16
1. Возможность осуществлять деятельность в регионах Казахстана без
открытия филиала или представительства.
2. Отсутствие претензии со стороны проверяющих органов.
3. Возможность избежать структурных и кадровых изменений.
4. Для организаций, привлекающих иностранных граждан – решение
вопросов содержания и визового режима.
Однако, существуют риски, если владелец предприятия решит отдать
большинство процессов аутсорсинговой компании: сохранность коммерческой
тайны, сохранение юридического статуса (из субъекта крупного бизнеса
перейти в категорию малого предпринимательства из-за снижения численности
работников), конфиденциальность информации по показателям деятельности.
Кадровый документооборот можно представить как часть системы всего
документопотока в организации. Согласно Государственному стандарту
Республики Казахстан (СТ РК) 1037-2001 термин «организация работы с
документами» определен как организация документооборота, хранения и
использования документов в текущей деятельности учреждения [3, п. 3.2.1], а
термин «документооборот» – это движение документов в организации с
момента их создания или получения до завершения исполнения или
отправления [3, п. 3.2.2]. Наглядно кадровый документооборот можно
представить в виде схемы (рисунок 1).
Рисунок 1 – Кадровый документооборот на предприятии.
Регис
траци
я
докум
ента
Напра
влени
е
докум
ента
на
испол
нение
и
контр
оль за
его
испол
нение
м
При
ем
(соз
дан
ие)
док
уме
нта
Форм
ирова
ние
дел
Испол
ьзован
ие
докум
ента в
инфор
мацио
нн-
справо
чной
работе
Определение
сроков хранения
Дальн
ейшее
испол
ьзован
ие
Перед
ача в
архив
Уничт
ожени
е
докум
ента
17
При организации кадрового документооборота необходимо
рассматривать как отдельно документ, так и документопоток в целом на
предприятии, с целью обозначить затраты времени на документационный и
информационный процессы. Документационный процесс – это процесс,
реализация которого осуществляется в соответствии с разработанным
комплектом документов (документацией) и подтверждается соответствующими
записями. Информационный процесс – это процесс создания, сбора, обработки,
накопления, хранения, поиска, распространения и потребления информации [9,
с. 146]. Следовательно, кадровый документооборот характеризуется:
- содержанием или функциональной принадлежностью.
- структурой или классификацией по видам.
- режимом или цикличностью – определяется изменением во времени
его информационной нагрузки. Например, изменением ритма работы или
объема.
- направление документа зависит от конкретного содержания.
- объем документооборота – физическое количество документов.
- загруженность сотрудников, занятых кадровой работой. Поскольку
выполнение каждой кадровой процедуры предполагает направленное движение
документа из одного структурного подразделения в другое или от одних
исполнителей к другим, а затем к руководству.
Кадровое делопроизводство на предприятии Республики Казахстан
ведется с соблюдением «Правил документирования, управления документацией
и использования систем электронного документооборота в государственных и
негосударственных организациях». Нормы, указанные в них обязательны и
помогают избежать ошибок и дублирования в работе с документацией, так как
в них сформулированы единые требования и рекомендации по вопросам
подготовки документов, организации документооборота, учета и поиска
информации, осуществления контроля за исполнением документов и
группировки их в дела [2, гл.1, п. 1-2].
18
1.2 Нормативно-информационная характеристика и
классификация кадровой документации
Управление документацией включает в себя учет, сохранение
документов, обеспечение поиска документов и работу по использованию
документационной информации. Документооборот любой организации состоит
из: входящих, исходящих и внутренних документов. Кадровый
документооборот формируется из внутренних документов. Работа с
документацией по персоналу регулируется целым рядом нормативных законов,
приказов и сводом правил государственного уровня. Неисполнение указанных в
нормативной базе требований является нарушением. Основной нормативно-
правовой акт для ведения кадрового делопроизводства – это Трудовой Кодекс
Республики Казахстан от 23 ноября 2015 года № 414-V (с изменениями и
дополнениями по состоянию на 01.01.2020 год), представляющий собой
основной свод законов, в котором регулируются трудовые отношения.
Трудовой кодекс обязателен для соблюдения на всей территории Казахстана.
