24
ссылкой на письменное основание данного рода распорядительного действия.
Приказы по личному составу, согласно Трудового Кодекса РК, доводят
до сведения работника под расписку. Визы ознакомления работников могут
располагаться непосредственно после текста каждого пункта приказа, либо
после подписи руководителя организации.
Проект приказа по личному составу согласовывают с должностными
лицами, такими как: главный бухгалтер, юрисконсульт, руководители
структурных подразделений, работники которые упоминаются в приказе.
Визирование приказов по личному составу руководителем кадровой службы
выступает как обязательная мера.
Приказы по личному составу регистрируются в обязательном порядке (в
отдельности от приказов по основной деятельности). Регистрационной формой
является книга регистрации. В ней указывают: дату и номер приказа, кем
подписан приказ. Учитывая различия в сроках хранения приказов по личному
составу, необходимо нумеровать их по следующему правилу. К порядковому
номеру приказа добавляют буквенное обозначение (с той целью, чтобы
отличить его по номеру от приказа по основной деятельности). На
птицефабриках ведутся различные буквенные обозначения для разных по
содержанию кадровых приказов, к примеру: №28/к – приказ о движении кадров
(прием, увольнение, изменение кадровой документации), № 12/км – о
командировании, №43/о – об отпуске, № 21/п – о поощрении.
Информация, которая содержится в приказах по личному составу
(сведения о работе и поощрениях) фиксируется в трудовых книжках.
Личную карточку заполняют на работников всех категорий в одном
экземпляре на основании соответствующих документов таких как паспорт,
военный билет, трудовая книжка, диплом, основание опроса работника. Коды
профессии и специальности указывают по классификаторам профессий
рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов (ОКПДТР) и отражают в
личной карточке.
Свободные строки можно при необходимости заполнять данными по
25
усмотрению предприятия. После заполнения раздела «Общие сведения» лицом,
оформляемым на работу, подписывается личная карточка и проставляется дата
заполнения.
Свободные сроки в п.6. раздела I предназначаются для названия и даты
окончания второго образовательного учреждения высшего либо среднего
профессионального образования. Заполняя п.12 раздела I организации
необходимо именовать так же, как они назывались в свое время, военную
службу записывать с указанием должности.
В разделе III с каждой записью, которая вносится на основании приказа о
приеме на работу и переводах на другую постоянную работу, обязанностью
администрации является ознакомление работника под расписку в графе 11.
В разделе IX «Дополнительные сведения» для полноты учета лиц,
которые проходят обучение в очно-заочных, заочных, экстернатных отделениях
учреждений высшего и среднего профессионального образования, необходимо
проставлять даты поступления в образовательное учреждение и его окончания.
Личные карточки таких сотрудниках необходимо хранить отдельно до
окончания ими образовательных учреждений.
В том же разделе ведется запись и других данных о работнике.
Приказ (распоряжение) о переводе на другую работу применяют в
процессе оформления перевода из одного структурного подразделения в
другое. Заполнение данного приказа производит работник отдела кадров в
одном экземпляре.
Приказ (распоряжение) визируется начальником структурного
подразделения прежнего и нового места работы и подписывается
руководителем предприятия. На основании приказа о переводе на другую
работу, отделом кадров делаются отметки в личной карточке, трудовой книжке
и других документах.
На оборотной стороне делают отметки о несданных имущественно-
материальных ценностях, которые числятся за работником на прежнем месте
работы.
26
Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска применяют с целью
оформления ежегодного отпуска и других видов отпусков, которые
предоставляются для работников на основании Трудового Кодекса РК,
действующих законодательных актов и положений, коллективного договора и
графика отпусков.
Его заполнение проводится в двух экземплярах: один остается в отделе
кадров, другой передается в бухгалтерию. Данный приказ подписывает
начальник структурного подразделения и руководитель предприятия.
