64
Несмотря на это, процесс внедрения современных технологий может
повлечь за собой и определенного рода изменения в технологии работы с
документами.
Важно обращать внимание на то, что сроки хранения, которые
устанавливаются посредством нормативных документов, минимальны, иначе
говоря, меньшее хранение невозможно, но при этом организация, учитывая
свои потребности, может хранить документы в течение любого необходимого
для нее срока. Данный вопрос очень актуален, именно в процессе перехода к
электронному хранению документов, поскольку возможности хранению и
оперативного поиска документов в электронной форме значительным образом
выше, нежели возможности хранения бумажных документов, поэтому,
документы в электронной форме могут использовать для выполнения
информационно-справочной работы на протяжение значительно длительного
времени.
19
Как правило, регистрируя каждый документ, ему присваивают
регистрационный номер. При использовании бумажной системы регистрации,
работником, который непосредственно занимается регистрацией документов,
обращается внимание на номер последнего документа и присваивается
поступившему документу следующий порядковый номер, который вносит в
карточку документа и проставляет от руки либо нумератором на поступившем
документе. При автоматизированной системе, которая настроена на
совместимость и преемственность с традиционными делопроизводственными
технологиями, тот же номер присваивает компьютер и затем переносит на
поступивший документ: от руки, надпечатывается на принтере или печатается
на специальной этикетке вместе со штрих кодом и затем наклеивается на
поступивший документ.
Принцип присвоения регистрационного номера для исходящего или
внутреннего документа аналогичен, только к валовому номеру исходящего
19
Бобылева М.П.: Управленческий документооборот: от бумажного к электронному. - М.: МЭИ, 2015. –
С.67
65
документа возможно добавление дополнительных буквенно-цифровых
индексов, посредством которых в дальнейшем облегчается процесс поиска
необходимого документа по его номеру: индексу структурного подразделения,
которое занималось подготовкой документа, номеру дела по номенклатуре,
индекса вида документа и т.д.
Нумерацию ведут весь год, и в каждом новом году начинают с номера 1.
При использовании такого рода системы, для того, чтобы найти необходимый
документ, требуются определенные поисковые признаки, которые однозначно
описывают искомый документ в системе. А именно, вид документа, его дата и
номер.
В процессе организации баз данных, для каждой карточки присвоен
уникальный идентификационный номер, который не должен повторяться во
всей базе данных. Наличие такого номера предоставляет возможность для
программ проводить работу с записями о документах в системе. Посредством
номера идентифицируется документ, независимо от его вида, даты, автора и т.
д. Данный номер выступает в качестве уникального идентификатора
документа. Имея информацию об этом номере, отпадает необходимость
информации о других данных, поскольку, при введении номер в СЭД, на экран
выводится карточка документа, а в случае, если система является
полнотекстовой, то возможен вывод на экран самого документа.
В ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации.
Проведем рассмотрение унифицированной системы организационно-
распорядительной документации. Требования к оформлению документов
предусмотрены реквизитом 30 «идентификатор электронной копии документа».
Тем не менее, в разделе 3 ГОСТ «Требования к оформлению реквизитов
документов» в пункте 3.30 указан тот факт, в качестве идентификатора
электронной копии документа выступает отметка (колонтитул), которая
проставляется в левом нижнем углу каждой страницы документа и которая
содержит наименование файла на машинном носителе, дату и другие
поисковые данные, устанавливаемые на предприятии.
66
Можно говорить о том, что современные системы электронного
документооборота предоставляют наиболее расширенный спектр инструментов
автоматизации ведения процесса делопроизводства, управления
документооборотом, поддержки бизнес-процессов.
Организация документооборота в ТОО «Изнавр» представлена на
высоком уровне.
Вывод по главе 2
Документооборот выступает в качестве важного звена в процессе
организации делопроизводства предприятия ТОО «Изнавр», поскольку при его
помощи определяются и инстанции движения документов, и скорость
движения документов. Рассмотрение документооборота в делопроизводстве
происходит в качестве информационного обеспечения работы управленческого
аппарата, его документирования, а также хранения и использования ранее
созданных документов.
