45
образовательного процесса, включает: процесс управления педагогическими
работниками и процесс повышения квалификации педагогических работников.
Номенклатура должностей педагогических работников в в
профессиональном образовательном учреждении соответствует номенклатуре,
утвержденной Постановлением Правительства РФ от 8 августа 2013 г. № 678
«Об утверждении номенклатуры должностей педагогических работников
организаций, осуществляющих образовательную деятельность, должностей
руководителей образовательных организаций».
Педагогические работники, реализующие основные и дополнительные
образовательные программы, в том числе преподаватели учебных предметов,
мастера производственного обучения, удовлетворяют квалификационным
требованиям, указанным в квалификационных справочниках по
соответствующим должностям.
Требования к квалификации преподавателей: высшее профессиональное
образование или среднее профессиональное образование по направлению
подготовки «Образование и педагогика» или в области, соответствующей
преподаваемому предмету, без предъявления требований к стажу работы, либо
высшее профессиональное образование или среднее профессиональное
образование и дополнительное профессиональное образование по направлению
деятельности в образовательном учреждении без предъявления требований к
стажу работы.
Требования к квалификации мастеров производственного обучения:
высшее профессиональное образование или среднее профессиональное
образование в областях, соответствующих профилям обучения и
дополнительное профессиональное образование по направлению подготовки
«Образование и педагогика» без предъявления требований к стажу работы.
Лица, не имеющие специальной подготовки или стажа работы, установленных
в разделе «Требования к квалификации» Приказа Минздравсоцразвития
Российской Федерации №761н от 26 августа 2010 г. «Об утверждении Единого
46
квалификационного справочника должностей руководителей, специалистов и
служащих, раздел «Квалификационные характеристики должностей работников
образования», но обладающие достаточным практическим опытом и
выполняющие качественно и полном объеме возложенные на них должностные
обязанности, по рекомендации аттестационной комиссии назначены на
соответствующие должности так же, как и лица, имеющие специальную
подготовку и стаж работы в соответствии с Приказом Минздравсоцразвития
Российской Федерации от 25 октября 2010г. № 921 н «О внесении изменения в
Порядок применения Единого квалификационного справочника должностей
руководителей, специалистов и служащих».
Педагогические работники, реализующие основные и дополнительные
образовательные программы, систематически повышают свой
профессиональный уровень по профилю педагогической деятельности.
В СОКСТУЦ РО ДОСААФ России Самарской области кадровой
документацией занимается делопроизводитель.
В должностные обязанности делопроизводителя входит:
- осуществление контроля над своевременным исполнением
распоряжений, приказов и поручений директора;
- Ведение учета личного состава учреждения в соответствии с
унифицированными формами первичной документации;
- Оформление приема, перевода и увольнения работников в
соответствии с трудовым законодательством, положениями и приказами
директора, а также другой установленной доку ментации по кадрам;
- формирование и ведение личных дел работников, внесение в
них изменений, связанных с трудовой деятельностью;
- заполнение, учет и хранение трудовых книжек, подсчет
трудового стажа;
- выдача справок о настоящей и прошлой трудовой деятельности
работников дчя представления в другие учреждения;
47
- ведение учета предоставления отпу сков работникам, осуществление
контроля над составлением и соблюдением графиков очередных отпусков;
- составление установленной отчетности (табель учета
использования рабочего времени и расчета заработной платы).
Оформление приема на работу.
В заявлении указывается адресат (должность, инициалы, фамилия
директора), автор (инициалы, фамилия, имя, отчество работника, должность),
наименование документа (заявление), текст, в котором указывается, на какую
должность автор заявления просит принять (перевести) его на работу), подпись,
дата.
На заявлении оформляется виза непосредственного руководителя.
Основанием для приема на работу является трудовой договор,
заключенный в письменной форме, составляемый в двух экземплярах, каждый
из которых подписывается сторонами. Один экземпляр трудового договора
передается работнику, другой хранится у работодателя.
