71
к еще соответствующей информации, т.е. не знающих еще ключа, с помощью еще которого
можно еще расшифровать сообщение. Перехват зашифрованных он данных в этом еще
случае бесполезен.
Для защиты он данных от он случайных или он преднамеренных искажений в он
канале связи еще используется контрольная он последовательность - имитовставка.
Она вырабатывается он путем криптографического еще преобразования шифруемого
он сообщения и ключа еще шифрования и представляет еще собой последовательность еще
данных фиксированной еще длины. Имито-вставка еще передается по еще каналу связи еще
вместе с зашифрованным еще сообщением. Поступившее зашифрованное еще
сообщение расшифровывается, еще вырабатывается контрольная еще имитовставка,
которая еще сравнивается с имитовставкой, он полученной из он канала связи. В случае
несовпадения он имитовставок все еще расшифрованные данные еще считаются
искаженными и он бракуются.
37
Проблема установления он истинности документа и он личности
подписавшего он этот документ он лица приобретает еще особое значение еще во многих еще
системах, связанных с еще юридической ответственностью еще за принимаемые еще
решения, таких, еще как системы он государственного и военного он управления,
финансовые и он банковские системы, он системы, связанные с он распределением
материальных он ценностей, и другие.
Эта проблема он решается с помощью еще так называемой он электронной
подписи (он ЭЦП), которая он дает возможность еще заменить традиционные он печать и
подпись и, еще не меняя он самого документа, он позволяет проверить еще подлинность и
авторство еще полученной информации. Для выработки он электронной подписи он
также используются он методы асимметричных он криптографических
преобразований. Каждый пользователь, он обладающий правом он подписи,
самостоятельно еще формирует личные он закрытый и открытый он ключи подписи.
Закрытый ключ еще подписи используется еще для выработки он электронной цифровой он
подписи и должен он сохраняться пользователем в он тайне, что он гарантирует
37
Рогожин, М.Ю. Делопроизводство в кадровой службе: Учебно-практическое пособие / М.Ю. Рогожин. -
М.: Проспект, 2013. - 784 c.
72
невозможность он подделки документа и он цифровой подписи еще от его еще имени
злоумышленником.
Открытый ключ он используется для он проверки подлинности он документа, а
также еще для предупреждения еще отказа подписавшего он его от еще своей подписи. Знание
открытого он ключа не еще дает возможности он определить секретный еще ключ. Открытые
ключи он подписи всех еще пользователей сети еще конфиденциальной связи еще
объединяются в справочники еще открытых ключей.
38
Таким образом, он каждому
пользователю он конфиденциальной сети, еще обладающему правом он подписи,
необходимо еще иметь закрытый он ключ подписи и еще справочник открытых он ключей.
Система криптографической еще защиты информации (еще СКЗИ) встраивается
в еще различные оболочки еще программных комплексов, в еще системы электронной он
почты, информационно-он справочные системы и еще прикладное программное он
обеспечение для он защиты информации еще от несанкционированного еще доступа и
искажения еще при ее еще хранении на еще дисках и передаче он по каналам он связи.
4. Совершенствование автоматизации он системы электронного он
документооборота.
Для такой он крупной организации он как ООО «еще Саянпромтранс», имеющей он
разветвленную структуру и еще филиалы, наиболее еще эффективной формой он
использования стандартов и еще нормативных актов, он регламентирующих
документационное он обеспечение деятельности еще предприятия, является еще создание
корпоративной еще информационной системы. Это позволило он бы все еще
перечисленные материалы еще представлять в виде еще электронных текстов, он доступ к
которым еще может быть еще возможен с любого еще рабочего места еще корпоративной сети.
Создание единой еще корпоративной информационной еще системы позволило еще бы
сократить еще время на еще передачу, согласование и еще подписание документов. А также
уменьшение еще ошибок в организации еще документооборота.
Как уже еще говорилось ранее, еще предприятию необходимо еще использовать
программу "1С: он Система электронного еще документооборота "Управление еще
38
Кожанова Е.Н. Организация делопроизводства с нуля // Справочник секретаря и офис-менеджера. – 2013. -
№1. – С.14-22.
73
делами" на он базе "1С: Предприятие".
он Управленческая деятельность он основана на он реализации всех он
перечисленных видов он информационных технологий в он соответствии с
последовательностью и еще содержанием отдельных еще этапов процесса он принятия
решений. Поэтому современные он информационные технологии еще обеспечения
управленческой он деятельности основаны еще на комплексном еще использовании
различных еще видов информационных еще процессов на он базе единого он технического
комплекса, он основой которого еще являются средства еще компьютерной техники.
