6
СОДЕРЖАНИЕ
ВВЕДЕНИЕ
Глава 1. Теоретико-методологические требования к организации
кадрового документооборота
1.1 Теоретические аспекты кадрового документооборота
1.2 Нормативно-информационная характеристика и классификация кадровой
документации
1.3 Организация кадровой деятельности
Глава 2. Анализ и оценка организации кадрового документооборота на
примере ТОО «Кузет-Павлодар»
2.1. Характеристика и организационная структура ТОО «Кузет-Павлодар»
2.2. Система организации кадрового документооборота на примере ТОО
«Кузет-Павлодар»
Глава 3. Рекомендации по совершенствованию кадрового
документооборота и их оценка на примере организации ТОО «Кузет-
Павлодар»
3.1. Предложения по совершенствованию кадрового документооборота в ТОО
«Кузет-Павлодар»
3.2.Оценка предложенных рекомендаций
ЗАКЛЮЧЕНИЕ
СПИСОК ИСПОЛЬЗУЕМОЙ ЛИТЕРАТУРЫ
7
ВВЕДЕНИЕ.
Организация кадрового документооборота – очень важная составляющая
работы любого предприятия. От степени налаженности кадрового
делопроизводства зависит система управления персоналом, поскольку кадры –
основной ресурс и ценность любого предприятия, его движущая сила. Как бы
ни продумывал пути развития своего бизнеса сам владелец без
квалифицированного и профессионального персонала ничего не получится.
Любое предприятие, привлекает наемных работников и соответственно обязано
вести кадровый учет. Зачастую руководитель, решивший возложить на себя
обязанности по подбору персонала, и при этом, откладывая на потом ведения
всей необходимой документации по кадрам, приводит к серьёзной
запущенности в кадровой документации. Процесс этот довольно трудоёмкий и
требует определённого опыта и знаний, так как на каждого сотрудника нужно
оформлять документы и вносить в них изменения согласно требованиям
законодательства. Эту задачу решает кадровое делопроизводство. Кадровая
документация, с одной стороны, обеспечивает функции управления персоналом
в организации, с другой – регулирует трудовые отношения с работниками с
учетом их интересов. Наличие правильно оформленных кадровых документов
свидетельствует о правомерности совершенных с работником действий. Это
позволяет минимизировать вероятность трудовых споров, а также служит
доказательством в случае разногласий между субъектами трудовых отношений.
Актуальность выбранной темы выпускной квалификационной работы
обусловлена, прежде всего тем, что в процессе осуществления хозяйственной
деятельности любой руководитель сталкивается с вопросами организации
труда, управления трудовыми отношениями и регламентации этих процессов.
Кадровое делопроизводство наряду с другими процессами является одним из
элементов управления персоналом через организацию документооборота по
кадровыми вопросами. Кадровый документооборот представляет собой
деятельность, обеспечивающую документальное фиксирование операций с
8
кадрами предприятия. Документированная информация составляет основу
управления, является наглядным результатом согласований внутренних
трудовых и иных отношений.
Объектом исследования выбрана организация, являющаяся субъектом
среднего предпринимательства – ТОО «Кузет-Павлодар», осуществляющее
свою деятельность в такой области экономики, как предоставление охранных
услуг. В подобных предприятиях система управления кадрами – генеральное
направление со своими особенными принципами, механизмами по выработке
задач, направленных на сохранение, укрепление и развитие кадрового
потенциала. Какие бы новейшие технологии или самые благоприятные
внешние условия не существовали, без профессионального подготовленного
персонала невозможно добиться выполнения целей предприятия.
Предмет исследования – процесс, обеспечивающий документирование и
организацию работы с кадровыми документами. Цель исследования состоит в
анализе и разработке предложений по совершенствованию организации
кадрового документооборота ТОО «Кузет-Павлодар». Исходя из цели, можно
обозначить задачи, решение которых базируется на изучении научной
литературы, норм законодательства и предоставленного на практике материала:
- исследовать теоретические основы кадрового делопроизводства и
определить его место в системе управления персоналом;
- рассмотреть виды и состав документов используемых в кадровых
процессах;
- исследовать методику организации кадрового делопроизводства;
- провести анализ системы кадрового документооборота ТОО «Кузет-
Павлодар» и дать оценку её состояния;
- разработать пути совершенствования организации кадрового
делопроизводства и спрогнозировать результативность этих предложений на
исследуемом предприятии.