На основании приказа о предоставлении отпуска, отдел кадров делает
отметки в личной карточке сотрудника, а бухгалтерией производится расчет
заработной платы, которая причитается ему за отпуск. Если предоставляется
отпуск без оплаты, рядом с указанием о количестве дней отпуска, делается
пометка «без оплаты». В разделе «Начислено» в графе 1 в пустых строках
указывают месяцы, по которым было проведено начисление заработной платы.
Приказ (распоряжение) о прекращении трудового договора (контракта)
используется в процессе оформления увольнения сотрудников. Данный приказ
заполняет работник отдела кадров в двух экземплярах на каждого работника,
исключение составляют те, которые увольняются вышестоящим органом: один
экземпляр остается в отделе кадров, другой передается в бухгалтерию. Приказ
подписывает начальник структурного подразделения и руководитель
предприятия.
В разделе «справка о несданных имущественно-материальных и других
ценностях» делается отметка о несданных ценностях, которые числятся за
работником.
Табель учета использования рабочего времени и расчета заработной
платы применяют с целью учета использования рабочего времени всех
категорий служащих, для осуществления контроля за соблюдением рабочими и
служащими установленного режима рабочего времени, и вместе с тем, для
составления статистической отчетности по труду.
Составляются в одном экземпляре уполномоченным лицом, после
27
соответствующего оформления передаются в бухгалтерию.
Отметки в табеле о причинах неявок на работу либо о работе в режиме
неполного рабочего дня, работе в сверхурочное время и прочих отступлениях
от нормальных условий работы, необходимо делать исключительно на
основании документов, которые оформлены надлежащим образом (лист
нетрудоспособности, справка о выполнении государственных или
общественных обязанностей и т.д.).
Для того, чтобы отражать сведения о использовании рабочего времени за
каждый день, в табеле отводится две строки: в одной ставятся отметки
условных обозначений видов затрат рабочего времени, а в другой записывается
количество часов по ним.
Учет использования рабочего времени осуществляют в табеле методом
сплошной регистрации явок и неявок на работу или регистрации отклонений
(неявок, опозданий и т.п.).
Личные заявления, которые составляют работники организации касаемо
приема, перевода или увольнения пишутся от руки, в свободной форме либо на
специальном трафаретном бланке, который разрабатывается на предприятии. В
данном заявлении указываются реквизиты: адресат, наименование
структурного подразделения, наименование вида документа, текст, дата,
подпись, расшифровка подписи. На заявлении в обязательном порядке ставится
резолюция и делается отметка об исполнении. Только после этого заявление
отправляется в дело.
Графики отпусков являются внутренним документом, в котором
определяется очередность предоставления отпусков работникам подразделений
и организации в целом.
1.3 Организация кадровой деятельности
Кадровая работа представляет собой неотъемлемую составляющую
организационной деятельности любой организации. Сущностью кадровой
28
работы является поддержание оптимального кадрового состава организации,
который наилучшим образом соответствует экономическим интересам, целям и
задачам деятельности организации.
12
Осуществление кадровой работы в организации формируется и
производится основываясь на реально существующих организационных и
материальных возможностях организации, и вместе с тем, при учете
особенностей, формирующейся на сегодняшний день экономико-финансовой и
социально-демографической ситуации в отрасли, и вместе с тем, экономике в
стране в общем. Краткую формулировку понятия «кадровая работа
предприятия» можно представить так:
Кадровая работа на предприятии представляет собой совокупность
мероприятий организационного, экономического, финансового, технического
характера, которые согласованы по срокам и методам осуществления и
направленны на поддержание оптимального кадрового состава организации.
13
Система кадрового обеспечения, как правило, носит научный характер и
у нее существует методологическая основа. Она не опирается только на
интуицию и опыт руководящего состава предприятия.
Организационно-методическим направлением кадровой работы
предусмотрено решение таких основных задач как:
- документирование деятельности сотрудников организации;
- кадровая работа в подразделениях организации;
- непосредственно планирование кадровой работы;
- руководство кадровой работой.
