65
хозяйственного отдела, бухгалтером и бухгалтером-кассиром. Далее
руководителем должен быть издан приказ, утверждающий данную инструкцию.
Следующим шагом внедрения указанной инструкции будет являться
ознакомление всех специалистов, участвующих в создании кадровых
документов.
График документооборота между отделом бухгалтерии и делопроизводств и
руководителем должен быть составлен совместно. График документооборота
должен быть утвержден всеми лицами. Лица, ответственные за ведение кадрового
делопроизводства и расчетов должны ознакомлены с данным документом под
роспись и далее вести работу, четко соблюдая положения данного документа.
При составлении таких документов, как Инструкция по кадровому
делопроизводству необходимо опираться на следующие нормативно-правовые
документы:
- Трудовой кодекс Российской Федерации.
- ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации.
Унифицированная система организационно-распорядительной
доку ментации. Требования к оформлению доку ментов» является самым
известным стандартом в сфере документационного обеспечения и наиболее
широко используется в деятельности организаций. Стандарт устанавливает
реквизиты. применяемые при оформлении организационно- распорядительных
документов, правила оформления реквизитов, требования к стру ктуре бланков
документов.
- ГОСТ Р 51511-2001 «Печати с воспроизведением Государственного
герба Российской Федерации.
- ГОСТ 9327-60 «Бумага и изделия из бумаги. Потребительские
форматы».
Специфическими документами, регламентирующими процесс создания
Инструкции, являются:
- ГОСТ 17914-72 «Обложки дел длительных сроков хранения. Типы,
разновидности и технические требования». Стандарт содержит комплекс
66
требований к обложкам, в которые подшиваются дела при передаче на
архивное хранение. Стандартом установлены размеры обложек, требования к
материалу, из которого они изготавливаются, установлено также, какие
сведения должны помещаться на обложку дела [17].
- Федеральный закон от 22.10.2004 г. № 125-ФЗ «Об архивном деле в
Российской Федерации».
Этот документ регламентирует деятельность сотрудников, в обязанности
которых входит подготовка к сдаче документов в архив на хранение.
- Постановление Минтруда России от 10.10.2003 г. № 69 «Об
утверждении Инструкции по заполнению трудовых книжек».
С помощью этого документа можно определить обязанности инспектора
по кадрам в вопросах заполнения, хранения трудовых книжек работников
учреждения.
Документы. опираясь на которые составлялся график документооборота
между бухгалтерией и руководителем:
- Федеральный закон от 06.12.2011 г. № 402-ФЗ «О бухгалтерском
учете».
- Приказ Минфина РФ от 29.07.1998 г. № 34н «Об утверждении
Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в
Российской Федерации».
Перечисленные документы помогли разграничить права и обязанности
инспектора по кадрам и бухгалтера. Кроме того, соблюдение законодательства
по своевременной выплате денежных средств работникам учреждения
возможно только при следовании нормам у казанных правовых актов.
67
3.2. Рекомендации по совершенствованию кадрового документооборота в
профессиональные образовательные учреждения СОКСТУЦ РО ДОСААФ
России Самарской области
Для решения такой проблемы в системе кадрового делопроизводства как
отсутствие четко определенных направлений и требований к осуществлению
кадрового делопроизводства в организации предлагается разработать и
внедрить Инструкцию.
Предложенный вариант решения проблемы поможет сформировать у
сотрудников организации четкую структуру действий, необходимых для
осуществления кадрового делопроизводства, уменьшить затраты времени.
Использование инструкции приведет к следу ющим результатам:
- уменьшение объема бумаг;
- уменьшение времени на составление и поиск доку ментов в случае
необходимости;
- строго определенный процесс регистрации документов,
указывающий на исполнителя и сроки исполнения.
- наличие информации у руководителя о выполнении выданных им
поручений;
- прохождение документов необходимых стадий (регистрация,
рассмотрение, визирование, согласование и исполнение) в установленные
сроки;
- повышение исполнительной дисциплины и ответственности;
- повышение качества выполняемых работ и создание
положительного имиджа организации.
Данные, приведенные в Таблице 4, наглядно показывают количество
сэкономленного времени инспектора по учету после проведения такого
мероприятия как разработка и внедрение Инструкции.
68
Таблица 4
Экономия рабочего времени инспектора по учету после разработки
и внедрения Инструкции
До
внедрения
инструкции
После
внедрения
инструкции
Действие, выполняемое для издания
документа
Среднее количество
времени, затраченное на
издание кадрового доку
мента (мин.)
Количество
сэкономленного
времени (мин.)
