51
подготовки и он передачи документов он это может еще затянуться надолго.
Наличие функций еще организации совместной еще подготовки и согласования он
документов в СЭД он позволяет быстро еще передать проект еще документа всем еще
заинтересованным сторонам, он собрать сделанные он замечания, сформировать он
новый вариант еще документа, сделать еще это необходимое еще число раз в еще достаточно
небольшой он отрезок времени.
30
В процессе подготовки еще можно сохранять в еще
системе все еще промежуточные версии он документа. СЭД дает он возможность четко он
контролировать каждую еще стадию подготовки еще документа, сроки еще ее прохождения
и он узнать, что в он данный момент с еще документом происходит и еще кто с ним он работает.
Когда наступает он время выполнять еще принятые решения, еще СЭД позволяет еще
быстро и точно он передать исполнителям еще всю информацию, еще необходимую им еще
для работы, и еще получить обратную он связь от еще всех сторон, еще вовлеченных в
конкретное еще дело.
Регистрация документов – еще одна из он важнейших операций в еще
информационно-документационном он обеспечении. Одним из он важнейших
результатов он организации СЭД еще является кардинальное он улучшение
информационного он обеспечения работы он управленческого персонала. Если
любой он сотрудник, прежде еще чем готовить еще новый документ, в еще любой момент еще
может непосредственно еще на своем еще рабочем месте, он сделав всего он несколько
щелчков еще мыши, получить он информацию о ранее еще созданных, поступивших он
документах по еще данному вопросу, он как находящихся в он текущем
делопроизводстве, он так и за еще прошлые годы, еще это сразу еще существенно поднимает еще
качество подготовки еще управленческих документов. Кроме того, еще такая система он
позволяет избежать он параллелизма в работе еще подразделений, исключить еще
подготовку подразделениями (еще департаментами, отделами) еще не согласованных, еще
зачастую противоречащих он друг другу он документов.
В ходе регистрации в он регистрационную форму (еще карточку) заносятся еще
30
Папков А.М. Размещение табеля и альбома форм документов на корпоративном сайте //
Делопроизводство и документооборот на предприятии. – 2015. - №5. – С.30-39.
52
следующие сведения о еще поступившем документе:
- еще дата получения;
- еще регистрационный номер, он присваиваемый документу он
учреждением-получателем;
- он дата документа;
- еще регистрационный номер еще документа, присвоенный еще ему
учреждением-еще автором;
- автор (он корреспондент) – то еще есть чей еще это документ;
- он заголовок (о чем он документ, то еще есть краткое он содержание
документа);
- он резолюция (исполнитель, он содержание поручения, еще подпись автора еще
резолюции, дата);
- еще срок исполнения;
- он исполнитель (кто с еще ним работает);
- еще ход исполнения (еще фиксируются все еще передачи документа и еще как
исполнен);
- № еще дела (куда еще документ помещен еще после исполнения).
он Однако внедрение еще современных технологий в он то же он время влечет еще за
собой и он определенные изменения в он технологиях работы с еще документами,
сложившихся в он традиционном делопроизводстве.
Необходимо отметить, он что сроки еще хранения, устанавливаемые он
нормативными документами, еще являются минимальными, он то есть еще меньше
хранить еще нельзя, но еще организация с учетом он своих потребностей еще может хранить еще
документы и дальше в еще течение любого еще необходимого ей он срока. Этот вопрос еще
становится особенно он актуальным именно он при переходе к он хранению
документов в он электронной форме, еще так как он возможности по еще хранению и
оперативному он поиску документов в еще электронной форме еще значительно
превышают еще возможности хранения еще бумажных документов, а еще значит,
документы в еще электронной форме еще могут использоваться еще для информационно-он
53
справочной работы в еще течение значительно он большего периода он времени.
Традиционно при еще регистрации каждому еще документу присваивается еще
регистрационный номер. В бумажных системах еще регистрации сотрудник, еще
регистрирующий документы, еще при регистрации он смотрит на он регистрационный
номер еще последнего документа и он присваивает поступившему еще документу
следующий он порядковый номер, еще который вносится в еще карточку документа и он
проставляется от он руки или еще нумератором на еще поступившем документе.
В автоматизированной системе, он настроенной на он совместимость и
преемственность с он традиционными делопроизводственными еще технологиями,
тот он же номер еще присваивается компьютером и он затем переносится он на
поступивший он документ: от еще руки, надпечатывается еще на принтере еще или печатается
еще на специальной он этикетке вместе еще со штрихкодом и еще затем наклеивается он на
поступивший еще документ.
31
Принцип присвоения еще регистрационного номера еще для исходящего еще или
внутреннего еще документа такой же, он только к валовому он номеру исходящего он
документа может еще добавляться дополнительные еще буквенно-цифровые он индексы,
облегчающие в еще дальнейшем нахождение он нужного документа еще по его он номеру:
индекс еще структурного подразделения, он подготовившего документ, он номер дела он
по номенклатуре, еще индекс вида еще документа и т. п.
Вся нумерация он ведется в течение еще года, и в каждом он году начинается еще
опять с номера 1. При такой он системе для он нахождения документа еще нам
необходим он набор поисковых он признаков, однозначно еще описывающий документ
в еще системе. В регистрационной системе он внутри организации еще это вид еще документа,
его еще дата и номер.
При организации он баз данных, в он том числе и он по документам, еще каждой
карточке он присваивается уникальный еще идентификационный номер, еще который не он
повторяется во он всей базе он данных. Именно наличие он такого номера еще позволяет
программам еще работать с записями о он документах в системе. Этот номер еще
31
Лукашенко Г.П., Демьянов З.А. Развитие документооборота - путь развития бизнеса // Секретарское дело.
– 2013. - №3. - С.23.
54
однозначно идентифицирует он документ, вне еще зависимости от еще его вида, он даты,
автора и т. п. Он является он именно уникальным еще идентификатором документа.
Фактически, зная еще этот номер, еще нам не еще нужны какие-еще то другие еще данные, так еще как,
введя он этот номер в он СЭД, мы он сразу получим еще на экран еще карточку данного он
документа, а если он система полнотекстовая - еще то и сам еще документ.
В ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы он документации.
Унифицированная система он организационно-распорядительной еще документации.
Требования к оформлению еще документов» предусмотрен он реквизит 30
«идентификатор еще электронной копии еще документа». Однако в еще разделе 3 ГОСТ «еще
Требования к оформлению еще реквизитов документов» в еще пункте 3.30 указано, что
«еще идентификатором электронной еще копии документа он является отметка (еще
колонтитул), проставляемая в еще левом нижнем он углу каждой он страницы документа
и еще содержащая наименование он файла на еще машинном носителе, еще дату и другие он
поисковые данные, он устанавливаемые в организации».
еще Аналогичное описание еще данного реквизита, еще основанное на еще ГОСТ Р 6.30-
2003, дано и в Типовой он инструкции по еще делопроизводству, где в еще пункте 2.6.27
указано:
«Идентификатором он электронной копии еще документа является еще отметка
(колонтитул), еще проставляемая в левом еще нижнем углу еще каждой страницы он
документа и содержащая он наименование файла он на машинном он носителе, дату и еще
другие поисковые еще данные, устанавливаемые в он федеральном органе еще
исполнительной власти».
он Указание в данном он поле уникального еще номера документа еще было бы он более
целесообразно с он нескольких точек он зрения. Во-первых, сегодня еще мы наконец он
приходим к использованию он электронно-цифровой еще подписи не он только в сфере он
бухгалтерских документов (еще системы «Клиент - еще банк», сдача еще налоговой и
другой еще отчетности и т. п.), но и в сфере он текущего делопроизводства. А
использование электронно-еще цифровой подписи еще требует, чтобы еще файл документа
он после подписания он ЭЦП оставался еще неизменным. Поэтому применение в он
документе автоматически еще обновляемых полей, еще таких как он дата печати еще
55
документа, место он нахождения файла еще документа в файловой еще системе, имя еще
файла и т. п., является недопустимым, еще так как еще автоматическое обновление он
поля изменит он файл документа и он тем самым он сделает ЭЦП еще недействительной.
Кроме того, еще указание имени и еще места нахождения еще файла (пути к он файлу)
имеет он смысл только еще при хранении он документа на он уровне файловой он системы. По
мере еще перехода к использованию он полнотекстовых автоматизированных он систем
делопроизводства (еще СЭД), в которых он документы хранятся он внутри системы и еще
доступ к ним он осуществляется средствами он самой СЭД, он указать имя он файла уже он
невозможно.
Также теряет еще смысл указание в он реквизите даты еще файла (создания и еще
последней модификации). еще Делопроизводственная дата он документа
предусмотрена еще реквизитом 11 (ГОСТ Р 6.30-2003) и является обязательным еще
реквизитом любого он документа. Дата создания он файла документа и еще дата его он
последней модификации он имеет смысл в он текущем делопроизводстве еще на стадии
еще работы с проектом он документа, для еще отслеживания его еще версий. Но эта еще задача
также он гораздо более еще эффективно решается еще на уровне он СЭД, так он как
большинство еще СЭД поддерживает еще прикрепление нескольких он версий документа
к он одной карточке и он позволяет легко он проследить весь еще ход работы он над
документом.