Управление организацией он основано на еще следующих процессах:
- он получение информации и еще ее обработка;
- он анализ, подготовка и еще принятие решений;
- еще выполнение решений;
- еще учет и контроль он принятых решений.
Деятельность служб еще делопроизводства направлена еще на организационное
и он документационно - информационное он обеспечение указанных он процессов.
Делопроизводственные функции он формализованы и закреплены еще
соответствующими государственными и еще отраслевыми стандартами и еще
нормативными документами, еще что создает он основу их он автоматизации с
использованием еще информационных компьютерных еще технологий. Реализация
этой он задачи позволяет еще повысить эффективность еще делопроизводственной
деятельности и еще как следствие, - еще управления организацией.
Автоматизация делопроизводства он преследует достижение он следующих
целей в он области работы с еще документами:
- регистрация он всей поступающей еще корреспонденции, включая еще письма,
с последующим он направлением корреспонденции еще на рассмотрение он руководству
организации еще или в ее он структурные подразделения;
- еще регистрация всей он исходящей корреспонденции и еще ее внутренних еще
документов;
- списание еще документов в дело в еще соответствии с принятой в он
74
организации номенклатурой он дел;
- осуществление еще контроля за он исполнением поручений;
- он поиск документов.
Что же он касается эффективности, он то автоматизация еще делопроизводства
преследует еще следующие цели:
- еще создание для он исполнителей необходимых он условий для он повышения
доли еще интеллектуального производительного еще труда по еще содержательной и
смысловой еще работе с документами и он снижения трудозатрат он на рутинные еще
операции;
- исключение он дублирования работы еще по вводу еще информации о
документе он на различных еще участках работы с он ним;
- повышение он оперативности и качества еще работы документами;
- он упорядочение документооборота.
В области контроля еще над исполнительской он дисциплиной:
- обеспечение еще контроля исполнения;
- он обеспечения автоматизированного еще контроля прохождения он
документов в подразделениях еще организации с момента он их получения он до
завершения еще исполнения;
- обеспечения еще автоматизированного упреждающего он контроля
своевременного он исполнения документов, еще оперативное получение он информации
о состоянии еще исполнения и месте еще нахождения любого он документа.
В области организации он доступа к информации:
- он обеспечение централизованного он хранения текстов он документов,
подготовленных в еще электронной форме, а он также всех он поступающих документов
с еще возможностью организации он логического связывания еще документов,
относящихся к еще одному вопросу;
- он обеспечение оперативного еще поиска документов.
Очевидно, что он полнофункциональная система, еще такая как "еще Управление
делами" еще умеет не еще только организовывать он сложные маршруты еще движения
документов (он последовательно-параллельные, с он условным ветвлением, он
75
циклами и даже он самостоятельным принятием он управленческих решений, он когда
это еще возможно), но и он контролировать их еще исполнение, вести еще аудит,
оптимизировать он загрузку сотрудников и он делает многое еще другое.
Исходя из он этого, система еще как минимум он обеспечивает:
- единую еще регистрацию всей он поступающей корреспонденции, еще
включая письма и еще обращения граждан, с он последующим направлением еще
документов на еще рассмотрение руководству еще организации или в еще ее структурные еще
подразделения;
- единую еще регистрацию всей он исходящей корреспонденции и еще
внутренних документов еще организации;
- регистрацию он движения документов еще внутри организации, он включая
резолюции, еще отчеты об еще исполнении, согласование (он визирование) документов;
- еще списание документов в еще дело в соответствии с он принятой в
организации еще номенклатурой дел;
- еще контроль своевременного еще исполнения поручений, он обращений
граждан, еще организаций, резолюций и он указаний руководства, он проверку
правильности и он своевременности исполнения еще документов;
- поиск он документов и получение он статистических отчетов он по
документообороту он организации;
- формирование еще реестров отправки еще для экспедиции еще учреждения или он
отправку документов с он помощью систем еще электронной почты.
Эффект от еще внедрения системы "еще Управление делами":
- он повышение исполнительской он дисциплины, прозрачности и еще
управляемости работы он компании;
- экономия еще времени на еще всех этапах еще деятельности персонала он за счет он
использования безбумажной еще технологии работы с еще документами;
- обеспечение еще быстрого поиска он информации с возможностью он
оперативного доступа к он информационной базе;
- еще вовлечение всех еще сотрудников в единую он информационную среду он
76
предприятия;
- повышение он общего уровня он корпоративной культуры он предприятия.
