55
существенно влияет на оперативность и качество системы управления. Процесс
принятия управленческих решений состоит из получения информации,
переработки информации, анализа, подготовки и принятия управленческого
решения. Данные этапы связаны с кадровой документацией.
Для любой организации жизненно важно постоянно совершенствовать
документационное обеспечение системы управления, так как это прямо влияет
на качество принятия управленческих решений. Особенно важно
совершенствовать кадровую документацию. Система кадрового
делопроизводства призвана обслуживать процесс управления персоналом.
Любой кадровый документ фиксирует юридически значимые факты, которые
являются основанием совокупности корреспондирующих друг другу прав и
обязанностей работника и работодателя. Подавляющее большинство кадровых
документов содержит информацию, обладающую высокой социальной
значимостью. Поэтому отношение к работе с кадровыми документами должно
быть чрезвычайно серьезным. Так как от правильности заполнения кадровых
документов зависит подтверждение определенных юридических фактов, на
основе которых возникают те или иные права работника.
Для увеличения эффективности управления персоналом в СОКСТУЦ РО
ДОСААФ необходимо применять современные методы и стили управления
персоналом, что требует увеличения роли кадровой службы в управлении
персоналом.
Это вызвано объективными обстоятельствами:
1. На сегодняшний день существенным образом изменились условия, при
которых существует кадровая служба. Данные изменения напрямую связаны с
переходом дефицита трудовых ресурсов, которые устойчивы во времени к их
избытку. Основными резервами является наиболее лучшее использование
кадров организации, распределение их с оптимальной стороны по рабочим
местам, увеличение нагрузки на каждого работника. Уменьшение числа
работников является важнейшим рычагом увеличения эффективности
56
производства на первоначальном этапе развития рыночных отношений.
2. Реализация кадровой перестройки в организации побуждает
расширение функциональных обязанностей кадровых работников организации,
увеличение их самостоятельности в решении проблем кадровой политики.
Поэтому, к работникам отделов кадров предъявляются высокие требования
профессионального толка. Основным условием выступает наличие высшего
образования по профилю специальности. По результатам проведенного анализа
и анкетирования во второй главе было выявлено, что целесообразно применять
в работе с кадровыми документами автоматизированных компьютерных
программ, а также отслеживать уровень квалификации кадровых работников.
Это должно способствовать качественной работе и самое главное оперативной,
с кадровыми документами, что в конечном итоге скажется на всей системе
управления персоналом.
Кадры являются важной составляющей частью СОКСТУЦ РО ДОСААФ.
Они осуществляют всю образовательную и методическую деятельность с
курсантами, определяют внутреннюю культуру организации, представляют
«лицо» организации.
На сегодня всё большее внимание со стороны руководителей малых
предприятий уделяется вопросам кадрового менеджмента. Иными словами
появилась потребность в использовании современной системы управления
персоналом, на что руководитель СОКСТУЦ РО ДОСААФ внедрил
автоматизированную систему кадрового делопроизводств
Кадровое делопроизводство, основанное на автоматизированной
компьютерной системе кадрового делопроизводства, имеет преимущества:
1. сокращение расходов на зарплату по той причине, что электронная
система управления персоналом работает автономно;
2. высокое качество результата;
3. отсутствие грамматических ошибок и помарок в кадровых
документах;
57
4. быстрота обработки информации и высокая скорость кадрового
документооборота;
5. качественная сервисная поддержка и обслуживание программа
кадрового документооборота; Таким образом, можно констатировать тот факт,
что внедрение автоматизированной компьютерной программы «Система
Кадры» в работу специалиста по кадрам СОКСТУЦ РО ДОСААФ позитивно
сказалось на работе с кадровыми документами, убыстрив и качественно
улучшив работу с кадровыми документами, что в конечном итоге
положительно скажется на системе управления персона.
В настоящее время рынок перенасыщен всевозможными программами
автоматизированного учета и требует перехода на новый уровень в кадровом
делопроизводстве.
Кадровая справочная «Система Кадры» это уникальная информационная
система управления кадрами, которая подготовлена лучшими экспертами для
всех специалистов, работающих с персоналом. Система дает полную базу
разъяснений по профессиональному ведению кадровой политики в
организации.
Информационная «Система Кадры» содержит ответы на вопросы
кадрового учета и делопроизводства, правовую базу, формы и образцы
документов, профессиональные журналы и книги, что позволяет специалисту
по кадрам СОКСТУЦ РО ДОСААФ сделать работу более эффективной и
комфортной, а самое главное быстрой.
Компьютерная справочная система «Система Кадры» состоит из систем:
‒ система работы с кадрами;
‒ система отдела кадров;
‒ система учета кадров;
‒ система управления кадрами организации.
Компьютерная справочная система «Система Кадры»,
автоматизированная система управления кадрами, является идеальным
58
решением для:
‒ руководителя организации;
‒ руководителя отдела кадров;
‒ специалиста по кадрам.
‒ любого другого специалиста, работающего в системе управления
кадрами организации.
