4
СОДЕРЖАНИЕ
ВВЕДЕНИЕ………………………………………………………………………......5
Глава 1. Теоретические основы организации кадрового документооборота на
предприятии……………………………………………………………………….…8
1.1. Понятие и значение документооборота ……………………………...……….8
1.2.Информационная характеристика и классификация кадровой
документации……………………………………………………………………….19
1.3 Организация кадровой деятельности………………………………………….27
Глава 2. Анализ кадрового документооборота в ТОО «Изнавр»………….…….40
2.1. Общая характеристика ТОО «Изнавр»…………………………………….....40
2.2.Кадровый документооборот в организации ТОО «Изнавр».…….……….....45
2.3. Система электронного документооборота…………………………………...59
Глава 3. Рекомендации по совершенствованию кадрового документооборота и
их оценка в ТОО «Изнавр»…………………………………………………..….…67
3.1. Недостатки организации кадрового документооборота организации ТОО
«Изнавр»…………………………………………………………………………….67
3.2. Рекомендации по совершенствованию кадрового документооборота в
организации ТОО «Изнавр»……………………………………………………….71
ЗАКЛЮЧЕНИЕ……………………………………………………………………..89
СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВ……………………………....93
ПРИЛОЖЕНИЯ…………………………………………………………………….97
5
ВВЕДЕНИЕ
Документ играет значимую роль в сфере управления, выступая
инструментом, средством или способом осуществления процессов управления.
Обоснованием данного утверждения, прежде всего, является то, что вся
информация, необходимая для деятельности любого учреждения,
концентрируется в документах.
Документооборот - движение документов с момента их получения или
создания до завершения исполнения или отправки. Документооборот является
важным звеном делопроизводства , определяет инстанции и скорость этого
движения. Главное правило документооборота - оперативное движение
документов по наиболее перспективному пути с минимальными затратами
времени и труда.
В любой организации существует документооборот. Документация
бывает различных типов (систем), основными можно назвать такие типы, как:
организационно-правовая документация, распорядительная, информационно-
справочная, Плановые документы, отчетной документации, договорной
документации
Грамотно и правильно организованный процесс ведения кадровой
документации предоставляет возможность, корректного построения
взаимоотношений с сотрудниками предприятия и помогает предотвратить
риск возникновения каких-либо трудовых споров с работниками. Помимо
этого, кадровые документы нередко могут быть предметом интереса для
органов осуществляющих контроль. Конкретные кадровые документы
выступают в качестве пригодных в ходе налоговой проверки. Такими
документами, как правило являются первичные учетные документы, в которых
содержится информация подтверждающая выполнение различного рода
хозяйственных операций.
Актуальность работы. Документирование деятельности является важным
аспектом работы любого предприятия: в организациях создаются документы,
6
отражающие результаты и ведение производственной деятельности,
финансовое состояние, работу с персоналом, материально-техническое
обеспечение и т.п. Именно документы обеспечивают реализацию
управленческих функций, в них определяются планы, фиксируются учетные и
отчетные показатели и другая информация. В связи с этим, можно сказать, что
от того как налажена работа с документами, во многом зависят оперативность и
качество принимаемых решений, эффективность их выполнения и деятельность
организации в целом.
Целью выпускной квалификационной работы является исследование
организации кадрового документооборота.
В соответствии с целью исследования решаются следующие задачи:
1) рассмотреть теоретические основы организации кадрового
документооборота на предприятии;
2) раскрыть понятие и значение документооборота;
3) показать информационную характеристику и классификацию кадровой
документации;
4) изучить организацию кадровой деятельности;
5) провести анализ кадрового документооборота в ТОО «Изнавр»;
5) предложить рекомендации по совершенствованию кадрового
документооборота в организации ТОО «Изнавр».
Объектом данного исследования является ТОО «Изнавр».
Предметом данного исследования является кадровый документооборот.
Теоретической и методологической основой исследования послужили
фундаментальные научные труды отечественных и зарубежных авторов, а
также нормативные акты Республики Казахстан и России в области
документооборота и делопроизводства на предприятии, а именно в кадровой
деятельности.
Степень разработанности проблемы. Существенный вклад в исследование
проблемы кадрового документооборота внесли авторы: Батаев А.А., 3. Березина
Н.М., Захаркина О.И., Кирсанова М.В., Кузнецов И.Н. и др.
