Учредительным документом организации является Устав. Правовое
положение организации регламентируется законодательством Российской
Федерации и Уставом организации. Организация имеет круглую печать со
своим названием и указанием места нахождения компании а также имею
штампы и бланки со своим наименованием, личную эмблему, товарный знак и
другие средства идентификации организации Компания в соответствии с
законодательством вправе открывать расчетные счета в банках, в том числе за
рубежом и в иностранной валюте. Компания имеет самостоятельный баланс
(баланс организации), а также составляет сводную отчетность по всем
филиалам и представительствам. Организация имеет право совершать как на
территории Российской Федерации, так и за рубежом сделки; заключать
контракты и иные юридические акты с организациями и физическими лицами,
в том числе проводить экспортно-импортные операции, заключать договоры, в
том числе купли-продажи, аренды, страхования, поручения, комиссии,
совместной деятельности и другие. Организация обеспечивает своим
сотрудникам безопасные условия труда, и несет ответственность за ущерб,
причиненный здоровью и трудоспособности сотрудников организации.
Целью деятельности организации является осуществление коммерческой
деятельности, для извлечения прибыли. Исходя из спроса оказываемых услуг
Общество самостоятельно планирует и осуществляет свою деятельность и
определяет порядок расчета за продукцию и услуги. После получения в
установленном порядке соответствующих лицензий, квот, согласований или
разрешений Общество осуществляет виды деятельности, подлежащие
лицензированию, квотированию, согласованию или разрешению. Общество
вправе содержать собственное автохозяйство осуществлять перевозку людей и
грузов. Организация осуществляет в установленном порядке
внешнеэкономическую деятельность в соответствии с законодательством РФ и
нормами международного права.
Рассмотрев краткую характеристику ООО «Сандовоторг+» можно
сделать следующий вывод. Организация была создана 02.04.2015г., и
25
функционирует в соответствии с гражданским кодексом Российской
Федерации, федеральным законом «Об обществах с ограниченной
ответственностью» и другими нормативными актами. Срок деятельности
Общества не ограничен. Общество самостоятельно планирует и осуществляет
свою деятельность, исходя го спроса оказываемых услуг, определяет порядок
расчета за продукцию и услуги. Организационная структура управления ООО
«Сандовоторг+» представлена на рисунке 1.
Рисунок 1 - Организационная структура управления
ООО «Сандовоторг+»
Кадровая политика кадровой службы ООО «Сандовоторг+
характеризуется наличием у руководства организации обоснованных
прогнозов ее развития и соответствующих им методов и средств воздействия на
персонал.
Кадровая служба ООО «Сандовоторг+» в своей деятельности
руководствуется ТК РФ, Конвенцией Международной организации труда,
соблюдает российские и международные стандарты по вопросам оплаты труда.
Стратегия управления персоналом является приоритетным направлением
формирования конкурентоспособного высокопрофессионального,
ответственного и сплоченного трудового коллектива в ООО «Сандовоторг+»,
способствующего достижению долгосрочных целей и реализации общей
стратегии организации Стратегия управления персоналом в большей мере
26
ориентирована на быстрые перемены в производстве, новую технологию,
динамизм внешнего окружения, конкуренцию.
Поиск персонала в ООО «Сандовоторг+» проводится во внешних и
внутренних источниках. Однако преимущество отдается внутреннему набору.
По мнению руководства предприятия ООО «Сандовоторг+» продвижение по
службе своих работников обходится дешевле. Помимо этого, это увеличивает
их заинтересованность, улучшает моральный климат и увеличивает
привязанность работников к предприятию. В случае открытия вакансии на
предприятии ООО «Сандовоторг+» разработана система уведомлений всех
служащих о любой открывающейся вакансии, что дает возможность подать
заявление до того, как будут рассматриваться заявления людей со стороны.
Относительно отбора и оценки в ООО «Сандовоторг+» большее внимание
уделяется резюме претендента.
Несмотря на то что в организации ООО «Сандовоторг+» предпочитают
прием персона по рекомендациям, система отбора кадров осуществляется
следующим образом: заполнение анкеты, после чего анкета попадает в отдел
кадров на обработку персональных данных.