Система управления работой с кадрами поможет:
‒ повысить качество управления персоналом в СОКСТУЦ РО
ДОСААФ;
‒ оптимизировать кадровое делопроизводство в СОКСТУЦ РО
ДОСААФ;
‒ решить любые спорные кадровые вопросы;
‒ поднять квалификацию работников в СОКСТУЦ РО ДОСААФ;
‒ сформировать грамотную систему кадровой политики в СОКСТУЦ
РО ДОСААФ.
Компьютерная справочная система «Система Кадры» доступна с любого
компьютера и не привязана к конкретному рабочему месту специалиста по
кадрам.
Каждый день КСС «Система Кадры» предоставляет только актуальную
информацию, ежедневные обновления. Удобная навигация, легкий поиск
информации, быстрый доступ к любым разделам справочной системы.
Возможность задать вопрос и получить точный ответ. Возможность
проконсультироваться по горячей линии по любому сложному кадровому
вопросу.
В состав Компьютерной справочной системы «Система Кадры» входит:
1. Правовая база нормативных документов по кадровой политике.
2. Формы документов по вопросам кадрового учета и персоналу.
3. Справочник кадровика.
4. Ответы от экспертов на любые кадровые вопросы.
59
5. Мастера - интерактивный сервис, который подбирает решение и все
нужные документы по индивидуальной ситуации пользователя.
6. Видео-семинары от ведущих экспертов по трудовому
законодательству.
7. Тренинги от известных специалистов в области управления
персоналом.
Компьютерная справочная система «Система Кадры» автоматизирует и
оптимизирует кадровое делопроизводство, позволяет:
‒ Вести учет кандидатов на работу, вести учет как принятых, так и
уволенных работников, а также временно не работающих.
‒ Представить организационную структуру автошколы в виде
иерархии.
‒ Производить кадровый учет по основным кадровым операциям:
приём, увольнение, оформление отпуска, аттестации, командировки, обучение
и др.
‒ Вести учет рабочего времени работников.
‒ Автоматизировать систему кадрового документооборота, при
помощи автоматизированного выведения Приказов, табелей и др.
‒ Производить поиск информации по основным моментам.
‒ Выстраивать кадровые отчеты.
Компьютерная справочная система «Система Кадры», обеспечивающая
кадровый документооборот, с успехом используется в малых предприятиях.
Компьютерная справочная система «Система Кадры» представляет собой
современную компьютерную программу, которая сочетает функции кадрового
учета документов и автоматизации системы управления персоналом.
Основными особенностями данной программы является ее простота,
наглядность, простая настройка, удобность, совместимость с программой
Microsoft Office.
Внедрение данной программы позволило в СОКСТУЦ РО ДОСААФ:
60
‒ снизить расходы на управление персоналом;
‒ оптимально применять профессиональные качества работников;
‒ увеличить производительность труда работников;
‒ повысить качество обработки кадровых документов;
‒ ведение кадровой документации на более высоком уровне.
Рассмотрим расчеты стоимости внедрения Компьютерной справочной
системы «Система Кадры» (таблица 2).
Таблица 2
Стоимость затрат на внедрение Компьютерной справочной
системы «Система Кадры»
№
Наименование затрат
Сумма,
руб.
1
Приобретение программного обеспечения КСС «Система Кадры»
27000
2
Установка, ежемесячное сопровождение (обновление)
программного обеспечения
3000
3
Годовая оплата
12000
ИТОГО
42000
Таким образом, внедрение автоматизированной системы кадрового
делопроизводства «Система Кадры» позволила значительно улучшить систему
управления персоналом и работу специалиста по кадрам СОКСТУЦ РО
ДОСААФ.
Компьютерная справочная система «Система Кадры» была внедрена в
декабре 2015 года и в течение полугода использовалась в работе заместителя
директора по общим вопросам, как специалиста по кадрам СОКСТУЦ РО
ДОСААФ.
Так как данная программа направлена совершенствование работы с
кадровой документацией и в конечном итоге на управление персоналом, то и
социальный эффект можно определить из анализа работы с работниками
СОКСТУЦ РО ДОСААФ. Поэтому для анализа эффективности внедрения КСС
«Система Кадры» с работниками автошколы было проведено повторное
анкетирование. Таким образом, можно констатировать тот факт, что внедрение
автоматизированной компьютерной программы «Система Кадры» в работу
специалиста по кадрам СОКСТУЦ РО ДОСААФ позитивно сказалось на работе
61
с кадровыми документами, убыстрив и качественно улучшив работу с
кадровыми документами, что в конечном итоге положительно скажется на
системе управления персонал.
На первый вопрос анкеты: Какое Ваше отношение к работе специалиста
по кадрам, получены следующие результаты.
Как видно, после внедрения программы «Система Кадры» изменилось
отношение к работе специалиста по кадрам в лучшую сторону - 75%
положительно относят к деятельности отдела кадров.
На второй вопрос: Часто ли Вы сталкиваетесь в своей работе с
потребностью в кадровых документах, получены результаты.
Изменилось и количество обращений за полгода в отдел кадров
автошколы. Это говорит о доверии к деятельности специалиста по кадрам.