Функциональное разделение труда в кадровой работе на предприятии
Среди имеющих место, основных направлений кадровой работы в
организации необходимо отметить:
12
Рогожин М.Ю. Кадровая служба предприятия. - М.: ГроссМедиа, РОСБУХ, 2016. – С.258
13
Там же
29
Учетно-контрольное направление кадровой работы, которое нацелено на
гарантированное обеспечение учета и контроля при осуществлении работы с
персоналом предприятия;
Планово регулятивное направление кадровой работы, которое
ориентировано на привлечение персонала и его целесообразное
использование;
Отчетно-аналитическое направление кадровой работы, ориентировано на
изучение кадровых процессов организации;
Координационно-информационное направление кадровой работы,
которое ориентировано на организацию работы с персоналом, касаемо
вопросов, которые связаны с устным и письменным обращением сотрудников;
Организационно-методическое направление кадровой работы, которое
ориентировано на обеспечение надежного и продуктивного управления
кадровыми процессами внутри организации.
Организация и осуществление кадровой работы по каждому
перечисленному направлению, предусматривает упорядоченное решение
определенного ряда задач.
Организация работы с документами оказывает влияние на качество
работы аппарата управления, на организацию и культуру деятельности
работников управления. Посредством наиболее усовершенствованной системы
документационного обеспечения управления, имеет место возможность
достижения более оперативного движения и исполнения служебных
документов, их сохранение, применение и правильный отбор с целью
государственного хранения. В частности, деятельность в целом аппарата
управления становится упрощенной, ускоренной, более конкретной и более
организованной.
Руководству каждой организации необходимо не упускать из внимания
того, что документация по личному составу, которая отражает трудовую
деятельность сотрудников и подтверждают трудовой стаж, который является
необходимым для начисления пенсии, играет значимую роль в жизни человека.
30
Не допускается отсутствие данной документации на предприятии, и вместе с
тем, так же недопустимо ведение кадрового делопроизводства с нарушениями
требований предъявляемых Трудовым кодексом РК.
14
Важно принимать во внимание, что документация касающаяся личного
состава передается в государственные архивы на длительное хранение.
На руководителя организации возлагается персональная ответственность
за документированный фонд, который образуется в организации. Руководитель
организации обязан знать основы трудового законодательства.
Очень важным для руководства организации выступает применение
документов кадровой работы в процессе решения споров с сотрудниками.
Трудовые конфликты как правило сопровождает представление в суд
документов, которые подготавливают работники отдела кадров. Очень важное
значение при этом придается как правильному составлению содержательной
части каждого из документов, так и его оформлению в соответствии с
действующими нормативными актами, другими словами, придание документу
юридической силы. В частности ошибки, которые могут допускаться в
процессе подготовка документации, отсутствие в них отдельных реквизитов
либо неправильное их заполнение зачастую ведут специалистов кадровой
работы к поражению в судебном споре с сотрудником, даже при абсолютном
владении статьями Трудового кодекса РК и верном их использовании.
Следовательно, кадровая документация, которая всегда играла значимую
роль в жизни каждого трудоспособного человека в нашей стране, и на
сегодняшний день остается актуальной в условиях развития рыночных
отношений. По той причине, что является документальным подтверждением
прав сотрудника на социальные гарантии по причине старости и инвалидности,
предоставляется в суд при возникновении трудовых конфликтов, сдается в
14
Трудовой кодекс Республики Казахстан № 414 от 23 ноября 2015 года (с последними изменениями и
дополнениями). – СПС Юрист, 2018 год
31
государственные архивы на длительное хранение, применяется в справочных
целях при обращении граждан в архивные учреждения.
15
Все эти факторы это доказывают существенность кадрового
делопроизводства в деятельности любого предприятия. Имеет место
необходимость уделять особое внимание документированию деятельности с
персоналом и обращать внимание на все отличительные черты деятельности с
кадровыми документами.
