— положения о структурных подразделениях,
— положения о службе ДОУ,
— приказы о распределении обязанностей,
— инструкции по работе с документами,
— инструкции по делопроизводству,
— схемы документопотоков,
— пути прохождения отдельных видов документов.
Движение входящих документов включает [17, С. 104]:
1) первичную обработку;
2) предварительное рассмотрение;
3) регистрацию;
4) рассмотрение руководством;
5) передачу на исполнение;
6) исполнение;
7) контроль за исполнением;
8) списание исполненного документа в дело.
Каждое структурное подразделение (в том числе и кадровая служба)
формирует исполнение документы в дела по профилю своего отдела.
Работа с различными видами кадровых документов является одной из
основных функций отделов кадров и служб по персоналу на предприятии.
Организация кадрового документооборота является достаточно важны! и
ответственным моментом работы любой компании Требования к
документообороту в кадровом учете подробно описаны в действующем
российском законодательстве. Поэтому поддержание порядка в кадровом учете
- одна из важнейших обязанностей организации [29, С. 14].
Полный состав кадровой документации, которая должна быть в наличии
у работодателя - юридического лица зависит от многих факторов: сферы
деятельности, местности, условий труда и даже от желания самого
работодателя.
15
При этом существуют кадровые бумаги, которые непременно должны
быть у работодателя. Обязательность наличия некоторых из этих документов
прямо определена в Трудовом кодексе Российской Федерации (далее - ТК РФ).
Например, необходимость иметь трудовые договоры с работниками
предусмотрена статьями 56 и 67, вести трудовые книжки - статьей 66,
обязанность создать правила внутреннего трудового распорядка - статьей 189.
Создание или ведение других кадровых документов может быть
предусмотрено иными законами и/или подзаконными актами, например,
Федеральным законом от 27 июля 2006 года № 152-ФЗ «О персональных
данных» или Постановлением Правительства Российской Федерации от 16
апреля 2003 года№ 225 «О трудовых книжках» [7].
К документам, которые обязательно должны быть в наличии у
работодателя, можно отнести [23, С. 91]:
— правила внутреннего трудового распорядка;
— трудовые договоры с работниками;
— штатное расписание;
— приказы по основной деятельности;
— приказы по личному составу;
— график отпусков;
— табель учета рабочего времени;
— трудовые книжки работников;
— положение о защите персональных данных работников;
— инструкции по охране труда;
— книга учета движения трудовых книжек;
— другое.
Но данный перечень не является исчерпывающим, поскольку в процессе
установления трудовых отношений у работодателя может возникать
обязанность оформления иных документов, например, Свидетельства
16
государственного пенсионного страхования для работника поступающего на
работу впервые.
Организации могут оформлять кадровые документы как по
установленным (унифицированным) формам, так и в произвольной форме - в
зависимости от конкретных отношений, которые эти бумаги регулируют.
Важнейшим документом, регламентирующим оформление большого
количества кадровых документов, является Постановление Госкомстата
Российской Федерации от 5 января 2004 года № 1 «Об утверждении
унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и
его оплаты» (далее - Постановление № Г) [11]. Данным Постановлением были
утверждены так называемые унифицированные формы первичной учетной
документации по учету труда и его оплаты. Они входят в Унифицированную
систему первичной учетной документации (УСПУД).
Порядок организации документооборота закрепляется на локальном
уровне. Основы документооборота на практике чаще всего закладываются в
положениях об отделах. Более подробно схему документооборота
целесообразно представить в инструкции по делопроизводству организации.
Документооборот в кадровой службе является, по сути, составляющей
общего документооборота организации.
Документы, с которыми на практике сталкивается в своей работе
кадровая служба, можно разделить натри группы [25, С. 3]:
— организационные;
— распорядительные (приказы по основной деятельности и личному
составу, распоряжения, указания, решения);
— информационно-справочные.
В полномочия кадровой службы входит [25, С. 4]:
— осуществлять делопроизводство путем подготовки проектов;
— согласовывать и издавать организационные, распорядительные и
информационно-справочные документы и осуществлять та регистрацию, учет
и хранение.
17
Приемы, переводы, отпуска, командировки, материальные поощрения,
увольнения с точки зрения учета являются хозяйственными операциями. В
результате их совершения бухгалтер производит соответствующие выплаты, и
расходы по ним он обязан обосновывать на основании принятых к учету
документов. А эти документы в подлинниках, в свою очередь, принимаются к
учету только в том случае, если составлены по форме, содержащейся в
альбомах унифицированных форм первичной учетной документации,
утвержденных Госкомстатом Российской Федерации по согласованию с
Минфином Российской Федерации и Минэкономразвития Российской
Федерации.
Составляя приказ в произвольной форме, работодатель не нарушит
трудовое законодательство и права работников, если в этом документе будут
все необходимые реквизиты, распоряжения будут сформулированы правильно
и полно, а работник в установленные сроки будет ознакомлен с приказом
(распоряжением). Однако это будет грубым нарушением правил учета доходов
и расходов и объектов налогообложения. И чтобы избежать проблем с
налоговой инспекцией, лучше использовать унифицированную форму, чем
придумывать свою собственную.
