11
1. Индексация документов
Индексация документов в делопроизводстве - это проставление их
порядковых (регистрационных) номеров и необходимых условных
обозначений при регистрации, указывающих место их исполнения
(составления) и хранения.
2. Регистрационный индекс документа; регистрационный номер
документа - цифровое или буквенно-цифровое обозначение, присваиваемое
документы при его регистрации.
3. Индекс входящего, исходящего и внутреннего документа, как
правило, состоит из индекса дела по номенклатуре и регистрационного номера
документа, например: регистрационный номер 06-10/96 входящего документа
включает: 06 - индекс структурного подразделения; 10 - номер
соответствующего дела по номенклатуре; 96 - индивидуальный порядковый
номер входящего документа, присвоенный ему при регистрации.
На всех входящих документах проставляется регистрационный номер
документа, фиксирующий факт и время поступления документа в
организацию (учреждение). Место проставления штампа определено
Примерной инструкцией.
12
1.2 Информационная характеристика и классификация кадровой
документации
Сотрудники отдела кадров имеют дело с большим массивом служебной
документации. Приказы, акты, справки, заявления, договоры - все эти
документы проходят через кадровую службу компании. Человеку
непосвященному может показаться, что их поток хаотичен, неуправляем.
Однако кадровые специалисты знают, что это не так. Внутри компании
существует четкий порядок, по которому каждый документ имеет свое строго
определенное место в системе организационного документооборота.
8
Документы, входящие в каждую из этих групп, имеют свои особенности.
Они предназначены для различных целей, по-разному разрабатываются,
утверждаются и вводятся в действие. В своей работе дадим общую
характеристику каждой из названных групп внутренних документов
организации.
Локальные нормативные акты
Локальные нормативные акты определяют общие принципы работы
организации. В них устанавливается режим труда и отдыха сотрудников, их
должностные функции, система оплаты труда и премирования, основные
права и обязанности сторон трудового договора.
Разрабатываются эти документы в соответствии с действующим
трудовым законодательством и не должны ему противоречить. Например,
если локальный акт устанавливает для работников дисциплинарное наказание,
которого нет в Трудовом кодексе (например, штраф или лишение права на
отпуск), то такое наказание будет считаться незаконным. Обратившись в суд
или в Гострудинспекцию, работники без труда могут оспорить неправовую
норму внутреннего документа.
8
Фионова Л.Р. Разработка табеля унифицированных форм документов организации – важный шаг для
обеспечения грамотной работы с документами // Делопроизводство. – 2014. - №3. – С.15-20.
13
Следует отметить, что большинство локальных актов обязательны для
всех сотрудников организации. Остальные предназначены только для тех
работников, чьи интересы они непосредственно затрагивают. В качестве
примера локального акта, который обязателен для всех, можно назвать
правила внутреннего трудового распорядка. Это один из самых главных
внутренних документов организации (ст. 189, 190 ТК РФ).
В качестве локального акта, действие которого распространяется только
на отдельных сотрудников, можно назвать, например, должностную
инструкцию специалиста, перечень должностных лиц с ненормированным
рабочим днем или же положение о проведении медосмотров для работников,
занятых на вредных работах.
9
Распорядительные документы.
К этому виду внутренних документов относятся приказы и
распоряжения руководителя. С их помощью директор (генеральный директор)
осуществляет полномочия по управлению организацией, предусмотренные
уставом этой организации.
Распоряжения первого должностного лица компании делятся на две
самостоятельные группы. Первая группа - приказы по основной деятельности
организации (по производственным вопросам, об утверждении в организации
штатного расписания, инструкции по кадровому делопроизводству, порядка
проведения аттестации), вторая - приказы по личному составу (о приеме на
работу, об увольнении, о переводе на другую должность, о предоставлении
отпусков, о поощрениях и дисциплинарных взысканиях).
Документы, входящие в первую группу, охватывают деятельность
организации в целом, к работе кадровой службы они относятся только
косвенно. Во вторую группу, напротив, входят документы, непосредственно
связанные с трудовой деятельностью сотрудников. Многие из этих
9
Крюкова Н.П. Документирование управленческой деятельности: учеб. пособие / Н.П. Крюкова. - М.:
Инфра-М, 2015.– 268 с.
14
документов ведутся по строго определенной форме, утвержденной
Госкомстатом России.
Документы, подтверждающие трудовую деятельность работника
Речь идет о трудовой книжке, трудовом договоре, справках о трудовой
деятельности, копиях приказов о приеме на работу и увольнении сотрудников.