Таким образом, механизм управления персоналом на предприятии ООО
«Сандовоторг+» начинается с процесса планирования кадрового состава в
соответствии с производственными потребностями предприятия, затем,
происходит поиск персонала, по средствам размещения информации на сайте
предприятия, но преимущественно поиск происходит внутри организации
путем предложенных от сотрудников рекомендаций, таким кандидатам при
отборе персонала, так же отдаются предпочтения. Как правило, адаптация
такого персонала не требуется, однако большая доля нагрузки ложится на
других сотрудников, которые вынуждены в отрыве от своей работы оказывать
помощь в освоении таким сотрудникам.
В ООО «Сандовоторг+» ежегодно проводится профессиональная
подготовка, переподготовка, повышение квалификации работников, обучение
их профессиям в соответствии с потребностями предприятия - в
27
образовательных учреждениях, высшего профессионального и
дополнительного образования, в учебных центрах, исходя го конкретных задач
предприятия, перспектив их развития, совершенствования существующих и
создания новых рабочих мест на основе ежегодно составляемого плана по
подготовке кадров, утверждаемого руководством ООО «Сандовоторг+». При
этом работникам предоставляются установленные законодательством РФ
гарантии и компенсации. Руководство ООО «Сандовоторг+» создает при
необходимости условия для переобучения работников, переходящих с одной
работы на другую внутри предприятия (перемещение).
Работникам, проходящим обучение, переподготовку, повышающим свой
профессиональный уровень по направлению Работодателя, на весь срок
обучения сохраняется их средняя заработная плата. Если Работник
направляется для повышения квалификации (переподготовки) в другую
местность, оплачиваются командировочные расходы (суточные, проезд к месту
обучения и обратно, проживание) в порядке и размерах, предусмотренных для
лиц, направляемых в служебные командировки. Повышение квалификации
рабочих в 2017 году составило - 24 человека. Обучение рабочих вторым
профессиям составила 19 человек.
Таким образом, кадровая политика предприятия ООО «Сандовоторг+»
направлена на то, чтобы повысить полезную отдачу от применения трудовых
ресурсов. Реализация целей и задач управления персоналом осуществляется
через кадровую политику. Главным объектом кадровой политики предприятия
является персонал (кадры) предприятия. От квалификации работников, их
профессиональной подготовки, деловых качеств в значительной мере зависит
эффективность производства.
2.2. Анализ оборота документов в кадровой службе
Кадровое делопроизводство ООО «Сандовоторг+» начиналось с
составления штатного расписания, затем, начальник отдела кадров, составляет
28
должностные инструкции на всех специалистов и руководителей. Были
введены формы служебных записок, которые контролируют передачу
соответствующей информации Также ежемесячно составляется итоговый
табель учета рабочего времени, в соответствии с которым происходит
начисление заработной платы.
Кроме того, были составлены стандартизированные анкеты для приема
на работу, созданы архивы личных дел сотрудников и кандидатов на вакансии
Анкеты позволяют получать информацию о соискателях, необходимую для
формирования внешнего кадрового резерва. Состав кадров характеризуется
следующими показателями: образовательный уровень, специальность,
профессия, квалификация, стаж работы, возраст, соотношение отдельных
категорий работников.
В штатном расписании ООО «Сандовоторг+» численный состав
работников - 104 человека. Среди них: директор, заместитель председателя по
торговле, главный бухгалтер, бухгалтер (4 ставки), начальник отдела кадров
начальник ревизионной комиссии, категорийный менеджер, товаровед,
инженер по охране труда, специалист по работе в ЕГАИС (Единая
государственная автоматизированная информационная система) -
автоматизированная система, предназначенная для государственного контроля
над объёмом производства и оборота этилового спирта, алкогольной и
спиртосодержащей продукции.),экономист по ценам, заведующий магазином
(5ставок), продавец (45 ставок), кассир (17ставок), уборщица (4 ставки),
кочегар(сезонных 5 ставок), заведующая складом, оператор, кладовщик (2
ставки), водитель (6 ставок), грузчик (4 ставки). На данный момент в
организации имеются три вакантные должности: продавец, водитель,
уборщица. Общая численность работников кадровой службы ООО
«Сандовоторг+» составляет 1 человек- начальник отдела кадров.