Итак, внедрение он полноценной системы еще автоматизации
делопроизводства еще предусматривает комплекс еще организационно-технических еще
мероприятий, решающих еще большинство перечисленных он выше проблем еще на
основе еще внедрения единой он для всех он сотрудников предприятия еще дисциплины
работ с он офисной и производственной он информацией. В конечном счете, еще при
внедрении еще систем электронного он делопроизводства достигается еще повышение
оперативности он управления ресурсами он организации, выявляются еще ее резервы и он
перспективы роста еще для укрепления он позиций на он рынке.
Также можно еще предложить разработать еще имеющий доказательственную он
силу для еще судов, удобный и еще практичный правовой он механизм организации он
электронного документооборота в он компании, не еще влекущий усложнение он ее
деятельности и он связанных с этим еще дополнительных затрат, и еще включающий
разработку еще пакета следующих он основных документов:
1. Типового соглашения еще об электронном еще документообороте с
контрагентами.
Используется в качестве еще самостоятельного соглашения он или части еще
общего коммерческого еще договора для еще придания юридической еще силы как еще
документам и действиям, еще уже переданным и он произведенным с использованием
он средств электронной еще связи, т.е. за прошлый он период, так и еще для формирования еще
договорных отношений в еще будущем.
2. Регламента электронного он документооборота в компании.
Определяет технологию еще осуществления электронного еще
документооборота внутри он компании с учетом еще особенностей ее еще организации и
деятельности.
3. Должностной инструкции в он отношении сотрудников, еще использующих
средства еще электронной связи в он электронном документообороте.
Регулирует права, он обязательства и ответственность, он должностных лиц еще
компании, осуществляющих он электронный документооборот с он ее
77
контрагентами.
Применение юридической он системы электронного он документооборота
компании (он ЮСЭД) позволит он построить безрисковую еще систему
документооборота и он электронного сообщениях с еще контрагентами компании, он
урегулировать не он имеющие доказательственной еще силы сложившиеся он
отношения по еще сделкам и другим еще коммерческим операциям, он обеспечить
гарантии еще защиты интересов еще компании в формируемых он отношениях и
положительного он разрешения споров.
Проведенный анализ он организации документооборота в он ООО
«Саянпромтранс» еще позволил сделать еще ряд выводов еще об имеющихся он недостатках в
делопроизводстве еще предприятия:
1. недостатки еще организации делопроизводства;
2. еще отсутствие положения (еще регламента) об он экспертной комиссии;
3. он отсутствие электронной еще подписи при он пересылке документов;
4. еще необходимость совершенствования еще системы электронного он
документооборота.
Что касается он экспертной комиссии, еще то в связи с он тем, что в он ООО
«Саянпромтранс» он создана комиссия еще по проведению еще экспертизы ценности еще
документов, необходимо еще разработать положение, еще которое бы он
регламентировало ее он деятельность. Этого будет еще достаточно для он устранения
недостатка. Положение о комиссии он по проведению он экспертизы должен еще
составлять квалифицированный еще специалист в области еще делопроизводства,
утверждаться он Генеральным директором он ООО «Саянпромтранс».
он Что касается он отсутствия электронной он подписи при еще пересылке
документов, еще то здесь он необходимо внедрить еще использование единой он технологии
создания он эффективных средств он криптографической защиты еще информации
(СКЗИ), еще разработанной МО еще ПНИЭИ и решающей он задачи конфидициальности
он информации, что еще позволит предприятию он не только еще ускорить
документооборот, еще но и избежать он ошибок и утери он информации.
Методы криптографического он преобразования конфиденциальной он
78
информации обеспечивают еще защиту ее он от несанкционированного еще доступа к ней
в он процессе хранения и еще обработки в информационных он системах, передачу еще
конфиденциальной информации он по каналам он связи телекоммуникационных он
систем, установление еще подлинности передаваемых он сообщений, хранение он
информации (документов, он баз данных) он на носителях в еще зашифрованном виде.
Что касается он необходимости совершенствования еще системы электронного
еще документооборота, то в он данном случае он это приведет он не только к еще ускорению
документооборота, еще возможности пользования он различными работниками он
дополнительных преимуществ, он но и к устранению он недостатков в организации
еще делопроизводства и устранению еще существующих ошибок.
Комплексное решение он по организации он электронного документооборота,
еще обеспечивающее управление еще информационными потоками и еще документами
компании он должно быть еще ориентировано на то, еще что предприятие еще работает на еще
программе "1С: Предприятие", он соответственно и документооборот еще
желательно вести еще на этой он же платформе "1С: еще Система электронного еще
документооборота "Управление еще делами", что еще позволит осуществлять еще целый
ряд он дополнительный функций. А также данная он система рассчитана он на работу
в еще рамках всей он организации со он сложной схемой он информационных потоков.
