34
обладают рядом преимуществ, которые естественно привлекают внимание со
стороны представителей организаций, особенно предприятий с большой
численностью штата.
Документооборот является важным звеном делопроизводства, определяет
инстанции и скорость этого движения. Главное правило документооборота -
оперативное движение документов по наиболее перспективному пути с
минимальными затратами времени и труда. Кадровое делопроизводство в
любой организации занимает одну из главных ролей.
В большинстве случаев это объясняется очень пристальным вниманием
органов надзора и контроля. От того, насколько организация ведения кадрового
учета отвечает формальным признакам по выполнению всех требований и
соответствует нормам, зависит кадровое документообеспечение, способное
стать реальным инструментом и помощником для ведения бизнеса.
В настоящее время успешный и эффективный менеджмент персонала не
может осуществляться без хорошего знания нормативных документов.
Существуют нормативные правовые акты федерального уровня, которые
регулируют правила поведения людей на работе, перечень и порядок
выполнения ими своих обязанностей, также трудовое законодательство
устанавливает количество времени, которое работники должны затрачивать на
выполняемую ими работу и уделять своему отдыху; права и обязанности
сторон трудового договора; порядок оплаты труда работников и т.д.
Подводя итоги можно сказать, что правильная организация
документооборота на предприятии влияет на оперативность, экономичность,
надежность функционирования предприятия в целом. При рациональной
организации документооборота повышаются производительность и
эффективность труда, выполняемого работниками предприятия, сокращаются
затраты, связанные с функционированием аппарата управления.
35
Глава 2. Состояние кадрового документооборота
в ПАО «Сбербанк»
2.1. Общая характеристика деятельности организации
Сберегательный Банк Российской Федерации — старейший банк страны
и единственный банк, сохранивший свою структуру после распада СССР.
Новые экономические реалии, рыночные реформы начала 90-х годов требовали
серьезных изменений в работе банка, быстрого реагирования на изменяющуюся
ситуацию.
Банк создан с наименованием «Акционерный коммерческий
Сберегательный банк РСФСР», в соответствии с решением Общего собрания
акционеров от 22 марта 1991 года.
В соответствии с решением Общего собрания акционеров от 20 мая 1992
года переименован на «Акционерный коммерческий Сберегательный банк
Российской Федерации».
В настоящее время закрепилось название Публичное акционерное
общество «Сбербанк России», которое действует с 29 мая 2015 года.
Учредителем Банка является Центральный банк России. Адрес банка: 117997,
Российская Федерация, г. Москва, улица Вавилова, дом 19.
Банк имеет круглую печать со своим полным фирменным наименованием
на русском языке и указанием на место нахождения, штампы, бланки со своим
наименованием, а также зарегистрированный товарный знак и другие средства
визуальной идентификации.
Банк входит в банковскую систему Российской Федерации и в своей
деятельности руководствуется федеральными законами или иными
нормативно — правовыми актами.
По статистическим данным на 1 января 2018 года банк имеет 94 филиала,
из них один расположен в Индии (Нью-Дели). 6 лет назад организационная сеть
включала 524 филиала. Ее сокращение вызвало оптимизационными
процессами.
36
Структура управления Сбербанка состоит из следующих органов:
1. Общее собрание акционеров.
Это высший руководящий орган кредитно — финансовой организации,
курирующий основные виды деятельности банка. Собрание проводится 1 раз в
год. В рамках этого мероприятия принимаются решения о распределении
чистого дохода, порядке и объеме выплат собственникам бизнеса, стратегии
развития кредитно — финансовой организации и другие.
2. Наблюдательный совет.
Его члены избираются Общим собранием акционеров. Координирует
деятельность финансового института. В частности определяет приоритетные
направления активной и пассивной политики, утверждает повестку Собрания
акционеров, принимает решение об увеличении капитала и размещении
свободных средств в ценные бумаги.
3. Правление банка.