Текучесть кадров составляет 6 - 7% в месяц. При возникновении
потребности в работниках по специальностям, отдел кадров размещает
29
объявление в местной газете «Сандовские вести» и размещает вакансии в
центре занятости населения.
Деятельность всех работников ООО «Сандовоторг+» регламентируется
должностными инструкциями, разработанными в соответствии с Тарифно
квалификационными характеристиками (требованиями) по общеотраслевым
должностям служащих, и утвержденными руководителем организации.
Требования должностной инструкции являются обязательными для сотрудника
с момента его ознакомления с инструкцией под расписку и до перемещения на
другую должность или увольнения, о чем проставляется отметка, об
ознакомлении самой должностной инструкции. Согласованную и
утвержденную должностную инструкцию нумеруют, сшивают заверяют
печатью организации и хранят в отделе кадров организации в соответствии с
установленным порядком делопроизводства.
Рассмотрим внутренний документооборот кадровой службы ООО
«Сандовоторг+».
В таблице 1 представим документооборот ООО «Сандовоторг+» за 2015
2017 гг.
Таблица 1
Документооборот ООО «Сандовоторг+» за 2015-2017 гг.
Год
Количество
входящих
документов
Количество
исходящих
документов
Количество
внутренних
документов
Итого
2015 3128 1476 4580
9184
2016 3919 1340 5680 10939
2017
4875 1690 6100 12665
Далее представим таблицу 2, где указан документооборот кадровой
службы ООО «Сандовоторг+» за 2015-2017 гг.
Таблица 2
Документооборот кадровой службы ООО «Сандовоторг+» за
2014-2017 гг.
Год
Документооборот в отделе кадров
2014
256
2015 276
2016 289
2017
301
30
Если внимательно приглядеться к данной таблице, можно заметить
тенденцию к повышению количества оборота документов за последние
несколько лет. И это не удивительно - постоянный рост компании, открытие
все новых точек продаж.
Г рафик документооборота представлен в Приложении 1.
Функции кадровой службы ООО «Сандовоторг+»:
1. Оформление приема, перевода, увольнения работников в соответствии
с трудовым законодательством, положениями и приказами руководителя
организации.
2. Изучение движения и причины текучести кадров, разработка
мероприятий по их устранению оформление приема, перевода, увольнения
работников в соответствии с трудовым законодательством, положениями и
приказами руководителя организации.
3. Заполнение, учет и хранение трудовых книжек;
подсчет трудового стажа.
4. Оформление справок о прошлой и настоящей трудовой деятельности
работников организации.
5. Формирование и ведение личных дел работников, внесение в них
изменений, связанных с трудовой деятельностью.
6. Подготовка документов к сдаче в архив.
7. Оформление документов, необходимых для назначения пенсий
работникам организации и их семьям.
8. Контроль за составлением и ведением графика очередных отпусков.
9. Ведение учета предоставления работникам очередных отпусков.
10. Составление установленной отчетности.
Важнейшей функцией отдела кадров является документирование
процесса движения кадров на предприятии. К этому виду деятельности можно
отнести повышение по службе, понижение, перевод, прекращение трудового
договора. С этой целью разработана инструкция, которая определяет порядок
оформления при приеме на работу, переводе, увольнении и учете работников
31
предприятия, а также порядок издания, учета и рассылки приказов по личному
составу.
Продвижение по службе помогает организации, поскольку позволяет ей
заполнять вакансии служащими, которые проявили уже свои способности. Оно
помогает и служащим, поскольку удовлетворяет их стремление к успеху,
достижениям, и самоуважению. Перевод можно использовать, чтобы
расширить опыт работника, а также в тех случаях, когда руководство считает
что работник будет работать более эффективно на другой должности.
Работники ООО «Сандовоторг+» имеющие специальное профессиональное
образование или высшее образование занесены в кадровый резерв Иногда
перевод используется и в тех случаях, когда человек работает
неудовлетворительно, но в связи с его большим стажем или прошлыми
заслугами руководство считает, что прекращение трудового договора с ним
было бы неэтичным. В данном случае, перевод представляет собой понижение
в должности, выполняя, полезную работу и не блокирует карьеру способному
молодому работнику.