Считаю, что грамотно спроектированная система кадрового
делопроизводства, позволяет организации достичь высоких управленческих
9
результатов. Возможность оценки организации кадрового документооборота в
ТОО «Кузет-Павлодар» с целью обнаружения путей совершенствования и
разработки мероприятий для их осуществления, позволит выявить недостатки
кадрового делопроизводства с дальнейшим их устранением.
Во введения выпускной квалификационной работы обозначены предмет
исследования, цели и задачи, подчеркнута актуальность выбранной темы в том,
что большинство владельцев и руководителей свыкаются с отсутствие
упорядоченной системы кадрового документооборота, несмотря на то, что
именно четко организованное документационное обеспечение управления,
может существенно увеличить эффективность деятельности предприятия.
В первой главе выпускной квалификационной работы рассмотрены
теоретические аспекты организации кадрового документооборота, структура и
место кадрового делопроизводства в системе управления персоналом, нормы и
правила ведения документации по кадрам, методы организации кадрового
документооборота. Первая глава дает представление об объекте кадрового
делопроизводства: приведена классификация документов по видам и составу, а
также рассмотрены правила работы с кадровой документация.
Во второй главе данной работы представлена характеристика ТОО
«Кузет-Павлодар» и его организационной структуры с описанием системы
организации кадрового документооборота.
Третья глава посвящена оценке кадрового документооборота в ТОО
«Кузет-Павлодар», представлены пути для совершенствования кадрового
делопроизводства и обоснование предлагаемых мер с прогнозом результата от
внедрения мероприятий.
В Заключении приводятся основные выводы и результаты проделанной
работы.
Информационной базой для выполнения выпускной квалификационной
работы послужила научная литература по выбранной тематике, периодические
издания, законы и постановления Правительства Республики Казахстан,
внутренние документы ТОО «Кузет-Павлодар».
10
Глава 1. Теоретико-методологические требования
к организации кадрового документооборота
Руководство любого предприятия, не зависимо от сферы экономики и
уровня развития, в процессе осуществления хозяйственной деятельности
сталкивается с вопросами управления трудовыми отношениями с работниками
и регламентированием этих процессов. Результатом регламентирования
работодателя и сотрудника внутренних трудовых и иных отношений является
комплекс документов, именуемый кадровой документацией.
Целью организации кадрового документооборота является налаживание
эффективной, работающей системы работы с кадровыми документами. А
главная задача – оформление надлежащим образом трудовых отношений между
работодателем (предприятием) и непосредственно самим работником
(персоналом). Рационально налаженный кадровый документооборот позволяет
эффективно решить следующие задачи: документально оформить трудовые
отношения согласно требованиям действующего законодательства; разработать
и внедрить эффективную систему управления персоналом, отвечающую
стратегическим задачам руководства; регламентировать взаимоотношения
работника и работодателя. Ведение кадровой документации позволяет добиться
определенного «баланса» во взаимоотношениях руководителя и работников
путем четкой регламентации их прав и обязанностей, изложенных в
должностных инструкциях, направляют для недопущения игнорирования
требований трудового законодательства, разрешения трудовых споров.
Общее определение говорит, что кадровое делопроизводство – это
процесс оформления, ведения бумаг по персоналу. Оформление документов
имеет строгие законодательные нормы, а описанные правила должны
учитываться всеми руководителями и персоналом на предприятиях. С
помощью кадрового делопроизводства удастся оптимизировать процесс
управления персоналом, наладить работу каждого отдела, упростить процедуру
отчетности.
