15
Направление документопотока зависит от способов оценки,
ознакомления, утверждения, приёма, вида обработки (есть контроль или нет,
нужно регистрировать или нет, и так далее) и иных событий.
Цикличность или режим документопотока – это все те перемены, которые
произошли в области информационной нагрузки за определённое время. На
данные изменения влияют многие цикличные факторы (результат, постановка
задачи, сезонное понижение различных видов активности, работа компании и
ряд других).
Объем документооборота в организации - это перечень документов,
попавших в компанию, а также составленных внутри неё, за какое-то
конкретное время.
Величина документооборота в организации помогает
14
:
определить степень занятости службы документационного
обеспечения управления, а также руководителя и секретаря;
вычислить нужное количество служащих для делопроизводства;
рассчитать актуальность использования механизированных и
автоматизированных инструментов.
Таким образом, документооборот в организации демонстрирует занятость
не только всех управленцев компании, но и остальных сотрудников.
Документопотоки делятся на несколько уровней – первый и второй, для
каждого существуют свои правила. Документы, которые попадают в компанию
извне, нередко состоят из документов, составленных отдельными людьми,
различными компаниями и другими организациями. Внутри компании
документопотоки могут включать в себя докладные, служебные записки,
протоколы, документы распорядительного характера и многие другие.
Все правила и принципы описаны в уставе компании, графике
документооборота организации, инструкциях, приказах, положениях,
14
Иритикова В. Методика работы с перечнями документов со сроками хранения / В. Иритикова //
Делопроизводство и документооборот на предприятии. - 2014. - № 9. - С. 9-14
16
структурах и иных актах, касающихся организации системы документооборота.
Для того чтобы процессы создания и работы с документами осуществлялись в
компании по единому сценарию, составляется инструкция по
делопроизводству.
Инструкция по делопроизводству должна содержать
15
:
методические указания для взаимодействия с документами;
правила внесения документов в базу;
указания на то, в течение какого времени не уничтожать файлы и
документы;
критерии, по которым оформляются и пишутся дела;
последовательность действий, связанных с ликвидацией
документов, следующей за актами комиссии и изучения описей;
временные рамки, правила и список лиц, отвечающих за отправку и
работу с документами;
предписания, по которым руководству сообщается о том, на каком
этапе находится работа с документами;
правила, в соответствии с которыми, документы на время
рассматриваются отдельно от дел;
принципы создания номенклатуры дел компании, корректировка и
согласование;
законы, по которым происходят процессы хранения файлов;
шаблоны и образцы документов, которые используются в
компании;
свод законов, придерживаясь которых, нужно работать с
документами, все предыдущие версии которых удаляются;
указания на то, как подготовить документы перед сдачей в архив.
При отсутствии инструкций по делопроизводству используйте
15
Быкова Т.А. Документационное обеспечение управления (делопроизводство): учеб. пособие / Т.А. Быкова,
Т.В. Кузнецова, Л.В. Санкина. - М.: ИНФРА-М, 2013. -С. 72
17
«Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству
в федеральных органах исполнительной власти» и «Правила подготовки
нормативных правовых актов федеральных органов исполнительной власти и
их государственной регистрации».
График документооборот организации . Все процессы, направленные на
составление и рассмотрение документов, осуществляются исходя из правил и
времени, описанных в графике документооборота в организации .
Данный график составляется в зависимости от методов управления в
компании, её размеров, количества сотрудников, направления работы и других
аспектов. Представляет собой полный список осуществлённых работ отделов
компании, а также каждого работника, при этом учитываются сроки и связи.
Документооборот в организации входит в компетенцию работников
бухгалтерии, они занимаются архивом и всем, что с этим связанно. Пока
организация не слишком большая, всё хорошо, но с ростом компании, растёт и
документооборот организации, что влечёт за собой необходимость наличия
определённых навыков (определение ценности, подготовка описей,
специальная обработка и так далее).
Обычно за учётом документооборота в организации следит один
работник, он, как правило, не обладает навыками, позволяющими правильно
оформить архив. Чтобы исправить такое положение дел, многие организации
привлекают специалистов и сдают документы к ним в архив.
