74
Рисунок 10 Меню
У получателя появляется в меню сообщение о поступлении служебной
записки. После прочтения которой он может сохранять ее, удалять, отвечать…
По умолчанию, доступ к этим документам есть только у автора и получателя -
документы выступают как приватные. Интерфейс пользователя очень простой.
2. Устранение отсутствия положения об экспертной комиссии, путем
разработки Регламента.
Для того, чтобы организовывать и проводить экспертизу ценности
документов, их отбор и подготовку для государственного хранения, с
включением управленческой, научно-технической, машиночитаемой и другой
документации, которая образуется в ходе деятельности, на каждом
предприятии должна существовать экспертная комиссия.
При работе экспертной комиссии создаются четыре группы документов
имеющих разные сроки хранения:
- постоянное хранение в государственных архивах;
- временное хранение в ведомственном архиве (свыше 10 лет);
75
- временное хранение (до 10 лет) подлежащих уничтожению в связи с
истечением срока хранения;
- подлежащие уничтожению в связи с истечением срока хранения.
В качестве основного документа, посредством которого
регламентируется деятельность комиссии по проведению экспертизы ценности
документов, выступает Положение о постоянно действующей экспертной
комиссии.
В процессе разработки положения необходимо принимать во внимание
рекомендации действующего законодательства. Структуру данного документа
должны входить пункты:
- общие положения. Описывается состав экспертной комиссии,
указывается руководитель комиссии; определяются основные нормативные
акты, которыми должна руководствоваться в своей деятельности комиссия;
- основные задачи экспертной комиссии;
- основные функции;
- права экспертной комиссии;
- организация работы экспертной комиссии. Фиксируются
взаимодействие в рамках совместной работы комиссии и структурных
подразделений.
В положение о комиссии по проведению экспертизы должен быть
включен квалифицированный специалист в области делопроизводства, его
утверждает Генеральный директор предприятия ТОО «Изнавр».
При проведении экспертизы ценности документов решаются две задачи:
- отбор на постоянное хранение ценных документов и документов с
длительными сроками хранения (более десяти лет имеющих долговременное
практическое значение;
- выявление к уничтожению документов у которых истек срок хранения и
малоценных материалов (черновиков, дублетов, отклоненных вариантов),
которые утратили свое значение.
76
3. Внедрение электронной подписи в процессе пересылки документов вне
предприятия.
Понятием конфиденциальность информации (от лат. confidentia -
доверие) предполагается введение определенных ограничений для круга лиц,
которые имеют доступ к данной информации.
Степень конфиденциальности как правило выражается установленной
характеристикой (к примеру особо важные, совершенно секретные, секретные,
для служебного пользования, не для печати и т.д.), которую определяет
владелец информации в зависимости от того, какого рода сведения содержатся,
не подлежащие огласке, предназначенные для ограниченного круга лиц,
являющиеся секретом. Установленную степень конфиденциальности
информации необходимо учитывать в процессе обработки в информационных
системах и в процессе передачи по телекоммуникационным сетям.
Еще одним немаловажным свойством информации выступает ее
целостность (integrty). Информация будет являться целостной в том случае,
если она в любой момент времени правильным (адекватным) образом будет
отражать собственную предметную область.
Обеспечение целостности информации в информационных системах
осуществляется посредством своевременного ввода в нее информации, которая
является достоверной.
Несанкционированный доступ к информации лиц, которые не допущены
к ней, умышленность либо неумышленность ошибок операторов, пользователей
либо программ могут привести к нарушению важнейших свойств информации
и сделать ее непригодной к применению.
Использование такой информации может нанести материальный либо
моральный ущерб, следовательно создание системы защиты информации,
выступает как очень актуальная задача.
Под понятием безопасности информации (information security)
понимается степень защищенности информации от ее разглашения (нарушения
конфиденциальности), искажений (нарушения целостности), утраты либо
77
снижения степени доступности информации, и вместе с тем, незаконного ее
тиражирования.
Обеспечение безопасности информации в информационной системе или
телекоммуникационной сети осуществляется посредством способности данной
системы к сохранению конфиденциальности информации в процессе ее ввода,
вывода, передачи, обработки и хранения.
Безопасность информации возможно обеспечить путем ограничения
допуска, защиты от перехвата, искажений и введения ложной информации. Для
этого используют физические, технические, аппаратные, программно-
аппаратные и программные средства защиты.
Программные средства защиты информации занимают ведущее место в
организации системы обеспечения безопасности информации в
информационных системах и телекоммуникационных сетях.
Выделяется ряд основных задач, при решении которых в
информационных системах и телекоммуникационных сетях обеспечивается
защита информации.
- доступ к информации имеют только допущенных к ней лица;
- подтверждение истинности информации;
- защита от перехвата информации в процессе передачи ее по каналам
связи;
- обеспечение защиты от искажений и ввода ложной информации.
