66
- оценка эффективности системы кадрового документооборота
организации;
- выработка предложений, рекомендаций по оптимизации кадрового
документооборота организации;
- предоставление необходимой информации руководству и учредителям
организации по интересующим их вопросам.
Перечисленные задачи могут быть поставлены как для ежеквартальной
проверки, так и для проверки за текущий год.
3. Разработка этапов аудита:
- оценка правильности ведения кадровой документации;
- проверку соответствия требованиям действующего законодательства;
- выявление нарушений и ошибок норм законодательства в оформлении,
систематизации и хранении кадровой документации;
- определение отсутствующих локально-нормативных актов или
отдельных их положений, регламентов, инструкций, наличие которых
обязательно по распоряжению руководства.
4. Проведение непосредственно аудит в сплошном или выборочном
порядке исходя из этапов и имеющегося времени на его проведение.
5. Подготовка отчета о результатах проведенного аудита, содержащего
информацию о выявленных нарушениях в ведении кадрового
делопроизводства, оценку рисков таких нарушений, рекомендации по их
устранению, а также предложения по оптимизации работы с документами
кадрового делопроизводства.
6. Заключительный шаг проверки будет заключатся в пояснении от
работников, ответственных за ведение соответствующей кадровой
документации, по отчету о результатах проведенного аудита. И как следствие
проведение мероприятий по исправлению и доработке кадровой документации.
Результатом кадрового аудита будет являться отчет, в котором дана
оценка системы управления персоналом через документирование кадровых
процессов и рекомендации по оптимизации кадрового документооборота. Для
67
руководства информация, представленная в отчете, определит курс на
совершенствование в управлении организацией. Аудит кадровой документации
позволяет в максимальной степени избежать ошибок при ведении кадрового
делопроизводства или исправить их по результатам его проведения.
Отчет по результатам аудита должен включать в себя результаты:
- оценки ситуации в организации по ведению кадровых документов на
определенный момент времени;
- проверки наличия всех документов по кадровым процессам,
происходившим в организации;
- проверки соответствия оформления документов требованиям
законодательства;
- проверки кадровых процедур на соответствие требованиям
законодательства;
- проверки степени подготовки документов для передачи в архив.
Кроме того, на случай дисциплинарного взыскания с лиц, ответственных
за ведение кадрового документооборота, отчет может содержать:
- ссылки на конкретные статьи закона, по которым есть нарушения;
- рекомендации по исправлению ошибок;
- оценку рисков по каждому нарушению возможности трудового
конфликта или последствий проверки контролирующими органами.
При проведении аудита с привлечением сторонних специалистов
(аутсорсинговых компаний) главная рекомендация обратить на опыт работы в
этой сфере деятельности. Также необходимо четко сформировать цели и задачи
проведения проверки. Специалисты по аудиту имеют большой опыт
аудиторской деятельности, глубокие знания правовой базы и владение
специальными, зачастую авторскими, методиками, не заинтересованы в
сокрытии ошибок. Единственным минусом обращения в такие компании может
быть достаточно высокая цена услуги.
68
3.2. Оценка предложенных рекомендаций
Руководству ТОО «Кузет-Павлодар» необходимо принять решение о
полной автоматизации кадрового документооборота учитывая объем
документопотока и трудоемкость подготовки отдельного вида документа.
Оценка по этим критериям даст ясную «картину» IT-специалисту, который
будет проводить модернизацию информационной системы, а также покажет
объем затрат на время внедрения и финансовых затрат на проведение этого
мероприятия. Как правило, кадровая документация создается в небольшом
количестве, но содержит информацию, извлекаемую из других документов, и
характеризующую движение кадров.
Считаю, что меры по автоматизации работы с кадровыми документами
имеют следующее экономическое обоснование: автоматизированное рабочего
места сотрудника отдела кадров экономически выгодно по сравнению с
традиционным «бумажным» вариантом обработки документов поскольку
снижаются финансовые затраты на обработку документов, уменьшается
себестоимость и увеличивается скорость, и как следствие, количество
обрабатываемых документов. Экономическое обоснование программного
продукта показывает его реальную осуществимость. Однако при реализации
любого проекта существуют риски. Как пример для ТОО «Кузет-Павлодар»
можно выделить следующие:
- риск, связанный с обеспечением оптимальной технической поддержки
при модернизации программного обеспечения. Но, при четко указанных
требованиях к приглашенному IT-специалисту такой риск сводится к
минимуму;
- риск в процессе отладки информационной системы. Возможны не
запланированные затраты времени – ожидание и отставание в работе;
- финансовый риск при больших инвестиционных затратах по
модернизации компьютерной программы, которые не эффективны в случае
изменений в законодательстве;
69
- риск, связанный с не полной оценкой сложности проекта. Например,
когда не соответствует квалификация и опыт IT-специалиста либо же
руководство не совсем определилось в своих желаниях в усовершенствовании
организации автоматизированного кадрового документооборота, тем самым
введя в заблуждение разработчика. Думаю, чтобы свести такой риск к
минимуму следует рассматривать проект модернизации коллегиально –
руководству советоваться с сотрудниками отдела кадров и бухгалтерией;
- риск, связанный с нежеланием непосредственного пользователя
программного продукта обучаться новой системе ведения кадровых процессов.