Это коллегиальный исполнительный орган, в компетенцию которого
входят следующие задачи:
— обсуждение отчетов, поступающих от территориальных банков;
— формирование политики в области управления рисками;
— утверждение процентных ставок по депозитам для физических и
юридических лиц;
— утверждение штатной численности сотрудников, принятие решения о
слияния, ликвидации подразделений;
— внедрение в деятельность розничного и корпоративного блока
прогрессивных банковские технологии;
— разработку и внедрение внутренних документов, регулирующих
деятельность банка и другие.
С 2007 года возглавляет банк Герман Греф. Именно он отвечает за
обещания, представленные Общему собранию акционеров на ежегодном
совещании. К основным управленческим функциям Президента. Председателя
Правления банка можно отнести:
37
— организация работы всех структурных единиц;
— распределение обязанностей и зоны ответственности между
заместителями;
— утверждения выпуска эмиссионных ценных бумаг;
— решение текущих вопросов и другое.
Под руководством Г. Грефа банк превратился из обычной сберегательной
кассы в современный банк, на который ориентируются большинство
участников банковской системы. Основа успеха топ — менеджера — внедрение
современных технологий во все сферы деятельности банка.
Радикальная реформа предоставление заемных средств позволила
Сбербанку увеличить кредитный портфель, удерживая при этом рискипод
контролем. Развитие дистанционных каналов обслуживания привело к
безболезненному переводу клиентов в онлайн.
При этом организация сумела сохранить и свою репутацию, и клиентскую
базу, и провести оптимизационные мероприятия по сокращению филиалов и
штата сотрудников.
Главными задачами первых лет деятельности в новых условиях стали
задачи сохранения целостности системы банка, удержания позиций на рынке
розничных банковских услуг и вкладов населения, создания материально-
технической базы, обеспечивающей необходимые условия для обслуживания
клиентов.
История ПАО «Сбербанк» России начинается с именного указа
императора Николая I от 1841 года об учреждении сберегательных касс, первая
из которых открылась в Санкт-Петербурге в 1842 году.
Спустя полтора века — в 1987-м — на базе государственных трудовых
сберегательных касс был создан специализированный банк трудовых
сбережений и кредитования населения — Сбербанк СССР, который также
работал и с юридическими лицами. В состав Сбербанка СССР входили 15
республиканских банков, в том числе Российский республиканский банк.
Сберегательный банк России создан с целью привлечения временно
38
свободных денежных средств населения и предприятий, и их эффективного
размещения на условиях возвратности, платности, срочности, в интересах
вкладчиков банка и в интересах развития народного хозяйства.
По форме организации Сберегательный банк России представляет собой
акционерное кредитное учреждение, осуществляющее деятельность на основе
Устава (приказ Центробанка от 21.03.91 г). Уставной капитал Сбербанка на
текущий момент составляет 700, 1 млрд. рублей.
На данный момент, несмотря на далеко не выдающееся качество
обслуживания в большинстве отделений (за исключением услуг для VIP-
клиентов), банк лидирует не только по размеру активов, но и по количеству
расчетных счетов юридических лиц (свыше 1 млн.).
Акционерами банка являются более 245 тыс. юридических и физических
лиц. Крупнейшим акционером банка является Центральный банк РФ, который
владеет контрольным пакетом акций (54, 6%). Структура акционеров
Сбербанка на сегодня характеризуется следующими данными :
- 60% банковский сектор (включая Центробанк);
- 18% инвестиционные компании;
- 11% юридические лица;
- 11% физические лица.
Основные направления банковской деятельности:
1. Корпоративный бизнес: обслуживание расчетных и текущих счетов,
открытие депозитов, предоставление всех видов финансирования, выдача
гарантий, обслуживание экспортно-импортных операций клиентов, услуги
инкассации, кассовые услуги, конверсионные услуги, услуги по переводу
средств населением в пользу юридических лиц, операции с векселями и другие.