11
1.1. Теоретические аспекты кадрового документооборота
В любой организации происходят разнообразные процессы, в том числе
и трудовой процесс, который включает в себя деятельность сотрудников и
руководства: одни выполняют свои должностные обязанности, другие
обеспечивают условия труда и заработную плату. Для того чтобы трудовой
процесс был структурированным и проходил в рамках, установленных
законодательством, применяется кадровый учёт. Кадровый учёт представляет
собой учёт деятельности всех сотрудников, занимающих определённые
должности в организации и организуется через кадровый документооборот –
оформление и движение документов, фиксирующих данные о сотрудниках и
условиях их труда, в частности расчёт зарплат, формирование графика рабочего
времени и так далее. Важность документов, оформленных кадровой службой,
объясняется тем, что они имеют социальное значение для общества в целом (к
примеру, оформление пенсий). Последствиями нарушения норм трудового
законодательства при неверной организации кадрового документооборота
могут стать проверки с наложением штрафов или судебные тяжбы с
работниками. Таким образом, можно определить кадровый учет и
делопроизводство как целый комплекс методов и процессов, связанных с
учетом штатных и внештатных сотрудников компании, с документооборотом
трудовой деятельности сотрудников, с расчетом и начислением заработной
платы, с ротаций кадров, обучением и многим другим [7, c. 6].
Само понятие «документооборот» – это движение документов с момента
их получения или создания до завершения исполнения, отправки или сдачи в
дело [6, c. 76]. Кадровый документооборот можно представить как порядок
работы с кадровыми документами в организации, закрепленный в локальных
нормативных актах, политиках, процедурах, схемах, регламентах, приказах,
инструкциях организации.
Ш.А. Янкович в своем учебнике «Делопроизводство в кадровой службе»
[6, с. 26] выделяет две части процесса документационного обеспечения по
кадровым вопросам:
12
1. Документирование управления кадрами, то есть создание кадровых
документов: оформление организации труда работников; заключение трудового
договора и оформление приема на работу; оформление перевода на другую
работу, отпусков, поощрений, взысканий; учет рабочего времени, привлечения
к работе в выходные и праздничные дни, командировок; прекращение
трудового договора и оформление увольнения с работы.
2. Организация работы с кадровыми документами – процесс обработки
кадровых документов и тем самых решение в течении этого процесса таких
операций как: ведение трудовых книжек; формирование и ведение личных дел;
составление номенклатуры дел службы кадров, подготовка их к передачи в
архив.
Документы имеют очень важное значение для предприятия. «Документ»
(документированная информация) – это зафиксированная на материальном
носителе информация, позволяющая ее идентифицировать, а «внешние
признаки документа» – это признаки, отражающие форму и размер документа,
носитель информации, способ записи, элементы оформления [3, пп. 2.3 и 2.4].
Поскольку, информация, зафиксированная в документах, является отражением
всей деятельности, также большую часть служебной информации работники
получают именно посредством документов. Управление предприятием в
значительной степени непрерывная череда процессов составления и
перемещения документов. Руководители предприятий несут персональную
ответственность за состав, сохранность и правильное оформление документов.
Беспорядок в хранении документов может обернуться риском потери ценной
информации, что может негативно отразиться на деятельности предприятия.
Ошибки при ведении кадровой документации, фиксирующей отношения
работника с предприятием и подтверждающей его зарплату или стаж, являются
нарушением требований Трудового кодекса Республики Казахстан. В кадровом
документообороте задействован весь персонал предприятия, так как одни
сотрудники создают документы, другие обеспечивают их оформление и
13
передачу, третьи руководствуется этими документами и на их основе
принимают решения.
Организация кадрового документооборота прежде всего начинается с с
определения ответственного или ответственных лиц за состояние кадрового
делопроизводства на конкретном предприятии. Поскольку, разные предприятия
отличаются количеством штата, сферой деятельности, текучестью кадров,
управленческими подходами, экономическими возможностями, руководство
разрабатывает свою систему, учитывая нормы законодательства.
Универсальных нормативов, касающихся численности работников
занятых кадровыми процедурами нет. Норма численности на одного кадровика
– это такой параметр, который позволяет определить допустимый и
целесообразный уровень нагрузки на персонал отдела кадров. Оценить
количество и сложность задач, выполняемых этими специалистами, не всегда
просто. При расчете нормативов численности учитываются данные
хронометражных наблюдений, фотографии (самофотографии) рабочего
времени, технико-экономические показатели организации, вид деятельности,
объемы (количество) выполняемых работ или функций и их сложность, при
этом, учитывается квалифицированный состав работников, темп исполнителей
и так далее. Поэтому руководители высчитывают время на оформление
документов самостоятельно.
