44
работнику, у которого трудовая книжка отсутствует либо непригодна к
дальнейшему использованию по назначению – например, изношена.
С помощью документов кадрового отдела осуществляется обеспечение
управления в ТОО «ОрдаМед».
Рациональность является элементом осуществления работ с
документами в ТОО «ОрдаМед» и определяется скоростью исполнения и
перемещения документов и уровнем обеспечения руководителей предприятия
документационной информацией.
Нужно сказать, что в основном правильная организация работы с
документами зависит от четкого разделения функций и исходящих из них
обязанностей работников предприятия. Когда работник точно осведомлен о
своих обязанностях, то это способствует повышению его ответственности и
в это же время делает невозможным повторение операций при работе с
документами.
Таблица 1
Документооборот ТОО «ОрдаМед» за 2008-2010 гг
Год
Количество
входящих
документов
Количество
исходящих
документов
Количество
внутренних
документов
Итого
2012
3128
1476
4580
9184
2013
3919
1340
5680
10939
2015
4875
1690
6100
12665
Данная таблица указывает на количество общего документооборота.
Стоит представить таблицу документооборота отдела кадров за
указанный ранее период времени.
Таблица 2
45
Документооборот в отделе кадров
Год
Документооборот в отделе
кадров
2012
250
2013
275
2014
290
2015
303
Если внимательно приглядеться к данной таблице, можно увидеть
тенденцию к повышению количества оборота документов за последние
несколько лет. И это не удивительно – постоянный рост предприятия, открытие
все новых офисов в разных регионах по Республике Казахстан, России и
других странах СНГ.
Всех сотрудников можно дифференцировать на три основные категории:
руководители, специалисты, исполнители.
Руководители – лица, выполняющие главную функцию и
осуществляющие общее руководство компанией, его службами и
подразделениями.
Специалисты – лица, выполняющие основную функцию и занятые
анализом информации и подготовкой решений по экономике, финансам,
научно-техническим и инженерным проблемам и т.д.
Исполнители – лица, выполняющие вспомогательную функцию (ВФ),
например, работу по подготовке и оформлению документации, хозяйственную
деятельность.
Рассмотрим состав и структуру персонала предприятия.
Таблица 3
Категория работников в 2010 -2012 гг., чел.
Категории
работников
Годы
2012 г. В % к
2010
2011
2012
2010
2011
Общее количество
100
102
105
105
103
Управляющий
1
1
1
100
100
Директор
1
1
2
200
200
46
Менеджер
20
21
24
120
114
Квалифицированны
е работники
60
60
60
100
100
Стажеры
18
19
18
100
95
Таблица 4
Возрастная структура персонала
Возраст
Годы
2010
2011
2012
Общее количество
100
102
105
Работающие пенсионеры
-
-
-
От 45 лет до пенсионного возраста
-
-
-
От 35 до 45 лет
20
21
24
От 25 до 35 лет
24
24
21
До 25 лет
56
57
60
2.3. Система электронного документооборота
Система документооборота – система движения документов,
подтверждающей осуществление всех операций сотрудников компании
(хозяйственных операций), с должностным инструктажем каждому участнику
бизнес-процесса.
Управлять системой документооборота нельзя без гарантии того, что
электронные документы сохраняются. Сохранность электронных документов
можно разделить на физическое сохранение фалов, позволяющее считать
информацию по прошествии любого времени и обеспечение воспроизведения
электронной документации.
Основные принципы электронного документооборота.
Однократная регистрация документа, позволяющая однозначно
идентифицировать документ.
Возможность параллельного выполнения операций, позволяющая
47
сократить время движения документов и повышения оперативности их
исполнения
Непрерывность движения документа, позволяющая идентифицировать
ответственного за исполнение документа (задачи) в каждый момент времени
жизни документа (процесса).
Единая (или согласованная распределённая) база документной
информации, позволяющая исключить возможность дублирования
документов.
В ТОО «ОрдаМед» кадровая документация оформляется с
использованием программы 1C: Управление персоналом.
Ведение личных дел разделяется на оформление и хранение
соответствующей информации в компьютерной базе данных и хранение
личных дел работников в бумажном виде. Причем, как правило, бумажные
документы хранятся только для должного обеспечения правовых
взаимоотношений работника и работодателя. Непосредственная же работа
ведется с электронной версией личного дела, хранящейся в базе данных.