При организации правильного и грамотного документооборота на
предприятии ТОО «Изнавр» осуществляется обеспечение управления на
предприятии.
Рациональность выступает в качестве элемента проведения работ с
документами на предприятии ТОО «Изнавр» и определяется посредством
скорости исполнения и перемещения документов и уровня обеспечения
руководителей предприятия документационной информацией.
Правильность организации работы с документами зависит от четкости
процесса разделения функций и исходящих из них обязанностей сотрудников
организации. В тех случаях, когда работник четко знает свои обязанности, он
более ответственен и в это же время делает невозможным повторение операций
при работе с документами.
67
Глава 3. Рекомендации по совершенствованию кадрового
документооборота и их оценка в ТОО «Изнавр»
3.1. Недостатки организации кадрового документооборота
организации ТОО «Изнавр»
Нами был проведен анализ документооборота (а именно - кадрового
документооборота) на предприятии ТОО «Изнавр». Посредством данного
анализа возможно сделать выводы касающиеся структуры документооборота и
его недостатков.
Проведем рассмотрение данной информации более подробно.
Основные проблемы и недостатки документооборота предприятия
отобразим на рисунке 5.
Рисунок 5 Основные проблемы и недостатки документооборота
предприятия
1. В порядке организации системы делопроизводства на предприятии
ТОО «Изнавр» существует ряд недостатков.
Отсутствие четкого порядка в процессе регистрации документов (в
частности то, что регистрация приказов по личному составу происходит вместе
68
с регистрацией приказов по основной деятельности); ряд нарушений правил по
оформлению и подготовке документов; отсутствие номенклатуры дел на
предприятии ТОО «Изнавр».
В процессе внутренней переписки, сотрудники предприятия ТОО
«Изнавр» пользуются двумя видами документов, а именно, докладными и
служебными записками.
Служебная записка является документом, который не входит в
официальную классификацию, применяется для сообщения и передачи
информации от одного должностного лица к другому.
20
Докладная записка играет роль информатора для руководителя о
внештатных ситуациях, также посредством докладной записки руководителя
информируют о нарушениях правил внутреннего трудового распорядка и т.п.
21
Данные документы являются идентичными по содержанию и способу
оформления, соответственно, нецелесообразно вводить еще один вид
документа, который имеет такое же целевое назначение.
Необходимо устранение этих недостатков, так как исключительно при
упорядоченном документообороте возможно получение своевременной и
полноценной информации для того, чтобы принимать верные решения и
исключить возможность утери документов и какой-либо информации.
2. Анализируя систему документационного обеспечения управления
предприятия ТОО «Изнавр» выявились недостатки, при учете которых, были
определены направления усовершенствования делопроизводства.
На предприятии ТОО «Изнавр» существует комиссия, которая занимается
проведением экспертизы ценности документов. Соответственно, возникает
необходимость разработки положения, которым будет бы регламентироваться
деятельность данной комиссии.
Целью проведения экспертизы является освобождение структурных
подразделений предприятия ТОО «Изнавр» от документов, которые не
20
Панасенко Ю.А. Делопроизводство: документационного обеспечение управления: учеб. пособие /
Ю.А. Панасенко. – М.: РИОР, 2015. – С.39
21
Там же. – С. 44
69
представляют ценности для предприятия, в которых содержится
повторяющаяся либо поглощенная информация. Такого рода документы
выявляются в процессе составления заголовков при систематизации дел по
структурным подразделениям.
В качестве задач экспертизы ценности документов выступает следующее:
- необходимость обработки документов, которые имеют значение
политического, хозяйственного, научного, культурного характера, с целью
передачи их на постоянное хранение в государственные архивы Республики
Казахстан;
- проведение отбора для передачи во временное хранение документов,
которые не представляют научно - исторической ценности, но сохраняют свою
практическую значимость;
- проведение процесса выделения к уничтожению тех документов,
которые не представляют научной ценности и утративших практическое
значение;
- проведение процесса установления или изменения сроков хранения
документов.