В зависимости от штата компании или экономических возможностей
руководство может организовать кадровое делопроизводство одним
из способов:
- создать структурное подразделение – отдел кадров;
- ввести должность специалист по кадровому делопроизводству;
- внутреннее совмещение (чаще всего встречается в небольших фирмах,
со среднегодовой численностью до 50 человек) – это когда работу по ведению
кадрового делопроизводства поручают работнику, чья трудовая функция
изначально не связана с кадровым учетом, например, бухгалтеру или офис-
менеджеру.
14
- сам руководитель берет на себя обязанности ведения документации по
кадрам или же решает воспользоваться услугами аутсорсинговой компании,
занимающейся кадровым делопроизводством.
Кадровая служба (отдел кадров), как подразделение в организационной
структуре предприятия, или же назначенный руководителем сотрудник
выполняют функции по ведению кадрового учета. От уровня компетенции
работников, занятых ведением кадровой документации зависит эффективная
организация кадрового документооборота. Сотрудник отдела кадров создает и
обрабатывает информационные показатели по персоналу предприятия, иными
словами ведет широкий круг документов, содержащих сведения о работниках.
Кадровый документооборот ведется согласно «Инструкции кадрового
делопроизводства». На сегодняшний день законодательство Республики
Казахстан не содержит правила и порядок ведения кадрового делопроизводства
в организациях. Кадровое делопроизводство сопровождается оформлением
документов согласно действующему трудовому законодательству. Закрепив
правила оформления кадровых документов в Инструкции, создаются условия к
тому, что сотрудники кадровой службы, смогут быстро разобраться в нюансах
работы, а самое главное, закрепить систему кадрового документооборота. В
Инструкции оговорено: как вести кадровое делопроизводство, какова
последовательность действий работника кадровой службы (например, какие
основные требования к оформлению кадровых документов, кем подписывается
акт, из чего состоит текст протокола и так далее). Исходя из масштабов
предприятия Инструкция может быть конкретизированной или обширной и
содержать более подробную информацию для облегчения организации
кадрового документооборота со следующими разделами: основные требования
к оформлению кадровых документов, правила подготовки и оформления
кадровых документов, документы по установлению трудовых отношений,
документы по учету кадров, порядок передачи документов на хранение в архив
компании.
Аутсорсинг («outsourcing») дословно с английского языка означает
15
привлечение чужих ресурсов и это относительно новое понятие для Казахстана.
Владельцы и руководители предприятий предпочитают сами вести учет своему
бизнесу. Чаще это происходит в связи с риском передачи данных
хозяйственной деятельности конкурентам или же в случае нарушения
налогового или трудового законодательства. Аутсорсинговые услуги,
на сегодняшний день, казахстанскому бизнесу представляют широкие
возможности по делегированию функций сторонним подрядчикам:
от бухгалтерии и управления персоналом до передачи внешней компании
целых блоков производственных процессов, если речь идет о крупных
предприятиях. Например, передавая надежному подрядчику работу
специалиста по кадрам можно сэкономить. Например, базовая стоимость
кадрового аутсорсинга составляет 200 000 тенге в месяц или 2 400 000 тенге
в год. В случае, когда нанимается сотрудник с зарплатой 200 000 тенге,
казалось бы, на те же 2 400 000 тенге годовых, владельцы бизнеса не всегда
учитывают налоги или оплату расходов на повышение квалификации, также
для работы сотруднику нужно рабочее место и его содержание (уборка,
оборудование), оплата связи, больничных листов и прочее. При этом пакет
услуг аутсорсинга управления персоналом может включать в себя ряд услуг:
формирование кадрового резерва или организацию корпоративных
мероприятий. Существует другой эффективный инструмент в организации
работы с кадрами – аутстаффинг, что дословно обозначает «выведение
персонала за штат». Такая кадровая технология позволяет привлечь
дополнительные кадры и при этом, не оформляя их. Так внешний подрядчик
официально принимает на работу сотрудников в свой штат и берет все
обязательства на себя. В результате персонал фактически работает на
заказчика, а учет и всю документацию ведет аутстаффер, экономия возникает
при обеспечении кадрового и бухгалтерского обслуживания новых работников.
Аутстаффинг и аутсорсинг помогают компаниям повысить показатели
эффективности работы компании (прибыль, продажи и другое) в расчете
на одного штатного сотрудника. Преимущества таких услуг: