14
использовать «Правила подготовки нормативных правовых актов федеральных
органов исполнительной власти и их государственной регистрации».
Рассмотрим сущность графика документооборота. Процесс создания и
обработки документов осуществляется соответственно порядку и срокам,
который установлен графиком документооборота предприятия.
График документооборота составляют как схему или перечень работ,
которые выполняются в каждом подразделении предприятия, а также всеми
исполнителями с указанием их взаимосвязи и сроков выполнения работ. При
составлении графика документооборота, для каждого предприятия, необходимо
учитывать его конкретные особенности: размер, вид деятельности, структуру
управления и т.д.
6
Рекомендовано, в график документооборота, по каждому документу
включать такие разделы как:
1) порядок создания документа. Включает:
- количество экземпляров;
- ответственного за выписку;
- ответственного за оформление;
- ответственного за исполнение;
- сроки исполнения;
2) порядок проверки документа. Включает:
- ответственного за проверку;
- того кто представляет;
- порядок представления;
- срок представления;
3) порядок обработки документа. Включает:
- исполнителя;
- сроки исполнения;
4) порядок передачи документа в архив. Включает:
- исполнителя;
6
Березина Н.М. Современное делопроизводство. - СПб.: Питер, 2014. – С.32
15
- сроки передачи.
Для каждого исполнителю целесообразным выступает вручение выписки
из графика, в которой перечисляется список документов, относящихся к его
работе. Лицами, составляющими и подписывающими управленческие
документы, должно обеспечиваться своевременное и качественное оформление
документов и достоверность данных которые в них содержатся.
Работа, предусматривающая составление графика документооборота и
осуществление контроля за его исполнением организуется руководителем
специального структурного подразделения (управления делами, общего отдела,
канцелярии, секретариата и т.д.). График документооборота утверждает
руководитель предприятия.
Процесс организации документооборота с использованием
компьютерных технологий должен обеспечивать гарантию совместимости
ручной и автоматизированной обработки документов.
Грамотное составление графика документооборота и его соблюдение
оказывают содействие в наиболее рациональном распределении должностных
обязанностей между сотрудниками предприятия и в усилении контрольных
функций, посредством которых обеспечивается своевременная подготовка
нужных управленческих документов.
Процесс современного документооборота предприятия необходимо
рассматривать в качестве смешанного документооборота, который основан на
применении электронной технологии работы с документами. Создание
документов, основном, происходит посредством современных технологических
средств (оргтехника, материалы и т.д.), а процесс пересылки, обработки и
хранения производится и в электронном, и в «бумажном» виде.
Формирование современного документооборота на предприятии
происходит в результате организованного «слияния» трех самостоятельных
информационных потоков, по которым осуществляется передвижение
внутренних документов, входящих документов и исходящих документов.
16
Анализируя документооборот, возможно рассмотрение отдельных
документов, документопотока, документационного технологического процесса.
Документопоток представляет собой поток документов, которые
циркулируют между пунктами обработки и создания информации
(руководители предприятия и структурных подразделений, специалисты) и
пунктами технической обработки документов: экспедиции, секретариат,
канцелярия, копировально-множительная служба и т.д.
7
На каждом предприятии возможно выделение следующих потоков
документов:
- поток входящей документации, который состоит из поступающих на
предприятие документов;
На рисунке 2 отражена схема прямой обработки входящего документа.
Канцелярия Ответственный исполнитель
Ответственный исполнитель Исполнители
Рисунок 2 Процесс прямой обработки входящего документа
На рисунке 2 мы видим, что на входе данного процесса входящий
документ. На выходе - проект исходящего документа, проходящего через
канцелярию и становящегося реальным исходящим по окончании регистрации.
Входящий документ является документом, который поступил в
организацию. Большая часть входящих документов порождают
7
Демин Ю.М. Делопроизводство. Подготовка служебных документов. - СПб.: Питер, 2013 – С.90
Обработка
входящей
корреспонденции
Процесс создания
исходящего
документа
17
соответствующие исходящие, в определенные сроки. Данные сроки
устанавливаются посредством нормативных актов, которые предписывают
время для ответа на соответствующий входящий документ либо могут
указываться в самом входящем документе.
8
Внутренний документ выступает в качестве официального документа,
которые не выходит за пределы подготовившего его предприятия. Такие
документы применяют с той целью, чтобы организовать работу предприятия,
по той причине, что ими обеспечивается решение управленческих задач в
пределах одного предприятия.
К внутренним документам имеют отношение организационно-правовые,
организационно-распорядительные документы. Самостоятельными группами
внутреннего документооборота проводится составление протоколов и актов,
плановых и отчетных документов, документов по учету материальных и
денежных средств, оборудования, внутренней служебной переписки
(докладных, объяснительных записок), личного состава и т.п.
Через канцелярию проводятся не все внутренние документы, а лишь
переписка наиболее крупных структурных подразделений предприятия
(особенно если они территориально разнесены) и приказы руководителя
предприятия. Также, через канцелярию проходят внутренние документы,
которые порождают исходящие документы, а именно поток исходящей
документации, в которую входят документы, предназначенные для отправки в
другие организации (предприятия).