7
Практическая значимость данной работы заключается в разработке
конкретных рекомендаций и методического инструментария по улучшению
кадрового документооборота ТОО «Изнавр», которые могут быть
использованы в деятельности других организаций.
Структурно выпускная квалификационная работа состоит из введения,
трех глав, заключения и списка использованной литературы.
8
Глава 1. Теоретические основы организации кадрового
документооборота на предприятии
1.1 Понятие и значение документооборота
Возникновение понятия «документооборот» и самого термина произошло
в делопроизводстве еще в 20-х годах. Крупные специалисты в своих научных
работах, которые были посвящены области управленческого труда и
делопроизводства, в частности такие как Д.Р.Покровский, П.М.Керженцев и
другие, занимались формулировкой основных положений процесса
организации документооборота. В своих работах они предоставляли
теоретическое обоснование основных положений наиболее рациональной
организации процесса движения документов, в частности это касалось
распределения документов по исполнителям, сокращения различного рода
инстанций их прохождения, направления документации самому исполнителю,
регламентации подписания документов. Литература того времени давала
обоснование методики изучения маршрутов, движения документов, а также в
ней предоставлялась разработка технологии их доставки.
1
Документооборот является движением документов с того момента как
они были получены либо созданы, до завершения их исполнения, отправки на
имя адресата либо передачи на хранение.
2
Понятие документооборота организации представляет собой
упорядоченное перемещение документов, которые созданы в ходе работы,
соответствующими должностными лицами.
Документооборот выступает в качестве движения документов с того
момента, как они были получены либо созданы до завершения их исполнения,
отправки либо сдачи в дело.
Схему документооборота представим на рисунке 1.
1
Крюкова Н.П.: Документирование управленческой деятельности. - М.: ИНФРА-М, 2014. – С.75
2
Кузнецов И.Н. Документационное обеспечение управления и делопроизводство. - М.: Юрайт, 2012. –
С.14
9
Рисунок 1 Примерный документооборот организации
Документооборот является процессом движения документов в
организации с того момента как они были созданы либо получены до
завершения исполнения либо отправки.
Общими принципами организации документооборота являются:
- оперативность в процессе движения документов, его регулирование и
осуществление;
- необходимость обеспечения единообразия в процессе прохождения и
соблюдения технологии обработки основных категорий документов;
- исключение инстанций прохождения и действий с документами,
которые не обусловлены деловой необходимостью.
3
3
Захаркина О.И. Кадровая служба предприятия: делопроизводство, документооборот и нормативная
база. - М.: Омега-Л, 2013. – С.147
Доклад
руководителю и
рассмотрение
документов
руководством
Прием
входящих
документов
Принятие решения
руководителем и
направление
документов на
исполнение
Предварительное
рассмотрение
(разметка секретарем)
Определение сроков
хранения документов
Регистрация
документов
Контроль
исполнения
документов
Уничтожение документов
Дальнейшее использование
Использование документов в справочно-
информационной работе
Передача в архив
Формирование документов
в дела
10
Следовательно, в качестве главного правила, которое необходимо
соблюдать в процессе организации документооборота, выступает оперативное
движение документов по максимально короткому пути при минимальных
затратах труда и времени.
Процесс движения документов на предприятии с того момента как они
были созданы либо получены и до завершения исполнения либо отправки носит
название документооборота.
Всю документацию, которая существует на предприятии, делят на три
документопотока:
- входящие (поступающие) документы;
- исходящие (отправляемые) документы;
- внутренние документы.
Количество всех документопотоков за год составляет объем
документооборота всего предприятия. Такой показатель как величина
документооборота необходим с той целью, чтобы производить расчеты
требуемой численности делопроизводственного персонала.
В процессе обработки и движения документов выделяются такие этапы
как:
- осуществление приема и первичной обработки документов;
- процесс предварительного рассмотрения и распределения документов;
- процесс регистрации документов;
- осуществление контроля за исполнением;
- проведение информационно-справочной работы;
- процесс исполнения документов и их отправки.
Порядок прохождения документов и операции с ними органах
исполнительной власти регламентируются Типовым регламентом центрального
государственного органа РК утвержденным постановлением Правительства РК
от 26 марта 2008 г. № 289.
В число регламентирующих документов входят: инструкция по
делопроизводству; регламент федерального органа исполнительной власти;
11
табель унифицированных форм документов; положения о структурных
подразделениях; должностные инструкции и должностные обязанности.
