и кооперация труда между организацией и работниками. Порядок внесения
изменений и дополнений и их пересмотра зависит от вида организационно
правовых документов. Например, изменения в штатное расписание вносятся по
мере необходимости приказами руководителя.
Одна из важнейших функций организации работы с документами -
функция учета документов. Учет документов обеспечивается их регистрацией
- записью учетных данных о документе по установленной форме,
фиксирующей факт создания документа, его отправки или получения. Наряду с
функцией учета документов регистрация позволяет осуществлять контроль
исполнения документов, вести поиск документов работников ООО
«Сандовоторг+».
В общем надо сказать, что кадровая служба постоянно идет та контакт со
всеми службами, а если быть точной, со всеми работниками организации. И
контакт этот взаимовыгодный. По своей сути, кадровта служба является
информационным центром межличностных отношений, который постоянно
находится в эпицентре всего, что происходит в организации.
65
ГЛАВА 3. СОВЕРШЕНСТСОВАНИЕ
ОРГАНИЗАЦИИ КАДРОВОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА
3.1. Главные пути улучшения кадрового документооборота
Ранее был проведен анализ документооборота (в частности - кадрового
документооборота) ООО «Сандовоторг+». Этот факт позволяет сделать
определенные выводы относительно структуры документооборота и его
недостатков (таблица 3).
Таблица 3
Недостатки документооборота ООО «Сандовоторг+»
_____________
и пути их решения
______
________________
Основные недостатки
документооборота предприятия
Пути решения
Отсутствие электронной подписи при отправке документов ЭЦП
Отсутствие положения об экспертной комиссии Регламент
Небольшие недостатки:
1. Нарушение правил оформления документов
2. Отсутствие номенклатуры дел
3. Приказы по личному составу регистрируются с
приказами по основной деятельности.
Индивидуальное
исправление
Рассмотрим выявленные недостатки поподробнее.
Действующее устройство системы делопроизводства ООО
«Сандовоторг+» имеет ряд недостатков. Нет четкого порядка регистрации
документов (директивы по личному составу фиксируются с указами по
основной деятельности); имеются нарушения правил подготовки и оформления
документов; нет перечня дел компании. При внутренней переписке работники
компании применяют 2 вида документов - служебные и докладные записки
Служебная записка - акт, не вошедший в имеющуюся официальную
систематизацию, широко применяется при передачи и сообщении информации
от 1-го должностного лица иному. При этом записка исполняет особую роль -
уведомление руководителя о нештатных обстановках, срывах правил
внутреннего распорядка.
Службе кадров ООО «Сандовоторг+» необходимо разработать критерии
оценки ее эффективности:
66
1. Улучшение психологического климата в организации.
2. Увеличение числа сотрудников, удовлетворенных работой в
организации и не планирующих переход в другие организации.
3. Формирование корпоративной культуры организации.
4. Своевременность и качество замещения вакантных должностей в
организацию.
К дополнительным критериям можно отнести:
1. Положительные отзывы руководителя и сотрудников о деятельности
службы кадров.
2. Снижение числа увольнений по собственному желанию и изменение
формулировок оснований для ухода сотрудников.
Деятельность кадровой службы ООО «Сандовоторг+» станет
эффективной, если будет построена с учетом четко разработанных критериев
оценки. Решение задач по совершенствованию управления кадрами в ООО
«Сандовоторг+» невозможно без формирования системы управления
персоналом (СУП), позволяющей обеспечивать организацию кадровым
составом с требуемым для эффективной производственной деятельности
качественным и количественным уровнем. При этом само понятие «управление
персоналом» подразумевает широкий спектр функциональных обязанностей,
накладываемых на кадровую службу. Основной задачей кадровой службы ООО
«Сандовоторг+» является создание системы управления персоналом,
ориентированной на выполнение всех основных функций, присущих
управлению кадрами. К ним относятся:
1. Планирование кадровой деятельности.
2. Оценка кадрового потенциала.
3. Определение потребности в кадрах.
4. Формирование СУП, учитывающей кадровые особенности
предприятия.
5. Содействие адаптации работников.
67
6. Профессиональное обучение, переподготовка и повышение
квалификации работников.
7. Определение потребности в кадрах.
8. Набор и отбор кадров.
Как известно отсутствие системы управления персоналом на
предприятии является причиной ряда проблем:
1. Большая текучесть кадров (вследствие отсутствия должного
материального стимулирования).
2. Низкая инициативность персонала (т.к. не ведется моральное
стимулирование сотрудников).
3. Низкая производительность труда (т.к. не выполняются в полном
объеме функции обучения, переподготовки, повышения квалификации) и
соответственно неэффективное использование рабочего времени (т. к. плохо
поставлена функция планирования и оптимизации использования рабочего
времени).