Исходящий документ является официальным документом, который
отправляется из учреждения. Большая часть исходящих документов выступают
в качестве ответа организации на входящие документы. Некоторую часть
исходящих документов готовят на основе внутренних документов предприятия.
Небольшому числу исходящих документов может требоваться поступление
входящих документов (к примеру, запросы в другие предприятия).
9
8
Клоков И.В. Эффективное делопроизводство. - СПб.: Питер, 2014. – С.62
9
Там же. – С.65
18
Содержание документопотока можно характеризовать составом
документов, которые входят в него, и составом информации, закрепленной в
данных документах.
Количество документов всех потоков является объемом
документооборота предприятия.
Объем документооборота - это количество документов, поступивших в
организацию и созданные ею за определенный период времени.
Величина документооборота необходима с той целью, чтобы:
- рассчитывать необходимую численность делопроизводственного
персонала;
- рассчитывать эффективность применения средств механизации и
автоматизации делопроизводства;
- определять загруженность делопроизводственного персонала, в
частности секретаря руководителя и секретаря структурного подразделения.
Документооборот предоставляет информацию о степени загруженности
управленческого аппарата в целом, по той причине, что все его сотрудниками
имеют дело с документами.
В процессе подсчета документооборота, в качестве рекомендации
предлагается ведение отдельного учета документов и их копий, выражая данное
число дробью, где в числителе будет отражено количество обрабатываемых в
организации документов, а в знаменателе количество их копий. К примеру,
10814/15375.
Следовательно, процесс документооборота выступает в качестве процесса
движения документов на предприятии. Документооборот делится на: этап
обработки документов, которые поступают в организацию, этап передачи
данных документов исполнителям, этап отправки уже исполненных
документов.
Таким образом, в основе документооборота лежит работа с входящими и
исходящими документами.
19
1.2 Информационная характеристика и классификация кадровой
документации
Грамотно и правильно организованный процесс ведения кадровой
документации предоставляет возможность, корректного построения
взаимоотношений с сотрудниками предприятия и помогает предотвратить
риск возникновения каких-либо трудовых споров с работниками. Помимо
этого, кадровые документы нередко могут быть предметом интереса для
органов осуществляющих контроль. Конкретные кадровые документы
выступают в качестве пригодных в ходе налоговой проверки. Такими
документами, как правило являются первичные учетные документы, в которых
содержится информация подтверждающая выполнение различного рода
хозяйственных операций.
Документооборот представляет собой движение документов на
предприятии с того момента когда они были созданы или получены до
завершения исполнения: отправки и (или) направления в дело.
10
Кадровое делопроизводство представляет собой сферу деятельности,
которая документирует трудовые отношения. В кадровой документации
фиксируется информация о наличии и движении персонала. Все кадровые
процедуры необходимо оформлять документально (к примеру, прием, перевод,
поощрение, применение дисциплинарного взыскания, командировка, отпуск,
увольнение и др.).
11
Не простым выступает процесс определения полного состава кадровой
документации, необходимой к наличию. Содержание окончательного списка
всех документов отдела кадров находится в непосредственной зависимости от
значительного количества факторов, к которым относятся: местность, сфера
деятельности, условия труда и т.п. а также желание руководства орагнизации.
Решение задач управления трудовым коллективом, формирования и
качественного улучшения его состава можно осуществлять исключительно при
10
www.wikipedia.ru
11
Семенихин В.В. Кадровый документооборот. - М., Изд.: Эксмо. 2015. - С. 7.
20
условии наличия совершенной системы информационного обеспечения работы
с кадрами, включающей различные показатели информационного характера и
постоянно совершенствования и обновления на основе пользования
современными информационными технологиями.
Информационные показатели, которыми пользуются в кадровой службе,
являются составляющей классификаторов технико-экономической
информации, посредством которых возможна кодировка анкетно-
биографических данных о сотрудниках, сведений об их образовании,
занимаемой должности и т.д.
К примеру, классификатор профессий работников, должностей служащих
и тарифных разрядов предназначается для решения задач, которые
непосредственно связаны с процессом оценки численности рабочих и
служащих, с учетом состава и распределением кадров по категориям
персонала, по уровню квалификации, по степени механизации и по условиям
труда, по вопросам обеспечения занятости, организации заработной платы
рабочих и служащих.
Отражение информационных показателей, которые характеризуют работу
с кадрами, осуществляется в комплексах документов, созданием и обработкой
которых занимается кадровая служба. Имеет место обобщающее понятие
«кадровая документация» или «документация по личному составу», под
которым подразумевается широкий круг документов, содержащих сведения о
сотрудниках предприятия и деятельности непосредственно кадровой службы:
персональные и учетные документы, плановые и отчетно-статистические,
организационно-распорядительные.
Все документы по функциям и задачам управления кадрами являются
составляющими классификатора управленческой документации (документы
касающиеся приема, перевода и увольнения сотрудников, оформления
отпусков, поощрений, дисциплинарных взысканий и т.д.)