Нормы Трудового Кодекса РК распространяются равным образом, как
на служащих государственных учреждений, общественных фондов,
неправительственных организаций, так и на работников коммерческих
организаций, охватывая все уровни взаимодействия работодателя и работника.
В Трудовом Кодексе четко прописаны права и обязанности участников
трудового взаимодействия. Также при ведении кадрового документооборота
необходимо придерживаться следующих нормативно-справочных актов:
- Постановление Правительства Республики Казахстан от 31 октября
2018 года № 703 «Об утверждении Правил документирования, управления
документацией и использования систем электронного документооборота
в государственных и негосударственных организациях». Правила
устанавливают порядок организации, ведение и совершенствование системы
документационного обеспечения управления, методическое руководство и
контроль за соблюдением архивного дела и порядка работы с документами
структурным подразделением, на которое возложены функции по
19
документационному обеспечению управления (служба ДОУ). Согласно
Правилам предприятия, в которых штатным расписанием не предусмотрена
служба ДОУ, обязанности возлагаются на ответственное должностное лицо.
Однако действие Правил не распространяется на документы, содержащие
сведения, составляющие государственные секреты Республики Казахстан.
- Государственный стандарт Республики Казахстан (СТ РК) 1037-
2001«Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения». Данный
стандарт был разработан с целью установления терминов и определения
понятий, применяемых в области делопроизводства и архивного дела.
Термины, установленные стандартом, обязательны для применения во всех
видах документации, образующейся в деятельности юридических лиц, а также
в научно-методической, нормативно-методической, справочной и учебной
литературе.
При ведении кадрового документооборота персонал, занятый работой с
кадровой документацией не редко обращаются к другим законодательным
актам. Постановлений, законов и указов, косвенно касающихся
взаимоотношений работодателя и работника можно привести множество, вот
некоторые из них:
- Закон Республики Казахстан от 11 июля 1997 года № 151-I "О языках в
Республике Казахстан" (с изменениями и дополнениями по состоянию на
26.12.2019 год). Настоящий Закон устанавливает правовые основы
функционирования языков в Республике Казахстан, обязанности государства в
создании условий для их изучения и развития, обеспечивает одинаково
уважительное отношение ко всем, без исключения, употребляемым в
Республике Казахстан языкам. Статья 10 «Язык ведения документации» гласит:
ведение учетно-статистической, финансовой и технической документации в
системе государственных органов, организациях Республики Казахстан,
независимо от форм собственности, обеспечивается на государственном и на
русском языках.
20
- Закон Республики Казахстан от 06 апреля 2016 года № 482-V "О
занятости населения" (с изменениями и дополнениями от 01.01.2020 года).
Данный закон регулирует правовые, экономические и организационные
отношения в сфере занятости населения, распространяется на граждан
Республики Казахстан, оралманов, иностранцев, лиц без гражданства,
проживающих в Республике Казахстан. Через закон осуществляется реализация
государственной политики в сфере занятости населения.
- Закон Республики Казахстан от 25 апреля 2003 года № 405-II "Об
обязательном социальном страховании" (с изменениями и дополнениями по
состоянию на 25.11.2019 год).
- Закон Республики Казахстан от 21 мая 2013 года № 94-V "О
персональных данных и их защите (с изменениями от 28.12.2017 год)".
- Квалификационный справочник должностей руководителей,
специалистов и других служащих (утвержден приказом Министра труда и
социальной защиты населения Республики Казахстан от 21 мая 2012 года №
201-п-м) (с изменениями от 17.04.2013 год).
- Производственный календарь на год и Баланс рабочего времени на год.
Работа с кадровой документацией в крупных и средних предприятиях
ведется согласно Инструкции по кадровому делопроизводству, в которой
прописаны единые требования и правила к документированию кадровых
процедур:
1. Правила документального оформления кадровой деятельности: состав
документов по кадрам; рекомендации по составлению и оформлению
отдельных групп документов; требования к оформлению реквизитов и
составлению текстов документов.
2. Нормы организации работы с документами по кадрам: учет кадров
путем формирования и ведения личных дел; составление номенклатуры дел;
систематизированного хранения дел и подготовки документов к сдаче в архив.