Трудовые договоры могут заключаться:
- на неопределенный срок;
- на определенный срок не более пяти лет (срочный трудовой договор).
Трудовой договор является основанием дтя издания приказа
(распоряжения) о приеме работника.
Приказ (распоряжение) о приеме на работу оформляется в соответствии с
унифицированной формой Т-1 и должен соответствовать требованиям Правил
внутреннего трудового распорядка Форма Т-1 предназначена для
документирования индивидуального приема. Содержательная часть приказа
(распоряжения) о приеме на работу построена в табличной форме, которая
содержит следующие данные: фамилию, имя, отчество, табельный номер
работника, наименование профессии (должности), разряда класса (категории)
квалификации, условия приема на работу, характер работы, условия оплаты
труда, установленный испытательный срок.
48
Один экземпляр приказа о приеме на работу остается на хранение
руководителю СОКСТУЦ РО ДОСААФ, второй - передается в бухгалтерию для
оформления лицевого счета и начисления заработной платы.
Унифицированная форма приказа Т-1 является основанием для
заполнения инспектором по учету учетной формы «Личная карточка
работника» Т-2,внесения в трудовую книжку отметки о зачислении на работу.
Оформление перевода работников.
Приказ (распоряжение) о перемещении, переводе оформляется
унифицированной формой Т-5.
Форма Т-5 предназначена дтя документирования перевода на другую
работу. Основанием для издания приказа является заявление о переводе на
другую работу, которое содержит следующие реквизиты: адресат
(руководитель организации с указанием его должности, инициалов и фамилии),
автор (должность, инициалы и фамилия), название вида доку мента (заявление),
текст, подпись и дата. В тексте излагается просьба работника перевести его на
другую должность. На заявлении проставляются визы непосредственных
работника - по-прежнему и новому месту работы и резолюция руководителя
СОКСТУЦ РО ДОСААФ.
Приказ о переводе объявляется работнику под расписку. Один экземпляр
приказа остается на хранение руководителя, второй - передается в бухгалтерию.
Оформление увольнения работника.
Увольнение работника, т.е. прекращение трудового договора,
документируют формой Т-8 «Приказ (распоряжение) о прекращении действия
трудового договора с работником».
Заявление об увольнении является письменной формой предупреждения
работодателя о расторжении трудового договора по инициативе работника.
Заявление пишется от руки или при помощи компьютерной техники,
адресуется директору, в тексте излагается просьба работника об увольнении,
причина и дата увольнения. В документе обязательно должна содержаться дата
49
подачи заявления. Заявление должно быть завизировано директором
управления и непосредственным руководителем. Заявление об увольнении
сотрудников(кроме обслуживающего персонала) должно содержать отметку
Управляющего делами Администрации городского округа Первоуральск.
Заявление подшивается в папку приказов по личному составу вместе с
экземпляром приказа об увольнении.
Текст приказа об увольнении начинается словом «Уволить», указываются
дата увольнения, фамилия, имя, отчество, табельный номер, должность
(профессия), номер и дата трудового договора. Дата увольнения является
необходимым реквизитом приказа так как в соответствии с Трудовым кодексом
РФ днем увольнения работника во всех случаях является последний день его
работы (ст. 77 ТК РФ).
Приказ подписывает руководитель или лицо, исполняющее его
обязанности. Первый экземпляр приказа (распоряжения) остается в
Управлении, второй передается в бухгалтерию для расчета с работником.
Оформление отпуска работникам.
Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работнику
оформляется унифицированной формой Т-6.
Ежегодный оплачиваемый отпуск в соответствии с трудовым
законодательством должен предоставляться работнику ежегодно. Право на
использование отпуска за первый год работы возникает у работника по
истечении 6 месяцев его непрерывной работы в Управлении. По соглашению
сторон оплачиваемый отпуск работнику может быть предоставлен и до
истечения 6 месяцев. Согласно ст. 122 ТК РФ до истечения 6 месяцев работы
работодатель обязан предоставить оплачиваемый оттек по заявлению
работника:
- женщинам - по беременности и родам или непосредственно после него:
-работникам в возрасте до 18 лет:
-работникам, усыновившим ребенка (детей) в возрасте до 3 месяцев; в
50
других случаях, преду смотренных федеральными законами.
