5
СОДЕРЖАНИЕ
ВВЕДЕНИЕ .................................................................................................................. 7
Глава 1. Теоретико-методологическая организация кадрового
документооборота ..................................................................................................... 13
1.1 Понятие и значение документооборота ......................................................... 13
1.2 Информационная характеристика и классификация кадровой
документации ......................................................................................................... 17
1.3 Организация кадровой деятельности ............................................................. 31
Глава 2. Анализ и оценка кадрового документооборота на примере
профессионального образовательного учреждения СОКСТУЦ РО ДОСААФ
России Самарской области ....................................................................................... 40
2.1 Анализ деятельности профессионального образовательного учреждения
СОКСТУЦ РО ДОСААФ России Самарской области ....................................... 40
2.2 Кадровый документооборот в профессиональном образовательном
учреждении СОКСТУЦ РО ДОСААФ России Самарской области ................. 43
2.3 Система электронного документооборота .................................................... 54
Итак, сделаем следующие выводы. ......................................................................... 62
Глава 3. Рекомендации по совершенствованию кадрового документооборота и
их оценка на примере профессионального образовательного учреждения
СОКСТУЦ РО ДОСААФ России Самарской области .......................................... 64
3.1 Недостатки организации кадрового документооборота профессионального
образовательного учреждения СОКСТУЦ РО ДОСААФ России Самарской
области .................................................................................................................... 64
3.2. Рекомендации по совершенствованию кадрового документооборота в
профессиональные образовательные учреждения СОКСТУЦ РО ДОСААФ
России Самарской области ................................................................................... 67
ЗАКЛЮЧЕНИЕ ......................................................................................................... 71
СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВ ............................................... 74
6
7
ВВЕДЕНИЕ
Актуальность исследования обусловлена тем, что первостепенное
значение приобретает решение многоаспектной проблемы документооборота,
при помощи которого регламентированные и упорядоченные процессы
документирования, организации документов и документооборота приобретают
характер базовых информационных технологий. Однако недостаточность
гарантий подлинности электронных документов в глобальных и национальных
информационных ресурсах и связанные с этим правовые казусы зачастую
приводят к сомнениям в необходимости компьютеризации ДОУ.
Под документооборотом понимают правила, по которым продвигаются
подписанные решения внутри предприятия или учреждения от момента их
поступления до архивного хранения. Основой этого понятия является
получение документа, его рассмотрение, передача исполнительным органам,
проведение организационных мероприятий по исполнению, удостоверение,
оформление, отправка на хранение. Это процесс, который учитывает инстанции
движения документа вместе со скоростью его передвижения по этим
инстанциям. Документооборот - это процесс, который необходимо соотносить с
информационной деятельностью управленческого аппарата, с
документированием каждого отдельного решения, хранением вновь
поступивших документов.
Официальный документ, делопроизводство и документооборот
выполняют функции своеобразных информационных фильтров, обеспечивая
минимизацию синтаксических, семантических и прагматических ошибок при
работе с документами, тем самым повышая качество и эффективность систем
управления социально-экономическими объектами и государством в целом.
Основы документооборота отмечают необходимость регистрации
каждого документа, проходящего через тот или иной участок в течение
деятельности. Грамотность специалиста заключается в целесообразном
распределении всех документов, своевременной их регистрации в рабочих
8
документах, а также в рациональной группировке информации по
разработанной схеме. В настоящее время проводится много семинаров,
раскрывающих главные приемы и секреты данной деятельности. Особой
популярностью пользуются основы кадрового делопроизводства, ведь сфера
учета сотрудников и претендентов на должность отличается большим объемом
документов.
В условиях стремительного прогресса рыночных отношений и
конкурентной экономики документированная информация составляет основу
управления, его эффективность в значительной степени базируется на
производстве и потреблении информации. В современном обществе
информация стала полноценным ресурсом производства, важным элементом
социальной и политической жизни общества. Качество информации определяет
качество управления. В современных условиях для повышения качества
управления необходимо уделять достаточное внимание совершенствованию
работы с документами, так как управленческое решение всегда базируется на
информации, носителем которой является документ на различных основах.
Основными документами управления ДОУ можно назвать: конституцию
РФ, гражданский кодекс РФ, ФЗ «Об общих принципах организации местного
самоуправления в Российской Федерации», ФЗ «Об архивном деле в
Российской Федерации», постановление правительства РФ «О Типовом
регламенте внутренней организации федеральных органов исполнительной
власти», Приказ Минкультуры РФ «Об утверждении Перечня типовых
управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности
государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с
указанием сроков хранения» и др.
Степень научной разработанности. Система документационного
обеспечения управления становилась базой исследования во многих научных
исследованиях.
Все исследования мы разделили на два уровня.
9
На первом уровне были выявлены научные труды, которые
рассматривали общие вопросы правовой и нормативно-методической базы
документационного обеспечения управления. Они рассматриваются в работах
Т.В.Кузнецовой, С.Л.Кузнецова, Е.А.Кошелевой, А.Н.Соковой,
А.Ю.Чуковенкова и др. авторов.
