Содержание:
ВВЕДЕНИЕ................................................................................................................. 6
Глава 1. Основы документооборота в кадровой службе
........................................
9
1. 1 Сущность и значение документооборота в кадровой службе........................9
1. 2 Организация документооборота в кадровой службе......................................14
Глава 2. Анализ организации кадрового документооборота в ООО
Сандовоторг+».......................................................................................................... 24
2.1 Краткая характеристика организации ООО «Сандовоторг+»
........................
24
2.2 Анализ оборота документов в кадровой службе ООО «Сандовоторг+»
......
28
Глава 3. Совершенствование организации кадрового документооборота
.........
66
3.1 Главные пути улучшения кадрового документооборота
...............................
66
3.2 Совершенствование оборота документов в службе кадров ООО
«Сандовоторг+»........................................................................................................ 70
ЗАКЛЮЧЕНИЕ......................................................................................................... 73
СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВ
...............................................
78
ПРИЛОЖЕНИЯ........................................................................................................ 83
5
ВВЕДЕНИЕ
Любое управленческое решение постоянно опирается на информацию в
служебном документе, для роста эффективности управления в современной
обстановке, нужно улучшение работы с документами.
Организационная деятельность показывает себя в разработке и
утверждении организационно-правовых документов, заключающих в себя
правила, нормы, положения, устанавливающие статус организации, ее состав,
структуру, численность и служебный состав, функциональное содержание
занятия организации в целом, ее подразделений и работников, их права,
обязанность, ответственность.
Для решения задач управления трудовым коллективом, создания и
качественного усовершенствования его численность можно только при
наличии безупречной системы информационного снабжения работы с
кадрами, которая содержит многочисленные информационные показатели, и
неизбежно улучшается и обновляется на основе применения современных
информационных технологий.
Законодательными и подзаконными акты регламентируют составление и
проведение кадровой документации.
Обширный круг документов скрывается под понятием «кадровая
документация» или «документация по личному составу», которые включают в
себя сведения о работниках организации и деятельности кадровой службы:
индивидуальные и учетные документы, плановые и отчетно-статистические,
организационно-распорядительные.
Организация трудовой деятельности с документами влияет на качество
работы аппарата управления, организацию и культуру труда управленческих
работников. Успех управленческой деятельности зависит от того, насколько
профессионально ведется документация. Деловая информация представляется
на разного рода вида документов.
6
Доказано, что 80% от рабочего времени сотрудники организаций тратят
на подготовку, сопровождение, заполнение, копирование и передачу
документов. Управление документами становится одним из главных моментов
конкурентоспособности организации. Оно означает особую организацию
работы с документами и данными. Для снижения времени для поиска
информации, повышения точности и своевременности информации,
необходимо правильно организовать управление делами.
Информация находящиеся в документах является основой управления,
его эффективность в значительной степени опирается на производстве и
потреблении информации. Сегодня в обществе информация стала
полноценным резервом производства, важным элементом социальной и
политической жизни человечества. Качество управления зачастую
определяется качеством информации. В современных условиях любое
управленческое решение всегда базируется на информации в служебном
документе и для повышения эффективности управления необходимо уделять
достаточное внимание усовершенствованию работы с документами.
Таким образом, все вышеизложенное подтверждает актуальность
выбранной темы выпускной квалификационной работы.
Цель работы — анализ организации кадрового документооборота в
ООО «Сандовоторг+» и его совершенстсование.
В целях достижения поставленной цели сформулированы следующие
задачи:
1) Рассмотреть сущность и значение документооборота в кадровой
службе;
2) Исследоватьорганизацию документооборота в кадровой службе;
3) Представить краткую характеристику организации ООО
«Сандовоторг+»;
4) Проанализировать оборот документов в кадровой службе ООО
«Сандовоторг+»;
5) Определить главные пути улучшения кадрового документооборота;
7
6) Разработать рекомендации по совершенствованию оборота
документов в службе кадров ООО «Сандовоторг+».
Объектом исследования в работе выступает ООО «Сандовоторг+».
Предметом исследования является комплекс показателей,
характеризующих эффективность организации кадрового документооборота.
Практическую основу анализа организации кадрового
документооборотаООО «Сандовоторг+»составили такие документы, как
Устав, Положение по работе с персоналом, должностные инструкции
работников, локальные нормативные акты, в том числе приказы, указы и
распоряжения с области ведения и анализа кадровой работы, бухгалтерская и
финансовая отчетность, отчетность по работе кадровой службы.
Работа состоит из трех глав, введения, заключения, приложений и
списка использованных источников.
В первой главе дипломной работы рассматривается основы
документооборота в кадровой службе.
