4
Содержание
ВВЕДЕНИЕ .......................................................................................................... 5
ГЛАВА 1. ТЕОРЕТИКО-МЕТОДОЛОГИЧЕСКИЕ ОРГАНИЗАЦИИ
КАДРОВОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА. ...................................................... 9
1.1. Понятие и значение документооборота. ..................................................... 9
1.2. Информационная характеристика и классификация кадровой
документации. ..................................................................................................... 13
1.3. Организация кадровой деятельности. ........................................................ 20
ГЛАВА 2. АНАЛИЗ И ОЦЕНКА КАДРОВОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА
НА ПРИМЕРЕ ОРГАНИЗАЦИИ................................................................... 28
2.1. Анализ деятельности предприятия ТОО «ОрдаМед». ........................... 288
2.2. Кадровый документооборот в организации ТОО «ОрдаМед». .............. 28
2.3. Система электронного документооборота ................................................ 46
ГЛАВА 3. РЕКОМЕНДАЦИИ ПО СОВЕРШЕНСТВОВАНИЮ
КАДРОВОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА И ИХ ОЦЕНКА НА ПРИМЕРЕ
ОРГАНИЗАЦИИ ТОО «ОрдаМед» ............................................................... 50
3.1. Недостатки организации кадрового документооборота организации ТОО
«ОрдаМед» .......................................................................................................... 50
3.2. Рекомендации по совершенствованию кадрового документооборота в
организации ТОО «ОрдаМед». .......................................................................... 52
ЗАКЛЮЧЕНИЕ…………………………………………………………….…61
Список использованной литературы. .......................................................... 65
Приложение. ....................................................................................................... 70
5
Введение
В кадровом делопроизводстве документирование трудовой деятельности
работников, учет личного состава требуют большого количества документов,
правила составления и оформления которых достаточно сложны, но должны
неукоснительно соблюдаться, прежде всего, в силу того, что такие документы
имеют большое значение в нашей жизни.
На данный момент документация имеет очень важные функции:
социальную, правовую, функции исторического источника, учета,
управленческую, коммуникативную, информационную. Кроме того,
документы являются средством управленческой деятельности.
Эффективность деятельности предприятий, по большей части, зависит
от его персонала. Наличие ответственных, исполнительных и
квалифицированных сотрудников определяет успех фирмы вне зависимости от
вида ее деятельности.
Данный факт свидетельствует о необходимости знания основ кадрового
документационного обеспечения любым директором предприятия. Кадровый
документооборот, являясь зафиксированной на материальном носителе
информацией (которая имеет юридическую силу), зачастую служит базовым
доказательством факта деятельности предприятия.
Традиционной задачей, решаемой кадровой службой, представляется
документирование трудовых правоотношений. В процессе возникновения и
установления трудовых правоотношений возникает значительный
объем
разнообразных документов. Наибольшая часть документов кадровой службы
связана с процедурами движения кадров. Документирование движения кадров
является неотъемлемой обязанностью любой организации (предприятия,
учреждения) независимо от масштабов ее деятельности и организационно-
правовой формы.
Сложность документирования кадровой деятельности организации
объясняется тем, что никогда не разрабатывался комплексный единый
6
нормативный или нормативно-методический документ общего действия, в
котором были бы установлены требования к составу и оформлению
документации по личному составу. Система кадровой документации
складывалась годами и является «продуктом» труда целого ряда ведомств. При
таком положении дел неизбежно появляются разноречивые требования, как к
видам документов, так и к их оформлению.
Актуальность исследования обусловлена необходимостью оценки
систематизации кадровой документации ТОО «ОрдаМед» и в соответствии с
ней разработке необходимых рекомендаций по совершенствованию кадрового
делопроизводства данной организации.
Практическое значение выпускной квалификационной работы
заключается в разработке рекомендаций по рационализации работы с
кадровыми документами на предприятии ТОО «ОрдаМед».
Объектом выпускной квалификационной работы является деятельность
менеджера по персоналу ТОО «ОрдаМед».
Предметом выпускной квалификационной работы является система
кадровой документации ТОО «ОрдаМед».
Цель исследования – анализ систематизации кадровой документации
ТОО «ОрдаМед» и организации работы с кадровой документацией на
предприятии ТОО «ОрдаМед», а также разработка рекомендаций по
совершенствованию работы с кадровыми документами в данной организации.