Использование единой технологии создания эффективных средств
криптографической защиты информации (СКЗИ), разработанной МО ПНИЭИ и
решающей данные задачи, предоставит возможность для предприятия
ускорения документооборота и избежание ошибок и утери информации.
Посредством методов криптографического преобразования
конфиденциальной информации обеспечивается защита информации от
несанкционированного доступа в процессе хранения и обработки в
информационных системах, передача конфиденциальной информации по
каналам связи телекоммуникационных систем, установление подлинности
78
передаваемых сообщений, хранение информации (документов, баз данных) на
носителях в зашифрованном виде.
Сущность криптографических преобразований состоит в том, что
сообщение (это может быть текст, аудио или видео изображение) подвергается
преобразованию (шифрованию) посредством известного математического
алгоритма и некоторого "ключа" так, что восстановление (дешифрирование) и
прочтение первоначального текста (восстановление аудио или видео
изображения) становится возможным, если известен "ключ". Последний же
известен исключительно источнику и получателю сообщения. Поэтому, третьи
лица, даже в том случае, если узнают зашифрованный текст, не будут миеть
возможность для его восстановления.
В современных СКЗИ используются, в основном, два типа
криптографических алгоритмов: классический (симметричный, одноключевой)
алгоритм, который основан на применении закрытых, секретных ключей, и
новый алгоритм, в котором используется один открытый и один закрытый
ключ. Данные алгоритмы носят название асимметричных.
Одноключевая криптография является симметричной в том случае,если
ключ для шифрования идентичен ключу для дешифрования. Нередко ее
называют криптографией с “секретным” ключом.
Упрощенная схема такой системы показана на рисунке 11.
«Секретный ключ»
Источник Получатель
Шифрование Расшифровка
Сообщение Шифрование сообщени
Рисунок 11 Обмен сообщениями в закрытой криптосистеме
001010000110
79
В процессе использования происходит возникновение сложнейшей
нематематическо , внекриптографической задачи, а именно обеспечения
сверхнадежного закрытого канала для обмена ключами.
В асимметричной (двухключевой) криптографии используют два ключа,
которые связаны между собой по конкретно определенному правилу. Закрытый
ключ генерирует адресат-получатель. Откpытый ключ публикуют, он доступен
для всех, кто включен в данную сеть адресата - источника. На рисунке 12
представим упрощенную схему такого рода системы.
Адресат-источником А, в процессе пересылки адресату-получателю Б
сообщения, шифрует его, пользуясь известным открытым ключом абонента Б.
Текст, который выступает как зашифрованный, в может быть не расшифрован
тем же ключом. Дешифровать сообщение можно исключительно при
использовании закрытого ключа, который знает только адресат Б. Адресат Б,
получив от адресата А сообщение, расшифровывает его пользуясь своим
закрытым ключом.
Открытый ключ абонента Б Закрытый ключ абонента Б
Адресат – источника А Адресат-получатель Б
Шифрование Расшифровка
?
Сообщение Шифрованное сообщение Сообщение
Рисунок 12 Обмен сообщениями в ассиметричной криптосистеме
Именно поэтому, в правильно организованной информационной
конфиденциальной сети каждому абоненту необходимо владеть информацией,
которая касается знания и хранения в тайне своего уникального закрытого
1010000110
1010000110
80
ключа и списка открытых ключей тех абонентов, с которыми ему необходимо
поддерживать связь информационного характера.
Криптографические системы, которые реализуются как программы,
встраивают в программное обеспечение рабочих станций и серверов и
посредством этого предоставляется возможность организации защиты
конфиденциальной информации и при ее хранении (в зашифрованном виде) и в
процессе обработки в информационных системах, а также при передаче по
каналам связи телекоммуникационных сетей.
При помощи программных криптографических методов, которые были
нами рассмотрены выше осуществляется решение таких основных задач, как:
- предоставление защиты информации от внедрения в нее нежелательных
лиц;
- обнаружение каких-либо искажений или ошибок, которые могут
возникать в процессе передачи информации по каналам связи
телекоммуникационных сетей;
- установление подлинности документа и личности, которой был
подписан данный документ.
Первую задачу можно решить посредством шифрования информации.
Зашифрованное сообщение недоступно для тех лиц, которые не допущены к
информации, иными словами, не знают ключа, при помощи которого
расшифровывается сообщение. Перехват зашифрованных данных в этих
случаях является абсолютно бесполезным.
Для того, чтобы защитить данные от каких-либо искажений, в канале
связи используют контрольную последовательность - имитовставку. Ее
вырабатывают путем криптографического преобразования шифруемого
сообщения и ключа шифрования. Она выступает как последовательность
данных фиксированной длины. Имито-вставку передают по каналу связи
вместе с зашифрованным сообщением. Поступившее зашифрованное
сообщение расшифровывают, вырабатывают контрольную имитовставку,
которую сравнивают с имитовставкой, полученной из канала связи. В том
81
случае, если имитовставки не совпадают, все, которые были расшифрованы
считают искаженными и бракуются.
