24
первичным бухгалтерским документам, они должны соответствовать
требованиям законодательства о бухгалтерском учете.
С 1 января 2013 года вступил в силу федеральный закон от 6 декабря 2011
года № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете». Этот нормативный акт не
устанавливает обязательности применения организациями унифицированных
форм первичных учетных документов (кроме кассовых операций) для
коммерческих компаний и первичных учетных документов для организаций
государственного сектора.
Согласно ч. 4 ст.9 закона о бухучете, с 1 января 2013 года формы
первичных учетных документов, в том числе по учету труда и его оплаты,
должен утвердить руководитель компании по представлению должностного
лица, на которое возложено ведение бухгалтерского учета.
Самостоятельно разработанные формы первичных учетных документов
по учету труда и его оплаты следует утверждать в составе бухгалтерской
учетной политики. При разработке своих форм кадровых документов
работодатели могут брать за основу применяемые ранее унифицированные
формы, переработав их по своему усмотрению.
Б. Производные (вторичные) учетные данные базируются на исходной
информации первичных учетных документов. Основное их назначение —
обеспечение полной и динамичной информацией всех направлений справочной,
справочно-контрольной, справочно-аналитической и отчетной работы по
кадрам.
В состав данной группы входят документы по учету использования
рабочего времени и расчетов с персоналом по оплате труда, которые
информационно базируются на сведениях, содержащихся в трудовом договоре,
плановых и распорядительных документах (штатном расписании, приказах по
личному составу).
Эти документы входят в унифицированную систему первичной учетной
документации, имеют унифицированные формы и оформляются по
установленным правилам. К таким документам относятся:
25
— табель использования рабочего времени и расчета заработной платы
(форма № Т-12);
— табель использования рабочего времени (форма № Т-13);
— расчетная ведомость (форма №Т-51);
— платежная ведомость (форма № Т-53);
— акт о приеме работ, выполненных по срочному трудовому договору,
заключенному на время выполнения определенной работы (форма №Т-73);
— записка — расчет о предоставлении отпуска работнику (форма №Т-60)
и др.
Отчетные документы
Отчетная документация сосредотачивает в обобщенном виде сводные,
итоговые и аналитические информационные показатели, отражающие
эффективность выполнения функций управления персоналом за определенный
период.
Эта документация характеризуется четкой периодичностью
представления ее адресатам и наличием единообразных унифицированных или
типовых форм, утвержденных органами функционального управления.
Документы, подтверждающие трудовую деятельность работника.
Назначение этих документов заключается в том, чтобы максимально
точно отразить имеющийся у работника трудовой стаж (общий трудовой,
страховой или непрерывный). Речь идет о трудовой книжке, справках о
трудовой деятельности, копиях приказов о приеме на работу и увольнении,
трудовом договоре.
Журналы (книги) учета и регистрации документов
Каждая организация ведет учет и регистрацию кадровой документации.
Правильный учет документов (с присвоением определенного номера и с
отметкой о дате регистрации) придает ему юридическую силу (силу
доказательства), при помощи которой работодатель может с уверенностью
победитель в трудовом споре с работником.
Можно разделить все журналы (книги) по учету кадров на обязательные,
26
рекомендательные и переходящие.
К обязательным формам (они унифицированы) относятся:
— книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них;
— журналы регистрации инструктажей с подписями сотрудников и тех,
кто их инструктировал;
— журнал учета мероприятий по контролю;
— журналы учета работников, выбывающих и прибывающих из
командировки;
— журнал регистрации трудовых договоров и приказов по личному
составу.
В соответствии с Перечнем типовых управленческих архивных
документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов,
органов местного самоуправления и организаций, утвержденным приказом
Минкультуры России от 25 августа 2010 г. №556, для основных журналов
установлены определенные сроки хранения.
Журнал на бумажном носителе необходимо правильно оформить:
— защитить его от изъятий и вложений (пронумеровать все страницы и
прошнуровать журнал);
— заверить печатью организации и подписью начальника отдела кадров
или руководителя организации;
— в обязательном порядке документ следует снабдить
соответствующими реквизитами и указать период его ведения. (Например, в
журнале пронумеровано, прошнуровано и скреплено печатью 15 (пятнадцать)
листов. Инспектор отдела кадров: подпись, И.О. Фамилия, дата, печать).
Сейчас во многих организациях специалисты разрабатывают
информационно новые, более емкие документы, которые позволяют
оптимизировать процессы управления персоналом. Однако эти документы
являются инновационным дополнением к традиционному комплексу кадровой
документации.
Существует большое разнообразие видов документов, число которых не
27
только не сокращается, несмотря на принимаемые меры, но и постоянно растет.
Появляются новые виды документов, и в большинстве случаев это
вызывается не прихотью должностного лица, а является следствием
реализованной объективной потребности.
Выделение новой функции и создание специальных органов для ее
реализации, изменение задач существующих органов аппарата управления
приводит к изменению состава документов, используемых в работе этих
органов.
Наглядным подтверждением этому является коренное изменение состава
документов, включенных в Общероссийский классификатор управленческой
документации (ОКУД), по сравнению с составом документов, которые были
включены в аналогичный общесоюзный классификатор.
Что касается состава видов документов, применяемых на отраслевом
уровне или на уровне предприятия, то регулирование этих вопросов входит в
компетенцию руководства соответствующих организаций.
Состав кадровой документации свидетельствует о целесообразности
разработки каждым работодателем инструкции о порядке работы с
документами по личному составу (инструкции по кадровому
делопроизводству).
При работе с документами важно знать не только виды и разновидности
документов, но и необходимо уметь грамотно их подготовить и оформить.
Подготовка документа складывается из двух взаимосвязанных процессов:
составления текста (то есть работы над содержательной частью) и оформления
документа с целью придания ему юридической силы. Под оформлением
документа понимается проставление необходимых реквизитов, установленных
правилами документирования.
Обязательными элементами оформления документа, обеспечивающими
его юридическую силу, являются реквизиты — составные части, отдельные
обязательные элементы официальных документов (наименование автора
документа, адресата, дата, подпись, гриф утверждения, печать и др.).
28
Рассмотрим схему общего документооборота в организации (Рисунок 1).
Рисунок 1. Схема общего документооборота в организации
1.3. Организация документооборота в кадровой службе
Документооборот — движение документов в организации с момента их
создания или получения до завершения исполнения или отправления
11
.
Он является отражением системы управления. Документооборот
отражает характер организации, ее структуру, порядок решения вопросов.
Организация документооборота на каждом предприятии должна отвечать
следующим требованиям:
— прохождение документов должно быть оперативным, целенаправленно
регулироваться и оптимально осуществляться;
11
ГОСТ Р 51141 — 98 — С.3
Общий документооборот организации
Внешний
документооборот
Внутренний
документооборот
Обеспечивающий
документооборот
Обработка
входящей
корреспонденции
Подготовка
исходящей
корреспонденции
Обработка
обращений граждан
Делопроизводство
Управление
нормативно –
справочной
информацией
Подготовка
нормативно -
распорядительной
документации
Работа с
внутренней
документацией
Контроль
исполнения
поручений
29
— лишние инстанции в прохождении документов и не обусловленные
деловой необходимостью этапы работы с документами следует исключать.
Каждое перемещение документа должно быть оправданным;
— в порядке прохождения и в процессе обработки основных видов
документов необходимо добиваться максимального единообразия.
Единый «маршрут» для документов одного вида или совокупности
документов образует документопоток. Основные потоки документов делятся:
— на входящие (поступающие в учреждение);
— на исходящие (отправляемые из организации);
— внутренние (документы, создаваемые в организации и используемые в
ее внутреннем управленческом процессе).
Документы, поступающие в учреждение, предприятие, проходят
следующие стадии:
— первичная обработка;
— предварительное рассмотрение;
— регистрация;
— рассмотрение руководством;
— передача на исполнение.
Порядок прохождения исходящих документов состоит:
— из составления проекта документа;
— его изготовления;
— согласования;
— подписания
— утверждения (в необходимых случаях);
— регистрации;
— отправки.
Специфика работы службы управления персоналом состоит в том, что
значительное количество документов по личному составу, создаваемых в ней,
можно отнести внутренним. Прохождение внутренних документов на этапах
подготовки и оформления аналогично порядку работы с исходящими
30
документами, а на этапе исполнения или использования — с входящими
документами.
Всю совокупность обработанных документов (входящих, исходящих и
внутренних) условно называют объемом документооборота. При этом
учитывается не только подлинники документов, но и их размноженные
экземпляры — копии.
В объем документооборота входят также все документы, полученные и
отправленные по каналам связи: факсы, телексы, телеграммы, полученные по
электронной почте. Общее их количество выражают дробью, где числитель
обозначает число основных документов, а знаменатель — число экземпляров
копий.
