46
последствиям, которые могут наступить.
Глава 2. Анализ и оценка организации кадрового
документооборота на примере ТОО «Кузет-Павлодар»
Работой с персоналом на крупных предприятиях обычно занимаются
кадровые службы, в средних и малых данная работа поручена сотруднику или
же сам руководитель ведет кадровое делопроизводство. Для кадровой работы
среднего и малого предприятия характерен следующий набор функций: наем и
увольнение персонала; управление заработной платой; управление
дисциплинарной системой организации. При осуществлении данных функций
решаются вопросы подбора работников с необходимой квалификацией;
определение размера заработной платы, форм и порядка материального
стимулирования работников предприятия; обеспечение трудовой и
исполнительской дисциплины работников; определение очередных отпусков
работникам; проведение процедуры увольнения работников в соответствии с
действующим законодательством.
Несмотря на различия в кадровой работе организаций, которые
находятся на разных уровнях развития, отличаются организационно-правовой
формой ведения бизнеса и сферой экономики, есть у кадровых служб
совпадающие обязанности, поскольку они носят универсальный характер.
Одной из них является организация кадрового делопроизводства, которая при
правильном ведении способствует: оптимизации документооборота за счет
уменьшения объема документации, а также обеспечению соблюдения
действующего трудового, налогового, пенсионного законодательства. На малых
и средних предприятиях часто отсутствуют документы по регламентации
кадровой работы, а существует система неофициальных установок.
Как указано во введении, объектом исследования является кадровый
документооборот на примере охранного агентства ТОО «Кузет-Павлодар».
Исследования проводились на основе: организационной, распорядительной и
информационно-справочной документации.
47
2.1. Характеристика и организационная структура
ТОО «Кузет-Павлодар»
Товарищество с ограниченной ответственностью «Кузет-Павлодар»
специализируется на оказании услуг охраны в Павлодарской области с 2009
года. Перечень охранных услуг достаточно широк, что позволяет
удовлетворить любые потребности граждан в обеспечении их безопасности, а
также их собственности. Предприятие имеет большой опыт в организации и
осуществлении охраны крупных жилых комплексов, строящихся домов,
офисных зданий, магазинов, складских помещений.
В сфере охранного бизнеса самым значимым ресурсом является
человеческий. Под системой управления персоналом охранного предприятия
принято считать способ организации работы, направленный на то, чтобы
комплексно и целенаправленно воздействовать на коллектив и отдельных
работников для выполнения стоящих задач, обеспечить оптимальные условия
для труда. Управление персоналом осуществляется в очень строгой манере, в
виду того, что работники осуществляют деятельность, связанную с
безопасностью людей, а также защите и охране их имущества.
Одним из достоинств, отличающих ТОО «Кузет-Павлодар» среди
конкурентов, является сотрудники, так как большинство из них бывшие
служащие «Государственного управления специализированной службы охраны
Павлодарской области» – высококвалифицированный персонал, прошедший
тщательный подбор по профессиональным и физическим данным, обучение,
адаптацию с учетом специфики и поставленных задач.
Однако в области имеется ряд подобных охранных предприятий и
поэтому ряд приемов стратегического кадрового планирования, применяемых
руководством фирмы, позволяет конкурировать в сфере охранного бизнеса.
Тесное сотрудничество со Специализированным учебным центром Ассоциации
охранных организаций Республики Казахстан позволяет на регулярной основе
повышать квалификацию сотрудников, а также пополнять ряды
48
высокопрофессиональными специалистами. Принятый в 2000 году Закон
Республики Казахстан «Об охранной деятельности» сыграл активную роль в
становлении частных охранных структур и формировании цивилизованного
рынка охранных услуг. Каждый год в закон вносятся поправки, в связи с
совершенствованием законодательства. К примеру, такие дополнения на 12
июля 2018 году к статье 5 в главе 1 «Лицензирование и ограничения
осуществления охранной деятельности» повлияли на оценку работы
сотрудников в должности руководителя, а также утвердили право привлекать
для охраны иностранных сотрудников и организаций.
Любое предприятие начинается с формирования организационной
структуры, в том числе и управления, исходя из выполняемых задач.
Организационная структура в ТОО «Кузет-Павлодар» подобна прочим схемам
управления персоналом в охранных фирмах. Подробное описание
организационной структуры представлено на рисунке 2.