Также можно еще предложить разработать он имеющий доказательственную он
силу для еще судов, удобный и он практичный правовой он механизм организации еще
электронного документооборота в он компании, не он влекущий усложнение еще ее
деятельности и он связанных с этим он дополнительных затрат, и он включающий
разработку он пакета следующих еще основных документов:
1. Типового соглашения еще об электронном еще документообороте с
контрагентами.
2. Регламента электронного еще документооборота в компании.
3. Должностной инструкции в он отношении сотрудников, он использующих
средства он электронной связи в он электронном документообороте.
79
Заключение
Обобщая проведенный еще анализ можно он сделать ряд он обобщающих
выводов. В современной социально-он экономической обстановке в еще условиях
поиска еще оптимальных путей он информатизации общества и еще вхождения России в он
мировое информационное еще пространство первостепенное еще значение
приобретает еще решение многоаспектной он проблемы организационно-еще правового
регулирования он документационного обеспечения он управления (ДОУ), еще при
помощи еще которого процессы он документирования, организации еще документов и
документооборота он приобретают нормативный он или упорядоченный еще характер.
Приоритетными следует еще сегодня признать еще документоведческие, правовые, еще
экономические, организационные, он кадровые и другие еще аспекты.
В любой организации еще существует документооборот. Документация
бывает еще различных типов (еще систем), основными еще можно назвать еще такие типы, еще как:
организационно-он правовая документация, он распорядительная, информационно-еще
справочная, плановые еще документы, отчетная еще документация, договорная он
документация. Документооборот предприятия еще или учреждения, он как известно, он
не должен он быть стихийным еще или произвольным. Для его еще правильной
организации еще требуется тщательный он анализ как он документальной, так и еще
управленческой деятельности он предприятия, т. к. рационализация ведет к он
сокращению инстанций, он через которые еще проходит документ еще при согласовании
и еще подписании, к прямоточности он движения документов, еще исключению
повторных еще инстанций и возвратности. В конечном итоге еще происходит
значительная еще экономия рабочего еще времени и материальных он ресурсов.
Движение документов еще на предприятии он предопределено его еще
управленческим процессом. Анализ документооборота еще предполагает
тщательное еще изучение организационной он стороны управления: он положения об еще
организации, регламента, еще штатного расписания, еще должностных инструкций он
работников и руководителей. Это позволит он определить тип еще делопроизводства,
проанализировать еще распределение обязанностей он между руководителями, еще четко
80
очертить еще их права и еще компетенцию, изучить еще взаимосвязь разных он уровней
управления и еще производства.
Цель анализа еще документооборота состоит в еще том, чтобы еще исключить
возвратность и он задержку, а значит, еще повысить скорость и еще качество исполнения еще
конкретного задания. Анализ документооборота еще ООО «Саянпромтранс» он
показал, что он документирование деятельности он компании ведется еще на высоком он
уровне, в том еще числе в компании он внедрена система еще электронного
документооборота. Но также он были выявлены он ряд недостатков: еще отсутствие
четкого он порядка регистрации он документов; нарушения еще правил оформления и он
подготовки документов; он отсутствие номенклатуры он дел предприятия.
Устранить данные еще ошибки и недостатки еще возможно путем он автоматизации и
внедрения еще более подходящего еще для деятельности он конкретного анализируемого
еще предприятия программного он продукта.
Комплексное решение он по организации он электронного документооборота,
еще обеспечивающее управление еще информационными потоками и он документами
компании он должно быть еще ориентировано на то, еще что предприятие еще работает на он
программе "1С: Предприятие", еще соответственно и документооборот еще
желательно вести он на этой еще же платформе "1С: он Система электронного он
документооборота "Управление еще делами", что еще позволит осуществлять еще целый
ряд он дополнительный функций. А также данная он система рассчитана он на работу
в он рамках всей он организации со еще сложной схемой еще информационных потоков.
Наряду с вышеперечисленными еще нарушениями в организации еще
документооборота, было еще обнаружено, что он на предприятии еще ООО
«Саянпромтранс» еще создана комиссия еще по проведению он экспертизы ценности еще
документов, но еще не разработано еще положение, которое он бы регламентировало еще ее
деятельность. Разработка данного он регламента устранит еще названный недостаток.
Положение о комиссии он по проведению еще экспертизы должен он составлять
квалифицированный он специалист в области он делопроизводства, утверждаться он
Генеральным директором он ООО «Саянпромтранс».
еще Следующим был еще выявлен такой еще недостаток деятельности, он как