56
трудового распорядка представлены разделы, регламентирующие порядок
приема и увольнения сотрудников, их должностные обязанности, основные
обязанности руководства, рабочее время, поощрение за успехи в работе,
ответственность за нарушение трудовой дисциплины.
Штатное расписание в ТОО «Кузет-Павлодар», регламентирует
штатную структуру организации, состав и численность сотрудников. В нем
обобщены все данные об организационной структуре, штатных единицах, а
также заработных платах и содержатся реквизиты, такие как: наименование
организации, наименование вида документа, дата, регистрационный номер,
заголовок к тексту, текст, подпись, виза согласования руководства, гриф
утверждения руководством. Штатное расписание составляется в одном
экземпляре. Директор, приказом утверждает штатное расписание, также его
подписывают руководители подразделений и главный бухгалтер.
Должностная инструкция регламентирует организационно-правовую
деятельность и положение сотрудника, его права и обязанности,
ответственность и обеспечение условий успешной работы. Разрабатывает
должностную инструкцию директор совместно со своим заместителем,
принимая во внимание рекомендации от руководителей структурных
подразделений. Текст должностной инструкции носит указующий характер,
поэтому в нем использованы четкие и конкретные формулировки со словами
«следует», «должен», «не допускается», «необходимо». Должностная
инструкция также устанавливает права, ответственность и взаимоотношения
работника с сотрудниками. Утверждается должностная инструкция
директором. При оформлении на работу сотрудник получает один экземпляр
должностной инструкции после ознакомления, другой экземпляр хранится в
отделе кадров с его подписью. Если работник постоянно не исполняет
должностные обязанности, то его влечет освобождение от занимаемой
должности.
Для контроля за соблюдением учета отработанного времени с целью
получения данных, необходимых при расчете оплаты труда применяется
57
Табель учета рабочего времени. Табель учета рабочего времени составляется в
одном экземпляре заместителем директора и передается в отдел кадров, далее
подписывается директором и передается в бухгалтерию. На мой взгляд, такая
схема замедляет процесс получения данного документа бухгалтерией, что
может сказать на несвоевременной выплате заработной платы. При
автоматизированном документообороте, если бы все находились в локальной
сети, Табель учета рабочего времени более оперативно проходил утверждение.
Заявление на прием на работу предшествует созданию Приказа о приеме
на работу. Данное заявление предоставляет будущий работник при заключении
трудового договора, также как и документы, перечень которых утвержден
директором: копия документа, удостоверяющего личность; копия документа об
образовании; военный билет (если имеется), трудовая книжка, фото для личной
дела и свидетельства охранника, медицинская справка установленной формы,
справка из банка о наличии расчетного счета и карточки. Заявление о приеме на
работу в перечень обязательных документов, предоставляемых работником при
трудоустройстве, не входит.
Приказ о приеме на работу составляется на основании трудового
договора. Вследствие этого наличие или отсутствие заявления никак не влияет
на возникновение трудовых отношений между работником или работодателем.
Сотрудник отдела кадров готовит и оформляет приказ о приеме на работу, а
директор подписывает и доводит до сведения принимаемого работника под
роспись. Данный приказ является основание, при котором вносятся
соответствующие записи в трудовую книжку работника, личную карточку. До
заключения трудового договора заместитель директора знакомить работника с
локальными (внутренними) нормативными актами, которые имеют отношение
к его трудовой деятельности. К этим документам относятся: правила
внутреннего трудового распорядка; должностная инструкция; штатное
расписание. Трудовой договор подписывает директор совместно с работником.
Личная карточка заполняется на основании приказа о приеме на работу
на всех работников, далее сотрудник отдела кадров составляет личное дело
58
сотрудника, в которое вшиваются все предоставленные новым работником
документы. Личное дело пополняется документами, касающимися трудовой
деятельности работника или обновления информации о его личности.
Например, замена паспорта или при необходимости копии свидетельства о
браке, данные об алиментах.
Согласно, действующего законодательства все сотрудники, обладают
правом на ежегодный оплачиваемый отпуск. Виды отпусков (оплачиваемых):
ежегодный основной отпуск; учебный отпуск предоставляется сотруднику на
основании предъявления им справки из соответствующего учреждения.