Рисунок 2 – Организационная структура ТОО «Кузет-Павлодар.
Директор
(назначен
учредителями)
Старший
смены
(командую
щий ГОР)
Заместитель
директора
Старший
дежурный
(отдел
Дежурная
часть)
Бухг
алте
рия
Отде
л
кадр
ов
ГОР
(груп
пы
опер
атив
ного
реаг
иров
ания
)
Владелец
(учредитель)
49
Во главе организации стоит директор, назначенный учредителями. В
компетенции директора все вопросы, не отнесенные к исключительной
компетенции учредителей. Директор определяет систему полномочий каждого
должностного лица, утверждает штатное расписание, создает аппарат
управления организации, осуществляет подбор сотрудников, разрабатывает
системы контроля выполняемой работы. На время отпуска или болезни
полномочия директора делегируются на заместителя директора.
Не смотря на то, что ТОО «Кузет-Павлодар» имеет в своем штате менее
ста работников, созданы различные отделы, во главе которых находятся
руководители подразделений. Количество и обязанности заместителя директора
и начальников отделов зависят от решаемых задач. Такое построение
организационной структуры позволяет директору эффективно осуществлять
руководство деятельностью персонала, постоянно контролировать работу, а в
случае необходимости делегировать свои полномочия другим должностным
лицам.
На мой взгляд, особенностью кадровой политики руководства ТОО
«Кузет-Павлодар» являются эффективное кадровое планирование, которое
заключается в подходе к выбору сотрудников. Руководство, путем стажировки
и предварительного обучения, осуществляет профессиональную и по большей
части психологическую адаптацию вновь нанятых сотрудников. Разработанная
методика реализуется под контролем и с участием начальников отделов.
Данная методика предусматривает испытательный срок и по прохождении всех
установленных этапов первичного обучения осуществляется оценка
способностей нового сотрудника осуществлять эффективно свои должностные
обязанности. Хотелось бы отметить важный аспект кадровой политики –
возможность директора проводить консультации с собственниками
организации. Это позволяет работникам удовлетворить их потребность в
предсказуемости и безопасности. Каждый сотрудник знает, каких действий он
может ожидать со стороны руководства и может прогнозировать свою
деятельность в организации.
50
Важным показателем эффективности кадровой политики ТОО «Кузет-
Павлодар» является среднесписочная численность работников, которая не
имеет больших отклонений. Персонал удовлетворен уровнем заработной платы,
условиями труда и системой поощрений. Кроме работников списочного состава
на предприятии могут трудиться и внештатные сотрудники, работающие по
договорам оказания услуг. Проверенная временем кадровая политика в части
отбора кандидатов на работу поспособствовала благоприятному климату в
коллективе с минимальной текучестью кадров. За правило принято
обязательное тестирование претендента перед собеседованием, которое
позволяет получить его психологический портрет и соответствие выбранному
роду деятельности. Основываясь на результатах, происходит распределение
работников, что бы наиболее эффективно и рационально использовать их
сильные профессиональные стороны. Собеседование проходит
непосредственно с руководителем, при этом дополнительно рассматриваются
анкеты, резюме и отзывы с предыдущих мест работы.
До ввода в должность претенденты проходят стажировку с
обязательным инструктажем по технике безопасности и по пожарной
безопасности. Сведения об инструктаже заносятся в Журнал регистрации
инструктажа по технике безопасности и Журнал регистрации иструктажа по
пожарной безопасности. В ходе стажировки нового работника знакомят с
коллективом, рабочим местом, а так же особенностями рабочего процесса,
которые детально описаны в Должностных инструкциях. Перед заключением
Трудового договора начальник отдела предоставляет отчёт об уровне
теоретических и практических знаний нового работника. Заключая Трудовой
договор с работником, ему назначается проверочное время. Обязательным
является ознакомление с законодательством, регламентирующими охранную
деятельность; порядком действий при наступлении чрезвычайных ситуаций,
способам применения физической силы, правилам задержания
правонарушителя и алгоритмом действий во время передачи их в органы
внутренних дел; инструкциями по использованию спецсредств; руководством
51
по оказанию первой медпомощи. Весь перечисленный ознакомительный
процесс фиксируется в соответствующих журналах.