В любом предприятии формируется своя индивидуальная система
организации кадрового документооборота, которая отвечает запросам
21
руководства от работы кадровой службы, по каждой из кадровых процедур
обозначен набор унифицированных документов. Закрепив правила оформления
кадровых документов в Инструкции, сотрудники кадровой службы, имеют
понятие о нюансах работы с той или иной документациях: какова
последовательность действий работника кадровой службы при оформлении, к
примеру, приказов, кем подписываются акты, из чего состоит текст протокола и
так далее. Структура текста Инструкции по кадровому делопроизводству
включает общие положения, тематические разделы и приложения.
В разделе «Общие положения» Инструкции описывается сфера
действия, ответственность подразделения или конкретного работника за ее
соблюдение и организацию работы с кадровыми документами. Приводится
перечень нормативных правовых актов, методических, организационных и
распорядительных документов, на основе которых кадровая служба будет
осуществлять свою деятельность.
Тематические разделы Инструкции, как правило, включают разделы,
последовательно раскрывающие организацию кадрового документооборота:
- виды, состав и порядок работы с документами, используемых для
документирования учета и движению персонала предприятия;
- правила подготовки, порядок изготовления и ознакомления с
распорядительными документами по вопросам работы с кадрами, включая
порядок визирования, согласования, утверждения и подписания;
- правила работы с копиями документов, образующихся в деятельности
кадровой службы;
- порядок использования и хранения бланков, печатей, штампов,
используемых в деятельности кадровой службы;
- порядок хранения и архивации дел и документов.
Единого шаблона Инструкции по кадровому делопроизводству нет и как
правило, в первых строчках непременно указываются ссылки законы,
постановления или отдельные статьи законов, а также методологические
22
справочники на основе, которых разработан текст документа. Далее следуют
разделы:
1. Основные требования к оформлению кадровых документов.
2. Правила подготовки и оформления кадровых документов.
3. Документы по установлению трудовых отношений.
4. Документы по учету кадров.
5.Организация документооборота.
6. Сроки и порядок исполнения документов.
7. Составление номенклатуры дел.
8. Порядок использования и хранения персональных данных работников
компании.
9. Порядок передачи документов на хранение в архив компании.
10. Приложение.
К Инструкции прилагается набор типовых кадровых документов, с
подробной расшифровкой их заполнения: личная карточка, приказ о приеме на
работу, о прекращении трудового договора, о предоставлении отпуска, журнал
регистрации приказов, учета личных дел и трудовых договоров, табель учета
рабочего времени, обязательство о неразглашении персональных данных и
данных компании и прочие документы. В малых предприятиях, где зачастую
кадровую документацию ведет сам владелец, Инструкция по кадровому
делопроизводству не создается. Кадровый документооборот сводится к
оформлению трудовых договоров и приказов на отпуск или увольнение.
Регистрация этих документов производится в общем реестре делопроизводства,
редко применяется журнал регистрации кадровых документов.
Как упоминалось ранее, трудовые правоотношения работодателя
(государственной организации, собственника предприятия) и работника в
Республике Казахстан регулируются Трудовым кодексом (ТК РК). Среди задач,
решаемых кадровой службой, наиболее традиционной представляется
документирование трудовых правоотношений. В процессе их возникновения и
установления возникает значительный объем разнообразных документов.
23
Этапы трудового цикла от приема на работу нового сотрудника до его
увольнения независимо от формы собственности подлежат обязательному
документированию. Совокупность взаимосвязанных документов, в которых
зафиксированы этапы трудовой деятельности работника, способы расчетов по
оплате труда и другие особенности, называют документацией по личному
составу (персоналу, кадрам) [7, c. 7]. Всю документацию по личному составу, в
том числе организационно-распорядительную и первичную учетную можно
классифицировать в логическом порядке по этапам трудового цикла работника:
- документация, связанная с комплектованием персонала организации;
- документация, связанная с процессом движения персонала в период
работы в организации;
- документация, связанная с отношением работника к трудовому
процессу;
- документация, связанная с прекращением трудовых отношений
работника с организацией.
