Содержание
Введение .................................................................................................................. 2
Глава1.Теоретико-методологическая организация кадрового
документооборота .................................................................................................. 5
1.1 Понятие и значение документооборота .......................................................... 5
1.2 Информационная характеристика и классификация кадровой
документации ......................................................................................................... 12
1.3 Организация кадровой деятельности ............................................................ 24
Глава 2. Анализ и оценка кадрового документооборота на примере ООО
«Саянпромтранс» ................................................................................................ 28
2.1 Анализ деятельности ООО «Саянпромтранс» ............................................. 28
2.2 Кадровый документооборот в ООО «Саянпромтранс» .............................. 32
2.3 Система электронного документооборота ................................................... 48
Глава 3. Рекомендации по совершенствованию кадрового
документооборота и их оценка на примере ООО «Саянпромтранс» ....... 57
3.1 Недостатки организации кадрового документооборота ООО
«Саянпромтранс» .................................................................................................. 57
3.2 Рекомендации по совершенствованию кадрового документооборота в ООО
«Саянпромтранс» .................................................................................................. 60
Заключение ........................................................................................................... 79
Список использованной литературы .............................................................. 82
2
Введение
Современная российская экономика в качестве основной
характеристики имеет активное формирование и развитие рыночных
отношений и институтов. Ключевую роль в этом процессе должно играть
предпринимательство. Как показывает мировой опыт, чем больше
возможностей для расширения своей деятельности у класса
предпринимателей, тем более высокими являются темпы развития
национальной экономики. В этих условиях весьма значимым фактором
является обеспечение благоприятных условий развития предпринимательской
деятельности в стране.
В условиях стремительного прогресса, рыночных отношений и
конкурентной экономики своевременное и правильное решение
стратегических и тактических задач определяет жизнеспособность фирмы,
организации. Объем организационно-распорядительной документации,
образующейся в деятельности предприятия, составляет более 50 млрд. листов
документов ежегодно, что подтверждается расчетными показателями,
основанными на учетных данных Росархива.
Документ играет значимую роль в сфере управления, выступая
инструментом, средством или способом осуществления процессов
управления. Обоснованием данного утверждения, прежде всего, является то,
что вся информация, необходимая для деятельности любого учреждения,
концентрируется в документах.
Ученые-документоведы совершенно справедливо утверждают, что
состав управленческих документов тесно связан с определенной
управленческой функцией, изменение которой или потеря ею практической
значимости в учреждении, прежде всего, является причиной модификации
состава документов и оказывает непосредственное влияние на форму
документа. При анализе прослеживается следующая логическая цепочка:
функция управления – функция документа – вид документа. М.В.Ларин
3
указывает на то, что изменения в системе управления влекут за собой
изменения в системе делопроизводства, включающей в себя, помимо
организации работы с документами, процесс документирования
управленческой деятельности.
Документирование деятельности является важным аспектом работы
любого предприятия: в организациях создаются документы, отражающие
результаты и ведение производственной деятельности, финансовое состояние,
работу с персоналом, материально-техническое обеспечение и т.п. Именно
документы обеспечивают реализацию управленческих функций, в них
определяются планы, фиксируются учетные и отчетные показатели и другая
информация. В связи с этим, можно сказать, что от того как налажена работа
с документами, во многом зависят оперативность и качество принимаемых
решений, эффективность их выполнения и деятельность организации в целом.
Исследование эволюции документов управления, выявление и анализ
факторов, определяющих изменения в видовом составе документов, в их
формах, генезиса складывания документных систем на основе развития и
дифференциации управленческих функций позволяет понять закономерности
и направления развития документирования и документационного обеспечения
управления, учитывать исторический опыт при совершенствовании
современных систем документации.
Цель исследования: провести анализ документирования деятельности
ООО «Саянпромтранс».
В соответствии с целью в работе были определены задачи исследования:
- провести анализ организационной характеристики ООО
«Саянпромтранс»;
- рассмотреть и проанализировать организацию документооборота
ООО «Саянпромтранс»;
- выявить проблемы и недостатки организации документооборота
ООО «Саянпромтранс»;
- разработать рекомендации повышения эффективности
4
документооборота компании.
Объектом исследования является документационное обеспечение
деятельности ООО «Саянпромтранс».
Предметом исследования является система документирования
деятельности ООО «Саянпромтранс».
Теоретическую основу работы составили труды современных
исследователей в области делопроизводства, а также нормативно-
методические документы, материалы специализированной периодической
печати, Интернет-ресурсы.
Методологической основой послужили: исторический подход,
системный и функциональный анализ.
Структура работы строилась в соответствии с поставленной целью и состоит
из введения, трех глав, заключения, списка использованной литературы и
приложений.
5
Глава 1 Теоретико-методологическая организация кадрового
документооборота
1.1 Понятие и значение документооборота
Документооборот – это движение документов внутри организации с
момента их поступления до завершения их исполнения или отправки.