Во второй главе дипломной работы рассмотрена организация кадрового
документооборота ООО «Сандовоторг+».
В третьей главе рассматриваются главные пути по совершенствованию
организации кадрового документооборота в ООО «Сандовоторг+».
8
ГЛАВА 1. ОСНОВЫ ДОКУМЕНТООБОРОТА В КАДРОВОЙ
СЛУЖБЕ
1.1 Сущность и значение документооборота в кадровой службе
Понятие «документооборот» и термин возникли в делопроизводстве в
1910 году. В работах крупных экспертов в сфере управления и
делопроизводства, таких как Д.Р. Покровский, П.М. Кержинцев были,
сформулированы основные положения организации в области
документооборота, изложены теоретические основы главных положений
организации документодвижения - распределение документов по
исполнителям, сокращение инстанций их прохождения, направление
документов непосредственному исполнителю, регламентацию подписания. В
литературе того времени изобретена методика доставки документов, движения
документов, была сформирована методика обследования маршрутов [21, С.
80].
В 1931 году Институтом техники управления в проекте «Общих правил
документации и документооборота» опубликованы первыепопытки по
нормативной регламентации единых принципов организации
документооборота. В данном проекте были изложины все без исключения
этапы обработки документов: правила организации работы с документацией и
документооборота, правила приема, сортировки, доставки, исполнения,
контроля отправки документов.
Любая организация от момента своего создания, и дальнейшей
деятельности встречается с решением кадровых вопросов. Для этого в
организациях создаются кадровые службы, которые могут быть в виде [21, С.
82]:
1. Управления кадров.
2. Департамента.
3. Отдела кадров.
4. Службы персонала.
5. Кадрового центра.
9
Объём организации и число работников, порядок подбора кадров и
размер обрабатываемой информации играют главную роль для выбора
организационной формы данной службы. Если организации маленькая, то
назначается особый работник (инспектор по кадрам, менеджер), который
отвечает за всю кадровую работу, и кадровая служба не создается. На очень
«мелких» организациях работа, с кадровыми документами «ложиться на
плечи» секретаря либо бухгалтера.
Задачи, которые решает отдел кадров вне зависимости от направления
деятельности предприятия, могут быть достаточно разнообразными [19, С. 5]:
1. Прогноз и планирование потребностей предприятия в кадрах.
2. Комплектация предприятия необходимыми кадрами.
3. Повышение квалификации работников.
4. Обеспечение движения кадров, подготовка резерва на выдвижение.
5. Проведение регулярной аттестации.
6. Учет и анализ личного состава предприятия.
Для решения поставленных задач кадровая служба
исполняет следующие виды робот [28, С. 11]:
1. Составление планов работ по труду и кадрам (квартальные, годовые,
перспективные).
2. Создание и введение банка данных о персонале (количественный и
качественный состав).
3. Подбирание кандидатов на различные вакантные места и ведение
резерва кадров предприятия.
4. Проведение отбора на вакантные должности.
5. Участие в проведении аттестации.
6. Оформление документов о приеме, переводах, увольнениях,
поощрениях и взысканиях, командировках и отпусках работников.
7. Оформление и ведение личных дел и трудовых книжек.
8. Ведение установленной отчетности, приготовление справок и других
документов, касающиеся трудовой деятельности работников.
10
9. Ведение учета личного состава и табельный учет.
10. Проведение работ по анализу текучести кадров.
11. Контроль состояние трудовой дисциплины на предприятии.
Следующими факторы определяет значение кадровой документации:
1. Содержание социальной информации, значимость которой велика в
жизни общества и каждого человека.
2. Документирование законных взаимоотношений сотрудника и
работодателя, придавая юридическую силу этим отношениям.
3. Кадровые документы считаются основанием для защиты интересов,
как работника, так и работодателя.
Итак, кадровое делопроизводство - это деятельность, обеспечивающая
документирование и организацию работы с кадровыми документами.
Кадровые документы фиксирует информацию о наличии и движении
работников, в результате все кадровые процедуры приобретают
документальное оформление.
Движение персонала это одна из основных категорий управления
персоналом, под которой, понимают [22, С. 18]:
1. Прием на работу.
2. Перевод на другую работу.
3. Предоставление отпуска.
4. Увольнение.
Документальное оформление кадровых процедур - неотъемлемая
обязанность каждого работодателя независимо от объёмов его деятельности и
организационно-правовой формы.
Для решения поставленных задач кадровая служба исполняет следующие
виды робот [28, С. 11]:
12. Составление планов работ по труду и кадрам (квартальные,
годовые, перспективные).