Проблемой установления истинности документа и личности
подписавшего данный документ лица приобретается особое значение во многих
системах, которые связаны с ответственностью юридического характера за
принимаемые решения, таких, как система государственного и военного
управления, финансовая и банковская системы, системы, которые имеют
непосредственное отношение к распределению материальных ценностей, и т.д.
Данную проблему возможно решить посредством электронной подписи (ЭЦП),
дающей возможность замены традиционных печати и подписи и, без изменения
документа, проверки подлинности и авторства полученной информации. С той
целью, чтобы выработать электронную подпись применяются методы
асимметричных криптографических преобразований.
Каждый пользователь, у которого есть право подписи, на
самостоятельной основе занимается формированием личных закрытых и
открытых ключей подписи. Закрытым ключом подписи пользуются для того,
чтобы выработать электронную цифровую подписи, его необходимо сохранять
пользователем в тайне, что обеспечит невозможность подделки документа и
цифровой подписи от его имени.
Открытым ключом пользуются с целью проверки подлинности
документа, и для того, чтобы предупредить отказ подписавшего его от
собственной подписи. При знание открытого ключа не возможно определение
секретного ключа. Открытые ключи подписи всех пользователей сети
конфиденциальной связи объединены в справочники открытых ключей.
Поэтому, для каждого пользователя конфиденциальной сети, который обладает
правом подписи, нужно иметь закрытый ключ подписи и справочник открытых
ключей.
Систему криптографической защиты информации (СКЗИ) встраивают в
разные оболочки программных комплексов, в системы электронной почты,
информационно-справочные системы и прикладное программное обеспечение с
82
целью защиты информации от несанкционированного доступа и искажения при
ее хранении на дисках и передаче по каналам связи.
4. Процесс совершенствования автоматизации системы электронного
документооборота.
Для предприятия ТОО «Изнавр», которое имеет разветвленную
структуру и филиалы, в качестве самой эффективной формы применения
стандартов и нормативных актов, которые регламентируют документационное
обеспечение деятельности предприятия, выступает формирование
корпоративной информационной системы. Данный факт предоставляет
возможность все перечисленные материалы представлять как электронные
тексты, доступ к которым может быть возможным с любого рабочего места
корпоративной сети. Процесс создания единой корпоративной
информационной системы содействует в сокращении времени на то, чтобы
передавать, согласовывать и подписывать определенные документы.
Как мы уже отмечали, для предприятия является необходимым
использование программы "1С: Система электронного документооборота
"Управление делами" на базе "1С: Предприятие".
В основе управленческой деятельности лежит реализация всех
перечисленных видов информационных технологий соответственно
последовательности и содержанию отдельно взятых этапов процесса принятия
решений. Именно по этой причине, основой современных информационных
технологий управленческой деятельности является основаны комплексное
использование разных информационных процессов, которые базируются на
едином техническом комплексе. В основе процесса управления организацией
лежат такие процессы как:
22
- процесс получения информации и ее обработка;
- проведение анализа, подготовки и принятия решений;
- процесс выполнения решений;
22
Панасенко Ю.А. Делопроизводство: документационного обеспечение управления: учеб. пособие /
Ю.А. Панасенко. – М.: РИОР, 2015. – С.55
83
- ведение учета и контроля за принятыми решениями.
Деятельность, которую осуществляют службы делопроизводства
направлена на организационное и документационно-информационное
обеспечение указанных процессов.
Делопроизводственные функции формализуются и закрепляются в
соответствии с государственными и отраслевыми стандартами и нормативными
документами, что выступает в качестве основы их автоматизации с
применением информационных компьютерных технологий. В процессе
реализации данного рода задачи предоставляется возможность повышения
эффективности делопроизводственной деятельности и управления
организацией.
Автоматизацией процесса делопроизводства преследуются следующие
цели в сфере работы с документами:
23
- проведение регистрации входящей корреспонденции, с включением
писем, с последующим направлением корреспонденции для рассмотрения
руководству предприятия либо в его структурные подразделения;
- проведение регистрации исходящей корреспонденции и ее внутренних
документов;
- проведение процесса списания документов в дело соответственно
принятой на предприятии номенклатурой дел;
- контроль за исполнением поручений;
- процесс поиска документов.
Автоматизация делопроизводства в области эффективности ставит перед
собой такие задачи как:
- необходимость создания для исполнителей оптимальных условий для
того, чтобы повышать долю интеллектуального производительного труда по
содержательной и смысловой работе с документами и снижать трудозатраты на
рутинные операции;
23
Панасенко Ю.А. Делопроизводство: документационного обеспечение управления: учеб. пособие /
Ю.А. Панасенко. – М.: РИОР, 2015. – С.59