1.2 Информационная характеристика и классификация кадровой
документации
Существование любой организации невозможно без ведения
документооборота
16
. Уже на этапе планирования какой-либо организации,
человек сталкивается с составлением и оформлением первичных документов,
16
Басаков М.И. Современное делопроизводство (Документационное обеспечение управления): учеб. пособие /
М.И. Басаков - Ростов н/Д: Феникс, 2017. -С. 92
18
таких как бизнес-план, свидетельства о государственной регистрации,
документы, оформляемые в налоговых органах и т.д. Далее, наряду с ведением
текущей документации фирмы или организации, согласно действующему
законодательству, ведется и кадровый документооборот, обеспечивающий
организацию работы по управлению персоналом. Для эффективной
организации данной работы, необходимо четкое осознание кадровой политики,
проводимой в организации.
Кадровая политика – генеральное направление кадровой работы,
совокупность принципов, методов, форм, организационных механизмов по
выработке целей и задач, направленных на сохранение, укрепление и развитие
кадрового потенциала, на создание квалифицированного и
высокопроизводительного коллектива, способного своевременно реагировать
на постоянно меняющиеся требования рынка с учетом стратегического
развития организации и стратегии управления ее персоналом. [4, с.72] Исходя
из определения, можно сделать вывод, что главной целью кадровой политики
является создание системы управления кадрами, базирующейся, в основном, не
на административных методах, а на экономических стимулах и социальных
гарантиях, ориентированных на сближение интересов работника и организации,
достижение высокой производительности труда, повышения эффективности
производства.
Основным элементом кадровой политики является кадровое
делопроизводство – отрасль деятельности, регламентирующая трудовые
отношения. Кадровая документация фиксирует информацию о наличии и
движении персонала и является неотъемлемой обязанностью любого
работодателя независимо от масштабов его деятельности и организационно-
правовой формы
17
. Ведение кадрового делопроизводства позволяет
работодателю не только документально оформить трудовые отношения и
17
Андреева В.И. Делопроизводство: организация и ведение: учеб.-практ. пособие / В.И. Андреева. - М.: КноРус,
2013. -С, 77
19
формализовать кадровые ресурсы, но и решить множество других задач, чем
самым обезопасить себя от негативных последствий при решении трудовых
споров в суде, где кадровая документация призвана выступать в качестве
письменного доказательства. Таким образом, кадровое делопроизводство – это
инструмент, позволяющий четко регламентировать взаимоотношения
работодателя и работника, права и обязанности сторон трудовых отношений,
документально закрепить единые принципы корпоративных отношений,
построить хорошо отлаженную, стабильную систему управления персоналом.
На сегодняшний день существует довольно обширная база
законодательных и нормативных документов, регламентирующих сферу
трудового законодательства. Перечислим основные нормативно-правовые акты:
а) Конституция Российской Федерации; б) Трудовой кодекс Российской
Федерации от 31.12.2001 № 197-ФЗ (с изменениями и дополнениями) в
редакции федерального закона от 30.06.2006 № 90- ФЗ; в) Кодекс РФ об
административных правонарушениях; г) Гражданский кодекс РФ; д)
Федеральный закон от 27.07.2006 № 149-ФЗ «Об информации,
информационных технологиях и защите информации»; е) Федеральный закон
от 27.07.2006 № 152-ФЗ «О защите персональных данных»; ж) Федеральный
закон от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»; з)
Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и
других служащих, утвержденный Постановлением Министерства труда и
социальной политики РФ от 21.08.1998 № 37; и) Постановление Правительства
РФ от 16.04.2003 № 225 «О трудовых книжках»; к) Постановление Госкомстата
России от 05.01.2004 № 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной
учетной документации по учету труда и его оплаты». Также в кадровой
деятельности предприятия, помимо перечисленных выше законодательных
актов федерального уровня, должны учитываться законодательные акты
субъектов Российской Федерации, органов исполнительной власти субъектов
РФ и органов местного самоуправления.
