25
расписания. Когда такая обязанность возлагается на работника, у которого не
прописана данная обязанность в трудовом договоре и (или) должностной
инструкции, то такой работник назначается через приказ по основной
деятельности.
5. Структура и штатная численность «Структура и штатная численность -
это документ, устанавливающий количество и состав структурных
подразделений организации, а также численность кадров в каждом из них.
Структура и штатная численность оформляется на общем бланке документа
или бланке письма. В некоторых случаях, если в организации отсутствуют
бланки, документ издается на простом листе бумаги (при этом на листе
воспроизводятся все реквизиты, необходимые для обеспечения юридической
силы документа).
Текст документа «Структура и штатная численность» обычно
оформляется в виде таблицы, подписывается начальником отдела кадров
организации, и ее главным бухгалтером организации, а затем утверждается
директором организации или уполномоченным им на это лицом. Структура и
штатная численность вводится в действие приказом по организации,
подписанным руководителем организации.
6. График отпусков. График отпусков содержит сведения об отпусках
сотрудников организации, сгруппированных по структурным подразделениям
по всем месяцам календарного года. В него включаются ежегодные
оплачиваемые отпуска, прочие виды отпусков (учебный, для исполнения
государственных и общественных обязанностей, по инициативе работника и
др) в график не включаются. Утверждается график руководством организации,
не позднее, чем за две недели до наступления нового календарного года.
Соблюдение данного графика является обязательным для выполнения, как
работодателем, так и работникам. При составлении графика сначала
заполняется реквизитная часть: - наименование организации; - код по ОКПО; -
номер документа; - дата составления; календарный год, на который
26
составляется график отпусков.
Чтоб облегчить разработку графика, можно издать распоряжение, которое
обяжет руководителей всех подразделений предоставить графики отпусков по
своим структурным подразделениям. За счет этого, отдел кадров может
примерно учесть пожелания всех сотрудников, при распределении дат
отпусков.
7. Трудовой договор. «Трудовой договор – это соглашение между
работодателем и работником, в соответствии с которым работодатель обязуется
предоставить работнику работу по обусловленной трудовой функции,
обеспечить условия труда, предусмотренные трудовым законодательством и
иными нормативными правовыми актами, содержащими нормы трудового
права, коллективным договором, соглашениями, локальными нормативными
актами и данным соглашением, своевременно и в полном размере выплачивать
работнику заработную плату, а работник обязуется лично выполнять
определенную этим соглашением трудовую функцию в интересах, под
управлением и контролем работодателя, соблюдать правила внутреннего
трудового распорядка, действующие у данного работодателя. Сторонами
трудового договора являются работник и работодатель
22
.
Трудовой договор должен быть заключен в письменной форме, составлен
в двух экземплярах, каждый из которых должен быть подписан сторонами
трудового договора. Один экземпляр должен быть передан работнику, другой
остается на хранении у работодателя. Только при наличии подписи работника
на экземпляре трудового договора, хранящегося у работодателя, работнику
выдается второй экземпляр трудового договора.
8. Правила внутреннего трудового распорядка. Согласно ст. 189 ТК РФ,
правила внутреннего трудового распорядка - локальный нормативный акт
организации, регламентирующий в соответствии с Трудовым кодексом РФ и
22
Непогода А.В. Семченко П.А. Делопроизводство организации: подготовка, оформление и ведение
документации. / А.В. Непогода, П.А. Семченко. – М.: Издательство: Омега-Л. – 2018. –С. 26
27
иными федеральными законами порядок приема и увольнения работников,
основные права, обязанности и ответственность сторон трудового договора,
режим работы, время отдыха, применяемые к работникам меры поощрения и
взыскания, а также иные вопросы регулирования трудовых отношений у
конкретного работодателя. Исходя из положений ст. 190 ТК РФ правила
внутреннего трудового распорядка являются обязательным документом, их
отсутствие может быть расценено как нарушение законодательства о труде и
повлечь за собой санкции, предусмотренные ст. 5.27 КоАП РФ, а также другие
негативные последствия для работодателя. При разработке текста правил
внутреннего трудового распорядка необходимо опираться на Трудовой кодекс
РФ, другие нормативные правовые акты, учитывать действующие для
отдельных категорий работников уставы и положения о дисциплине
(устанавливаемые федеральными законами). Также можно использовать
Типовые правила внутреннего трудового распорядка для рабочих и служащих
предприятий, учреждений, организаций, утвержденные Постановлением
Госкомтруда СССР от 20.07.84 N 213 в части, не противоречащей действующей
редакции Трудового кодекса РФ.