Работа по формированию дел состоит го следующих операций [21, С. 88]:
— распределение исполненных документов по делам в соответствии с
номенклатурой дел;
— распределение документов внутри дела в определенной
последовательности;
— оформление обложки дела.
Формирование дела начинается с начала года. На каждое название в
номенклатуре дело заводится папка - скорошиватель, либо папка-регистратор.
На обложке каждого дела в верхней части указываются: - наименование
организации; - над ним - название вышестоящей организации; - под
наименованием организации - название структурного подразделения. В
средине обложки указывается индекс (номер) дела по номенклатуре, например,
18
«дело № 02-91». Затем из номенклатуры дел точно переносится заголовок. Дата
дела показывает, за какой период времени в деле сгруппированы документы.
Внизу обложки указывается срок хранения. Сведения, вынесенные на обложку
дела в начале делопроизводственного года, могут позднее дополняться и
уточняться. При формировании дел необходимо соблюдать следующие
требования [16, С. 30]:
1. В дела группируются документы одного календарного года;
исключение составляют:
— переходящие дела;
— личные дела;
2. Документы постоянного и временного сроков хранения группируются
раздельно;
3. В дело включаются один подлинный экземпляр исполненного
документа или заверенная копия.
4. Каждый документ, помещенный в дело, дожжен быта оформлен в
соответствии с требованиями государственных стандартов.
5. В делах не допускаются разобщение запросов и ответов, подшивка
сопроводительных писем без приложения или без отметок об их
местонахождении.
6. Сформированное дело должна содержать не более 250 листов при
толщине 4 см.
7. обычно размещение документов внутри дел производится в
хронологическом порядке.
Дела с исполненными документами хранятся в структурных
подразделениях до передачи их в архив учреждения. Документы должны
размещаться в запирающихся шкафах, сейфах. Для обеспечения быстрого
поиска на внутренней дверце шкафа прикрепляется номенклатура дел Папки
располагаются на полках вертикально, на корешке каждого дела указывается
его индекс по номенклатуре. Удобно, если последовательность расположения
дел на полках, соответствует последовательности расположения дел в
19
номенклатуре. Выдача дел в другие организации разрешается только
руководителем организации. Изъятие документов из дел по требованию
компетентных органов может производиться только на основании письменного
распоряжения этих органов и с разрешения руководства с обязательным
составлением акта и подшивкой в дело на его место заверенной копии.
Перед передачей в архив организации дела постоянного и длительного
сроков хранения должны быть до оформлены и описаны в специальных
учетных формах (сдаточные описи). С делами временного хранения не
проводится такая обработка, они могут храниться в тех обложках, в которых
осуществлялось формирование.
Организация кадрового документооборота строится на Инструкции по
ведению документооборота.
При приеме на работу используются такие документы, как личный
листок по учету кадров или анкета, которые являются перечнем
биографических сведений о работнике и заполняются им собственноручно.
Однако работник отдела кадров должен контролировать полноту заполнения и
соответствия указанных сведений предъявленным документам. Поэтому в
инструкцию необходимо включить и саму анкету и правила ее заполнения [23,
С. 107].
Процедуры приема, перевода, увольнения отражаются не только в
приказах, но и фиксируются в соответствующих журналах (книгах), поэтому в
разделах инструкции следует дать правила их заполнения и привести в
приложениях к инструкции регистрационные формы.
В разделе «Регистрация документов» Инструкции устанавливаются
порядок регистрации входящих, исходящих и внутренних документов
кадровой службы, сроки, формы и методы регистрации; дается описание
принятой технологии и порядка индексации документов. Надо помнить, что
кадровые приказы приобретают юридическую силу с момента их подписанте и
регистрации.
20
Для регистрации чаще всего используются журнальные формы, в
которых заносятся дата и номер приказа, его краткое содержание (заголовок к
тексту), должность руководителя, подписавшего документ. При регистрации
могут фиксироваться и другие сведения по усмотрению организации и в
соответствии с заведенным порядком. Формы журналов регистрации должны
быть даны в приложениях к инструкции.
Организация регистрации кадровых документов во многом определяется
количеством издаваемых приказов, других документов и закрепляется
системой индексации. В небольших организациях обычно используется
простая система индексации - к порядковому номеру приказа добавляются
буквенные индексы «К» (кадры) или «ЛС» (личный состав). Эти индексы
отличают приказы по личному составу от приказов по основной деятельности.
В инструкции обязателен раздел «Учетные документы», где дается
описание справочных массивов, их доступность для различных категорий
руководителей и различных структурных подразделений, порядок составления,
ведения, систематизации и классификации справочной информации, ее
хранение. Для большинства кадровых служб основным учетным документом
является личная карточка, которая ведется в каждой организации. Если на
предприятии присутствуют другие формы учетных документов (например Т-4
«Учетная карточка научного работника»), в инструкции должен быта
установлен порядок их заполнения и хранения [29, С. 18].