32
В целом современные он системы электронного еще документооборота
предоставляют еще широкий спектр еще инструментов автоматизации он ведения
делопроизводства, он управления документооборотом, он поддержки бизнес-он
процессов. Организация документооборота в еще ООО «Саянпромтранс» еще
представлена на он высоком уровне. Однако был он выявлен ряд он проблем и
недостатков. Более подробно еще рассмотрим их в еще третьей главе.
Подводя итоги он данное главе он работы, следует еще отметить, что еще
документооборот ООО «еще Саянпромтранс» регулируется еще инструкцией по еще
делопроизводству, которая он разработана в соответствии с он законодательством
32
Костомаров М.Н. Унификация и стандартизация документов управления // Секретарское дело. - 2015. -
№4. - С.29.
56
Российской он Федерации, уставом еще ЗАО «Группа он компаний «Жилищный еще
капитал» и иными еще внутренними нормативными еще документами ЗАО «он
Жилищный капитал».
В он деятельности ООО «еще Саянпромтранс» образуются еще следующие группы еще
документов: организационно-еще правовая документация, он распорядительная,
информационно-еще справочная, плановые еще документы, отчетная он документация,
договорная он документация, каждая он из вышеперечисленных еще групп, исходя еще из
содержания еще конкретных документов, еще подразделяется на еще типы.
Документооборот предприятия он можно разделить еще на следующие еще этапы:
регистрация и еще учет поступающих в он организацию документов, еще подготовка и
регистрация он отправляемых документов, еще прохождение внутренних еще
документов, учет он объема документооборота, еще контроль за еще исполнением
документов. Система документооборота (еще ведение документооборота) он сегодня
- это он спрос на еще легкие и быстро еще настраиваемые решения, еще которые могут еще
обеспечить моментальную он отдачу.
Именно поэтому в он ООО «Саянпромтранс» еще за основу он применяется
система он электронного документооборота еще на базе он пакета прикладных он программ
«Канцлер» он на платформе еще Lotus Domino/еще Notes. Проведя во он второй главе он работы
анализ он существующего положения, в еще следующей главе еще выявим проблемные он
места организации еще документооборота ООО «он Саянпромтранс» и разработаем он
направления совершенствования.
57
Глава 3 Рекомендации по совершенствованию кадрового
документооборота и их оценка на примере
ООО «Саянпромтранс»
3.1 Недостатки организации кадрового документооборота
ООО «Саянпромтранс»
Проведенный анализ еще организации документооборота в еще ООО
«Саянпромтранс» он позволяет сделать он ряд выводов он об имеющихся еще недостатках
в делопроизводстве он предприятия (рис. 2):
Основные проблемы и недостатки документооборота предприятия
Недостатки организации делопроизводства:
1. Приказы по личному составу решистрируются с приказами по
основной деяте льности;
2. Отсутствует номенклатура де л;
3. Нарушения правил оформления и подготовки документов.
Отсутствие положения об экспертной комиссии.
Отсутствие электронной подписи при пересылке документов.
Внедрить электронный документооборот на базе «1С: Предприятие».
Регламент
ЭЦП
Автоматизация
Устранение
недостатков
Рис. 2. Основные проблемы и он направления их он решения
Рассмотрим он их подробнее.
1. Существующий порядок он организации делопроизводства он ООО
«Саянпромтранс» он обладает рядом еще недостатков.
Отсутствует четкий еще порядок регистрации он документов (приказы еще по
личному еще составу регистрируются с еще приказами по он основной деятельности); еще
встречаются нарушения он правил оформления и еще подготовки документов; он
отсутствует номенклатура еще дел Компании.
При внутренней он переписке сотрудники он Компании используют он два вида еще
58
документов – докладные и еще служебные записки.
Служебная записка – он документ, не еще вошедший в существующую он
официальную классификацию, еще широко используется он при сообщении и еще
передаче информации он от одного он должностного лица еще другому.
33
При этом он
докладная записка еще выполняет особую он роль – информирование еще руководителя о
нештатных он ситуациях, нарушениях он правил внутреннего еще трудового распорядка
и т.д. Эти два он документа по он своему содержанию и еще оформлению идентичны, и еще
представляется нецелесообразным еще введение в управленческую он практику еще он
одного вида он документов того он же целевого он назначения, что и он докладная
записка.
Все эти он недостатки необходимо еще устранить, поскольку он только
упорядоченный еще документооборот позволяет еще получать своевременную и еще
полноценную информацию еще для принятия еще верных решений и еще исключает
возможность еще утраты документов и еще информации.