В правила внутреннего трудового распорядка могут включаться
следующие разделы
23
:
- общие положения;
- порядок приема и увольнения;
- основные права и обязанности работников;
- основные права и обязанности работодателя;
- режим рабочего времени и время отдыха;
- поощрения за успехи в работе;
- ответственность за нарушения трудовой дисциплины.
9. Положение по защите персональных данных работника. По статистике
в сфере нарушений законодательства о труде лидируют нарушения, которые
23
Рогожин М.Ю. Справочник по делопроизводству / М.Ю. Рогожин. - СПб.: Питер, 2014. -С. 72
28
квалифицируются как отсутствие в организации положения по защите
персональных данных (обязанность работодателя по установлению порядка
хранения и использования персональных данных указана в ст. 87 ТК РФ) либо
не ознакомление с ним всех работников под роспись (п. 8 ст. 86 ТК РФ).
Помимо ТК РФ, есть еще два нормативных документа, которые обязывают
работодателей утвердить указанное положение: Федеральный закон от
27.07.2006 № 149-ФЗ (в ред. от 06.04.2011) «Об информации, информационных
технологиях и о защите информации», Закон № 152-ФЗ. Персональные данные
- это любая информация, относящаяся к определенному или определяемому на
основании такой информации физическому лицу (субъекту персональных
данных), в том числе его фамилия, имя, отчество, год, месяц, дата и место
рождения, адрес, семейное, социальное, имущественное положение,
образование, профессия, доходы, другая информация (п. 1 ст. 3 Закона № 152-
ФЗ). Формально даже разглашение информации по телефону о том, кто
работает в организации, содержащей фамилии работников или номера личных
телефонов, является нарушением норм законодательства о защите
персональных данных. Такой факт может стать причиной для увольнения за
разглашение персональных данных другого работника (п. 6 ч. 1 ст. 81 ТК РФ).
Положение по защите персональных данных не имеет унифицированной
формы. При составлении в него могут быть включены следующие разделы:
понятие и состав персональных данных; обязанности и права работника и
работодателя; сбор, обработка и хранение персональных данных; доступ и
передача персональных данных; защита персональных данных работника;
ответственность за разглашение информации.
10. Табель учета рабочего времени. Табель учета рабочего времени,
согласно трудовому кодексу, должен вестись всеми работодателями в
обязательном порядке. Работодатель должен учитывать фактически
отработанное работником время. Существуют унифицированные формы для
табеля учета рабочего времени № Т-12 и № Т-13. Данные унифицированные
29
формы применяются только к повременной системе оплаты труда. При
сдельной оплате труда предприятия самостоятельно разрабатывают формы
первичных документов по учету выработки.
Табель составляется в одном экземпляре. После составления его
подписывает руководитель структурного подразделения, работником отдела
кадров, дальше он передается в бухгалтерию, где он будет храниться один год.
Рекомендовано составлять табель два раза в месяц, вначале и в середине
месяца, если заработная плата начисляется два раза в месяц. Если организация
не большая, табель ведется по организации в целом, если же большая
организация, то табель ведут отдельно по структурным подразделениям. В
заголовке обязательно указывается наименование предприятия и структурного
подразделения, на которое заполняется табель, код по ОКПО. Включение
работника в табель и исключение из него производится на основании
первичных документов по учету кадров (приказ о приеме на работу, трудовой
договор).
11. Трудовые книжки. Трудовая книжка – это документ, который
подтверждает трудовую деятельность и стаж работы. Трудовая книжка
хранится у работодателя до тех пор, пока работник не уволится. После
увольнения из организации книжка передается работнику и свидетельствует
далее перед пенсионным фоном, о том, что происходило с работников за все
время его работы в организации. Трудовая книжка предъявляется работником
при его поступлении на работу, если же работник устраивается на работу
впервые, то работодатель должен сам предоставить новую книжку работнику.
Работодатель обязан вести трудовые книжки на каждого сотрудника, который
проработал у него больше пяти дней. Заполняются первый раз книжки в
присутствии работника, обычно отделом кадров, хранятся трудовые книжки в
бухгалтерии организации, обязательно в сейфе.
12. Личные дела. Личное дело представляет собой совокупность
документов персонального учета, в которых содержатся наиболее важные и
30
полные сведения о работнике и его трудовой деятельности. В организациях
ведение личного дела не обязательно, оно ведется по усмотрению работодателя.