Назначение этих документов заключается в том, чтобы максимально точно
отразить имеющийся у работника трудовой стаж. Дело в том, что стаж (общий
трудовой, страховой или непрерывный) имеет значение как для будущего
пенсионного обеспечения сотрудника, так и для назначения ему пособия по
временной нетрудоспособности в период работы.
10
Так, одним он из оснований еще для назначения еще трудовой пенсии он по старости еще
является пятилетний еще страховой стаж, он наличие которого он подтверждается
трудовой он книжкой сотрудника, а еще при ее он отсутствии - трудовым он договором или
еще справкой о трудовой он деятельности. На основании еще копий приказов он других
работодателей в еще трудовую книжку он работника вносятся он записи о
совместительстве, а он также оформляется он дубликат трудовой еще книжки.
Информационно-расчетные он документы
Информационно-еще расчетные документы еще ведутся кадровой он службой для еще
учета персональных он данных сотрудников, он для закрепления он информации,
связанной с еще их трудовой он деятельностью. Здесь мы он должны прежде еще всего
отметить он личную карточку еще работника, штатное он расписание, график он отпусков,
табель еще учета рабочего он времени, график еще сменности, личные еще дела. Форма
большинства он этих документов он также унифицирована.
Внутренняя служебная еще переписка
Внутренняя он переписка в организации он используется для он
документального оформления он всех кадровых он решений. Например,
руководитель он структурного подразделения, еще желая наказать еще подчиненного за еще
прогул, требует он от него еще объяснительную записку. А затем обращается к еще
10
Басаков М.И. Документационное обеспечение управления: Учебник / М.И. Басаков. - Рн/Д: Феникс, 2013.
- 350 c.
15
директору организации с он докладной запиской, в еще которой просит еще привлечь
виновного еще сотрудника к дисциплинарной еще ответственности. Если же он речь идет
о еще поощрении работника он за трудовые еще заслуги, начальник еще направляет в адрес он
директора представление о еще поощрении работника.
При помощи еще внутренней служебной еще переписки происходит он также
официальный он обмен мнениями еще между должностными еще лицами организации, еще
между должностными он лицами и руководством еще организации.
Журналы учета и еще контроля
Регистрационные еще журналы (книги) он ведутся в организации еще для учета он
кадровой документации (еще приказов по еще кадрам, трудовых он книжек, личных еще дел,
удостоверений еще личности). Правильный еще учет документа (с еще присвоением
определенного он номера и с отметкой о он дате регистрации) еще придает ему он
юридическую силу (он силу доказательства), еще при помощи он которой работодатель еще
может с уверенностью он победить в трудовом он споре с работником.
11
Формы некоторых он журналов и книг он утверждаются официальными он
органами, другие он же формы еще разрабатываются самой он организацией. Например,
форма он книги учета еще движения трудовых еще книжек и вкладышей к он ним утверждена
он постановлением Минтруда еще России от 10 он октября 2003 г. № 69. А журнал учета
еще личных дел он или журнал он учета прохождения еще медицинских осмотров он не имеет еще
рекомендуемой формы, еще поэтому разрабатывается он самой организацией еще по
своему он усмотрению.
Информационные показатели, он характеризующие работу с еще кадрами,
отражаются в он комплексах документов, он создаваемых и обрабатываемых в еще
кадровых службах. Под обобщающими еще понятиями «кадровая еще документация»
или «он документация по он личному составу» еще подразумевают широкий он круг
документов, еще содержащих сведения о он работниках предприятия и он деятельности
самой еще кадровой службы: он персональные и учетные еще документы, плановые и еще
отчетно-статистические, еще организационно-распорядительные.
11
Иритикова В.С. Как оформить переходящие дела? // Делопроизводство и документооборот на
предприятии. – 2014. – №11. – С.76-84.
16
Разновидности документов еще по функциям и он задачам управления он кадрами
включены в еще Общероссийский классификатор еще управленческой документации (еще
документы по еще приему, переводу и он увольнению работников, он по оформлению он
отпусков, поощрений, еще дисциплинарных взысканий и др.)