Объем документооборота зависит:
— от значимости организации;
— ее функций и уровня решаемых задач;
— наличия подведомственных организаций;
— связей с внешними организациями и внутренними структурными
подразделения.
Результаты учета документооборота обобщаются и доводятся до сведения
руководителя для выработки мер совершенствования работы с документами.
Это делается в виде сводки (Таблица 3).
Таблица 3
Сводка об объеме документооборота
Сводки подразделений могут детализироваться внутри основных потоков
Структурное
подразделение
Кол-во
входящих
документов
Кол-во
исходящих
документов
Кол-во
внутренних
документов
Кол-во
размножаемых
документов
1
2
3
4
5
31
по видам и разновидностям документов, что будет отражать специфику работы
конкретного подразделения. Основное правило подсчета документов —
однократность их исчисления.
Важный элемент документооборота — регистрация документов.
Регистрация документов — это фиксация факта составления или поступления
документа путем предоставления на нем регистрационного индекса и даты с
последующей записью о документе в регистрационных формах. Целью
регистрации, помимо учета, является обеспечение контроля и поиска
документов.
При регистрации документов используются их индексация. Индексация
документов — это проставление их порядковых (регистрационных) номеров и
необходимых условных обозначений или регистрации, указывающих место их
исполнения (составления) и хранения.
Для рационализации документооборота необходимо знать весь состав
кадровых документов, с которыми работают сотрудники службы управления
персоналом.
Среди методов, направленных на совершенствование документооборота,
выделяют две группы:
— совершенствование технологии документооборота;
— сокращение объема документооборота.
К первой группе относят все процедуры прохождения документов. При
проектировании рациональных документопотоков в службе управления
персоналом составляют график документооборота, схемы движения основных
групп и видов документов.
Это позволяет установить рациональные «маршруты» и этапы обработки
документов, унифицировать пути движения, порядок обработки различных их
категорий и установить на этой основе целесообразный порядок работы с
документами и службе.
Ко второй группе относят сокращение объема документооборота. Это
связывается с регламентацией документирования, уменьшением количества
32
внутренних документов, рационализацией документации, созданием
унифицированных требований к текстам, а также с использованием без
документных связей.
Главное условие сокращение объемов документов — упорядочение их
возникновения. Основным методом упорядочения процесса документирования
является унификация, как отдельных групп документов, так и всей системы
делопроизводства.
Другое направление сокращения документооборота — повышение
качества самого документа как носителя управленческой информации.
Реальные возможности повышения качества документов и сокращения объемов
текстов заключаются в следующем:
— в уменьшении различных преамбул, не носящих полезной
информации;
— в исключении из служебной переписки персональных обращений и
заключительных фраз, выражающих благодарность или уважение адресатам;
— в исключении повтора информации.
Качество документа подразумевает определенные требования к их
изложению содержания: унифицированность текстов, четкую структуру,
ясность формулировок, реальность сроков исполнения.
Применение таких форм документов, как таблицы и анкеты, позволяет
исключить излишние данные, упорядочить информацию, сопоставить сведения,
сократить их объем.
Следующее направление сокращения документооборота — уменьшение
физического размера документа. Еще один реальный способ сокращения
объемов документации — построении эффективных информационно —
поисковых систем (ИПС).
Итак, четко организованный документооборот ускоряет прохождение и
исполнение документов в учреждении и в конечном итоге является одним из
условий повышения эффективности управления.
Рассмотрим схему организации работы с документами в организации
33
(Рисунок 2).
Рисунок 2. Схема организации работы с документами
в организации
Работа с различными видами кадровых документов является одной из
основных функций отделов кадров и служб по персоналу на предприятии.
Организация кадрового документооборота является достаточно важным и
ответственным моментом работы любой компании. Требования к
документообороту в кадровом учете подробно описаны в действующем
российском законодательстве. Поэтому поддержание порядка в кадровом учете
– одна из важнейших обязанностей организации.
Сегодня в связи с постоянной динамикой развития всех отраслей
хозяйственной деятельности и внедрением новых технологий многие
организации прибегают к использованию различных систем автоматического,
компьютерного программирования кадрового документооборота. Эти системы
Прием входящих
документов
Регистрация
документов
Отправка
исходящих
документов
Составление
проектов
документов
Согласование
проектов
документов
Подписание
проектов
документов
Направление
документов на
исполнение
Контроль
исполнения
документов
Исполнение
документов
Формирование
документов в
дела
Использование
документов в
справочно –
информационной
работе
Определение
сроков хранения
документов
Передача в архив
Дальнейшее
использование
Уничтожение
документов