Возможность получения отпуска без сохранения заработной платы
доступно каждому сотруднику в любой момент по написанному им заявлению.
Документирование факта предоставления отпусков производится
посредством издания соответствующего приказа, а также к числу документов,
сопровождающих издание приказа о предоставлении отпуска, относятся:
- график отпусков, который составляется в начале года работником
отдела кадров;
- заявление о предоставлении отпуска, которое пишет сотрудник.
Для поощрения работника издается приказ на основании представления
к премированию. Этот приказ оформляется в отделе кадров и служит для
документирования факта поощрения работников. Сведения из приказа
заносятся в личное дело работника.
Помимо приказов о премировании существуют приказы о лишении
премии. Поскольку, законодательством Республики Казахстан запрещено
высчитывать часть оклада, в знак дисциплинарного взыскания (это не
относится к ситуации, если работник нанес ущерб деятельности предприятия),
работодатели ежемесячно к основной заработной плате выплачивают
премиальные. И соответственно, данная «уловка» в законодательстве позволяет
работодателям лишать сотрудника премии, в качестве дисциплинарного
взыскания. Факт неисполнения или ненадлежащего исполнения обязанностей,
предусмотренных трудовым договором и должностной инструкцией
59
фиксируется в докладной записке руководителя структурного подразделения с
объяснительной от нарушителя. На сотрудника составляется приказ о
дисциплинарном взыскании: выговор с предупреждением; лишение
ежемесячной премии; увольнение. Директор подписывает приказ, а работник
после ознакомления с приказом ставит свою подпись в случае согласия с
действиями руководства.
Документами о прекращении трудового договора и увольнении
работников являются: приказ о прекращении трудового договора, заполнение
трудовой книжки работника, заявление работника. Расторжение трудовых
отношений оформляется сотрудником отдела кадров: создается приказ об
увольнении, который подписывает директор и объявляет работнику, который
после ознакомления с приказом ставит свою подпись в случае согласия с
действиями руководства. Однако, если уволенный по приказу сотрудник не
подписал приказ о своем увольнении, это все равно дает право на прекращение
трудовых отношений.
Регистрация все кадровых документов фиксирует факт отправления,
создания и получения документа. При этом используются Журналы
регистрации для регистрации документов. Отделом кадров ТОО «Кузет-
Павлодар» ведется регистрация документов по личному составу и
используются следующие Журналы регистрации: регистрация приказов о
приеме, переводе и увольнении работников; регистрация трудовых договоров;
учет движения трудовых книжек; регистрация приказов о предоставлении
отпуска. После заполнения последней страницы журналы регистрации
отправляются в архив документов в ТОО «Кузет-Павлодар».
В целом организация кадрового документооборота в ТОО «Кузет-
Павлодар» выглядит так: поступление или создание документов, сортировка
документов, согласование с руководством, принятие решения и передача
документов на исполнение, регистрация документов, хранение и оформление
для сдачи в архив. Вышеперечисленные этапы представлены на рисунке 3.
60
Рисунок 3 – Кадровый документооборот в ТОО «Кузет-Павлодар.
Создание
документа
Прием
входяще
го
докумен
та
Согласова
ние
документ
а с
исполнит
елем
Утверждение
документа
Доведение
документа до
исполнителя
Регистрация
документа
Перемещени
е документа
в дело
Передача в
архив
организации
Отде
л
кадр
ов
Замес
тител
ь
дирек
тора
Начал
ьник
подра
зделе
ния
Дирек
тор
Рассылка
документа
Рассмотр
ение и
согласов
ание
Контроль
за
исполнен
ием
61
Глава 3. Рекомендации по совершенствованию
кадрового документооборота и их оценка
на примере ТОО «Кузет-Павлодар»
Как любая организация, так и ТОО «Кузет-Павлодар» имеет свои
особенности, возможности и ресурсы для успешной деятельности, которая
напрямую зависит от слаженной и стабильной работы квалифицированного
персонала. В ТОО «Кузет-Павлодар» акцент стоит на положительном имидже
перед обществом в условиях конкуренции, что достигается путем
качественного исполнения обязательств перед клиентами, с помощью
основного ресурса – персонала. Поэтому кадровый учет так важен для
организации. Функция отдела кадров заключается в ведении кадрового
делопроизводства: от возникновения документов до их уничтожения или
передачи на хранение в архив. Управление кадровой документацией
основывается на принципах эффективности и взаимосвязи документации и
информации в управлении персоналом.