4
Основываясь на этих документах, на каждом предприятии проводят
разработку внутренних регламентов и инструкций, утверждать которые входит
в обязанности руководителя предприятия. Внутренние регламенты и
инструкции выступают в качестве нормативных документов по
делопроизводству на предприятии.
Всю документацию предприятия, которая имеет непосредственное
отношение к аппарату управления делят на три документопотока: входящие
документы, исходящие документы и внутренние документы.
К основным параметрам данных потоков, которые учитываются в
процессе организации документооборота, относятся:
- направление потока, которое определяется посредством пунктов
отправления и назначения;
- объем потока, определяющийся определенным количеством
документов, которые проходят через его сечение в единицу времени;
- структура потока Ее определяют посредством разновидности
документов, авторства и других признаков классификационного деления;
- режим потока, определяющийся за счет периодичности движения
документов через пункты обработки.
Процесс движения документов, в каждом потоке, должно выступать как
прямоточное, иными словами, должны исключаться возвратные,
зигзагообразные и другие маршруты. Различного рода операции, проводимые в
процессе обработки документов, необходимо выполнять параллельно, для
максимального сокращения времени его пребывания в сфере делопроизводства
и повышения оперативности исполнения.
Формирование процесса документооборота современного предприятия
производится основываясь на синтезе традиционных "бумажных" и
4
Постановление Правительства Республики Казахстан от 26 марта 2008 года № 289 Об утверждении
Типового регламента центрального государственного органа Республики Казахстан (с изменениями от
31.12.2015г). – СПС Юрист, 2018 год
12
компьютерных технологий. Создание большей части документов, происходит
при помощи современных информационных технологий. Пересылку
документов, обработку и хранение осуществляют и в электронном, и в
бумажном видах.
С той целью, чтобы обеспечить автоматизацию документационного
обеспечения управления, используются различного рода технологии
информационного характера:
- программное обеспечение, используемое для подготовки графических и
текстовых документов, для обработки изображений и оптического
распознавания символов (предоставляет возможность работы с графическими
образами документов и текстовыми файлами);
- системы управления документами, посредством которых
обеспечивается автоматизация хранения, поиска и управления электронными
документами;
- системы автоматизации деловых процедур, которые предназначены для
обеспечения коллективной обработки документов в ходе реализации
различного рода бизнес-процессов;
- программные системы для рабочих групп, которые служат для
организации электронного взаимодействия исполнителей на основе
постоянного обмена документами.
Все основные положения по организации документооборота отражены в
уставе предприятия, в положениях о подразделениях, в приказах о
распределении обязанностей, в организационной структуре. Основными
документами, которые регламентируют определенные способы процесса
организации документооборота, выступают инструкция по делопроизводству и
график документооборота.
5
Проведем более подробное рассмотрение инструкции по
делопроизводству. С той целью, чтобы установить и закрепить единый порядок
5
Березина Н.М. Современное делопроизводство. - СПб.: Питер, 2014. – С.25
13
процесса составления документов и организации работы с ними, каждое
предприятие разрабатывает инструкцию по делопроизводству.
В инструкции по делопроизводству должны содержаться:
- образцы оформления документов с обязательным указанием имен
файлов. На компьютерах персонала должны быть установлены шаблоны
документов, которые применяются в работе предприятия;
- номенклатура дел предприятия и порядок ее составления, утверждения и
пересмотра;
- порядок регистрации документов;
- правила хранения файлов (в них указывается директории и папки, в
которой сохраняются файлы разных видов документов);
- сроки хранения документов и файлов;
- правила работы с версиями документов, для которых предусмотрено
уничтожение предыдущих вариантов (а именно, возможность хранения одного
файла с последним утвержденным вариантом документа);
- сроки, порядок и ответственное лицо за процесс исполнения и рассылки
документов;
- порядок информирования руководства предприятия о состоянии
исполнения документов;
- правила составления и оформления дел;
- порядок временного изъятия документов из дел;
- правила проведения научно-технической обработки документов для
передачи их на архивное хранение;
- порядок уничтожения документов после рассмотрения описей и актов
экспертной комиссией;
- методические указания по работе с документами.
В том случае, если на предприятии, по какой-либо причине (предприятие
является небольшим, только начавшим деятельность и т.п.) еще не разработана
инструкция по делопроизводству, то в процессе работы с документами, можно