Однако, строгое распоряжение руководства может снизить такой вид риска.
В любом случае, риски можно минимизировать при грамотном подходе
к проекту модернизации программного обеспечения. Плюсов от полностью
автоматизированного кадрового документооборота гораздо больше:
- позволит автоматизировать кадровый учёт;
- обеспечит эффективный доступ к информации, необходимой для
принятия решений;
- существенно снизит трудозатраты за счёт автоматизации однотипных
операций с документами;
- минимизирует риск или вообще исключит возможность потери
информации;
- обеспечит необходимый уровень конфиденциальности личных данных
сотрудников, через специальную систему защиты данных;
- возможность быстрого поиска необходимых данных.
Экономия денежных, материальных или человеческих ресурсов
возникает за счет автоматизации процесса обработки потока входящих,
исходящих и внутренних документов, связанных с управлением персоналом.
После внедрения программного продукта в деятельность директора, его
заместителя и отдела кадров, можно спрогнозировать рост производительности
труда, уменьшение времени обработки документов, снижения расходов на
содержание офисной техники, сокращение площадей для хранения документов.
70
Далее можно ожидать снижение потребности в дополнительных сотрудниках,
что позволить экономить на фонде оплаты труда. А значит воспринимать это
как источник возврата инвестиционных затрат.
Результат реализованных мер следует регламентировать в виде
инструкций по работе с модернизированным программным обеспечением.
И все же оценка эффективности проведенных мероприятий по
обеспечению ТОО «Кузет-Павлодар» полностью автоматизированной системой
кадрового документооборота проводится теоретически, поскольку затраты на
внедрение можно оценить на основании бюджета, а прибыль, полученную от
реализации проекта, выявить практически невозможно. Считаю, что под
основным эффектом можно подразумевать повышение управляемости системы
кадрового делопроизводства и увеличение производительности отдела кадров:
- сокращение времени на работу с информацией и документами;
- обеспечение консолидированного представления всех данных и
документов, как результат – минимизация времени осуществления доступа к
информации;
- стандартизация и автоматизация всех бизнес-процессов;
- организация эффективной защиты данных;
- обмен данными с государственными органами – возможность
формировать и отправлять отчеты через интернет (агентство по статистике или
налоговая служба).
Как упоминалось ранее, для деятельности ТОО «Кузет-Павлодар»,
основной ресурс – это кадры. Поэтому главным результатом автоматизации
кадровых бизнес-процессов становится эффективное использование
человеческих ресурсов компании.
Предложенные рекомендации, связанных с периодической проверкой
кадровой документации на предмет неточностей, ошибок или отклонения от
законодательства, необходимо оценивать с точки зрения положительного
имиджа руководства ТОО «Кузет-Павлодар», который формируется в процессе
управления персоналом.
71
Для эффективной оценки работы кадровой службы необходимо
подобрать подходящую методику, исходя из целей проверки и ее основных
задач. Критериями могут служить: периодичность проведения проверки,
полнота охвата, методы и уровень проведения аудита.
В результате внедрения системы и методики аудита кадровых
документов руководство ТОО «Кузет-Павлодар» может более эффективно
вести кадровую политику. Подробные отчеты аудита с характеристикой и
анализом, выводами и рекомендациями помогут в дальнейшем реализовать
планы развития организации. По итогам кадрового аудита можно получить
ясное представление о состоянии кадров, о проблемах и трудностях в
управлении персоналом, впоследствии провести коррекционные мероприятия.
72
ЗАКЛЮЧЕНИЕ
Законодательство не обязывает выделять такую структурную единицу
как отдел кадров. Но в сложившейся практике кадрового делопроизводства
именно это структурное подразделение ведет большинство документации,
предусмотренной Трудовым законодательством Республики Казахстан. Из
своего исследования я вынесла главное, что пренебрегать ведением кадрового
делопроизводства никак нельзя. И суть даже не в том, что это влечет штрафы от
соответствующих проверяющих государственных органов, хотя это безусловно
очень важно. На мой взгляд, менее эффективной становится система
управления в целом в организации и как следствие страдает репутация. Чего
никак нельзя допустить в современном полным конкуренции мире.