Получение задания, обсуждение
особенностей создания документа
15
5
10
Создание документа(набор на
компьютере, распечатка)
20
10
10
Согласование проекта документа с
руководителем, бухгалтером,
делопроизводителем
15
15
0
Внесение поправок в проект документа
15
0
15
Подписание документа директором,
сотрудником
10
10
0
Всего:
75
40
35
Таким образом, после внедрения инструкции (при ее правильном
использовании) делопроизводитель сможет сэкономить 35 минут рабочего
времени на издание одного кадрового документа.
Оклад делопроизводителя, согласно штатному расписанию, составляет
6300 рублей. Заработная плата состоит из трех частей - оклад, надбавка за
сложность, напряженность, особый режим работы и премия. При условии, что
инспектор по учету работает без нареканий, все три составляющие
выплачиваются в размере 100 процентов. Таким образом, размер заработной
платы - 18910 (восемнадцать тысяч девятьсот десять) рублей 00 копеек (6300 х
3+15% (районный коэффициент) -13% (налог на доходы физических лиц)).
В 2018 году, согласно производственному календарю, рабочее время при
69
40-часовой рабочей неделе в часах равно 1971.
За год инспектор по учету полу чит сумму 226920 (двести двадцать шесть
тысяч девятьсот двадцать) рублей 00 копеек (18910 рублей х 12месяцев).
Стоимость одного часа работы инспектора по учету = 226920 рублей :
1971 часов =115 рублей 13 копеек.
Стоимость одной минуты работы инспектора по учету = 115 рублей
13копеек : 60 минут = 1 рубль 92 копейки.
При создании одного документа делопроизводитель сэкономит 35 минут,
что позволит работодателю удешевить каждый кадровый документ на 67
рублей 20 копеек.
Приведенные выше данные доказывают экономическу ю эффективность
предложенного мероприятия по совершенствованию системы кадрового
документооборота.
Проведением данного мероприятия можно улучшить экстенсивный
показатель социальной эффективности в части уменьшения потерь рабочего
времени за счет соответствия определенным технологиям по созданию
кадровой документации.
Социальные результаты, которых можно добиться при внедрении
Инструкции:
• четкое определение прав и обязанностей работников:
• обеспечение условий для принятия руководящих решений с ясным
и четким изложением целей и задач;
• улучшение психологического климата среди работников;
• снижение уровня стресса.
Итак, проанализировав систему кадрового документооборота СОКСТУЦ
РО ДОСААФ, выделены следующие проблемы:
- отсутствие четко определенных направлений и требований к
осуществлению кадрового делопроизводства в организации создает трудности
для инспектора по кадрам при составлении, оформлении и изготовлении
70
кадровых документов;
- несогласованность действий делопроизводителя и бухгалтера в
вопросах документооборота.
Использование инструкции приведет к следующим результатам:
- уменьшение объема бумаг;
- уменьшение времени на составление и поиск доку ментов в слу чае
необходимости;
- строго определенный процесс регистрации документов, указывающий
на исполнителя и сроки исполнения.
- наличие информации у руководителя о выполнении выданных им
поручений;
- прохождение документов необходимых стадий (регистрация,
рассмотрение, визирование, согласование и исполнение) в установленные
сроки:
- повышение исполнительной дисциплины и ответственности;
- повышение качества выполняемых работ и создание положительного
имиджа организации.
При создании одного документа по правилам, описанным в Инструкции
делопроизводитель СОКСТУЦ РО ДОСААФ сэкономит 35 минут, что позволит
работодателю удешевить каждый кадровый документ на 67 рублей 20 копеек.
Приведенные выше данные доказывают экономическу ю эффективность
предложенного мероприятия по совершенствованию системы кадрового
документооборота СОКСТУЦ РО ДОСААФ.
71
ЗАКЛЮЧЕНИЕ
Итак, подведем итоги данного исследования. В работе выло выявлено:
1. Документооборот в организации входит в компетенцию работников
бухгалтерии, они занимаются архивом и всем, что с этим связанно. Пока
организация не слишком большая, всё хорошо, но с ростом компании, растёт и
документооборот организации, что влечёт за собой необходимость наличия
определённых навыков (определение ценности, подготовка описей,
специальная обработка и так далее). Обычно за учётом документооборота в
организации следит один работник, он, как правило, не обладает навыками,
позволяющими правильно оформить архив. Чтобы исправить такое положение
дел, многие организации привлекают специалистов и сдают документы к ним в
архив.
2. Проанализировав систему кадрового делопроизводства СОКСТУЦ РО
ДОСААФ, можно выделить следующие проблемы:
‒ отсутствие четко определенных направлений и требований к
осуществлению кадрового делопроизводства в организации создает трудности
для инспектора по кадрам при составлении, оформлении и изготовлении
кадровых документов;
‒ несогласованность действий инспектора по кадрам и бухгалтера в
вопросах доку ментооборота.