На третий вопрос: Как быстро происходит разработка кадровых
документов, были получены результаты.
70 % считают оборот кадровых документов достаточно быстрым.
На четвертый вопрос: Были ли случаи некачественной работы с
кадровыми документами за последние полгода, были получены следующие
результаты.
В коренную сторону изменилось мнение анкетируемых работников
автошколы о проявлениях случаев некачественной работы с кадровыми
документами. 90 % считают, что не было за последние полгода случаев
некачественной работы с кадровыми документами. И это положительный
момент. 90 % анкетируемых работников, а это абсолютное большинство
считают, что изменилась и быстрота и скорость работы с кадровыми
документами, если раньше на составление любого кадрового документа
уходило до 1 часа, то сейчас на это уходит не более 10 минут.
Таким образом, можно констатировать тот факт, что внедрение
автоматизированной компьютерной программы «Система Кадры» в работу
специалиста по кадрам СОКСТУЦ РО ДОСААФ позитивно сказалось на работе
62
с кадровыми документами, убыстрив и качественно улучшив работу с
кадровыми документами, что в конечном итоге положительно скажется на
системе управления персонал.
На последний вопрос: Как Вы считаете, что повлияло на изменение
работы специалиста по кадрам с кадровыми документами, были получены
следующие результаты.
80 % анкетируемых работников основной причиной улучшения работы
специалиста по кадрам в работе с кадровыми документами считают внедрение
автоматизированной компьютерной программы «Система Кадры».
Таким образом, можно констатировать тот факт, что внедрение
автоматизированной компьютерной программы «Система Кадры» в работу
специалиста по кадрам СОКСТУЦ РО ДОСААФ позитивно сказалось на работе
с кадровыми документами, убыстрив и качественно улучшив работу с
кадровыми документами, что в конечном итоге положительно скажется на
системе управления персоналом.
Итак, сделаем следующие выводы.
Эффективность системы управления персоналом во многом зависит от
правильной организации и реализации кадрового делопроизводства.
В процессе исследования был изучены различные виды кадровых
документов, существующих в СОКСТУЦ РО ДОСААФ, порядок и особенности
их оформления, подробно изучен процесс движения документов на всех этапах
доку ментооборота: от момента получения и создания документа до момента
отправки на исполнение.
Проанализировав систему кадрового делопроизводства СОКСТУЦ РО
ДОСААФ, можно выделить следу ющие проблемы:
- отсутствие четко определенных направлений и требований к
осуществлению кадрового делопроизводства в организации создает трудности для
инспектора по кадрам при составлении, оформлении и изготовлении кадровых
документов;
- несогласованность действий инспектора по кадрам и бухгалтера в вопросах
63
документооборота.
Первая проблема выражается в наличии ошибок при создании кадровых
документов (неправильное оформление документов (кроме унифицированных
форм). Кроме того, существует необходимость документального закрепления
такой особенности учреждения, как издание кадровых доку ментов в двух
экземплярах - один остается в учреждении, другой передается в бухгалтерию.
Существуют разногласия при формировании личных дел работников -
работники отказываются предоставить доку менты, которые просит инспектор
по кадрам.
Вторая проблема выражается в отсутствии документально закрепленной
схемы документооборота между руководителем СОКСТУЦ РО ДОСААФ и
бухгалтерией и делопроизводителем, наличии ошибок при произведении
расчетов с работниками. Нет документа в котором были бы закреплены сроки
предоставления того или иного документа, назначены ответственные, что
лишает возможности четко регламентировать схему документооборота между
двумя отделами.
64
Глава 3. Рекомендации по совершенствованию кадрового
документооборота и их оценка на примере профессионального
образовательного учреждения СОКСТУЦ РО ДОСААФ России
Самарской области
3.1 Недостатки организации кадрового документооборота
профессионального образовательного учреждения СОКСТУЦ РО
ДОСААФ России Самарской области
Проанализировав систему кадрового делопроизводства СОКСТУЦ РО
ДОСААФ, выделены следующие проблемы:
‒ отсутствие четко определенных направлений и требований к
осуществлению кадрового делопроизводства в организации создает трудности
для инспектора по кадрам при составлении, оформлении и изготовлении
кадровых документов;
‒ несогласованность действий инспектора по кадрам и бухгалтера в
вопросах документооборота.
Мероприятия, предлагаемые для решения выявленных в системе
кадрового делопроизводства отражены в таблице 3.
Таблица 3
Мероприятия, предлагаемые для решения проблем в системе
кадрового делопроизводства
Проблема
Мероприятие
Ответственные лица
1) отсутствие четко определенных
направлений и требований к
осуществлению кадровой)
делопроизводства в организации
Создание и внедрение
инструкции по кадровому
делопроизводству
Делопроизводитель
2) несогласованность действий
инспектора по кадрам и
бухгалтера в вопросах
документооборота
Создание и утверждение
I рафика
документооборота
Делопроизводитель и
бухгалтер
Инструкция по кадровому делопроизводству должна быть составлена
делопроизводителем, согласована с руководителем, начальниками