4. Руководитель ООО «Сандовоторг+» должен оценить сложность
решения проблемы совершенствования кадровой службы с учетом
существующих материальных и организационных возможностей.
Выполнение данной задачи осуществляется в следующих направлениях:
1. Разработка проектов организационно-распорядительных документов
по вводо в действие системы управления персоналом.
2. Анализ функциональной структуры СУ! и внесение в нее изменений и
дополнений.
3. Разработка рекомендаций по подбору и оценке менеджеров для работы
в кадровой службе.
4. В отличие от ручного оформления документов, для большей
мобильности и точности весь документооборот в организации и в отделе
кадров ООО «Сандовоторг+» нужно производить на автоматизированном
рабочем месте.
68
Системы обработки данных на базе концепции АРМ получили широкое
развитие в последние годы. Автоматизированное рабочее место - это система
обработки данных, оборудованное средствами, обеспечивающими участие
человека в реализации автоматического заполнения и обработки документов.
Время заполнения документов та АРМ в отличие от ручного заполнения,
уменьшается в несколько раз. Ошибки при работе на АРМ так же сокращаются
в несколько раз, а производительность увеличивается. В ООО «Сандовоторг+»
автоматизированное рабочее место оснащено программами с набором
различных инструментов. Так, к примеру, это 1С: Бухгалтерия и AvtoCad. 2007.
С этого года организация приобрела два новых персональных компьютера, что
позволило ускорить работу кадровой службы, а также выделили для интернета
отдельную линию.
Из моих наблюдений можно сделать следующий вывод. Для улучшения
кадрового документооборота ООО «Сандовоторг+», можно предложить:
1. Установить программное обеспечение «Консультант плюс».
2. Выписывать за счет предприятия журнал «Справочник кадровика»
чтобы быть в курсе последних изменений в законодательстве.
В настоящее время в организацию часто поступает документация в
электронном виде. Хранить такие документы в компьютере очень рискованно,
ведь можно ее потерять.
Кадровая документация, всегда играет существенную роль в жизни
каждого трудоспособного человека, так как служит документальным
подтверждением прав работника на социальное обеспечение по старости и
инвалидности, предоставляется в суд при трудовых конфликтах, сдается в
государственные архивы на длительное хранение, используется в справочных
целях при обращении граждан в архивные учреждения.
69
3.2. Совершенствование оборота документов в кадровой службе ООО
«Сандовоторг+»
В результате анализа системы документационного обеспечения ООО
«Сандовоторг+» были выявлены некоторые недостатки, которые определили
основные направления совершенствования документооборота.
Основными проблемными зонами, выявленными в процессе анализа
являются:
1. Отсутствие четкой регламентации и системы распределения
обязанностей по ведению кадрового документооборота среди сотрудников
кадровой службы, зон их персональной ответственности.
2. Недостаточное знание сотрудниками кадровой службы трудового
законодательства и законодательства в области документационного
обеспечения кадровой деятельности.
3. Недостаточный уровень владения специализированным программным
обеспечением.
4. Неотлаженная система внутренних коммуникаций кадровой службы.
Работа кадровой службы ООО «Сандовоторг+» должным образом не
оптимизирована. Текущий профессиональный уровень сотрудников кадровой
службы не всегда достаточен для выполнения поставленных задач. Причинами
подобной ситуации являются:
— низкий уровень формализации работы кадровой службы;
— высокий уровень текучести персонала кадровой службы;
— отсутствие системы регулярного обучения и повышения
квалификации сотрудников службы.
Для устранения указанных проблемных зон рекомендуется провести
следующие мероприятия:
1 .Разработать и ввести в действие Положение о кадровой службе и новы
должностные инструкции, отражающие реальное и рациональное
распределение обязанностей.
70
2. Формализовать взаимоотношения между кадровой службой и
основными структурными подразделениями в часта запроса предоставления
информации. Составить и утвердить перечень сведений и документов, которые
подразделения имеют право запрашивать у сотрудников кадровой службы,
установить сроки для подачи запроса и ответа на запрос.
3. Формализовать сроки, отведенные руководителям структурных
подразделений для визирования приказов. Обязать руководителей структурных
подразделений осуществлять предоставление информации, необходимой для
оформления кадровой документации (по отпускам, увольнениям, переводам,
работе в выходные и праздничные дни, сверхурочной работе) заблаговременно.
Привлекать юридическую службу ООО «Сандовоторг+» к разработке
проектов кадровых документов.
4. Организовать дополнительное обучение сотрудников кадровой
службы работе в программе «Консультант плюс». Организовать для
сотрудников кадровой службы оперативную техническую поддержку по работе
в программе «Консультант плюс» в режиме реального времени.