Задачи исследования:
рассмотреть теоретические основы кадрового делопроизводства;
проанализировать особенности работы с кадровой документацией на
предприятии ТОО «ОрдаМед»
разработать рекомендации по совершенствованию работы с кадровыми
документами на предприятии ТОО «ОрдаМед»
7
Источником для написания выпускной квалификационной работы являются
законодательная и нормативно-методическая документация в области
кадрового делопроизводства.
В работе источником явились и материалы текущего делопроизводства:
решения, распоряжения, приказы в отношении организации кадрового
делопроизводства.
Специальная литература по актуальным вопросам делопроизводства в
кадровой службе представлена такими авторами, как Р.Е.Булат, Т.А.Быкова,
Л.Ю.Грудцына, М.Кирсанова, В.А.Кудряев, С.Л.Кузнецов, М.Ю.Рогожин,
Н.Самоукина, Л.Тихомирова и др.
В процессе проектирования использовались различные общенаучные и
специальные методы. На этапе обследования организации и сбора данных
особенно эффективны стали методы наблюдения, опроса. В период сбора
данных особую актуальность приобрели методы моделирования, системного
анализа, метод аналогий, а также статистический, математический,
описательный и комплексный методы. Результативны стали и методы
различных видов письменного и устного опроса: анкетирования,
интервьюирования. В процессе непосредственного проектирования
применялись методы моделирования, использования графиков и таблиц. Для
обоснования рациональных рекомендаций по совершенствованию работы с
кадровыми документами использовались методы диагностики, моделирования
и комплексного анализа.
Поскольку ни один из методов не является универсальным, их подбор
зависел от целей и задач исследования, поэтому при проектировании
использовались одновременно несколько методов, т.е. осуществлялся
комплексный подход.
Структура выпускной квалификационной работы включает введение,
основное содержание (три главы), заключение, список использованных
источников и приложение.
8
В первой главе рассмотрены теоретические основы кадрового
делопроизводства. Во второй главе проведен анализ производственно-
хозяйственной деятельности ТОО «ОрдаМед». Третья глава посвящена
разработке рекомендаций по совершенствованию работы с кадровой
документацией.
9
Глава 1. Теоретико-методологические организации кадрового
документооборота
1.1. Понятие и значение документооборота
Корректное ведение кадровой документации делает возможным, с одной
стороны, грамотное построение взаимоотношения с работниками предприятия
(в том числе и юридически), и, с другой – избежание риска в процессе
разрешения каких-либо трудовых споров с сотрудниками. Кроме того,
кадровые документы зачастую становятся предметом интереса со стороны
органов контроля (к слову сказать, к подобными органам относится не только
трудовая инспекция, но также Пенсионный фонд, МВД и т.д.). Определенные
кадровые документы могут быть пригодны в ходе налоговой проверки.
Зачастую в роли этих документов выступают первичные учетные документы,
посредством которых подтверждается выполнение различных хозяйственных
операций.
Документ есть закодированное определенным образом и
зафиксированное на специальном носителе информационное сообщение
(свидетельство), удостоверяющее, что факт хозяйственной жизни или
существует, или совершен, или должен быть совершен.
Документооборот — движение документов в организации с момента их
создания или получения до завершения исполнения: отправки и (или)
направления в дело.
1
Кадровое делопроизводство – это вид деятельности, документирующая
трудовые отношения. Кадровая документация фиксирует информацию о
наличии и движении сотрудников, в результате все кадровые процедуры
приобретают документальное оформление (например, прием, перевод,
поощрение, применение дисциплинарного взыскания, командировка, отпуск,
1
www.wikipedia.ru
10
увольнение и др.).
2
В современном законодательстве, научно-методической и общей
литературе отсутствует определения понятия «делопроизводство по кадрам».
Поэтому используется определение термина «делопроизводство», которое
дано в государственном стандарте: «Делопроизводство – отрасль
деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с
официальными документами» (ГОСТ Р 51141-98. «Делопроизводство и
архивное дело. Термины и определения»)
3
.
Исходя из этого определения, делопроизводство по кадрам можно
представить в виде схемы, показанной на рисунке 1.
Рисунок 1. Организация кадрового делопроизводства
2
Семенихин В.В. «Кадровый документооборот». М., Изд.: Эксмо. 2010. С. 7.
3
ГОСТ Р 51141 - 98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. – М.: Изд - во стандартов, 1998.
– 8 с.