У руководства ТОО «Кузет-Павлодар» имеются четкие требования к
организации кадрового документооборота. Выполнение задач по
документационному обеспечению управления кадрами в полном объеме
выполняют сотрудники отдела кадров: подготовка документов и их
регистрация, хранение и ведение архива по всему комплексу документов.
Поскольку, система движения кадровых документов выстроена по единому
принципу и в рамках внутрифирменных условий в соответствии с
действующим законодательством, выбираются маршруты движения
документации, обеспечивающие оперативное доведение до исполнителей, а
также необходимую степень защиты информации.
Ознакомившись с организацией кадрового документооборота и проведя
анализ можно подчеркнуть достоинства и обозначить недостатки, принятой в
ТОО «Кузет-Павлодар» системе движения кадровых документов, для
дальнейшей разработке рекомендаций.
62
3.1. Предложения по совершенствованию
кадрового документооборота в ТОО «Кузет-Павлодар»
На мой взгляд, основным недостатком организации кадрового
документооборота в ТОО «Кузет-Павлодар» является частично
автоматизированное ведение кадровой документации. Оформление кадровой
документации занимает большую часть времени сотрудников отдела кадров и
при проверках или конфликтных ситуациях с персоналом затрудняет поиск
необходимых документов именно то, что документы хранятся на бумажных
носителях.
Организация кадрового документооборота в ТОО «Кузет-Павлодар»
достаточно специфична из-за сферы деятельности. Внедрение компьютерной
техники позволит накапливать массивы информации и документы в
электронной форме по всем сотрудникам организации, формировать кадровый
резерв, быстро находить и эффективно обрабатывать всю необходимую
информацию по личному составу. Для решения задачи автоматизации работы с
кадровыми документами необходимо выделить виды и категории документов,
сопровождающих деятельность отдела кадров и фиксирующих перемещение
сотрудников, а также специфику их движения.
Существуют множество автоматизированных информационных систем,
предназначенных для автоматизации кадрового учета на предприятии. Но, как
правило, в каждой организации присутствует своя система организации
кадрового документооборота, а поскольку программные продукты создаются
для массового потребления, не учитывая всех особенностей, часто необходима
помощь IT-специалиста. Все это требует дополнительного финансирования.
Помимо покупки дорогостоящей информационной системы необходим закуп
компьютерной техники, затраты на обучение сотрудников и в дальнейшем
осуществление профессионального сопровождения. На данном этапе своей
деятельности ТОО «Кузет-Павлодар» из-за ограниченности ресурсов не все
может позволить. Однако, можно внести изменения в уже используемый
программный комплекс – «1С: Предприятие».
63
В Павлодаре ведет активную деятельность в сфере программного
обеспечения ТОО «Иртыш Компьютерс ЛТД» – официальный партнер фирмы
«1С». Помимо реализации всей линейки программных продуктов от «1С для
Казахстана» фирма также занимается установкой и настройкой программных
продуктов, ведет информационно-технологическое сопровождение
пользователей «1С:Предприятие», является единственным в Павлодаре
Центром Сертифицированного Обучения работе с программными продуктами
«1С» более 10 лет. Обращение к специалистам этой фирмы по вопросам
внедрения изменений в уже используемый комплекс не потребует больших
финансовых вложений. Тем более, что в связи с ежегодными изменениями в
законодательстве сотрудники бухгалтерии ТОО «Кузет-Павлодар» обращаются
с подобными просьбами, согласно договора о продаже и последующем
сопровождении информационной системы «1С: Предприятие».