20
Под понятием кадровая документация понимается совокупность
документов, которые содержат сведения о работниках и непосредственно, об их
трудовой деятельности во время работы в организации. Все процедуры,
возникающие непосредственно с участием работника, должны быть
обязательно задокументированы. Так как кадровая документация влияет на
жизнь конкретного человека, ей уделяется повышенное внимание. Поэтому вся
кадровая документация должна быть составлена и оформлена в соответствии с
требованиями, предъявляемой к ней, потому что очень часто, ведение кадровой
документации проверяется
18
.
Организация работы с документами, их оформление и составление
регламентированы законодательными и нормативно-методическими актами.
Ведение некоторых документов предписано законами. Любой кадровый
документ, при наличии обязательных реквизитов, имеет юридическую силу,
что позволяет доказать ту или иную позицию. Например, трудовой договор и
трудовая книжка дает основание для подтверждения стажа в пенсионном
фонде. В целом от документирования трудовых отношений может зависеть
обеспечение социальных, пенсионных и других гарантий, предоставленных
российским законодательством работникам. Законы, постановления,
инструкции и другие документы, содержащие нормы трудового права,
необходимы для профессиональной работы кадрового специалиста. Поэтому
первый шаг в создании службы персонала - это формирование достаточной
базы нормативных документов. Документы, которые ежедневно должны быть
под рукой у работника кадровой службы, можно разделить на две
самостоятельные группы.
В первую в группу входят законодательные и подзаконные акты,
содержащие нормы трудового права и нормы охраны труда. Эти документы
обязательны для исполнения. Ко второй группе относятся документы
18
Вялова Л.М. Номенклатура дел / Л.М. Вялова // Справочник секретаря и офис-менеджера. - 2013. - № 10. - С.
14-19
21
методического характера по управленческому труду и кадровому
делопроизводству. Они имеют рекомендательный характер. Документы
содержат рекомендации, как лучше оформлять кадровые бумаги, как удобнее
организовать работу с ними. При этом кадровик вправе самостоятельно решать,
придерживаться этих рекомендаций или же действовать согласно
корпоративным стандартам.
Основными критериями, по которым можно оценить качество работы по
организации кадрового делопроизводства можно выделить
19
:
- выполнение требований трудового законодательства РФ;
- обеспечение оперативности в работе с кадровыми документами;
- обеспечение надежности и безопасности обработки и хранения
документов» - своевременность оформления документов и отсутствие в них
ошибок.
Кадровая документация, разрабатываемая, хранимая или обрабатываемая,
представляет собой стандартизированные текстовые или унифицированные
формы на бумажном носителе или электронные файлы, созданные с помощью
совместимых Windows-приложений. Так же очень важно хранение документов,
чтоб при необходимости их можно было легко найти, а также чтоб документы с
постоянным сроком хранения могли сохраниться. Потому что если документы
погибнут или будут утрачены, то лица, которые были ответственны за их
сохранность, могут быть привлечены к уголовной ответственности. «Процессы
разработки и хранения кадровой документации не могут происходить хаотично,
они требуют управления.
Основной целью кадрового делопроизводства является, осуществление
кадровой политики, направленной на полное обеспечение организацией
высококвалифицированными работниками, для наилучшего выполнения задач,
стоящих перед организацией.
19
Галахов В.В., Корнеев И.К. Делопроизводство: Образцы, документы. Организация и технология работы / В.В.
Галахов, И.К. Корнеев. - М., 2015. -С. 82
22
Задачи кадрового делопроизводства можно выделить следующие:
1. Перспективное прогнозирование и планирование потребности
организации в кадрах различных профессий и специальностей.
2. Комплектование организации необходимыми кадрами высокой
квалификации.
3. Обеспечение движения кадров, подготовка резерва на выдвижение.
4. Повышение квалификации работников.
5. Проведение регулярной аттестации.
6. Постоянное совершенствование работы отдела на основе внедрения
новейших технологий работы с документами и методик подбора персонала.
7. Учет личного состава и систематический его анализ.
8. Оформление приема на работу.
10. Оформление увольнений работников.
11. Подготовка документов для представления к награждениям и
поощрениям.