Формирование документов кадровой службы.
Процесс формирования дел представляет собой группировку
исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел.
В проведении данного процесса соблюдаются такие правила:
- раздельная группировка в дела документов постоянного и временного
хранения;
- помещение в дело только исполненных, правильно оформленных
документов в соответствии с наименованием дел по номенклатуре;
- помещение вместе всех документов, которые имеют отношение к
решению одного вопроса;
- помещение положения вместе с основными документами;
- приложения, которые имеют объем свыше 100 листов, необходимо
группировать в отдельные дела, о чем в документе делается отметка;
- документы в деле должны располагаться в хронологическом порядке
по дате регистрации документа, по нумерации;
- соблюдение объема документов, помещающихся в дело. В одно дело
можно подшивать не более 250 листов (толщина 30-40мм), затем заводится
новая папка с тем же индексом;
- включение в дело только по одному экземпляру каждого документа. Не
допустимо включение в дело документов, которые не имеют к нему отношения,
а именно черновики, размноженные копии, документы, которые подлежат
возврату.
15
Анисимов В.М. Кадровая служба и управление персоналом организации. - М.: ОСМО, 2013. - С. 131
32
При группировке проводится проверка правильности оформления
документов. Документы оформленные не надлежащим образом подлежат
возврату исполнителям на доработку, только после этого осуществляется их
передача для включения в соответствующие дела.
Дела постоянного и долговременного сроков хранения оформляют в
твердые обложки, на которых делается описание дела.
Проводится обязательная нумерация листов дела, в начале дела
подшивают внутреннюю опись документов, в конце дела – заверительную
надпись. Нумерация листов внутренней описи проводится отдельно, их
количество указывают в заверительной надписи отдельно, после общего
количества листов дела через знак +.
Формирование и ведение личных дел. Личное дело работника
организации является основным документом персонального учета, в котором
содержатся полные сведения о работнике и его служебной деятельности.
В личное дело включены анкетно-биографические документы и
дополнительные документы, такие как:
- анкета;
- автобиография;
- личное заявление о приеме на службу или увольнение;
- копия приказа о приеме на службу или об увольнении;
- контракт;
- заявления сотрудника о перемещениях;
- представления руководства при перемещении, выдвижении,
зачислении в резерв;
- копии приказов о перемещении;
- аттестационные листы;
- выписки из документов о присвоении почетных званий, ученой
степени, награждении государственными наградами;
- копии наградных листов;
- карточки учета поощрений и взысканий;
33
- характеристики с прежнего места работы;
- фотографии.
Все документы личного дела подшивают в обложку установленного
образца.
Номер, за которым учитывается личное дело по книге учета личных дел,
проставляется в верхнем левом углу обложки дела.
В каждом деле вложена фотография работника размером 4*6 см.
В каждом разделе личного дела ведется внутренняя опись, в которой
записывается наименование всех подшитых документов, дата включения
документа в личное дело, количество листов, дата изъятия документа и кем
изъят, причина изъятия. Внутреннюю опись подписывает ее составитель,
указывая дату составления. Если дело временно изымается, вместо документа
вкладывают лист-заменитель.
Изъятие из личного дела отдельных документов производится
исключительно по разрешению начальника отдела кадров, об изъятии
документа во внутренней описи соответствующего раздела делается запись.
Листы документов, которые подшиты в дело, нумеруют.
Документы в личном деле располагаться в последовательности, которая
указана в каждой части личных дел.
Все документы, которые поступают в личное дело, необходимо
располагаться в хронологическом порядке.
В личные дела не должны входить документы второстепенного значения,
которые имеют временные (до 10 лет включительно) сроки хранения. Это
справки с места жительства, справки о жилищных условиях, о состоянии
здоровья и т.п.
Оформление личного дела производится после издания приказа о приеме
на работу.
В личное дело группируют документы, которые отражают процесс
приема на работу, а именно:
- заявление о приеме на работу;