Текст приказа о предоставлении оттека начинается словами
«ПРЕДОСТАВИТЬ ОТПУСК», указывают фамилию, имя, отчество, табельный
номер, профессию, должность, вид отпуска, период, за который он
предоставляется, общее число календарных дней, в течении которых работник
находится в оттеке, дата ухода в оттек и возвращения на работу. Основанием
для издания приказа о предоставлении отпуска служит заявление работника и
график отпу сков.
Очередность предоставления оплачиваемых отпусков определяется
ежегодно в соответствии с графиком отпусков (форма Т-10а), утверждаемым
директором, не позднее чем за 2 недели до наступления календарного года.
График отпусков применяется для отражения сведений о времени
распределения ежегодных оплачиваемых отпу сков работников Управления на
календарный год по месяцам. При его составлении учитываются действующее
законодательство, специфика деятельности СОКСТУЦ РО ДОСААФ и
пожелание работников.
График отпу сков составляется инспектором по учету, утверждается
директором СОКСТУЦ РО ДОСААФ.
При переносе срока отпу ска на другое время с согласия работника и
непосредственного руководителя в график отпусков вносятся соответствующие
изменения.
О времени начала отпуска работник должен быть извещен не позднее чем
за 2 недели до его начала. В Управлении дтя этой цели разработана форма
уведомления.
Документы по учету кадров.
Трудовая книжка работника - основной документ о трудовой
деятельности и трудовом стаже работника. Трудовые книжки ведутся в
порядке, предусмотренном «Правилами ведения и хранения трудовых книжек,
изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей»,
51
утвержденными постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. N 225.
Личное дело - совокупность доку ментов, содержащих полные сведения о
работнике и его трудовой деятельности. Личные дела ведутся с целью
концентрации всей информации об одном работнике в отдельном комплексе
(досье).
Личные дела ведутся на всех работников Управления. Личное дело
оформляется после издания приказа о приеме на работу, формируется в течение
всего срока работы работника и дополняется документами, характеризующими
трудовую деятельность.
В состав документов личного дела работника входят следующие
документы:
‒ дополнение к личному листку по учету кадров;
‒ личный листок по учету кадров;
‒ автобиография:
‒ копии доку ментов об образовании и повышении кватификации;
‒ трудовой договор:
‒ заявление работника о приеме;
‒ копия приказа о приеме:
‒ должностная инструкция:
‒ согласие на обработку- персональных данных;
‒ договор о полной материальной ответственности (для материально-
ответственных лиц):
‒ дополнительные соглашения к трудовому договору и должностной
инструкции:
‒ заявление о согласии на перевод;
‒ копия приказа о переводе;
‒ все доку менты о наложении дисциплинарного взыскания
(докладные, служебные, объяснительные записки, акты, требования, протоколы
и т.п. в оригиналах, копия приказа о наложении дисциплинарного взыскания);
52
‒ копии доку ментов, подтверждающие изменение фамилии, имени,
отчества работника;
‒ заявление об увольнении;
‒ копия приказа об увольнении.
Личная карточка работника оформляется унифицированной формой Т-2.
Личная карточка заполняется инспектором по учету в одном экземпляре, от
руки (разборчиво), формулируются полностью, без сокращений на основании
соответствующих доку ментов (паспорта, трудовой книжки, военного билета
доку мента об образовании и др.)
Все последующие изменения в анкетно-биографических и учетных
данных работника должны своевременно отражаться в личной карточке.
Делопроизводитель вносит в учетные журналы сведения о приеме на
работу, переводе, увольнении, приеме.
Все учетные документы предназначены для обеспечения сохранности
сведений о личном составе Управления. Они хранятся в течении 75 лет, книга
учета движения трудовых книжек хранится 50 лет.