Также важно расширить локальную компьютерную сеть. На данный
момент компьютеры директора, заместителя директора и начальников отделов
работают автономно. В сеть включены только отдел кадров и бухгалтерия, что
значительно замедляет обработку некоторых документов. Сюда можно отнести
документы, движение которых происходит только на бумажном носителе:
- графики и табели учета рабочего времени и отпусков;
- докладные и объяснительные записки;
- рапорты и донесения о прошедшей службе.
Главным недостатком «бумажного документа» является привязка к
материальному носителю и в случае потери, уничтожения носителя
утрачивается и непосредственно сам документ и вся информация,
зафиксированная в нем. Понятно, что приказы создаются и хранятся в памяти
компьютера, но докладные или рапорты существуют в единственном
рукописном варианте. Век информационных технологий условно-
автоматизированная организация кадрового документооборота не способна
справиться с существующими объемами работы. При работе с документами
могут возникнуть такие проблемы как:
64
- неизбежная потеря документации и, как следствие, информации,
зафиксированной в ней;
- накопление огромного количества документов, назначение и источник
появления которых неизвестны;
- длительная подготовка и согласование документации, а следственно,
низкая скорость обработки информации;
- противоречивый характер принимаемых решений ввиду низкой
скорости передачи документов и информации лицам, принимающим решения.
В результате можно прийти к значительной части избыточных
документов, а принимаемые решения могут при этом дублироваться или
противоречить друг другу.
Помимо рекомендаций и предложений по автоматизации кадрового
документооборота считаю важным выделить проблему наличия ошибок и
неточностей в кадровой документации. Исследование состояния работы с
кадровой документацией показало, что распространенны ошибки при
оформлении документов. Также происходит неправильное фиксирование в
документальном виде ситуаций, выражающееся в отсутствии необходимых
документов или в непонимании, какой вид документа должен подтверждать
происходящие события. К примеру, отсутствие докладной записки от
начальника отдела по какой-либо спорной ситуации с подчиненным и как
результат неточность в тексте приказа о дисциплинарном взыскании.
От накопления ошибок в кадровых документах может избавить
регулярная проверка кадровой документации. На данный момент аудит
кадровой документации в ТОО «Кузет-Павлодар» проводится раз в год. По
итогам проверки, выявляется большое количество неточностей в документах,
фиксирующих кадровые процессы. Во избежание этого предлагаю ввести
поквартальную проверку. А ежегодную проверку кадровой документации
доверить сторонним организациям, осуществляющим консалтинговые услуги в
данной сфере. Поскольку, накопленный объем ошибок значительно
сказывается на репутации перед сотрудниками организации.
65
Поквартальную проверку необходимо проводить своими силами. К
примеру, сформировать комиссию из персонала. Методику проведения
проверки следует разработать исходя из практики международных стандартов
аудита. Методику аудита кадровой документации можно закрепить с помощью
локальных нормативно-правовых актов, регламентирующих сроки, порядок
проведения аудита кадровой документации и случаи, когда желательно
провести аудит с целью устранения в будущем вопросов об ответственности за
допущенные ошибки, предупреждения привлечения к ответственности и
прочих ситуациях.
Методика аудита кадрового делопроизводства в случае ежеквартального
проведения не предполагает сплошной проверки всей кадровой документации.
Считаю, что выборочный аудит, при котором анализируется часть кадровой
документации или при необходимости аудит работы конкретного сотрудника
или группе сотрудников, наиболее подходит для того, чтобы все кадровые
документы были в полном порядке.
Предлагаю использовать следующий алгоритм проведения аудита
кадровой документации:
1. Создание группы (комиссии) из сотрудников, которые обладают
навыками и знаниями в области трудового законодательства. В такую группу
могут быть включены как кадровые работники (за исключением работников,
которые формировали и вели проверяемую кадровую документацию), так и
компетентные бухгалтерии, непосредственно само руководство. Кроме того,
можно воспользоваться услугами сторонних специалистов.
2. Формирование перечня вопросов и целей, которые будут рассмотрены
в процессе аудита. Определив цель проверки кадрового делопроизводства
ставятся задачи:
- проверка и оценка соблюдения законодательства работниками
кадровой службы при оформлении кадровой документации;
- оценка соответствия действий сотрудников кадровой службы
установленным правилам и процедурам;