Хранение и ведение документов в электронных базах данных очень
удобно. В настоящее время появились и такие средства, которые позволяют
сохранять в электронном виде копии рукописных первичных документов,
хранение которых предусмотрено законом: личные заявления, анкеты,
автобиографии, служебные записки и пр.
Безусловным преимуществом электронного хранения документов
является быстрый поиск информации в базе.
Так, поиск по базе данных (БД) с последующим выводом на печать или
отправкой работнику по электронной почте копии приказа о приеме на работу
выполняется значительно быстрее, чем поиск в бумажном архиве, снятие и
отправка бумажной копии.
Таким образом, электронный кадровый документооборот призван:
оптимизировать работу отдела кадров;
обеспечить доступность и быстроту поиска документов;
48
уменьшить затраты на содержание персонала;
усилить контроль правильности оформления и хранения документов;
обеспечить конфиденциальность данных, содержащихся в документах
(персональных данных работников);
сделать работу отдела современной, профессиональной и продуктивной.
Выводы по главе 2
1. ТОО «ОрдаМед» – это коммерческое предприятие, созданное в целях
извлечения максимальной прибыли от своей деятельности. Основным
направлением деятельности ТОО «ОрдаМед» является оказание услуг по
поставке медицинского оборудования.
2. В основном сотрудники предприятия – это квалифицированные работники в
возрасте до 35 лет, со средним или средним профессиональным образованием
3. В соответствии с действующим законодательством и соответствующей
компетенцией ТОО «ОрдаМед» составляет и издает различные виды
документов, которые подразделяются на три группы:
организационно - распорядительные;
справочно – информационные;
кадровые.
4. К основным документам по личному составу относятся:
трудовые книжки;
анкеты;
трудовые контракты (договоры);
личные карточки (личные дела);
приказы по личному составу;
заявления;
27
Журавлева И.В. Кадровику – все о приказах, кадровых и некадровых / И.В.Журавлева, М.В.Журавлева. – М.:
ИНФРА-М, 2010. – с.28
49
5. В ТОО «ОрдаМед» кадровая документация оформляется с использованием
программы 1C: Управление персоналом. Ведение личных дел разделяется на
оформление и хранение соответствующей информации в компьютерной базе
данных и хранение личных дел работников в бумажном виде. Причем, как
правило, бумажные документы хранятся только для должного обеспечения
правовых взаимоотношений работника и работодателя. Непосредственная же
работа ведется с электронной версией личного дела, хранящейся в базе данных.
6. В данной организации все трудовые отношения оформляются документально,
их состав соответствует единому перечню документов по личному составу,
установленному государственными органами.
7. Некоторые регламентирующие документы отсутствуют, например, Инструкция
по делопроизводству, Табель унифицированных форм документов.
50
Глава 3. Рекомендации по совершенствованию кадрового
документооборота и их оценка на примере организации ТОО
«ОрдаМед»
3.1. Недостатки организации кадрового документооборота
организации ТОО «ОрдаМед».
Ранее мы провели анализ документооборота (в частности – кадрового
документооборота) ТОО «ОрдаМед». Этот факт позволяет нам сделать
определенные выводы относительно структуры документооборота и его
недостатков.
Непосредственное ведение всей кадровой документации входит в
компетенцию менеджера по персоналу, выполняющему также технические
функции по обеспечению и обслуживанию работы директора.
В обязанности менеджера по персоналу входит следующее:
выполнять работу по обеспечению учреждения кадрами рабочих и
служащих требуемых специальностей и квалификации;
изучать личный состав учреждения;
изучать и анализировать установленную документацию по учету кадров,
связанную с приемом, переводом, трудовой деятельностью и увольнением
работников;
участвовать в организации работы квалифицированных, аттестационных
комиссий, в оформлении материалов в соответствии с их решениями;
анализировать движение кадров, разрабатывать мероприятия по
устранению их текучести;
организовать профессиональное обучение рабочих и повышение
квалификации руководителей и специалистов;
принимать меры по соблюдению трудовой дисциплины и правил трудового
распорядка в учреждении, порядка установления льгот и назначения
51
пенсий, оформления документов, необходимых для представления в
органы социального обеспечения;
своевременно представлять отчетную и другую документацию
руководителю, а также вышестоящей организации;
изучать положения, инструкции, методические, нормативные документы и
другие руководящие материалы, касающиеся работы с кадрами;
должен знать порядок ведения отчетности по кадрам, трудовое
законодательство, правила и нормы охраны труда;
должен информировать о вакансиях
28
.