Распорядительная деятельность организации документируется в
основном посредством издания приказов руководителем организации. По
содержанию приказы делятся на два вида: по основной деятельности и по
личному составу.
Приказ по основной деятельности является нормативным документом,
отражающим управленческие решения по вопросам производственно
хозяйственной деятельности, планирования, отчетности, финансирования,
кредитования, реализации продукции, внешнеэкономической деятельности
совершенствования структуры и организации работы предприятия.
Проекты приказов подготавливаются начальником отдела кадров
согласовываются с главным бухгалтером и подписываются руководителем
ООО «Сандовоторг+». Подписанный руководителем приказ регистрируется
начальником отдела кадров. Приказ вступает в силу с момента его подписания,
если в его тексте не указано другого срока.
32
По текущим оперативным вопросам повседневной производственно -
хозяйственной и административной деятельности руководитель организации
может издавать распоряжения и указания. Эта разновидности
распорядительных документов составляются аналогично приказам.
Констатирующая часть текста в распоряжениях и указаниях отделяется от
распорядительной, словами: «Предлагаю», «Обязываю», «Считаю
необходимым», «Рекомендую».
Приказы по личному составу в настоящее время имеют две формы:
унифицированную и неунифицированную. Выбор формы зависит от
содержания. Приказы о приеме на работу, предоставлении отпуска
прекращении действия трудового договора, командировании работника,
поощрении оформляются с использованием существующих унифицированных
форм.
Другие приказы по личному составу оформляются в текстовой форме та
обычном бланке приказа. При этом следует иметь в виду, что
унифицированные формы должны быта введены официальным
распорядительным документом. Если приказы, на которые существуют
унифицированные формы, оформлены в текстовой форме с соблюдением всех
требований к оформлению распорядительных документов, то есть, выполнены
требования к составу и правилам оформления реквизитов то они будут иметь
юридическую силу.
Из-за различий в сроках хранения приказы по личному составу
приходится делить на две части: со сроком хранения на 5 лет и 75 лет Срок
хранения 5 лет имеют приказы: о предоставлении очередных и учебных
отпусков, дежурствах, взысканиях, краткосрочных внутрироссийских
командировках. Остальные приказы по личному приказу хранятся 75 лет.
Служебные письма оформляются на бланках писем. Текст письма
состоит из двух частей. Сначала указываются причины, послужившие
основанием для составления письма, а затем излагаются выводы, предложения,
просьбы. В переписке используются следующие формы изложения текста:
33
— от первого лица единственного числа (прошу);
— от первого лица множественного числа (просим);
— от третьего лица единственного числа (предприятие просит);
— от третьего лица множественного числа (руководство предприятия и
трудовой коллектив просят).
Телеграммы оформляются на специальных типографских бланках, а в
случае юс отсутствия - на обычной бумаге. Печатают телеграмму в двух
экземплярах на одной стороне листа через два интервала прописными буквами.
Телеграмма визируется исполнителем, подписывается руководителем
организации и заверяется печатью. Исправления, внесенные при подписании,
заверяются исполнителем под чертой телеграфного бланка. Телеграммы,
направленные в несколько адресов, подписываются в одном экземпляре. На
экземпляре, остающемся на предприятии, указываются все адреса и
прилагается список адресатов.
Докладная записка может оформляться рукописным способом на
стандартном листе бумаги. Докладная записка является документом,
содержащим обстоятельное изложение вопроса, отражающего
производственную деятельность организации.
Объяснительная записка - это документ, в котором работник
организации объясняет причины невыполнения какого-либо поручения,
нарушения трудовой или производственной дисциплины. Объяснительная
записка может оформляться рукописным способом на стандартном листе
бумаги.
Справка представляет собой документ, описывающий или подтверждающий
содержание тех или иных фактов (событий). Справка, подтверждающая некий
факт (событие), должна содержать:
— фамилию указанного лица;
— должность указанного лица;
34