Диплом: Организация кадрового документооборота (на примере ТОО "ИЗНАВР"), страницы 82-91

- исключить дублирование работы касаемо ввода информации о

документе на разных участках работы с ним;

- повышать оперативность и качество работы документами;

- упорядочить документооборот.

Задачи, которые необходимо решить в области контроля над

исполнительской дисциплиной:

- обеспечить контроль исполнения;

- обеспечить автоматизированный контроль прохождения документов в

подразделениях предприятия начиная с момента их получения до момента

завершения исполнения;

- обеспечить автоматизированный упреждающий контроль за

своевременным исполнением документов, оперативным получением

информации о состоянии исполнения и месте нахождения любого документа.

Задачи в области организации доступа к информации:

- обеспечить централизованное хранение текстов документов, которые

подготовлены в электронной форме, и вместе с тем, всех поступающих

документов с предоставлением возможности организации логического

связывания документов, которые имеют отношение к одному вопросу;

- обеспечить оперативный поиск документов.

Очевидным выступает тот факт, что в полнофункциональной системе,

такой как "Управление делами" есть возможность организации сложных

маршрутов движения документов (последовательно-параллельных, с условным

ветвлением, циклами и даже самостоятельным принятием управленческих

решений, когда это представляется возможным) и осуществления контроля за

их исполнением, ведением аудита, оптимизацией загрузки работников и т.д.

Принимая во внимание все вышеизложенное, можно сделать вывод о том,

что система может обеспечивать:

- процесс единой регистрации всей поступающей корреспонденции, с

включением писем и обращений граждан, с дальнейшим направлением

документов с целью рассмотрения руководству предприятия либо в ее

структурные подразделения;

- процесс единой регистрации всей исходящей корреспонденции и

внутренних документов предприятия;

- процесс регистрации движения документов внутри предприятия, с

включением резолюций, отчетов об исполнении, согласования (визирования)

документов;

- процесс списания документов в дело соответственно принятой на

предприятии номенклатурой дел;

- процесс контроля за своевременным исполнением поручений,

обращений граждан, организаций, резолюций и указаний руководства,

проверки правильного и своевременного исполнения документов;

- процесс поиска документов и получения статистических отчетов по

документообороту предприятия;

- процесс формирования реестров отправки для экспедиции учреждения

или отправки документов посредством систем электронной почты.

Эффект который будет получен после внедрения системы "Управление

делами":

- повышение исполнительской дисциплины, прозрачности и

управляемости работы предприятия;

- значительная экономия времени на всех этапах деятельности персонала

посредством применения безбумажной технологии работы с документами;

- обеспечение более оперативного поиска информации с возможностью

оперативного доступа к информационной базе;

- вовлечение всех работников в единую информационную среду

предприятия;

- повышение общего уровня корпоративной культуры предприятия.

Следовательно, процесс внедрения полноценной системы автоматизации

делопроизводства предполагает создание комплекса организационно-

технических мероприятий, при помощи которых будет решена большая часть

вышеперечисленных проблем на основе внедрения единой для всех

сотрудников организации дисциплины работ с офисной и производственной

информацией. В итоге, в процессе внедрения системы электронного

делопроизводства возможно достигнуть повышения оперативности управления

ресурсами предприятия, выявление его резервов и определение перспектив

роста с целью укрепления позиций на рынке.

Вместе с тем, в качестве рекомендации можно внести предложение по

разработке имеющего доказательственную силу для суда, удобного и

практичного правового механизма организации электронного

документооборота на предприятии, не влекущего за собой никаких усложнений

деятельности и связанных с этим дополнительных затрат, который включает

разработку пакета основных документов, а именно:

1. Типовое соглашение об электронном документообороте с

контрагентами.

Его применяют как самостоятельное соглашение либо часть общего

коммерческого договора с целью придания силы юридического характера и

документам и действиям, которые уже переданы и произведены с

использованием средств электронной связи, говоря иначе, за прошлый период,

так и для формирования договорных отношений в будущем.

2. Регламент электронного документооборота на предприятии.

Посредством данного регламента определяется технология

осуществления электронного документооборота внутри предприятия при учете

особенностей его организации и деятельности.

3. Должностная инструкция в отношении работников, которые

используют средства электронной связи в электронном документообороте.

Посредством этой инструкции регулируются права, обязательства и

ответственность, должностных лиц предприятия, которые осуществляют

электронный документооборот с его контрагентами.

Использование юридической системы электронного документооборота

предприятия (ЮСЭД) предоставляет возможность выстраивания безрисковой

системы документооборота и электронных сообщений с контрагентами

предприятия, регулирования не имеющих доказательственной силы

сложившихся отношениях по сделкам и другим коммерческим операциям,

обеспечение гарантии защиты интересов предприятия в формируемых

отношениях и положительного разрешения споров.

Вывод по главе 3

Анализ организации документооборота на предприятии ТОО «Изнавр»,

предоставляет возможность сделать некоторые выводы касающиеся

имеющихся недостатков в делопроизводстве предприятия:

- недостатки в процессе организации делопроизводства;

- отсутствие положения (регламента) об экспертной комиссии;

- отсутствие электронной подписи при пересылке документов;

- существование необходимости усовершенствования системы

электронного документооборота.