Менеджер по персоналу осуществляет своевременную подачу
списков вновь прибывших и уволенных работников. Так же менеджер по
персоналу является ответственным за ведение воинского учета и
бронирования граждан, пребывающих в запасе.
Таким образом, менеджер по персоналу выполняет не только
непосредственную работу с кадрами, но и документально оформляет все
трудовые отношения. Следует отметить, что работа по ведению документов по
личному составу связана не только с умением правильно их оформить, но и с
глубоким знанием законов и нормативных актов о труде, т.е. требует более
высокой квалификации, чем секретарь или делопроизводитель.
На предприятии ТОО «ОрдаМед» отсутствует инструкция по кадровому
делопроизводству, а кадровое делопроизводство регламентируется лишь
документами федерального уровня и общей Инструкцией по
делопроизводству. Поэтому целесообразно будет разработать Инструкцию по
кадровому делопроизводству.
28
Киселев Е.В. Прием на работу / Е.В.Киселев // Кадровое дело. - 2010. - №1. - С.4 - 6.
52
3.2. Рекомендации по совершенствованию кадрового
документооборота в организации ТОО «ОрдаМед»
В процессе выполнения своих трудовых обязанностей менеджеру по
персоналу ТОО «ОрдаМед» приходится оформлять значительное количество
однотипных документов. Несмотря на то, что законодательством определен
порядок заполнения основных кадровых документов, целесообразно в
организации разработать Инструкцию по кадровому делопроизводству в целях
совершенствования кадрового документооборота и повышения эффективности
работы с кадровыми документами путем унификации состава и форм
документов, технологий работы с ними.
Инструкция по кадровому делопроизводству – нормативный акт,
определяющий единую систему работ с кадровой документацией и
организации. Инструкция излагает порядок, правила и приемы (технологию)
разработки конкретных документов, их учет прохождение и контроль
исполнения.
В практике организации работы с персоналом, ведения кадрового учета
и делопроизводства по кадровым вопросам Инструкция по кадровому
делопроизводству выполняет важные задачи:
определяется последовательность оформления и порядок прохождения
кадровых документов внутри организации;
в приложении к Инструкции утверждаются шаблоны документов,
необходимых для ведения кадрового делопроизводства;
четко определяется перечень документов, необходимых для выполнения того
или иного кадрового бизнес-процесса, что позволяет снизить временные, а
следовательно и материальные затраты на обработку кадровых документов.
Документы по личному составу являются наиболее важными
документами и требуют особой тщательности и аккуратности при оформлении,
ведении и обеспечении сохранности на протяжении длительного срока, даже
после увольнения работника. Сведения личного характера, содержащиеся в
53
этих документах, относятся к категории конфиденциальной информации, не
подлежащей разглашению. Поэтому на предприятии, в учреждении должен
быть установлен единый порядок оформления приема, увольнения и перевода
сотрудников. Причем, все трудовые отношения должны фиксироваться в
соответствующих документах.
Все это свидетельствует о необходимости наличия в организации
отдельной Инструкции, регламентирующей кадровое делопроизводство.
На предприятии ТОО «ОрдаМед» такая инструкция отсутствует, а
кадровое делопроизводство регламентируется лишь документами
федерального уровня и общей Инструкцией по делопроизводству. Поэтому
целесообразно будет разработать Инструкцию по кадровому делопроизводству.
Прежде всего, инструкция – это правовой акт, содержащий правила,
регулирующие организационные, научно-технические, технологические,
финансовые и иные специальные стороны деятельности учреждений,
организаций, предприятий, их подразделений, служб, должностных лиц.
Текст инструкции состоит из разделов, имеющих заголовки и
разбиваемых на пункты и подпункты, нумеруемые арабскими цифрами. Текст
инструкции должен начинаться с раздела «Общие положения», в котором
излагаются цели и причины издания документа, область распространения,
основания для разработки и другие сведения общего характера. В тексте
инструкции используются слова «должен», «следует», «необходимо», «не
допускается», «запрещается» и т.д.
Инструкции оформляются на общем бланке организации. В заголовке к
инструкции обозначается объект или круг вопросов, на которые
распространяются ее требования: «Инструкция по кадровому
делопроизводству».
Инструкция подписывается руководителем структурного
подразделения, разработавшим ее, и подлежит утверждению. Инструкции