Деятельность предприятия обеспечивается документацией, ее состав
определяется спецификой работы, принципам решения вопросов
(коллегиальности или единоличной распорядительной деятельности), объемом
и характером связей с другими организациями. В целях решения
административных и организационных вопросов, вопросов управления,
взаимодействия и регулирования деятельности в организации создаются
следующие документы:
- организационно-правовые (уставы, положения, регламенты,
инструкции, штатные расписания и другие);
- распорядительные (постановления, приказы, распоряжения, решения);
- справочно-информационные (акты, договоры, докладные и
объяснительные записки, заключения, отзывы, перечни, письма, сводки,
соглашения, списки, справки и другие);
- планово-отчетные (годовые, квартальные, месячные, индивидуальные,
другие планы и отчеты);
24
- подтверждающие трудовую деятельность работников и сведения об
отчислении денег на их пенсионное и медицинское обеспечение.
Организация в соответствии со спецификой работы издает и иные виды
документов. В целях определения правил составления, оформления различных
документов, способов, форм и методов работы с ними проводится их
классификация и унификация, которые повышают оперативность работы с
документами, обеспечивают быстрый их поиск в текущем делопроизводстве и
снижают объем документооборота.
Классификация кадровых документов проводится:
- по видам (постановления, приказы, протоколы, письма, акты,
докладные записки, договоры и другие документы);
- по форме (индивидуальные, типовые);
- по содержанию (простые, сложные);
- по происхождению (официальные, личные);
- по месту составления (внешние, внутренние);
- срокам хранения (постоянного, временного);
- по степени ограничения доступа (особой важности, совершенно
секретные, секретные, с пометой "Для служебного пользования").
Для классификации документов может быть применен классификатор.
При разработке классификатора используются учредительные документы
организации, положения о ее структурных подразделениях, должностные
инструкции работников, типовая (примерная) номенклатура дел, номенклатура
дел организации, перечни документов с указанием сроков их хранения, описи
дел постоянного хранения и дел по личному составу. Унификация документов
заключается в разработке типовых форм и трафаретных текстов документов,
правил их составления и оформления. Типовые формы и трафаретные тексты
документов, как правило, оформляются в виде сборника.
В составе кадрового документа обязательной частью являются
реквизиты конкретного предприятия, как часть обязательных сведений,
предусмотренная действующими правилами и законом. Без реквизитов
25
документы не могут служить основанием для совершения кадровых процедур и
лишены юридической силы. Так как, реквизиты являются обязательными
элементами оформления официального документа. Состав реквизитов, схема
расположения и требования определены в Законе «О национальном архивном
фонде и архив» (ранее были описаны Государственным стандартом Республики
Казахстан СТ РК 1042-2001 "Организационно-распорядительная документация.
Требования к оформлению документов", в настоящий момент утратил силу в
целях реализации Закона "О внесении изменений и дополнений в некоторые
законодательные акты Республики Казахстан по вопросам документационного
обеспечения"):
1. При изготовлении бланков документов, в том числе и кадровых
используются следующие реквизиты и ограничительные отметки для
расположения реквизитов: Государственный герб Республики Казахстан или
эмблема, логотип, товарный знак (знак обслуживания); официальное
наименование организации или вышестоящего органа; наименование вида
документа; место составления или издания документа; дата документа;
регистрационный номер документа; заголовок к тексту; отметка о контроле.
2. При изготовлении документов с помощью компьютерной техники:
- Текст документа на бланке формата А4 и А5 печатается размером 14
шрифта Arial или Times New Roman через один межстрочный интервал. В
отдельных случаях (например, если документ готовится на пишущей машинке)
размер шрифта и межстрочный интервал могут быть иными.
- При печатании текста документа после знаков препинания оставляется
пробел. Пробел не оставляется после точек, отделяющих элементы даты
документа, оформленной цифровым способом.
- Реквизиты документа, состоящие из нескольких строк, печатаются
через один межстрочный интервал. В реквизитах "адресат", "гриф
утверждения" и "гриф согласования" адрес, слово "УТВЕРЖДАЮ" и
«СОГЛАСОВАНО», а также производные от них слова отделяются от других
составных элементов двумя (на печатающих устройствах компьютерной