5. Организовать обучение сотрудников кадровой службы последним
изменениям в трудовом законодательстве и нормативной базе
регламентирующей кадровый документооборот. В дальнейшем проводить
такое обучение регулярно.
Можно сделать также следующие выводы. Руководитель организации
должен учитывать, что документы по личному составу, отражающие трудовую
деятельность работников и подтверждающие трудовой стаж, необходимый для
начисления пенсии, играют особую роль в жизни человека. Недопустимо
отсутствие этой документации в организации, а также ведение кадрового
делопроизводства с нарушением требований Трудового кодекса Российской
Федерации.
Необходимо учитывать, что сведения о численности, составе
работающих, их заработной плате, условиях труда, а также о наличии
свободных мест не являются сведениями конфиденциального характера.
71
Вместе с другими документами организации, например, годовыми отчетами о
финансово-хозяйственной деятельности, документация по личному составу
подлежит передаче в государственные архивы для длительного хранения.
Залог успеха организации - эффективный персонал, поэтому востребованы
специалисты. Зачастую менеджер по персоналу становится проводником
новых идей, знакомит руководителя с передовыми методами управления
персоналом. Для начальника отдела кадров важно правильно оформить
документы: при приеме на работу, переводе и особенно при увольнении.
Потому, что увольнение работника, к примеру, может быта признано
незаконным и организации придется ему оплачивать время вынужденного
прогула.
72
ЗАКЛЮЧЕНИЕ
Документооборот - это движение документов с момента их получения
или создания до завершения исполнения, отправки адресату или сдачи их та
хранение. Каждый документ имеет свой жизненный цикл состоящий го
нескольких этапов. Формально можно выделить следующие этапы: создание,
обращение, хранение и уничтожение. При создании документ составляется,
оформляется, согласовывается и подписывается. Обращение документа
означает его регистрацию, передав на исполнение или отправку адресату,
копирование, ознакомление, исполнение, контроль прохождения и исполнения.
Под хранением документа понимают его списание в дело и помещение туда на
хранение, а также хранение в архиве. Таким образом, документооборот имеет
сложную процедуру и большое количество стадий.
Отношение к документам имеет каждое подразделение в организации:
бухгалтерия, юридический и кадровый отделы, департамент продаж, отдел
гарантийного обслуживания. Вместе с тем службы и подразделения
взаимодействуют между собой, часто происходит обмен информацией
посредством документов. Следовательно, для упорядочения внутренней
деятельности организации необходимо четко определить направления и сроки
движения конкретных документов. Для этого составляется графта
документооборота.
Г рафик документооборота - это схема, которая характеризует процедуру
перемещения первичных документов в организации от момента их создания до
момента передачи на хранение. В графике документооборота можно выделите
следующие этапы обращения каждого документа:
1. Составление документа согласно требованиям, предъявляемым к его
оформлению.
2. Проверка документов по форме (проверяются полнота и правильность
оформления, заполнение обязательных реквизитов) и содержанию.
3. Утверждение документа уполномоченными лицами.
73
4. Ознакомление с документом ответственных исполнителей.
5. Передача документа (его копий) в соответствующий отдел для
своевременного исполнения (или отправки адресату).
6. Выполнение исполнителями требований, содержащихся в документе.
7. Контроль за исполнением документа.
8. Подведение итогов исполнения документа и привлечение
ответственных за исполнение лиц к ответственности за допущенные
нарушения.
9. Сдача и оформление документов в архив на хранение.
10. Локальные нормативно-правовые акты.
От обеспеченности ООО «Сандовоторг+» трудовыми ресурсами и
эффективности их использования зависят объем и своевременность
выполнения всех работ.
Правовым актом, определяющим структуру, функции и права
учреждения является Устав ООО «Сандовоторг+», который принят собранием
учредителей и утвержден 02.04.2015 года. Заложенное в уставе
организационное построение дает возможность определить комплексы
документов, которые будут использоваться в управленческой деятельности.
В ООО «Сандовоторг+»документом, регламентирующим работу организации
является «Правила внутреннего трудового распорядка». Эти правила
устанавливают взаимные права и обязанности работодателя и работников,
ответственность за их исполнение.
В ООО «Сандовоторг+» должностные инструкции разработаны та всех
работников. Также в ООО «Сандовоторг+» не разработаны и инструкции по
делопроизводству. Проведенный анализ управленческих документов
организации показал, что все документы по наименованию, форме и составу
реквизитов соответствуют ГОСТ Р 6.30-2003. УСД.
Организационно-правовые документы ООО «Сандовоторг+» содержат
положения строго обязательные для исполнения, они являются правовой
основой деятельности организации. Эти документы в обязательном порядке
74