Касаемо экспертной комиссии, в связи с тем, что на предприятии ТОО

«Изнавр» существует комиссия занимающаяся проведением экспертизы

ценности документов, необходима разработка положения, которое будет

регламентировать деятельность данной комиссии. Положение о комиссии по

проведению экспертизы должно составляться квалифицированным

специалистом в области делопроизводства и должно быть утверждено

Генеральным директором предприятия ТОО «Изнавр».

Касаемо отсутствия электронной подписи в процессе пересылки

документов, здесь необходимым выступает внедрение использования единой

технологии создания эффективных средств криптографической защиты

информации (СКЗИ), которая разработана МО ПНИЭИ и решающей задачи

конфиденциальности информации, что окажет содействие предприятию не

только в ускорении документооборота, но и в избежание ошибок и утери

информации. Посредством методов криптографического преобразования

конфиденциальной информации обеспечивается защита ее от возможного

несанкционированного доступа к ней при хранении и обработке в

информационных системах, при передаче конфиденциальной информации по

каналам связи телекоммуникационных систем, установлении подлинности

передаваемых сообщений, хранении информации (документов, баз данных) на

носителях в зашифрованном виде.

Что касается необходимости совершенствования системы электронного

документооборота, то в данном случае это приведет не только к ускорению

документооборота, возможности пользования различными работниками

дополнительных преимуществ, но и к устранению недостатков в организации

делопроизводства и устранению существующих ошибок.

Принятие комплексного решения в процессе организации электронного

документооборота, которое обеспечивает управление информационными

потоками и документами предприятия ТОО «Изнавр» необходимо

ориентировать на то, что предприятие осуществляет свою деятельность по

программе "1С: Предприятие", соответственно и документооборот желательно

вести на этой же платформе "1С: Система электронного документооборота

"Управление делами", что предоставляет возможность осуществления целого

ряда дополнительных функций. Вместе с тем, данная система рассчитана на

работу в рамках всего предприятия со сложной схемой информационных

потоков.

Наряду с этим, рекомендуется проведение разработки имеющего

доказательственную силу для суда, удобного и практичного правового

механизма организации электронного документооборота на предприятии ТОО

«Изнавр», которые не влечет за собой никаких усложнений его деятельности и

связанных с этим дополнительных затрат, и включает разработку пакета

основных документов.

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

В заключение выпускной квалификационной работы можно сделать

следующие выводы:

В первой главе работы были рассмотрены теоретические основы

организации кадрового документооборота на предприятии, из которых видно,

что понятие документооборота организации представляет собой упорядоченное

перемещение документов, которые созданы в ходе работы, соответствующими

должностными лицами.

Следовательно, процесс документооборота выступает в качестве процесса

движения документов на предприятии. Документооборот делится на: этап

обработки документов, которые поступают в организацию, этап передачи

данных документов исполнителям, этап отправки уже исполненных

документов. Таким образом, в основе документооборота лежит работа с

входящими и исходящими документами.

Кадровая работа представляет собой неотъемлемую составляющую

организационной деятельности любой организации. Сущностью кадровой

работы является поддержание оптимального кадрового состава организации,

который наилучшим образом соответствует экономическим интересам, целям и

задачам деятельности организации.

Осуществление кадровой работы в организации формируется и

производится основываясь на реально существующих организационных и

материальных возможностях организации, и вместе с тем, при учете

особенностей, формирующейся на сегодняшний день экономико-финансовой и

социально-демографической ситуации в отрасли, и вместе с тем, экономике в

стране в общем.

Была рассмотрена сущность кадровой работы в организации, откуда

следует, что кадровая работа представляет собой неотъемлемую составляющую

организационной деятельности любого предприятия. Суть кадровой работы

состоит в поддержании оптимального кадрового состава организации, который

наилучшим образом соответствует экономическим интересам, целям и задачам

деятельности организации. Ведение кадровой работы в организации

формируется и производится на основании реальных организационных и

материальных возможностей.

Во второй главе работы был проведен анализ кадрового

документооборота в ТОО «Изнавр», из которого видно, что документооборот

выступает в качестве важного звена в процессе организации делопроизводства

предприятия ТОО «Изнавр», поскольку при его помощи определяются и

инстанции движения документов, и скорость движения документов.

Рассмотрение документооборота в делопроизводстве происходит в качестве

информационного обеспечения работы управленческого аппарата, его

документирования, а также хранения и использования ранее созданных

документов.

При организации правильного и грамотного документооборота на

предприятии ТОО «Изнавр» осуществляется обеспечение управления на

предприятии.

Рациональность выступает в качестве элемента проведения работ с

документами на предприятии ТОО «Изнавр» и определяется посредством

скорости исполнения и перемещения документов и уровня обеспечения

руководителей предприятия документационной информацией.

Правильность организации работы с документами зависит от четкости

процесса разделения функций и исходящих из них обязанностей сотрудников

организации. В тех случаях, когда работник четко знает свои обязанности, он

более ответственен и в это же время делает невозможным повторение операций

при работе с документами.

В третьей главе на основе анализа недостатков документооборота в ТОО

«Изнавр» были предложены рекомендации по совершенствованию

кадрового документооборота и их оценка в ТОО «Изнавр».