Работы Т.В.Кузнецовой и А.Ю.Чуковенкова посвящены обзору и
изменениям законодательно-правовой и нормативно-методической базы по
документационному обеспечению управления
1
. Работы Е.А.Кошелевой
подробно освещают законодательные и нормативные акты по вопросам
хранения и использования документов
2
.
Следует также отметить ряд работ, которые посвящены анализу
нормативного регулирования документационного обеспечения управления на
государственном уровне. Данному вопросу посвящены статьи В.Ф.Янковой
3
,
Н.А.Храмцовской
4
. Именно эти авторы провели достаточно серьезный анализ
сравнительно новых Правил делопроизводства в федеральных органах
исполнительной власти, с определением их значения и статуса в современном
управлении документами.
По мимо всего прочего, важно учесть, что терминологической основой
нормативно-методических документов является ГОСТ Р 51141-98. В частности,
этой основой является определение термина документ
5
.
На втором уровне вопросами документационного обеспечения
управления занимались: В.И. Андреева, И.Ю. Байкова, А.Б. Барихина,
1
Кузнецова Т.В. Для чего секретарю нужны нормативно-методические документы по делопроизводству //
Секретарское дело. 2013. № 1. С. 3, Кузнецова Т.В. Нормативно-методические акты, определяющие порядок
докумен- тирования и работы с документами // Делопроизводство. 2017. № 4. С. 10—15; Чуковенков А.Ю.
Регламентация делопроизводства в организации // Секретарь-референт. 2017. № 3. С. 32—37
2
Кошелева Е.А. Законодательные и нормативные акты по хранению и использова- нию документов //
Секретарь-референт. 2014. № 8. С. 46—48.
3
Янковая В.Ф. О новых Правилах делопроизводства // Делопроизводство и доку- ментооборот на предприятии.
2018. № 8. С. 6—13.
4
Храмцовская В.А. Новые Правила делопроизводства: пристальный взгляд специа- листа // Делопроизводство
и документооборот на предприятии. 2018. № 8. С. 14—23.
5
ГОСТы по документационному обеспечению (в соответствии с Федеральным за- коном «О техническом
регулировании». М., 2016. С. 36—48.
10
А.Н.Белова, Ю.М.Демина, С.Л.Кузнецова, Е.В. Пахомов и др.
В частности, в работах В.И. Андреевой
6
, И.Ю. Байкова
7
, А.Б. Бархина
8
рассматриваются особенности подготовки и оформления документов,
особенности составления отдельных документов, документы, содержащие
коммерческую тайну, организация работы, систематизация и хранение.
Ю.М. Демина рассматривала особенности подготовки служебных
документов
9
. В работах С.Л. Кузнецова были рассмотрены правила
делопроизводства для федеральных органов, а так же был сделан перечень
документов для организаций всех форм собственности
10
. В исследовании Е.В.
Пахомова был проведен анализ систем электронного документооборота в
органах муниципального управления
11
.
Эмпирической базой исследования явились нормативно-правовые акты в
сфере кадрового делопроизводства и управления документооборотом.
Основными документами управления ДОУ можно назвать: Конституцию
РФ, гражданский кодекс РФ, ФЗ «Об общих принципах организации местного
самоуправления в Российской Федерации», ФЗ «Об архивном деле в
Российской Федерации», постановление правительства РФ «О Типовом
регламенте внутренней организации федеральных органов исполнительной
власти», Приказ Минкультуры РФ «Об утверждении Перечня типовых
управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности
государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с
6
Андреева В.И. Делопроизводство: организация и ведение: учебно-практическое пособие / Валентина
Ивановна Андреева. - 3-е изд., перераб. и доп. - М. : Кнорус, 2013. - 296 с.
7
Байкова, И.Ю. Документооборот и делопроизводство : как организовать работу с документами / И. Ю.
Байкова. – М.: Эксмо, 2013. - 287 с
8
Барихин, А.Б. Делопроизводство и документооборот: [практическое пособие : подготовка и оформление
документов, особенности составления отдельных документов, документы, содержащие коммерческую тайну,
организация работы, систематизация и хранение] / А. Б. Барихин. - 2-е изд., перераб. и доп. – М.: Кн. мир, 2018.
- 415 с.
9
Демин Ю.М. Делопроизводство. Подготовка служебных документов Издательство: Феникс, 2013.- 256с
10
Кузнецов С.Л. Современные технологии документационного обеспечения управления. М.: Издательский дом
МЭИ, 2013. – 232с., Кузнецов, С.Л. Перечни документов для организаций всех форм собственности. – 2013. - N
2. – с. 38-41., Кузнецов, С.Л. Правила делопроизводства для федеральных органов и не только. Электронные
технологии. – 2013. - N 1. – с. 48-52.
11
Пахомов Е.В. Анализ систем электронного документооборота в органах муниципального
управления//Известия Южного федерального университета. Технические науки. 2013 Т. 133. № 8. С. 188-194.