2. В результате анализа еще системы документационного еще обеспечения
управления он ООО «Саянпромтранс» еще были выявлены еще некоторые недостатки, еще
которые определили еще основные направления еще совершенствования
делопроизводства. Было выявлено он отсутствие положения еще об экспертной еще
комиссии.
В связи с тем, еще что в ООО «он Саянпромтранс» создана еще комиссия по он
проведению экспертизы еще ценности документов, еще необходимо разработать еще
положение, которое он бы регламентировало он ее деятельность.
Цель проведения он экспертизы — освободить еще структурные подразделения
еще Компании от еще малоценных документов, он содержащих повторяющуюся он или
поглощенную еще информацию. Такие документы еще могут быть он выявлены в ходе он
составления заголовков он при систематизации еще дел по еще структурным
подразделениям. В обобщенном виде еще задачи экспертизы еще ценности документов
33
Иритикова. В.С Как утвердить формы документов внутри организации? // Делопроизводство и
документооборот на предприятии. – 2013. - №6. – С.25-30.
59
еще состоят в следующем:
- он обработка документов, он имеющих политическое, он хозяйственное,
научное, еще культурное значение, он для последующей он передачи их еще на постоянное он
хранение в государственные он архивы Российской еще Федерации;
- отбор он на временное еще хранение документов, еще не представляющих еще
научно исторической он ценности, но еще сохраняющее практическое он значение;
- выделение к он уничтожению документов, он не имеющих еще научной
ценности и он утративших практическое еще значение;
- установление он или изменение еще сроков хранения он документов.
Документы оцениваются еще на основании он принципов историзма, он системности
целостности. Критериями оценки он документов являются он их происхождение, еще
содержание и внешние он особенности.
3. Отсутствие электронной еще подписи при он пересылке документов еще так же он
является негативным он аспектов в документообороте еще предприятия, которое еще
нуждается в совершенствовании.
Как уже он было сказано он выше, в отношениях он между контрагентами он
документооборот все он чаще производится он не на еще бумажных носителях, а он при
помощи еще средств электронной он связи. Нередко с использованием он средств
электронной он связи происходит еще обмен информацией, еще имеющей юридическое он
значение: согласование еще условий о количестве и еще ассортименте поставляемой он
партии товара, еще подача отгрузочных еще разнарядок, выставление еще требований на еще
оплату, направление еще претензий и др.
34
Установленные с помощью он средств
электронной еще связи коммерческие еще отношения ООО «еще Саянпромтранс», как он
правило, связаны с он финансовыми и иными еще имущественными рисками.
В таких отношениях в еще целях защиты и еще обеспечения безопасности он своих
интересов он компании, как еще правило, необходимо еще официально удостоверить он
содержание передаваемых он по электронной еще почте документов, он факт их он
направления («подписания») еще уполномоченным лицом, еще дату и время еще
34
Иритикова В.С Оформление документов // Делопроизводство и документооборот на предприятии. – 2012.
- №12.- С.25-36.
60
направления/получения еще таких документов и он обеспечить их он
доказательственное значение еще при возникновении еще спора в суде.
4. Анализируя систему еще электронного документооборота он был сделан он
вывод о том, он что предприятию еще необходимо комплексно он подходить к проблеме
еще автоматизации деятельности с он учетом многопрофильности и он объединенности
нескольких он групп компаний он под единым он брендом.
Комплексное решение он по организации еще электронного документооборота,
он обеспечивающее управление еще информационными потоками и еще документами
компании еще должно быть он ориентировано на то, еще что предприятие он работает на он
программе "1С: Предприятие", он соответственно и документооборот он
желательно вести еще на этой он же платформе "1С: еще Система электронного он
документооборота "Управление еще делами", что он позволит осуществлять еще целый
ряд еще дополнительный функций. А также данная он система рассчитана он на работу
в еще рамках всей еще организации со он сложной схемой он информационных потоков.
Рассмотрим возможные он пути решения еще очерченных проблем.
3.2 Рекомендации по совершенствованию кадрового
документооборота в ООО «Саянпромтранс»
Для повышения он эффективности документооборота он компании и
устранения он выявленных недостатков еще нами разработаны он следующие
мероприятия:
1. Устранение недостатков в еще существующем порядке он организации
делопроизводства он ООО «Саянпромтранс».
еще Указанные недостатки в он документообороте могут еще быть устранены он путем
полной он автоматизации документирования еще деятельности предприятия. При
этом, еще как уже он говорилось ранее, еще можно внедрить "1С: еще Система электронного еще
документооборота "Управление еще делами", что еще позволит вести еще раздельно
регистрацию еще документов личного еще состава и приказов еще по основной еще
деятельности, при он этом у каждого он вида документов он будет присваиваться он своя