Надлежащим образом оформленный договор между работодателем и
работником, а также все остальные документы, касающиеся работы
сотрудника, помогут избежать множества неприятных ситуаций, когда между
сторонами возникнут разногласия. Аккуратное ведение документации, в том
числе и кадровой, характеризует организацию только с положительной
стороны.
Помимо оформления приема на работу и увольнения кадровая служба
выполняет множество другой работы, служит своеобразным соединительным
звеном между вышестоящим руководством и прочими подразделениями.
Грамотная организация ведения кадровой документации сможет указать
руководителю в какой части он нарушает трудовое законодательство, что
поможет избежать проверок и штрафов.
Сведя воедино все вышесказанное можно с уверенностью сказать, что
кадровое делопроизводство необходимо в каждой организации.
Средний бизнес играет значительную роль в развитии экономики
государства. Социально-экономическое значение предпринимательства
возрастает в силу того, что оно придает рыночной экономике гибкость,
способствует привлечению финансовых и производственных ресурсов, создает
73
условия для научно-технического прогресса и что не менее важное – решает
проблемы занятости. Предприятия, занимающие нишу среднего
предпринимательства формируют рыночные стандарты поведения во всех
сферах экономики, в отличии от крупных предприятий, успех которых чаще
зависим от отраслевой принадлежности.
В моей работе изложена характеристика ТОО «Кузет-Павлодар», где
которого одним из главных ресурсов является его персонал. Эффективность,
применяемой кадровой стратегии, доказывает, что уровень качества работы
персонала отвечает современным требованиям обеспечения безопасности,
защите прав и законных интересов граждан и их собственности. Об этом в
частности свидетельствуют данные о количестве преступлений против
собственности и жизни клиентов, которые удалось пресечь, за что получены
благодарственные письма и награды (http://granit-
kuzet.kz/klientam/blagodarstvennye-pisma).
Руководство твердо осознает, что для эффективного развития
предпринимательской деятельности следует, все больше внимания уделять
поиску и удержанию высококвалифицированных сотрудников, а также их
профессиональному развитию. А для этого необходим грамотно и четко
налаженный кадровый учет. Эффективность кадрового учета подкрепляется
оперативностью в движении кадровой документации. Как показали
исследования схемы кадрового документооборота, руководству ТОО «Кузет-
Павлодар» необходимо предпринять меры, направленные на автоматизацию
кадрового делопроизводства. Путем расширения локальной компьютерной сети
и обновлением программного обеспечение. Эти меры не только обеспечат
оперативную работу с документами, но и быстроту принятия и исполнения
решений. Использование системы электронного документооборота позволяет
повысить не только качество работы с документами, а также позволит снизить
операционные расходы, связанные с организацией коммуникаций между
сотрудниками.
74
СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВ
1. «Трудовой Кодекс» Республики Казахстан от 23 ноября 2015 года №
414-V с изменениями и дополнениями по состоянию на 01 января 2020 года.
2. Постановление Правительства Республики Казахстан от 31 октября
2018 года № 703 «Об утверждении Правил документирования, управления
документацией и использования систем электронного документооборота
в государственных и негосударственных организациях»
3. Государственный стандарт Республики Казахстан (СТ РК) 1037-
2001«Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения».
4. «Предпринимательский кодекс» Республики Казахстан от 29 октября
2015 года № 375-V ЗРК с изменениями и дополнениями по состоянию на
01.08.2019 г.
5. Закон Республики Казахстан от 19 октября 2000 года № 85-II «Об
охранной деятельности» с изменениями и дополнениями по состоянию на
12.07.2018 г.
6. Янкович Ш. А. Делопроизводство в кадровой службе: учебник / Ш.
А. Янкович. – Москва: Юнити, 2015. – 161 с.
7. Демушина О. Н. Кадровое делопроизводство: учебное пособие / О. Н.
Демушина. – Волгоград: Издательство Волгоградский филиал ФГБОУ ВПО
«Российская академия народного хозяйства и государственной службы при
Президенте РФ» ФГБОУ ВПО РАНХиГС, 2014. – 127 с.
8. Мантурова Н. С. Кадровое делопроизводство: учебное пособие / Н.
С. Мантурова. – Челябинск: ЧГАКИ, 2013. – 100 с.
9. Дождиков В. Г., Салтан М. И. Краткий энциклопедический словарь по
информационной безопасности / В. Г. Дождиков, М. И. Салтан. – Москва: ИАЦ
«Энергия», 2010. – 240 с.
10. Кодекс Республики Казахстан «Об административных
правонарушениях» от 05 июля 2014 года № 235-V с изменениями и
дополнениями по состоянию на 16.01.2020 год.