13. Создание и введение банка данных о персонале (количественный и
качественный состав).
11
14. Подбирание кандидатов та различные вакантные места и ведение
резерва кадров предприятия.
15. Проведение отбора на вакантные должности.
16. Участие в проведении аттестации.
17. Оформление документов о приеме, переводах увольнениях,
поощрениях и взысканиях, командировках и отпусках работников.
18. Оформление и ведение личных дел и трудовых книжек.
19. Ведение установленной отчетности, приготовление справок и
других документов, касающиеся трудовой деятельности работников.
20. Ведение учета личного состава и табельный учет.
21. Проведение работ по анализу текучести кадров.
22. Контроль состояние трудовой дисциплины на предприятии.
Следующими факторы определяет значение кадровой документации:
4. Содержание социальной информации, значимость которой велика в
жизни общества и каждого человека.
5. Документирование законных взаимоотношений сотрудника и
работодателя, придавая юридическую силу этим отношениям.
6. Кадровые документы считаются основанием для защиты интересов,
как работника, так и работодателя.
Итак, кадровое делопроизводство - это деятельность, обеспечивающая
документирование и организацию работы с кадровыми документами.
Кадровые документы фиксирует информацию о наличии и движении
работников, в результате все кадровые процедуры приобретают
документальное оформление.
Движение персонала это одна го основных категорий управления
персоналом, под которой, понимают [22, С. 18]:
5. Прием на работу.
6. Перевод на другую работу.
7. Предоставление отпуска.
8. Увольнение.
12
Документальное оформление кадровых процедур - неотъемлемая
обязанность каждого работодателя независимо от объёмов его деятельности и
организационно-правовой формы.
Для решения сразу несколько задач введется кадровая документация.
Такие задачи как [21, С. 83]:
1. Оформить трудовые отношения, формализовать кадровые процедуры у
конкретного работодателя.
2. Упорядочить связь между работником и работодателем
Квалифицированное введение кадровой документации помогает достичь
«баланса интересов» между двумя сторонами путем ясной регламентации: чем
конкретно занимается любой работник (например, в должностных
инструкциях) и каковы функции работодателя.
3. Выстроить организационно-правовые основы трудовых отношений
для работников и для работодателя. С одной стороны, кадровая документация
поддерживает интересы работодателя, а с другой - адресуют его для
соблюдения требований трудового кодекса. Грамотно составленные кадровые
документы взаимовыгодны обеим сторонам трудового договора.
4. Организовать грамотную систему управления персоналом,
соответствующую стратегическим задачам управления.
5. Разрешение трудовых споров. Довольно часто от качества оформления
кадровой документации зависит успех организации при возникновении
спорных ситуаций, особенно когда кадровые документы выступают, как одно
из доказательств в судебном процессе по трудовым спорам.
Из вышеизложенного можно сделать следующий вывод. Главным
смыслом кадровых документов является придание большей прозрачности
трудовому процессу. Работники ощущают устойчивость, администрация
значительно повышает управляемость персоналом при кадровых документах в
которых установлены определенные «правила игры». Максимально точнад
регламентация круга прав и обязанностей отвечает интересам обеих сторон
трудовых отношений.
13
Кадровая документация - это документы, регламентирующие трудовые и
связанные с ними отношения между работником и работодателем. Каждый
работодатель в «жизненном цикле» своей деятельности оформляет ведет и
хранит кадровые документы [21, С. 87].
Так как кадровая документация отвечает за важную сферу человеческой
деятельности и сопровождает человека всю жизнь, является основной для
приема на ту или иную должность, начисления пенсии, награждений Многое
зависит от грамотности, компетентности, добросовестности, внимания
сотрудников кадровой службы. Также можно сказать, что значение кадровой
документации выходит далеко за пределы интересов каждой конкретной
организации и носит общественный характер. Поэтому ведение кадровых
документов является не только внутренним делом организации, но и
контролируется органами федеральной инспекции труда.
1.2. Организация документооборота в кадровой службе
Документооборот - это движение документов с момента их получения
или создания до завершения исполнения, отправки или сдачи в дело [14, С 76].
Документооборот является важным этапом делопроизводства, он
определяет инстанции движения документа и скорость движения (сроки).
Основное требование документооборота - оперативное последовательное
передвижение документов по наиболее перспективному пути с минимальными
затратами времени и труда.
Различают три основных потока документации:
1) документы, поступающие го других организаций (входящие);
2) документы, отправляемые в другие организации (исходящие);
3) документы, создаваемые в организации и используемые работниками
организации в управленческом процессе (внутренние) [21, С. 91].
Основу документооборота дают организационные документы:
— устав,
14