11
Такая схема делопроизводства по кадрам складывалась постепенно в
течение ХХ в. До середины 1990-х гг. делопроизводство по кадрам
ассоциировалось с документированием кадровых задач и организацией работы
с кадровыми документами, но потом стало очевидно, что необходимо
обеспечивать сам процесс делопроизводства по кадрам. Поэтому в левой
стороне схемы даны обеспечивающие части делопроизводства по кадрам
(составляющие II и IV). Без этих мер организационно-правового, технического
характера делопроизводство по кадрам качественно функционировать не в
состоянии, как и управление кадрами в целом.
В правой стороне схемы показаны две основные стадии процесса
делопроизводства по кадрам (составляющие III и V). Они тесно взаимосвязаны,
хотя каждая из них имеет свою специфику.
Документирование управления кадрами представляет собой процесс
создания документов по всему комплексу кадровых задач. Организация работы
с кадровыми документами – процесс обработки этих документов
4
.
Характерно, что в отличие от «общего делопроизводства», где созданием
документов занимаются исполнители, а их обработкой – работники службы
делопроизводства, в делопроизводстве по кадрам исполнители (инспекторы
службы кадров) и составляют кадровые документы, и обрабатывают их. Среди
широкого спектра взаимосвязанных управленческих функций и задач,
выполняемых любой организацией в процессе своей деятельности, особую
роль играет функция по управлению кадрами (в современной интерпретации –
управление персоналом). В практической деятельности реализация этой
функции осуществляется посредством решения кадровых управленческих
задач.
4
Быкова Т.А. Делопроизводство: Учебник для вузов / Т.А.Быкова, Л.М.Вялова, Г.Ю.Максимович, Л.В.Санкина; под
общ. ред. Т.В.Кузнецовой. М., 2011. - 462 с.
12
Кадровое делопроизводство является локальной системой
документооборота организации любой организационно - правовой формы и
масштабов деятельности. Внутренние трудовые и связанные с ними иные
отношения у конкретного работодателя регламентируются комплексом
документов, который называется кадровой документацией.
Согласно п. 2.1.1 ГОСТ Р 51141 – 98 делопроизводство – это отрасль
деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с
официальными документами
5
.
Кадровое делопроизводство – более узкое понятие, чем
делопроизводство и подразумевает организацию работы с документами,
которые касаются вопросов, связанных с управлением персоналом.
Целью делопроизводства является обеспечение документирования и
организации работы с официальными документами. Документирование
означает запись информации на бумаге или другом носителе. Оно
осуществляется по правилам, установленным правовыми нормативными
актами, и имеет юридическую силу.
Юридическая сила – свойство документа, предоставленное ему
действующим законодательством, компетенцией издавшего органа,
установленным порядком оформления.
В результате документирования деятельности организации создается
документ – зафиксированная на материальном носителе информация с
реквизитами, по которым можно ее идентифицировать.
Все официальные документы имеют общие и специальные функции.
Общие функции кадровых документов
6
:
5
ГОСТ Р 51141 - 98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. – М.: Изд - во стандартов,
1998. – 8 с.
6
Делопроизводство: Образцы, документы. Организация и технология работы. Более 120 документов. - М.:
Проспект, 2010. - 448 с.
13
информационная (документ создают для сохранения информации);
социальная (документ является социально значимым объектом, так как связан
с определенной социальной потребностью);
коммуникативная (документ выступает средством связи между организациями
и другими общественными структурами).
Специальные функции официальных документов:
управленческая (документ является инструментом управления, поскольку
специально создан для этой цели; примером могут служить плановые,
отчетные, организационно-распорядительные и другие документы);
правовая (документ является средством закрепления и изменения правовых
норм и правоотношений в обществе; примером являются законодательные и
правовые нормативные акты, документы, приобретающие на время правовую
функцию);
историческая (документ - это источник исторических сведений о развитии
общества после выполнения своих оперативных функций, чему помогает его
поступление на хранение в архив).
1.2. Информационная характеристика и классификация кадровой
документации
Сотрудники отдела кадров имеют дело с большим массивом служебной
документации. Приказы, акты, справки, заявления, договоры – все эти
документы проходят через кадровую службу компании. Человеку
непосвященному может показаться, что их поток хаотичен, неуправляем.
Однако кадровые специалисты знают, что это не так. Внутри компании
существует четкий порядок, по которому каждый документ имеет свое строго
определенное место и номер в системе организационного документооборота.