Старший отдела регулирует охранную деятельность подчиненного
персонала, оценивает работу сотрудников и оказывает помощь в решении
вопросов, также являясь посредником между своими подчиненными и
руководителем. Был разработан специальный комплекс мероприятий по
контролю работы персонала, который включает в себя:
1. Работу дежурного, который регулярно в течении суток проводит
проверки, результат которых фиксируются в специальных журналах. В случае
необходимости, дежурный решает вопросы, связанные с рабочим процессом.
Старший дежурный является непосредственным представителем руководства.
2. Постоянный инструктаж работников по вопросам выполнения своих
обязанностей, учитывая реалии дня. Данное мероприятие фиксируется в
ежедневных рапортах.
3. В целях улучшения качества выполнения вмененных обязанностей
проводятся внеплановые проверки работы сотрудников. Результаты проверки
представляют в виде Акта.
4. Меры по развитию персонала включают в себя повышение уровня
знаний персонала об охранной деятельности и изменениях в законодательстве.
Помимо, решения направлять сотрудников на обучение, на территории ТОО
«Кузет-Павлодар» расположен Класс обучения. Класс имеет библиотеку
методик и концепций охраны объектов различного назначения, а также полный
пакет законодательства, касающийся работы охранных структур.
Строгая исполнительская дисциплина персонала ТОО «Кузет-Павлодар»
достигается путем:
- детально разработанной системы функциональных обязанностей,
проверенной временем и оправдавшей себя на практике;
- глубокого знания исполнителями возложенных на них обязанностей,
что достигается периодической организацией обучения, мастер-классов,
треннигов и наставничества;
52
- систематического контроля и надзора, как меры для объективной
комплексной оценки кадров
- решение социальных вопросов, гарантируя исполнение трудового
законодательством (пенсионные отчисления, медицинское страхование) и
использования способы материального и нематериального поощрения (премии,
устная благодарность с занесением в личное дело).
Для более полной характеристики по составу кадров ТОО «Кузет-
Павлодар» необходимо выделить критерии:
1. Состав. Количественный состав – 53 человека, подразделяется на
категории: руководящий, управляющий, исполнительный. Качественный состав
– персонал с высшим и средне-специальным образованием, с опытом работы.
Число рабочих мест соответствует численности персонала, а характеристики
сотрудников – занимаемым должностям.
2. Текучесть кадров. Можно отметить низкий уровень текучести кадров.
За первое полугодие 2019 года количество уволившихся составило 4 человека.
Не могу сказать, что это только отрицательное явление, так как коллектив
«освежился» с приходом новых сотрудников.
3. Гибкость кадровой политики. Опрос сотрудников показал, что более
половины персонала удовлетворены степенью вовлеченности руководства в
интересы коллектива, систематически проводятся собрания для обсуждения
кадровых вопросов. Но кадровая политика ТОО «Кузет-Павлодар» не обладает
достаточной гибкостью к внешним условиям.
4. Мотивирование и стимулирование персонала. В качестве мотивации
руководство использует ежемесячное премирование сотрудников, методы
стимулирования для более эффективной работы применяются редко. Как
правило, устная благодарность с занесением в личное дело.
5. Кадровое планирование. Кадровый резерв не создан, в частности это
обусловлено тем, что на рынке труда нет дефицита работников сферы услуг
охраны и как следствие, прогнозирование перспективных потребностей в
персонале не ведется.
53
2.2. Система организации кадрового документооборота
на примере ТОО «Кузет-Павлодар»
Для исследования организации кадрового документооборота в ТОО
«Кузет-Павлодар» необходимо было рассмотреть организационную,
распорядительную и справочную кадровую документацию: штатное
расписание, трудовой договор, приказы и распоряжения, документы по
личному составу, журналы регистрации кадровых процедур, инструкции по
должностным обязанностям и инструктажу.
Правила организации документооборота должны соответствовать
задачам, которые решает система. В ТОО «Кузет-Павлодар» обеспечено
бесперебойное движение кадровых документов с минимальными затратами
времени. Систему кадрового документооборота можно охарактеризовать как
условно-автоматизированная, а что касается распорядительной документации,
отмечу – создаются только бумажные носители, на мой взгляд это можно
обозначить недостатком. На данном этапе развития ТОО «Кузет-Павлодар»
создана локальная компьютерная сеть между отделом кадров и бухгалтерией,
остальные сотрудники, в том числе директор и его заместитель, осуществляют
работу за компьютером автономно. В полностью электронной системе
документооборота все структуры организации могут работать в едином
информационном пространстве, что позволяет ускорить согласование
документов и принятия решений. Установленные для разных типов документов
схемы движения обеспечивают беспрепятственное прохождение к
исполнителям, но нельзя сказать, что оперативное.