Первая проблема выражается в наличии ошибок при создании кадровых
документов (неправильное оформление документов (кроме унифицированных
форм). Кроме того, существует необходимость документального закрепления
такой особенности учреждения, как издание кадровых документов в двух
экземплярах - один остается в учреждении, другой передается в бухгалтерию.
Существуют разногласия при формировании личных дел работников -
работники отказываются предоставить документы, которые просит инспектор
по кадрам.
72
Вторая проблема выражается в отсутствии документально закрепленной
схемы документооборота между руководителем и бухгалтерией, наличии
ошибок при произведении расчетов с работниками. Нет документа в котором
были бы закреплены сроки предоставления того или иного документа,
назначены ответственные, что лишает возможности четко регламентировать
схему документооборота между двумя отделами.
В СОКСТУЦ РО ДОСААФ уже существует кадровая электронная
«Система Кадры». Внедрение автоматизированной системы кадрового
делопроизводства «Система Кадры» позволила значительно улучшить систему
управления персоналом и работу специалиста по кадрам СОКСТУЦ РО
ДОСААФ.
Компьютерная справочная система «Система Кадры» была внедрена в
декабре 2015 года и в течение полугода использовалась в работе заместителя
директора по общим вопросам, как специалиста по кадрам СОКСТУЦ РО
ДОСААФ.
3. На основании выявленных проблем в кадровом документообороте
между отделами, мы решили разработать инструкцию.
Использование инструкции приведет к следующим результатам:
- уменьшение объема бумаг;
- уменьшение времени на составление и поиск доку ментов в слу чае
необходимости;
- строго определенный процесс регистрации документов, указывающий
на исполнителя и сроки исполнения.
- наличие информации у руководителя о выполнении выданных им
поручений;
- прохождение документов необходимых стадий (регистрация,
рассмотрение, визирование, согласование и исполнение) в установленные
сроки:
- повышение исполнительной дисциплины и ответственности;
73
- повышение качества выполняемых работ и создание положительного
имиджа организации.
При создании одного документа по правилам, описанным в Инструкции
делопроизводитель СОКСТУЦ РО ДОСААФ сэкономит 35 минут, что позволит
работодателю удешевить каждый кадровый документ на 67 рублей 20 копеек.
Приведенные выше данные доказывают экономическу ю эффективность
предложенного мероприятия по совершенствованию системы кадрового
документооборота СОКСТУЦ РО ДОСААФ.
74
СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВ
1. Конституция Российской Федерации. - Москва: Эксмо, 2015. - 39 с.
2. Гражданский кодекс Российской Федерации. - М.: РГ-Пресс, КноРус,
2015. - 512 с.
3. Трудовой кодекс Российской Федерации. - М.: Эксмо, 2015. - 208 с.
4. Закон Российской Федерации от 21 июля 1993 г. № 5485-I «О
государственной тайне» (с изм. и доп. от 08.03.2015) // Собрание
законодательства Российской Федерации. - 1997. - № 47. - Ст. 4673; Справочно-
правовая система «Гарант». URL: http://www.base.garant.ru/10102673/
5. Федеральный закон от 06 апреля 2011 г. № 63-ФЗ «Об электронной
подписи» (с изм. и доп. 30.12.2015) // Собрание законодательства Российской
Федерации. - 2011. - № 15. - Ст. 2036; Справочно-правовая система «Гарант».
URL: http://www.base.garant.ru/12184522/
6. Федеральный закон от 27 июля 2006 г. № 149-ФЗ «Об информации,
информационных технологиях и о защите информации» (с изм. и доп. от
13.07.2015) // Собрание законодательства Российской Федерации. - 2006. - № 31
(Ч. 1). - Ст. 3448; Справочно-правовая система «Гарант». URL:
http://www.base.garant.ru/12148555/
7. Федеральный закон от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ «Об архивном деле в
Российской Федерации» (с изм. и доп. от 28.11.2015) // Собрание
законодательства Российской Федерации. - 2004. - № 43. - Ст. 4169; Справочно-
правовая система «Гарант». URL: http://www.base.garant.ru/12137300/
8. Федеральный закон от 17 июля 1999 г. № 176-ФЗ «О почтовой связи» (с
изм. и доп. от 06.12.2011) // Собрание законодательства Российской Федерации.
- 1999. - № 29. - Ст. 3697; Справочно-правовая система «Гарант». URL:
http://www.base.garant.ru/180689/
9. Национальный стандарт РФ ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007. СИБИД.
Управление документами. Общие требования. Утв. приказом Федерального