1
Правила организации документооборота – это правила, в соответствии с
которыми происходит движение документов в учреждении. Документооборот
является важным звеном делопроизводства, так как определяет не только
инстанции движения документов, но и скорость этого движения.
2
В делопроизводстве документооборот рассматривается как функция
коммуникации, реализация которой должна соотносится с общими целями
делопроизводства – информационным обеспечением управленческого
аппарата, его документирования, хранения и использования ранее созданной
информации. таким образом, документооборот напрямую связан с процессом
принятия управленческого решения. Процесс документирования
управленческого решения включает в себя информационную поддержку
решения (обеспечение достоверной информацией), документирование
решения, контроль за его выполнением. Документ есть закодированное
определенным образом и зафиксированное на специальном носителе
информационное сообщение (свидетельство), удостоверяющее, что факт
хозяйственной жизни или существует, или совершен, или должен быть
совершен. Документооборот – движение документов на предприятии от их
создания или получения от других организаций до принятия к учету,
обработке и передачи в архив. Понятие «документооборот» и сам термин
возникли в делопроизводстве в 20-е годы.
1
Кузнецов, И.Н. Делопроизводство: Учебно-справочное пособие / И.Н. Кузнецов. - М.: Дашков и К, 2016. -
520 c.
2
Михайлов, Ю.М. Кадровое делопроизводство. Как правильно и быстро оформить важнейшие документы
по персоналу / Ю.М. Михайлов. - М.: Альфа-Пресс, 2014. - 224 c.
6
В трудах крупных специалистов в области управленческого труда и
делопроизводства, таких как Д.Р. Покровский, П.М. Керженцев и др. были
сформулировали основные положения организации документооборота, даны
теоретические обоснования главных положений рациональной организации
движения документов - распределение документов по исполнителям,
сокращение инстанций их прохождения, направление документов
непосредственному исполнителю, регламентацию подписания.
3
Под документооборотом понимается движение документов с момента
их получения или создания до завершения исполнения или отправки.
Документы при этом не просто передаются из одного структурного
подразделения в другое или от исполнителя к исполнителю, а с ними
совершаются определенные делопроизводственные операции. Следовательно,
оперативность решения вопросов, зафиксированных в документах, зависит от
скорости доставки и обработки документов, что, в свою очередь, обусловлено
организацией документооборота в организации (фирме).
Основные принципы организации документооборота:
1. Прямая точность (перемещение документов осуществлялось по
наиболее короткому пути без петель и возвратных перемещений)
2. Непрерывность (непрерывная подача документов на тот уровень где
по ним принимаются решения).
3. Ритмичность (равномерность движения потоков документов,
подчинение наиболее приемлем ритму движения).
4. Параллельность (выполнение отдельных операций по обработки
документов в процессе его движения. Основное значение - сокращение
времени на прохождение документа).
5. Пропорциональность (пропорциональная, равномерная загрузка
каналов движения документов).
3
Арнаутов Г.В. Делопроизводство: Конспект лекций / Арнаутов Г.В. - Рн/Д: Феникс, 2015. - 192 c.
7
Соблюдение этих правил позволяет реализовать основной
организационный принцип службы делопроизводства - возможность
централизованного выполнения однородных технологических операций.
Основой структуры любого документооборота является документ. Все
документы (традиционные на бумаге и на магнитных носителях) в комплексе
должны быть согласованы путем соблюдения правил особенностей
представления информации на каждом из носителей.
Организация документооборота - это правила, в соответствии с
которыми должно происходить движение документов. Организация
документооборота объединяет всю последовательность перемещений
документов в аппарате управления организации (учреждения), все операции
по приему, передаче, составлению и оформлению, отправке (и подшивке)
документов в дело. Документооборот является важной составной частью
делопроизводства и информационного обеспечения управления. Четко
организованный документооборот ускоряет прохождение и исполнение
документов в организации (учреждении).
Документопотоки (англ. Document flows) - Информационные потоки,
характеризующиеся официальным характером информационного обмена, при
котором работники выступают как представители Общества или его
подразделений, и подлежащие документированию в соответствии с
требованиями Инструкции по делопроизводству.
4
Выделяют три основных типа документов, составляющих
централизованный документооборот.
1. Входящие документы
Документы, поступившие, в организацию начинают свой путь к
исполнению с экспедиции (структурного подразделения общего отдела). Там
они подвергаются экспедиционной обработке, которая заключается в проверке
правильности доставки корреспонденции, вскрытии конвертов, проверке
4
Ананьев А.М. Делопроизводство: Учебное пособие для студентов образовательных учреждений среднего
профессионального образования / Ананьев А.М. - М.: Дашков и К, 2012. - 348 c.
8
целостности вложений и предварительной сортировке документов на
регистрируемые и нерегистрируемые.