Оценку документов проводят основываясь на принципах, которые носят
исторический, системный и целостный характер.
В качестве критериев оценки документов выступают их происхождение,
содержание и внешние особенности.
3. Отсутствие электронной подписи при пересылке документов, что
представляет собой негативный аспект в процессе документооборота
предприятия, нуждающегося в усовершенствовании.
Как уже говорилось, в отношениях между контрагентами
документооборот чаще всего производится посредством электронной связи.
Зачастую, используя средства электронной связи осуществляется обмен
информацией, которая имеет значение юридического характера:
- согласовываются условия о количестве и ассортименте поставляемого
товара,
70
- о подаче отгрузочных разнарядок,
- о выставлении требований на оплату,
- о направлении различного рода претензий и т.д.
Коммерческие отношения предприятия ТОО «Изнавр», которые
установлены при помощи средств электронной связи, в основном, связаны с
рисками имеющими финансовый и имущественный характер.
В отношениях такого рода, для защиты и обеспечения безопасности
интересов предприятия, необходимым условием выступает официальное
удостоверение содержания документов, которые передаются посредством
электронной почты, факта их направления («подписания») уполномоченным
лицом, дата и время направления/получения такого рода документов и
обеспечение их доказательственного значения в случае возникновения каких-
либо споров в суде.
4. Проводя анализ системы электронного документооборота ТОО
«Изнавр» можно сделать следующий вывод: для предприятия необходимым
условием является комплексный подход к проблеме автоматизации
деятельности ТОО «Изнавр» при учете многопрофильности и объединенности
нескольких групп компаний под единым брендом.
Принятие комплексного решения в процессе организации электронного
документооборота, которое обеспечивает управление информационными
потоками и документами предприятия, необходимо ориентировать на то, что
предприятие ТОО «Изнавр» осуществляет свою деятельность на программе
"1С: Предприятие", а значит и документооборот необходимо вести по этой же
программе.
Данного рода система рассчитана на работу в рамках всей организации со
сложной схемой информационных потоков.
71
3.2 Рекомендации по совершенствованию кадрового документооборота
в организации ТОО «Изнавр»
С той целью, чтобы повысить эффективность документооборота
предприятия ТОО «Изнавр» и устранить выявленные недостатки, мы
разработали следующие мероприятия по:
1. Устранению недостатков, имеющих место в порядке организации
делопроизводства на предприятии ТОО «Изнавр».
Недостатки в документообороте возможно устранить при полном
автоматизировании документирования деятельности. Возможно внедрение "1С:
Система электронного документооборота "Управление делами", что
предоставит возможность раздельного ведения регистрации документов по
личному составу и приказов по основной деятельности, при этом каждому виду
документов будет присвоена собственная нумерация.
Помимо этого, процесс оформления и подготовки документов будет
осуществляться без допущения ошибок и значительно быстрее.
Рассмотрим функциональные возможности системы "1С: Система
электронного документооборота "Управление делами":
- возможность управления бизнес-процессами предприятия (BPM);
- ведение внутреннего документооборота предприятия;
- управление отношениями с контрагентами (CRM);
- прочие возможности.
Посредством удобного меню предоставляется возможность входить в
любой подпункт, раскрывая его подробнее (рисунок 6).
Пункт "Приказы".
Суть данного документа заключается в регистрации различных приказов
предприятия. Использование категорий документов позволяет более удобно
организовать работу с разными типами приказов (рисунок 7).
В документе реализован механизм подписки, посредством которого
возможно оперативное оповещение работников о принятых решениях (рис. 8).
72
Рисунок 6 Меню
Рисунок 7 Приказы
73
Рисунок 8 Реализация уведомления сотрудника
Благодаря встроенным печатным формам, существенным образом
упрощается выпуск бумажных версий документов. При этом снижается число
вероятных ошибок.
Пункт "Служебные записки". Для того, чтобы организовать служебную
переписку, в системе имеется документ "Служебные записки" (рисунок 9).
Рисунок 9 Служебная записка