Самостоятельным и обязательным является раздел «Оформление
трудовых книжек», который в значительной часта повторяет действующую
типовую инструкцию, но с конкретизацией ее отдельных положений. Так,
стоит прописать ответственность работников кадровой службы за правильное
заполнение и хранение трудовых книжек, сроки внесения новых сведений,
порядок подписания и удостоверения, организацию хранения, правила
заполнения журналов трудовых книжек и журнала регистрации копий
трудовых книжек.
21
В разделе «Оперативное хранение документов» излагаются правила
хранения документов в кадровой службе и ее структурных подразделениях и
ответственность за сохранность документов, порядок разработки и
использования номенклатуры дел, порядок систематизации и индексации дел
Особое значение имеет раздел "Личные дела", так как общих правил и
нормативного документа, устанавливающего порядок работы с личными
делами, не существует. Поэтому в инструкции, прежде всего, необходимо
установить категории персонала, на которых ведутся личные дела Это могут
быть только руководители; руководители и материально ответственные лица;
руководители и специалисты - резерв на выдвижение. Далее в инструкции
устанавливается состав документов личного дела, их расположение, порядок
составления внутренней описи документов дела ее удостоверения,
периодичность проверок личных дел и системы их хранения.
В разделе «Подготовка документов к сдаче в архив» закрепляются
порядок и организация проведения экспертизы ценности документов (отбора
для хранения и уничтожения), правила подготовки дел к хранению, включая
оформление дела (подшивка или переплет, нумерация, составление итоговой
записи, оформление обложки дела).
В заключение главы можно сделать следующие выводы.
Существует ряд обязательных кадровых документов, которые должны
быть в наличии у предприятия. Наличие этих документов прямо предусмотрено
ТК РФ и иными правовыми актами.
За отсутствие, неправильное ведение и/или хранение кадровых
документов организация может быть привлечена к гражданско-правовой,
материальной, административной и даже уголовной ответственности в
соответствии с действующим законодательством Российской Федерации.
Сегодня в связи с постоянной динамикой развития всех отраслей
хозяйственной деятельности и внедрением новых технологий многие
организации прибегают к использованию различных систем автоматического,
компьютерного программирования кадрового документооборота. Эти системы
22
обладают рядом преимуществ, которые естественно привлекают внимание со
стороны представителей организаций, особенно предприятий с большой
численностью штата. Перечислим некоторые из этих преимуществ:
— поддержка неограниченного количества состояний документов;
— гибкая система настройки визирования, в том числе для каждого
состояния;
— возможность задания маршрута движения документов;
— справочники резолюций и виз, визирующих лиц, утверждающих лиц;
— система оповещений о поступивших на подпись приказах;
— e-mail рассылка оповещений об этапах прохождения и согласования
документов;
— поддержка индивидуальных и групповых приказов;
— разграничение прав доступа на просмотр и редактирование, вплоть до
каждого атрибута;
— наличие журналов приказов, общего журнала электронных
документов;
— наличие печатных форм приказов, созданных на основе шаблонов в
Ms Office или Open Office;
— полный набор функций для быстрого поиска по заданным критериям;
— и многое другое.
23
ГЛАВА 2. АНАЛИЗ ОРГАНИЗАЦИИ КАДРОВОГО
ДОКУМЕНТООБОРОТА В ООО «САНДОВОТОРГ+»
2.1. Краткая характеристика организации ООО «Сандовоторг+»
Полное фирменное название организации - Общество с ограниченной
ответственностью «Сандовоторг+». Сокращенное фирменное название на
русском языке: ООО «Сандовоторг+». Место нахождение компании: Тверская
область, пгт. Сандово, ул. Орудовская д. 41. Общество имеет право входить в
состав ассоциаций, союзов, концернов, сохраняя право юридического лица, а
также свободно выходить из их состава. Организация может выступать
учредителям других предприятий и организаций, открывать филиалы и
представительства. Учредители компании вправе утвердить регулирующие
корпоративные отношения и не являющиеся учредительными документами
внутренний регламент и иные внутренние документы организации Компания
была сформирована 02.04.2015г., и функционирует в соответствии с
гражданским кодексом РФ, федеральным законом «Об обществах с
ограниченной ответственностью» и другими нормативными актами. Срок
деятельности организации не ограничен. Основной вид деятельности
розничная торговля в неспециализированных магазинах преимущественно
пищевыми продуктами, включая напитки, и табачными изделиями.
Дополнительный вид деятельности это:
1. Прочая розничная торговля вне магазинов.
2. Специализированная розничная торговля непродовольственными.
товарами, не включенными в другие группировки
3. Оптовая торговля отходами и ломом.
4. Предоставление прочих персональных услуг.
5. Прочая оптовая торговля.
6. Иные виды деятельности, не запрещенные действующим
законодательством РФ, а также осуществление других работ и оказание других
услуг, не запрещенных и не противоречащих действующему законодательству
РФ.
24