В составе кадровой документации состоят такие документы как:
- трудовой договор (контракт);
21
- приказ (распоряжение) о приеме на работу (форма №Т-1);
- личная карточка (форма № Т-2);
- учетная карточка научного работника (форма № Т-4);
- приказ (распоряжение) о переводе на другую работу (форма № Т-5);
- приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска (форма № Т-6);
- приказ (распоряжение) о прекращении трудового договора (контракта)
(форма № Т-8);
- табель учета рабочего времени (форма № Т-13);
- личные заявление работников предприятия;
- графики отпусков;
Заключение трудового договора (контракта) производится
исключительно в письменной форме между сотрудником и администрацией
организации в лице ее руководителя. В трудовом договоре содержатся
основные реквизиты: название документа, дата, место составления, текст,
подписи, печать. Данный договор составляют в двух экземплярах, один из
которых остается в организации, а другой хранится у работника.
Приказ (распоряжение) о приеме на работу выступает как одна из
унифицированных форм первичной учетной документации, применять которые
обязательно на предприятиях всех организационно-правовых форм и форм
собственности.
Именно приказы по личному составу представляют собой важнейший
документ, составляемый в процессе документирования функций кадровой
службы птицефабрики. Посредством приказов происходит оформление приема,
перевода и увольнения сотрудников; предоставления отпусков и
командирования; изменения условий и оплаты труда, присвоения разрядов и
изменения анкетно-биографических данных; поощрения и наложения
взысканий и т.д.
Для того, чтобы оформить приказ по личному составу, требуется
письменное обоснование, которым может выступить: личное заявление
сотрудника, договор, докладная записка руководителя подразделения (к
22
примеру, о переводе сотрудника либо о направлении его в командировку), акт
(к примеру, о нарушении трудовой дисциплины), служебное письмо другого
предприятия, в котором содержится запрос о переводе работника,
свидетельство о браке, в котором отражается изменение фамилии работника и
т.д.
Написание личного заявления работника о приеме, переводе либо
увольнении происходит, в основном, от руки, в произвольной форме. В данном
заявлении указывают: наименование структурного подразделения,
наименование вида документа, дата, адресат (должность, фамилия, инициалы
руководителя организации), текст, личная подпись, расшифровка подписи.
Далее, на заявлении проставляется резолюция руководителя и отметка об
исполнении документа и направлении его в дело.
Оформление и ведение приказов по личному составу осуществляется в
строго отдельной форме от приказов по основной деятельности. В тексте
приказа по личному составу нет констатирующей части и глагола
«ПРИКАЗЫВАЮ». Такая форма текста принята только в приказах по основной
деятельности. Следовательно, кадровые приказы начинаются с действия
распорядительного характера. ПРИНЯТЬ, НАЗНАЧИТЬ, ПЕРЕВЕСТИ,
УВОЛИТЬ, ИЗМЕНИТЬ ФАМИЛИЮ, ПРЕДОСТАВИТЬ ОТПУСК,
КОМАНДИРОВАТЬ.
Различаются простые (индивидуальные) и сложные (сводные) приказы по
личному составу. Индивидуальные приказы содержат информацию
касающуюся исключительно одного сотрудника, сводные приказы, сведения о
нескольких сотрудниках внезависимости от того, под какие управленческие
действия они попадают (прием, увольнение, смена фамилии и т.д). В процессе
составления сводных приказов необходимо принимать во внимание тот факт,
что один документ не должен содержать информацию с разными сроками
хранения.
Таким образом, рекомендовано выделение приказов о предоставлении
отпусков и командировании сотрудников, у которых краткий (3 года) срок
23
хранения в отличие от других кадровых приказов, которые хранятся 75 лет. В
индивидуальном порядке производится оформление приказов о поощрениях и
наказаниях, при учете их специфической воспитательной роли.
Каждый пункт приказа по личному составу необходимо формулировать в
строгом соответствии с Трудовым Кодексом РК. В качестве постоянной
информации для любого кадрового приказа выступает указание
распорядительного действия (уволить, премировать, перевести), фамилии и
инициалы сотрудника (имя и отчество полностью - при приеме на работу),
должности и структурного подразделения, даты вступления в силу данного
пункта приказа.
Состав других сведений в пунктах приказа по личному составу
определяет специфика распорядительного действия.
В процессе приема на работу, нужно указывать размер оплаты труда
(оклад, надбавка, индексация) и, при необходимости, указывать условия приема
на работу: временно (с…по…), с испытательным сроком (его
продолжительность) и т.д.
В процессе перевода на другую работу, необходимо указывать новую
должность и подразделение, в которое переводится работник, вид перевода (для
временных переводов - с указанием продолжительности), причина перевода (в
полном соответствии с Трудовым Кодексом РК), изменение оплаты труда (если
таковое возникает).
При увольнении, указывается причина увольнения, в соответствии со
статьями Трудового Кодекса РК.
При предоставлении отпуска, указывается вид, время
продолжительности, дата начала и окончания отпуска.
При командировании, указывается дата и продолжительность
командировок, место направления, наименование организации.
При поощрениях и наказаниях, указывается причина и вид поощрения
либо взыскания.
Заканчивать каждый пункт приказа по личному составу необходимо