12. Оформление поощрения работников.
13. Оформление взысканий работников.
14. Оформление командировок работников.
15. Подготовка документов для пенсионного страхования.
16. Составление и ведение графика отпусков.
17. Оформление отпусков работников.
18. Оформление и учет трудовых книжек.
19. Формирование и ведение личных дел работников.
20. Анализ текучести кадров работников.
21. Ведение установленной отчетности.
22. Оформление справок, подтверждение места работы и стажа.
23. Подготовка документов для назначения пенсии работникам.
24. Ведение учета личного состава.
25. Ведение табельного учета.
23
26. Контроль за состоянием трудовой дисциплины.
Состав кадровой документации
20
1. Устав (положение) организации. Устав организации является основным
учредительным документом, согласно Гражданскому кодексу Российской
Федерации, определяющий организационно-правовой статус юридического
лица и его наименование, цели его создания, организационную структуру и
порядок деятельности. В этом документе прописаны: - основные положения
организации; - правовая форма; - состав учредителей; - сфера деятельности; -
порядок назначения и увольнения директора; - полномочия директора как
представителя юридического лица и др. При составлении многих локальных
актов организации, необходимо опираться на Устав организации.
Отдел кадров должен четко представлять задачи организации, записанные
в уставе, так как ее главная цель, как было сказано ранее, - обеспечение данной
организации высококвалифицированными работниками для лучшего
выполнения этих задач. Кроме того, в уставах поясняется порядок назначения
или выбора руководства, а также другие нюансы, связанные с подбором и
расстановкой кадров. Поэтому, желательно, чтоб один из экземпляров устава
всегда хранился в отделе кадров.
2. Положение о подразделении. «Положение- это правовой акт,
определяющий порядок образования, права, обязанности и организацию работы
учреждения, структурного подразделения. Положение о структурном
подразделении – нормативный акт, утверждаемый руководством организации.
Этот документ имеет длительный срок хранения, и к его составлению требуется
особое внимание. На каждое структурное подразделение должно быть
разработано свое положение. В положении о структурном подразделении
должны быть освящены основные задачи и функции, которые должны
выполнять подразделения для реализации общих задач. Работа отдела кадров
20
Каменева Е.М. Жизненный цикл внутреннего документа / Е.М. Каменева // Секретарь-референт. - 2013. - № 4.
- С. 17-24
24
регламентируется Положением об отделе кадров. Положение входит в состав
унифицированной системы организационно-распорядительной документации
имеет следующую структуру: общие сведения; цели и задачи; функции;
структуру; права; ответственность; руководство; взаимоотношения (служебную
тайну); организация работы.
3. Должностная инструкция. «Должностная инструкция - правовой акт,
издаваемый в целях установления организационно-правового положения
работника, его обязанностей, прав, ответственности. Она обеспечивает
объективность при разрешении трудовых споров, наложении взысканий и пр.
Должностные инструкции разрабатывают для всех должностей,
предусмотренных штатным расписанием, на основе Квалификационного
справочника должностей руководителей, специалистов и других служащих.
4. Штатное расписание. Штатное расписание имеет унифицированную
форму Т-3,- это документ, в котором закрепляется следующее
21
:
- перечень структурных подразделений;
- перечень должностей;
- количество штатных единиц по каждой должности;
- должностной оклад, надбавка, месячный фонд заработной платы, как по
отдельным должностям, так и по организации в целом.
Перечень структурных подразделений располагается в порядке их
важности для жизнедеятельности организации. Внутри структурных
подразделений приводится список должностей в порядке субординации.
Штатное расписание ежегодно пересматривается и утверждается. На его
основании отдел кадров производит подбор кадров на вакантные должности.
Разработкой штатного расписания в большинстве случаев занимается отдел
кадров, планово-экономический отдел, либо группа специалистов, а иногда
бухгалтерия. Организация сама решает, на кого возложить разработку штатного
21
Иритикова В. Методика работы с перечнями документов со сроками хранения / В. Иритикова //
Делопроизводство и документооборот на предприятии. - 2014. - № 9. - С. 9-14