Регистрируемые документы делятся на два потока:
Документы первого потока передаются в канцелярию, второго потока
структурные подразделения. При централизованной регистрации все выше
указанные документы поступают в канцелярию.
Помощники руководителя или работник канцелярии производят
предварительное рассмотрение поступивших документов. Целью
предварительного рассмотрения поступивших документов является
распределение документов, не требующих обязательного рассмотрения
руководством, установление подразделения или лица, которым должен быть
направлен этот документ. Отсюда следует, что при предварительном
рассмотрении образуется два документопотока: в адрес руководителя
организации (учреждения) и в структурные подразделения организации.
Руководству организации (учреждения) передаются документы
вышестоящих органов управления и документы, содержащие информацию по
важнейшим вопросам деятельности организации (учреждения). Остальные
документы передаются руководителям структурных подразделений
организации (учреждения) или непосредственно исполнителям.
5
2. Исходящие документы
Проект исходящего документа составляет исполнитель, правильность
его оформления проверяет секретарь. Исходящие документы оформляются в
двух экземплярах, за исключением факсов и телефонограмм, составляемых в
одном экземпляре. Проект исходящего документа может быть согласован как
со специалистами других организаций (учреждений), так и внутри
организации.
Если документ проходит согласование с другой организацией, не
автором документа, то согласование оформляется реквизитом «грифом
5
Янковая В.Ф. Вид и разновидность документа. Классификация управленческих документов // Справочник
секретаря и офис-менеджера. -2015. - №3. – С.29-38.
9
согласования документа». Документ, проходящий согласование внутри
организации (учреждения) оформляется реквизитом «визы согласования
документа».
После подписания руководителем двух экземпляров исходящего
документа он передается на регистрацию. Отправляемые документы
регистрируются в «Журнале регистрации исходящих документов». После
регистрации и присвоения исходящему документу регистрационного номера
необходимо зафиксировать его рукописным или машинописным способом на
обоих экземплярах.
6
После регистрации документы направляются в
экспедицию. Здесь проверяется правильность оформления исходящих
документов и сортировка их по корреспондентам.
Целесообразно иметь массив постоянных адресов. После оформления
адресата на конвертах проставляются виды почтовых отправлений,
оформляется стоимость отправки, и составляются описи на почтовые
отправления. Отправка исходящих документов происходит в тот же день.
Второй экземпляр отправляемых документов или единственный экземпляр
факса (телефонограммы) подшиваются в дело.
3. Внутренние документы
Внутренние документы готовятся, оформляются в пределах одной
организации (учреждения). Прохождение их на этапах подготовки и
оформления организуются так же, как подготовка и оформление исходящих
документов, а на этапе исполнения оно совпадает с маршрутом входящих
документов. Особенность движения внутренних документов является то, что
маршруты их различны для отдельных видов документов.
Учет объема документооборота
Под объемом документооборота понимают общее количество входящих,
исходящих и внутренних документов за определенный период времени.
Учет объема документооборота организуется для установления:
6
Усманова И.В. Унификация документов – необходимая предпосылка внедрения СЭД / И.В. Усманова, Л.В.
Коровина, Л.Р. Фионова // Делопроизводство. – 2014. - №1. – С.25-29.
10
При определении объема документооборота однократно обязательно
учитываются все документы. Подсчет входящих, исходящих и внутренних
документов ведется раздельно. Отдельно учитываются машинописные копии
и копии, изготовленные средствами оперативного размножения. Общий объем
документооборота выражается дробью, числитель - количество основных
документов, знаменатель - количество копий.
Регистрация документов
Общие правила регистрации документов
Регистрация документа - запись учетных данных о документе по
установленной форме, фиксирующая факт его создания, отправления или
получения.
7
Следуя определению, регистрация документа - это присвоение
ему индекса и проставление его на документе с последующей записью данных
о документе в журнале регистрации или регистрационной карточке. Целью
регистрации является обеспечение учета, контроля и поиска документов.
Основным принципом регистрации документов является однократность.
Каждый документ должен регистрироваться только один раз.
Входящие документы регистрируются в день поступления, исходящие и
внутренние документы - в день подписания. Регистрации подлежат
документы, требующие учета, исполнения и использования в справочных
целях. В инструкции по делопроизводству организации (учреждения) в
приложении должен быть представлен перечень документов, не подлежащих
регистрации службой документационного обеспечения.
Перечень утверждается руководителем организации (учреждения), если
он включает нерегистрируемую документацию всей организации
(учреждения), или руководителем того структурного подразделения, на
документы которого перечень распространяется.
При регистрации документов используются следующие основные
справочные материалы:
7
Новоселова О.В. Межотраслевая информационная служба / О.В.Новоселова // Классификация учебно-
методических документов вуза. – 2016. - №4. – С.35-42.