Их срок хранения 75 лет. После увольнения сотрудника личное дело передается
на хранение в архив.
13. Личные карточки. Личные карточки работников имеют
унифицированную форму № Т-2 и хранится 75 лет, так как представляет собой
ценную информацию. В личной карточке не допускается ошибок, в случае
совершения ошибки карточку следует переделать. Карточку нельзя
самостоятельно уничтожать организациям, так как на основании ее можно
подтверждать и восстанавливать трудовую деятельность. В случае, если
карточка заполняется вручную, подчерк должен быть понятным и аккуратным.
Личные карточки, всегда проверяются трудовой инспекцией.
14. Личный листок по учету кадров. Учетный лист отдела кадров не
является унифицированной формой, и может быть сделан в разных
интерпретациях. С помощью листка учета можно проследить все ли документы
были предоставлены работников, все ли документы были оформлены, все ли
подписи были поставлены, есть ли зарплатная банковская карта, а также иные
особенности, например, выдан ли ключ от кабинета. Так же в листке учета
отмечается, какие копии документов были переданы бухгалтерии, а также
отметка о том, что трудовая книжка была помещена в сейф. Ведение учетного
листка по каждому сотруднику помогает не забыть все процедуры по приему на
работу.
15. Приказы по личному составу. Приказы по личному составу хранятся
75 лет, в основном все виды приказов по личному составу имеют
унифицированную форму, применение этих форм обязательно для организаций
всех форм собственности
24
.
- Приказы о приеме на работу, формы № Т-1 и Т-1а (если принимается
24
Кузнецов С.Л. Современные технологии документационного обеспечения управления: учеб. пособие для
вузов / Под ред. проф. Т.В. Кузнецовой. - М.: Издательский дом МЭИ, 2014. -С. 62
31
сразу несколько сотрудников на одну должность).
- Приказы о прекращении (расторжении) трудового договора, форма № Т-
8.
- Приказы о предоставлении отпуска, имеют формы № Т-6 и Т-6а.
- Приказы о переводе работника(ов) на другую работу имеют формы №
Т-5 и Т-5а.
- Приказы о направлении работника(ов) в командировку имеют формы №
Т-9 и Т - 9а.
- Командировочное удостоверение имеет форму № Т-10.
- Служебное задание. Руководитель структурного подразделения, в
подчинении которого находится командируемый работник, составляет и
подписывает служебное задание на командировку по унифицированной форме
N Т-10а.
- Журналы регистрации кадровых документов, которые должны быть в
обязательном порядке в организации.
1.3 Организация кадровой деятельности
Специалисты отдела кадров, или инспектора, занимаются оформлением
документов, связанных с приемом, переводом, увольнением сотрудников, а
также оформлением и ведением трудовых книжек, ведут учет личного состава
предприятия. Помимо этого, в их обязанности может входить подготовка
документов для сдачи в Пенсионный фонд и налоговую инспекцию. Далее
перейдем к более детальному рассмотрению функциональных обязанностей
кадровой службы. Заметим, что вся деятельность кадровой службы строго
регламентирована действующим законодательством, что накладывает
определенный отпечаток на организацию работы по оформлению трудовых
документов. Одним из наиболее важных аспектов работы этой службы является
32
документарное оформление трудовых отношений
25
.
Среди них самой многочисленной можно выделить документацию,
сопровождающую процессы движения персонала на предприятии. Под этим
движение условно понимается прием, перевод, увольнение работников, а также
предоставление отпусков и командирование. При приеме на работу отдел
кадров должен зафиксировать основные анкетно-биографические данные
работника, условия его приема и оплаты труда. Алгоритм оформления на
работу выглядит следующим образом: отобранный кандидат пишет личное
заявление, издается приказ по личному составу о приеме работника на работу
(форма Т-1, утвержденная Постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 №1
«Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации
по учету труда и его оплаты»), на основании чего с ним заключается трудовой
договор (контракт), в котором оговариваются все основные условия трудовой
деятельности работника (дата начала работы, условия приема – постоянно или
временно, с испытательным сроком или без испытательного срока, вид
деятельности, заработная плата, права и обязанности, как работника, так и
работодателя). Формируется личное дело работника. Необходимо отметить, что
прием на работу невозможен без предъявления паспорта и трудовой книжки (за
исключением случаев, когда принимаемый 18 работник впервые устраивается
на работу).