При прекращении трудового договора работодатель обязан выдать
работнику в день увольнения (последний день работы) трудовую книжку и по
письменному заявлению работника копии документов, связанных с работой
(ст.62 ТК РФ). Заявление составляется работником в письменной произвольной
форме, с точным обозначением конкретных видов документов, копии которых
желает получить работник.
Трудовой кодекс РФ дополнительно предусматривает обязанность
работодателя выдать работнику: надлежаще заверенную копию приказа
(распоряжения) о приеме на работу (ч.2 ст.68 ТК РФ); трудовую книжку и
другие документы, связанные с работой, при расторжении трудового договора
по инициативе работника (ч.5 ст. 80 ТК РФ); копии любых записей,
содержащих персональные данные работника, за исключением случаев,
предусмотренных федеральными законами (ст.89 ТК РФ).
53
Работодатель выдает работнику по его требованию копии связанных с
работой документов в течение трех дней со дня подачи соответствующего
заявления без требования с работника платы.
Удостоверение копий, связанных с работой может производится
руководителем СОКСТУЦ РО ДОСААФ, в зависимости от вида того или иного
документа.
Организация документооборота.
Вся поступающая в СОКСТУЦ РО ДОСААФ корреспонденция
регистрируется в журнале входящих документов. Журнал регистрации
входящей документации ведется в электронном виде. Это позволяется
открывать доступ к данному файлу разным сотрудникам с разных
компьютеров.
После регистрации оригинал входящего документа подшивается в
специально-отведенную для этого папку, а копия (копии) - рассылаются
(вручаются) исполнителю. На копии документа обязательно должна стоять виза
СОКСТУЦ РО ДОСААФ, содержащая формулировку конкретного задания
сотруднику-исполнителю.
Документы, подписанные директором СОКСТУЦ РО ДОСААФ, по
кадровым вопросам и предназначенные для отправки в сторонние организации,
должны быть в обязательном порядке должны быть зарегистрированы
исполнителем в реестре исходящей корреспонденции (документов), после чего
происходит подготовка к отправке и отправка.
Копии отправляемой кадровой корреспонденции (или второй экземпляр)
с отметками о полу чении, которые сделал секретарь организации- получателя
подшиваются в специально отведенную для исходящей корреспонденции
папку.
Проанализировав систему кадрового делопроизводства СОКСТУЦ РО
ДОСААФ, можно выделить следующие проблемы:
‒ отсутствие четко определенных направлений и требований к
осуществлению кадрового делопроизводства в организации создает трудности
54
для инспектора по кадрам при составлении, оформлении и изготовлении
кадровых документов;
‒ несогласованность действий инспектора по кадрам и бухгалтера в
вопросах доку ментооборота.
Первая проблема выражается в наличии ошибок при создании кадровых
документов (неправильное оформление документов (кроме унифицированных
форм). Кроме того, существует необходимость документального закрепления
такой особенности учреждения, как издание кадровых документов в двух
экземплярах - один остается в учреждении, другой передается в бухгалтерию.
Существуют разногласия при формировании личных дел работников -
работники отказываются предоставить документы, которые просит инспектор
по кадрам.
Вторая проблема выражается в отсутствии документально закрепленной
схемы документооборота между руководителем и бухгалтерией, наличии
ошибок при произведении расчетов с работниками. Нет документа в котором
были бы закреплены сроки предоставления того или иного документа,
назначены ответственные, что лишает возможности четко регламентировать
схему документооборота между двумя отделами.
2.3 Система электронного документооборота
Документы составляют основу информационной среды любой
организации. Информация, содержащаяся в документах, обладает юридической
силой только при условии соблюдения ряда обязательных
делопроизводственных операций. На сегодняшний день совершенствование
управления производственно-хозяйственными системами, повышение уровня
организации и эффективности управленческого труда зависит от уровня
сформированной системы делопроизводства в организации.
Организация работы с кадровыми документами является неотъемлемой
частью процессов управления и принятия управленческих решений, что