2. Розничный бизнес: оказание банковских услуг клиентам – физическим
лицам по принятию средств во вклады, кредитованию, обслуживанью
банковских карт, операциям с драгоценными металлами, сберегательными
сертификатами и векселями, купле-продаже иностранной валюты, платежам,
денежным переводам, в том числе без открытия банковских счетов, хранению
39
ценностей и другие.
3. Операции на финансовых рынках: с ценными бумагами, производными
финансовыми инструментами, иностранной валютой; размещение и
привлечение средств на межбанковском рынке и рынках капитала и другие.
В рамках перечисленных направлений деятельности ПАО Сбербанк
предлагает широкий спектр банковских продуктов и услуг.
Помимо банковских операций банк осуществляет:
1) выдачу поручительств за третьих лиц;
2) приобретение прав требования от третьих лиц;
3) доверительное управление денежными средствами;
4) профессиональную деятельность на рынке ценных бумаг, в том числе
брокерскую, дилерскую и депозитарную деятельность;
5) другие операции и услуги.
Организационная структура. Организационная структура Сбербанка
включает 4 главных блока:
1. Центральный аппарат.
Основное предназначение — гибкое управление филиалами,
дополнительными офисами, территориальными банками на основе единого
подхода к оценке и ограничению процентного, курсового, балансового и
рыночного рисков. Центральный аппарат разрабатывает нормативы и
внутрибанковские акты, которыми должны руководствоваться на всех уровнях
принятия решения.
В структуру центрального аппарата банка входят следующие основные
подразделения:
— казначейство;
— депозитарий;
— управление банковской системой;
— управление операциями физических лиц;
— управление операциями корпоративного блока;
— финансовое управление;
40
— управление стратегического планирования;
— управление инкассации;
— юридическое управление;
— управление банковских карт;
— управление ценных бумаг;
— управление безопасности;
— операционное управление;
— управление банковских технологий;
— управление контроля и учета банковских операций и другие.
Функции некоторых структурных подразделений постепенно
передаются в дочерние организации и в дивизионы. Наиболее известные:
Сбербанк Корпорация, Сбербанк Цифровые платформы, Сбербанк Цифровой
корпоративный блок и другие.
Территориальные отделения (банки). Сбербанк насчитывает 13
территориальных банков: Байкальский, Волго-Вятский, Дальневосточный,
Западно-Сибирский, Московский, Поволжский, Северо-Западный,
Волгоградский, Сибирский, Среднерусский, Уральский, Центрально-
Черноземный, Юго-Западный.
В 2017 году было проведено объединение 3 территориальных
подразделений. Наиболее крупное оптимизационное мероприятие —
соединение Северного и Северо-Западного банка, в результате которого первый
перестал существовать.
Территориальные банки возглавляются Председателями, которые
назначаются на должность Президентом Сбербанка. В прямом подчинении у ТБ
Сбербанка находятся ГОСБы — головные объединения Сбербанка,
расположенные в областных городах субъектов РФ. Например: Карельский,
Архангельский, Тверской, Саратовский, Химкинский, Вологодский и другие. В
ГОСБы входят отделы, сектора и УРМ, расположенные в отдаленных
местностях.
Стратегические задачи территориальных банков:
41
1. планирование и координация активной и пассивной политики
головных отделений;
2. оценка микро- и макросреды;
3. оптимизация деятельности с учетом социально-экономических и
политических факторов;
4. внедрение модели работы, разработанной Центральным аппаратом;
5. участие в региональных программах и т.д.
Филиалы. Филиальная сеть банка представлена внутренними
структурными подразделениями (ВСП), в которые входят дополнительные
офисы и операционные кассы вне кассового узла.
Основные задачи:
— повышение качества предоставляемых услуг;
— увеличение доли операций, проводимой через
дистанционные каналы банковского обслуживания;
— привлечение новых клиентов;
— работа с претензиями, жалобами и возражениями клиентов;
— работа с кредитным портфелем;
— увеличение обхвата частных и юридических лиц
приоритетными продуктами банка и другие.