Поскольку, для ТОО «Кузет-Павлодар» кадры являются саамы важным
и основным ресурсом. Функции отдела кадров частично исполняет заместитель
директора, а именно: составление графиков и табелей рабочего времени,
ведение Журналов регистрации проведения инструктажа по технике
безопасности и пожарной безопасности, контроль за исполнением служебных
обязанностей.
54
Отдел кадров является самостоятельным структурным подразделением
ТОО «Кузет-Павлодар», в своей работе руководствуется приказами и
распоряжениями директора либо его заместителя, а также законодательством
Республики Казахстан. Должностной состав отдела кадров включает в себя
специалиста по управлению персоналом и специалиста по кадрам. Основные
задачи, которые выполняет отдел кадров:
- Прием и оформление новых сотрудников.
- Обеспечение наиболее целесообразного приема работников согласно
приказам и распоряжениям руководства.
- Обеспечение документального оформления приема на постоянную,
временную работу и работу по совместительству, согласно трудовому
законодательству и действующим инструкциям.
- Учет и работа с бланками, анкетами, личными карточками и личными
делами, а также с другой документацией, заполняемой при приеме на работу.
- Ознакомление с условиями труда и правилами внутреннего трудового
распорядка. Чаще эту функцию берет на себя заместитель директора.
- Учет текучести кадров: приема, увольнения кварталам и полугодиям, а
также в целом за год.
- Своевременное внесение в личные карточки учетных данных, четкое
ведение личного дела каждого сотрудника.
- Осуществление контроля состояния и ведения Журналов рапортов и
Журналов регистрации по служебному инструктажу. Следует отметить, что и
эту функцию чаще всего исполняет заместитель директора, в целях контроля
качества работы начальников подразделений.
- Подготовка документов, необходимых для награждения сотрудников.
- Оформление необходимых справок и других документов, связанных с
работой на предприятии для работников. К примеру, справки для банков, когда
сотруднику необходимо получить кредит или справки для учебных заведений.
- Хранение трудовых книжек. При поступлении трудовой книжки в
отдел кадров специалист регистрирует трудовую книжку в Журнале
55
регистрации трудовых книжек и составляет расписки для работника. В
расписке указывается, что дата передачи, с формулировкой «Трудовая книжка
сдана на хранение в отдел кадров ТОО «Кузет-Павлодар»». С 01 января 2020
года, трудовые книжки переводятся в цифровой формат. Однако, как работники
так и работодатели не стремятся к отказу использовать бумажный формат, так
как система только введена в действие и существует риск сбоев.
- Ежегодное проведение проверки с целью сверки кадровой
документации с данными учета, а именно проводится внутренний аудит на
предмет нарушений, неточностей или ошибок при ведении кадрового учета.
При этом создается комиссия, в которую входит: заместитель директора,
главный бухгалтер и сотрудники отдела кадров. Также проверка кадровой
документации происходит выборочно в начале года, в связи с внесением
изменений в законодательство.
- Своевременное внесение в личные карточки военнообязанных и
призывников данных об изменении семейного положения, адреса
местожительства, образования. А также систематическое проведение
разъяснительной работы среди военнообязанных и призывников по
соблюдению ими правил воинского учета и осуществление за этим постоянного
контроля.
- Исключение, из числа действующих, личных дел уволенных
работников и формирование архива бывших сотрудников.
- Подготовка кадровой документации для передачи в архив или на
утилизацию.
В ТОО «Кузет-Павлодар» организация делопроизводства в том числе и
кадрового документооборота, внутрифирменный порядок и культура общения,
взаимные обязанности работников, предоставление отпусков и другие вопросы
разного характера отображаются в правилах внутреннего трудового
распорядка. Данный документ согласовывается на собрании в присутствии
учредителя, директора, его заместителя и начальников отделов. Правила
внутреннего распорядка, утверждаются директором. В правила внутреннего