В состав кадровой он документации входят еще следующие документы:
- он трудовой договор (еще контракт);
- приказ (он распоряжение) о приеме еще на работу (он форма №Т-1);
- личная еще карточка (форма № Т-2);
- еще приказ (распоряжение) о он предоставлении отпуска (он форма № Т-6);
- приказ (он распоряжение) о прекращении он трудового договора (еще
контракта) (форма № Т-8);
- еще табель учета он рабочего времени (он форма № Т-13);
- личные еще заявление работников еще предприятия;
- графики он отпусков;
Приказ о он наложении дисциплинарного он взыскания
Трудовой еще договор – соглашение он между работодателем и еще работником, в
соответствии с еще которым работодатель он обязуется предоставить он работнику
работу еще по обусловленной еще трудовой функции, он обеспечить условия он труда,
предусмотренные он Трудовым кодексом РФ, еще законами и иными еще нормативными
правовыми еще актами, коллективным он договором, соглашениями, он локальными
нормативными он актами, содержащими он нормы трудового он права, своевременно и
в еще полном размере он выплачивать работнику он заработную плату, а еще работник
обязуется он лично выполнять он определенную этим еще соглашением трудовую он
функцию, соблюдать еще действующие в организации еще правила внутреннего он
трудового распорядка.
12
Сторонами трудового еще договора являются:
- в еще качестве работодателя – он предприятие любой он формы
собственности, еще учреждение, организация, он отдельные граждане;
12
Панасенко, Ю.А. Делопроизводство: документационное обеспечение управления: Учебное пособие / Ю.А.
Панасенко. - М.: ИЦ РИОР, НИЦ ИНФРА-М, 2013. - 112 c.
17
- в еще качестве работника – он граждане, достигшие 16 он лет;
В трудовом еще договоре указываются:
- он фамилия, имя, еще отчество работника и еще наименование работодателя, еще
заключивших договор.
Существенными условиями еще трудового договора еще являются:
- место он работы (с указанием он структурного подразделения);
- он дата начала еще работы;
- наименование еще должности, специальности, он профессии с указанием
он квалификации в соответствии еще со штатным еще расписанием организации еще или
конкретная он трудовая функция.
Если в соответствии с он федеральными законами с еще выполнением работ еще по
определенным он должностям, специальностям еще или профессиям он связано
предоставление он льгот либо еще наличие ограничений, он то наименование он этих
должностей, еще специальностей или еще профессий и квалификационные он требования
к ним еще должны соответствовать еще наименованиям и требованиям, он указанным в
квалифицированных он справочниках, утверждаемых в он порядке,
устанавливаемом еще правительством Российской он Федерации;
- права и еще обязанности работника;
- еще права и обязанности еще работодателя;
- характеристики он условий труда, еще компенсации и льготы он работникам
за он работу в тяжелых, еще вредных и опасных он условиях;
- режим еще труда и отдыха;
- еще условия оплаты он труда (в том он числе размер еще тарифной ставки он или
должностного еще оклада работника, еще доплаты, надбавки и еще поощрительные
выплаты);
- он виды и условия еще социального страхования, еще непосредственно
связанные с еще трудовой деятельностью.
Приказ о расторжении еще трудового договора он по инициативе еще работника
носит он распорядительный характер. Срок хранения еще такого приказа он составляет
18
семьдесят еще пять лет. В тексте приказа он не допускается еще сокращений, опечаток и он
ошибок в информации.
Приказ о расторжении он трудового договора он по инициативе он работника
может еще составляться, как он индивидуально (форма Т-8), он так и сводно он на
несколько он работников (форма Т-8а), еще но содержащий он одно распорядительное еще
действие. Приказ о расторжении он трудового договора он по инициативе еще работника
подписывается он личной (собственноручной) он подписью руководителя он
организации, или он лицо, уполномоченное он на это еще учредительными
документами.
13
В период временного он отсутствия руководителя он подписывает
лицо, он исполняющее его он обязанности по еще приказу (например, он главный инженер
он или заместитель). еще При этом в еще приказе обязательно он делается ссылка он на
исполнение он обязанностей, указываются он фамилия и инициалы еще замещающего
работника, а еще не отсутствующего он руководителя.
Приказ, подписанный с он использованием факсимиле, а он также
неуправомоченным он лицом не он имеет юридической он силы.
После подписания еще приказ датируется и еще нумеруется, и обязательно он
работник ознакамливается с он приказом под он роспись в день он увольнения и
делается он запись в трудовую еще книжку.
Таким образом, еще Приказ о расторжении еще трудового договора он по
инициативе еще работника носит он распорядительный характер и еще имеет важное он
значение как еще для работника, он так и для еще организации, т.к. он регулирует он
трудовые отношения и он его правильное еще оформление помогает в еще разрешении
трудовых еще споров и конфликтов.
Свободные строки он могут при еще необходимости заполняться он данными по еще
усмотрению организации. После заполнения еще раздела «Общие он сведения» лицо,
он оформляемое на еще работу, подписывает он личную карточку и он проставляет дату еще
заполнения. Свободные сроки в п.6. раздела I предназначены он для названия и он
даты окончания он второго образовательного еще учреждения высшего еще или среднего
13
Подобед, М.А. Делопроизводство в органах исполнительной власти / М.А. Подобед. - М.: Приор, 2002. -
224 c.