Прочие подразделения банка. Основная их цель — обеспечение гибкой,
клиентоориентированной деятельности Сбербанка. Например: Сбербанк
Сервис, Сбербанк Новые технологии, Сбербанк Управление активами,
Сбербанк — АСТ Сбербанк Инвестиции и другие.
Одной из дочерних структур банка выступает Sberbank CIB. Это
корпоративно-инвестиционный бизнес, занимающийся обслуживанием
крупнейших клиентов, объединенных в холдинги. По данным на 31 декабря
2017 года их насчитывалось 5714 холдингов. Бизнес по обслуживанию
состоятельных клиентов позволил банку войти в тройку лидеров по
инвестиционно-банковским гонорарам.
Сбербанк СИБ был создан в рамках интеграции Сбербанка России и
42
инвестиционной компании Тройка Диалог.
Рисунок 3. Структура управления ПАО «Сбербанк»
Оптимизационные мероприятия, запланированные в 2013-2014гг, были
проведены в 2015-2017 г. В перспективе — сокращение штата сотрудников в
2018 году на 8%, что обусловило активным переходом клиентов к
дистанционному формату сотрудничества с банком: через Сбербанк Онлайн,
Сбербанк Бизнес Онлайн и мобильный банк.
Анализ показал, что в 2017 году 35 % прибыли было получено именно от
работы «цифрового» (дистанционного) банка. Что касается филиальной сети, то
ее организационная схема до конца 2 квартала 2018 года утверждена, внесение
корректировок не планируется.
На 1 января 2018 года доля банка на рынке кредитования частных лиц
составила 40,5%, юридических — 32,4%. Перед банком стоит непростая
задача — перевести 80% всех активных клиентов в цифровой формат
Общее собрание акционеров
Ревизионная
комиссия
Наблюдательный
совет
Комитеты
Наблюдательного
совета
Комитеты Банка
Коллегия Банка
Правление,
Президент,
Председатель
правления
Подразделения
центрального
аппарата
территориаль-
ные банки и
зарубежные
подразделения
43
сотрудничества с банком.
В перспективе организационная структура крупнейшего банка будет
пересмотрена. Изменения коснутся и розничного и корпоративного блока.
2.2. Анализ организации кадрового документооборота
Трудовые отношения работников ПАО «Сбербанк России» регулируются
действующим трудовым законодательством, коллективным трудовым
договором, правилами внутреннего распорядка, должностными инструкциями
сотрудников.
Круг обязанностей, прав, установление взаимоотношений, должностные
обязанности работников ПАО Сбербанк» и квалификационные требования к
ним закреплены и регламентированы должностными инструкциями. Это
позволяет равномерно распределить обязанности и установить подчиненность
сотрудников.
Необходимо отметить, что в ПАО «Сбербанк» присутствует
организационно-распорядительный документ — Устав, в котором закреплены
все основные моменты организации банка (основные виды деятельности, цели
и задачи).
Отдел кадров в ПАО «Сбербанк» представляет собой самостоятельное
структурное подразделение, подчиняется руководителю, либо заместителю
банка по кадровой работе. У Сбербанка есть положение, в котором
перечисляются задачи, функции, права и обязанности подразделения.
От подразделений Сбербанка отдел кадров получает заявки на прием
сотрудников, представления о поощрениях, график отпусков. Из отдела кадров
в подразделения направляются сведения о нарушителях трудовой дисциплины,
копии приказов о приеме, перемещение внутри банка, увольнения сотрудников,
изменения правил внутреннего трудового распорядка, сведения которые
относятся к вопросам трудовой дисциплины.
Из бухгалтерии Сбербанка отдел кадров получает штатное расписание,
справки о заработной плате. В бухгалтерию отдел кадров направляет сведения