В некоторых случаях, например, для военнообязанных, необходимо
предоставление военного билета, для некоторых видов деятельности – справки
о наличии (отсутствии) судимости, а также администрация может потребовать
документ об образовании или полученной специальности. Далее оформляется
личная карточка (форма Т-2) и вносится соответствующая запись в трудовую
книжку. Трудовые книжки хранятся у работодателя (в отделе кадров) в сейфе
или несгораемом шкафу. Запись о приеме трудовой книжки заносится в Журнал
25
Кондратьева Т.Н. Документационное обеспечение управления: учеб. пособие / Т.Н. Кондратьева. - Тюмень:
Изд-во Тюм. гос. ун-та, 2015. -С. 62
33
учета выдачи трудовых книжек и вкладышей к ним. Перед непосредственным
началом работы, сотрудник должен быть ознакомлен под подпись с
действующими локальными актами и инструкциями организации, а также, в
соответствии с требованиями охраны труда, пройти вводный инструктаж и
инструктаж на рабочем месте
26
.
Перевод на другую работу может быть осуществлен, как правило, только
с согласия работника, за исключением случаев, предусмотренных
законодательством – таких как перемещение в связи с производственной
необходимостью. В данных случаях достаточно представлений руководителей
структурных подразделений, приказов по основной деятельности о
необходимости произвести временные перестановки кадров. Представление
должно содержать следующие данные: наименование структурного
подразделения, название документа, дату и место составления, адресат,
резолюцию, заголовок, текст и подпись. Руководитель предприятия, после
получения представления от руководителя структурного подразделения с
обоснованиями причин необходимого перевода, дает указание кадровой службе
оформить соответствующий перевод. При переводе работника на другую
работу, независимо от того, на постоянной или временной основе, необходимо
оформление следующих документов: а) издание приказа по личному составу о
переводе работника на другую работу (форма Т-5); б) заключение
дополнительного соглашения к трудовому договору (при краткосрочных
переводах, до 1 месяца, такое соглашение не требуется)
27
.
В данном случае с работником должен быть проведен инструктаж на
рабочем месте с оформлением соответствующей записи в Журнале проведения
инструктажей с подписью работника. При направлении работника в
командировку должна быть оформлена следующая документация: а) должен
26
Иритикова В. Методика работы с перечнями документов со сроками хранения / В. Иритикова //
Делопроизводство и документооборот на предприятии. - 2014. - № 9. - С. 9-14.
27
Каменева Е.М. Жизненный цикл внутреннего документа / Е.М. Каменева // Секретарь-референт. - 2013. - № 4.
- С. 17-24
34
быть издан приказ (распоряжение) о направлении работника в командировку
(форма Т-9); б) служебное задание для направления в командировку (форма Т-
10а); в) должно быть выписано командировочное удостоверение (форма Т-10).
По возвращению из командировки, работник, в течение трех рабочих дней (для
зарубежной командировки – в течение 10 дней) должен сдать командировочное
удостоверение, представить работодателю отчет о выполненной работе (форма
Т10а) и авансовый отчет, подтверждающий израсходованные денежные суммы
(форма АО-1).
Документация о командировках хранится на предприятии пять лет.
Предоставление отпусков работникам осуществляется на основании
предварительно составленного и утвержденного приказом руководителя
предприятия графика отпусков сотрудников (форма Т-7). Данный график
должен быть утвержден не позднее, чем за две недели до начала календарного
года, т.е. до 17 декабря, приказом по основной деятельности. На крупных
предприятиях графики отпусков составляются для каждого структурного
подразделения, а затем кадровая служба составляет на их основании общий
график по всему предприятию. Форма графика отпусков унифицирована и
включает в себя наименование структурного подразделения, фамилию, имя,
отчество работника, наименование должности, табельный номер, даты начала и
окончания отпуска, количество календарных дней отпуска, период, за который
предоставляется отпуск, а также обязательно графу ознакомления работника с
данным документом. После того как график отпусков составлен, он, в
обязательном порядке, подписывается руководителем кадровой службы и
визируется руководителем предприятия. Если на предприятии существует
профсоюзная организация, то график отпусков согласовывается с
профсоюзным комитетом. Далее, перед непосредственным отправлением
работника в очередной ежегодный отпуск (примерно за две недели), кадровая
служба должна оформить следующую документацию: а) получить от работника
личное заявление о предоставлении очередного отпуска; б) издать приказ о