях (объединениях), в научно-исследовательских,
проектных, конструкторских организациях и вычислительных центрах, высших
учебных заведениях и других организациях - отдел документационного
обеспечения управления или канцелярия. В их состав, как правило,
включаются: подразделения по учету и регистрации документов, контролю
32
Чуковенков, А. Ю. Правила оформления документов: Коммент. к ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы
документации: Унифициров. система орг.-распорядит. документации. Требования к оформлению док.» / А. Ю. Чуковенков,
В. Ф. Янковая. М.: ТК Велби, Проспект, 2014
33
Ларин М.В. Разработка нормативных документов по документационному обеспечению организации. - М. : ВНИИДАД,
2014
35
исполнения, совершенствованию работы с документами и внедрению
технических средств, рассмотрению обращений граждан, секретариат,
экспедиция, машинописное бюро, копировально-множительное бюро, архив;
в исполнительных органах власти (администрациях, мэриях,
префектурах и др.) и аппарате управления общественных организаций - общий
отдел. В состав общего отдела включаются: секретариат, канцелярия, группа
контроля, протокольная группа, группа совершенствования работы с
документами, группа писем (жалоб), машинописное бюро, копировально-
множительное бюро, архив;
в организациях, не имеющих в структуре службы
делопроизводства, ее функции выполняет секретарь руководителя, в
структурных подразделениях - секретарь подразделения или другое специально
назначенное лицо.
Служба делопроизводства решает два основных комплекса задач:
34
обеспечение единого порядка документирования управленческой
деятельности и организация работы с документами;
совершенствование форм и методов работы с документами.
Задачи, стоящие перед службой делопроизводства, определяют ее
функции. Обеспечение единого порядка документирования управленческой
деятельности решается выполнением следующих функций:
35
разработка и проектирование фирменных бланков, обеспечение их
изготовления;
обеспечение изготовления документов, копирования и
тиражирования документов;
контроль за качеством подготовки и оформления документов,
соблюдением установленной процедуры согласования и удостоверения
документов.
34
Сологуб О.П. Делопроизводство: Составление, редактирование и обработка документов. - М.: Омега-Л, 2014
35
Там же