11
указанием сроков хранения» и др.
Таким образом, обзор литературы по проблеме организации работы с
документами показал, что все исследователи данной проблемы видят
необходимость в создании системы документооборота или системы управления
документированной информацией в каждом учреждении.
Таким образом, выявив степень изученности темы, можно сделать вывод
о том, что в большей степени работы авторов носят теоретический характер,
нежели практический.
Объект исследования: кадровый документооборот в СОКСТУЦ РО
ДОСААФ России Самарской области.
Предмет: процесс совершенствования кадрового документооборота
СОКСТУЦ РО ДОСААФ России Самарской области.
Цель исследования: рассмотреть организацию кадрового
документооборота в СОКСТУЦ РО ДОСААФ России Самарской области, на
основе выявленных проблем разработать предложения по оптимизации ДОУ в
профессиональном образовательном учреждении.
Задачи исследования:
1. изучить теоретико-методологическая организация кадрового
документооборота,
2. провести анализ и оценка кадрового документооборота на примере
профессионального образовательного учреждения СОКСТУЦ РО ДОСААФ
России Самарской области,
3. разработать рекомендации по совершенствованию кадрового
документооборота и их оценка на примере профессионального
образовательного учреждения СОКСТУЦ РО ДОСААФ России Самарской
области.
Методы исследования. Данная работа базируется на следующих методах
исследования: анализ научной литературы по теме исследования, описательный
и аналитический методы, метод проектирования и прогнозирования.
12
Новизна в данной работе состоит в том, что предложены мероприятия, по
совершенствованию кадрового документооборота в профессиональном
образовательном учреждении СОКСТУЦ РО ДОСААФ России Самарской
области.
Практическая значимость результатов исследования состоит в том, что
предложенные мероприятия могут быть использованы в практической
деятельности профессиональных образовательных учреждениях с целью
совершенствования кадрового ДОУ,
Так же результаты данного исследования могут быть полезны при
разработке инструкций по делопроизводству в системе профессионального
образования.
Структура работы. Исследование состоит из введения, трех глав,
заключения, списка использованной литературы и приложений.
13
Глава 1. Теоретико-методологическая организация кадрового
документооборота
1.1 Понятие и значение документооборота
Документооборот в организации - это перемещения документов от их
составления или получения до конца выполнения или дальнейшей отправки.
Заметим, что в раскрытии данного термина акцент падает на
словосочетание «перемещение документов», другими словами их полный цикл
движения внутри организации (от отдела к отделу или от служащего к
служащему).
Документооборот организации происходит по определёнными
правилами, актуальными для неё. Часто происходит перемещение документов
сверху вниз. При такой ситуации, начальник компании сам получает все
документы, а уже затем по своему усмотрению выбирает тех, кто будет этим
заниматься. Но есть и другой путь движения документов, который является
эффективнее и быстрее. Он актуален тогда, когда управление
документооборотом организации отлажено, существует чёткое делегирование
между отделами и служащими. В данном случае основной объём документов
попадает непосредственно к исполнителям. Процессы подписания,
согласования и ряд других тоже зависят от правил, принятых внутри
организации, внутренний документооборот организации не исключение.
Получается, что документооборот в организации подчиняется законам, по
которым происходит управление, он показывает её преимущества и недостатки.
Перемещение документов можно разбить на несколько этапов
12
:
получение документов компанией, их первоначальная обработка;
просмотр и сортировка;
12
Топчиева И.В. Документирование подготовки и проведения совещаний, их история и классификация / И.В.
Топчиева // Делопроизводство. - 2015. - № 4. - С. 34-45
14
внесение документов в базу;
наблюдение за исполнением;
объём работ в информационно-справочном направлении;
реализация документов, оформление, создание, корректировка;
отправление или приобщение к делу.
Документопоток – это процесс, при котором несколько документов,
объединённых по некоторым критериям, двигаются одним и тем же путём.
В любой компании существуют вот такие потоки документов:
поток исходящей документации. Это такие документы, которые
уходят в иные компании;
потоки внутренней документации. Данный вид составляется в
рамках компании и используется только внутри неё;
поток входящей документации. Включает в себя все документы,
которые попадают в компанию.
У документопотока существуют определённые параметры: плотность;
структура; содержание или определённая направленность; направление;
цикличность или режим.
Плотность документопотока – это тот объём документов, который
обрабатывается в конкретном пункте за обозначенное время. При этом
учитываются абсолютно все документы: любого способа доставки, всех
способов составления. Например, полученные по e-mail, принятые факсом,
доставленные людьми.
Структура документопотока, как правило, совпадает с целями и
функционалом входящих в неё документов. Здесь происходит группировка по
определённым признакам, особенностям и классам
13
.
Содержание документопотока – это полный перечень документов потока
со всей информацией, содержащейся в них.
13
Кондратьева Т.Н. Документационное обеспечение управления: учеб. пособие / Т.Н. Кондратьева. - Тюмень:
Изд-во Тюм. гос. ун-та, 2015. -С. 83