19
еще профессионального образования. При заполнении п.12 раздела I организации он
необходимо именовать еще так же, как еще они назывались в он свое время, еще военную
службу он записывать с указанием еще должности.
В разделе III с еще каждой записью, еще вносимой на он основании приказа о еще
приеме на он работу и переводах он на другую он постоянную работу, он администрация
обязана еще ознакомить работника еще под расписку в еще графе 11.
В разделе IX «еще Дополнительные сведения» еще для полноты он учета лиц, еще
обучающихся в очно-еще заочных, заочных, он экстернатных отделениях он учреждений
высшего и он среднего профессионального еще образования, следует еще проставлять
даты еще поступления в образовательное еще учреждение и его еще окончания. Личные
карточки он таких работников он рекомендуется хранить он отдельно до еще окончания
ими он образовательных учреждений.
14
В том же еще разделе следует еще записывать и другие еще данные о работнике.
Приказ (распоряжение) о еще предоставлении отпуска (он форма № Т-6)
применяется еще для оформления еще ежегодного и других он видов отпусков, он
предоставляемых работникам в он соответствии с Трудовым еще кодексом,
действующими еще законодательными актами и он положениями, коллективным он
договором и графиками еще отпусков. Заполняется в двух он экземплярах: один он
остается в отделе еще кадров, другой еще передается в бухгалтерию. Подписывается
начальником еще структурного подразделения и он руководителем организации.
На основании еще приказа о предоставлении еще отпуска отдел еще кадров делает он
отметки в личной он карточке работника, а он бухгалтерия производит он расчет
заработной еще платы, причитающейся еще за отпуск. При предоставлении он отпуска без
еще оплаты рядом с он указанием о количестве еще дней отпуска еще указывается «без еще
оплаты». В разделе «он Начислено» в графе 1 в он пустых строках еще указываются
месяцы, еще по которым еще начислена заработная он плата.
Табель учета он использования рабочего он времени и расчета он заработной
платы (он форма № Т-12) применяется он для учета он использования рабочего он
14
Вялова Л.А. Как разработать «бумажный» табель форм документов? // Делопроизводство и
документооборот на предприятии. – 2016. - №5. – С.40-44.
20
времени всех он категорий служащих, он для контроля он за соблюдением еще рабочими и
служащими он установленного режима он рабочего времени, а он также для он
составления статистической еще отчетности по он труду.
Составляются в одном он экземпляре уполномоченным еще на это еще лицом, после
еще соответствующего оформления еще передаются в бухгалтерию.
Отметки в табеле о еще причинах неявок он на работу он или о работе в еще режиме
неполного еще рабочего дня, еще работе в сверхурочное еще время и других еще отступлениях
от он нормальных условий еще работы должны он быть сделаны еще только на он основании
документов, еще оформленных должным еще образом (листок еще нетрудоспособности,
справка о он выполнении государственных еще или общественных еще обязанностей и
т.п.). Для отражения он использования рабочего он времени за он каждый день в он табеле
(форма № Т-12. Графы 3,5; форма № Т-13, он графа 3) отведено еще две строки: он одна
строка еще для отметок еще условных обозначений еще видов затрат еще рабочего времени, а еще
другая для еще записи количества еще часов по еще ним.
15
Учет использования он рабочего времени он осуществляется в табеле еще методом
сплошной еще регистрации явок и еще неявок на он работу либо еще регистрации только еще
отклонений (неявок, он опозданий и т.д.).
Личные заявления еще работников предприятия о он приеме, переводе он или
увольнении он пишутся от еще руки, в свободной он форме или он на трафаретном он бланке,
разработанном он на предприятии. В заявлении следует еще указывать следующие еще
реквизиты: адресат, он наименование структурного еще подразделения,
наименование еще вида документа, еще текст, дату, еще подпись, расшифровку он подписи.
На заявлении он ставится резолюция и он делается отметка он об исполнении. В
дальнейшем заявление еще отправляется в дело.
Приказ о наложении он дисциплинарного взыскания
он Согласно ст. 192 ТК РФ он за совершение еще дисциплинарного проступка, т.е.
неисполнение или он ненадлежащее исполнение еще работником по он его вине он
15
Басовская, Е.Н. Делопроизводство: Учебное пособие / Е.Н. Басовская, Т.А. Быкова Л.М. Вялова, Е.М.
Емышева. - М.: Форум, 2014. - 256 c.