54
визируются руководителями всех заинтересованных подразделений,
юридической службой, заместителем руководителя, курирующим то
направление деятельности, которого касается содержание инструкции.
Утверждаются инструкции руководителем организации
29
.
Инструкция по делопроизводству должна базироваться на действующем
законодательстве в сфере документации и информации. Важно отметить, что
при разработке Инструкции учитываются особенности кадрового
делопроизводства, специфика организации, которая определяется сферой
деятельности, организационной структурой и численностью сотрудников.
Инструкция по кадровому делопроизводству на предприятии ТОО
«ОрдаМед» должна разрабатываться в целях упорядочения
документационного обеспечения управления персоналом организации и
повышения его эффективности путем унификации состава и форм
управленческих документов, технологий работы с ними и обеспечения
контроля исполнения документов.
Инструкция по кадровому делопроизводству устанавливает общие
требования к функционированию системы документационного обеспечения
управления персоналом, документированию кадровой деятельности и
организации работы с документами в отделе кадров.
Назначением Инструкции по кадровому делопроизводству является
установление общих правил и единого порядка документирования и
организации работы с документами по личному составу. Цель инструкции –
совершенствование работы с кадровыми документами, повышение качества
подготовки документов по личному составу, обеспечение сохранности данных
документов.
29
Постановление Правительства Российской Федерации «Об утверждении Правил делопроизводства в
федеральных органах исполнительной власти» от 15 июня 2009г. № 477 // Собрание законодательства Российской
Федерации. - 2009. - № 5. - Ст. 3060.
55
Структура текста инструкции включает общие положения, тематические
разделы и приложения.
В разделе «Общие положения» устанавливается сфера распространения
Инструкции: «Инструкция распространяется на документы по личному
составу», ответственность за ее несоблюдение, подразделение, которое
отвечает за единый порядок документирования и организацию работы с
документами, в учреждении в целом, и в ее структурных подразделениях, их
административную и методическую подчиненность, нормативно-
методическую базу.
Состав тематических разделов может изменяться и дополняться в
зависимости от условий работы и принятой технологии. В инструкции могут
быть разделы по работе с обращениями граждан, с документами с
ограниченной сферой распространения (ДСП), по техническому обеспечению
подготовки документов (печатание звукозапись, стенография, факсимильная
связь и т.д.).
Приложения к инструкции должны содержать максимум справочно-
иллюстративного материала, систематизированного в порядке расположения
разделов, в каждом из которых делаются соответствующие ссылки.
Инструкция по кадровому делопроизводству должна отражать весь процесс
работы с документами по личному составу, все, технологические операции в
их логической последовательности
30
.
Структура текста разработанной Инструкции по кадровому
делопроизводству включает в себя следующие разделы:
1. Общие положение.
2. Основные требования к оформлению документов.
30
Соколов В.С. Документационное обеспечение управления. - М.: Форум, 2010. - с.76
56
3. Правила подготовки и оформления кадровых документов.
4. Документы по установлению трудовых отношений.
5. Документы по учету кадров.
6. Организация документооборота.
7. Составление номенклатуры дел и формирование дел.
8. Порядок подготовки и передачи дел на хранение в архив предприятия.
9. Внесение изменений и дополнений в Инструкцию.
Проект Инструкции по кадровому делопроизводству для ТОО «ОрдаМед»
представлен в Приложении.
Инструкция по кадровому делопроизводству разработана в соответствии
с положениями Правил делопроизводства в федеральных органах
исполнительной власти, Государственной системы документационного обес-
печения управления. Основные положения. Общие требования к документам и
службам документационного обеспечения (ГСДОУ); Требований к
оформлению документов (ГОСТ Р6.30-2003); Альбома унифицированных
форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты; устава
МУП МПГЭС, положения о кадровой службе МПГЭС, положения об архиве,
положения об экспертно - проверочной комиссии; Перечнем типовых
документов, образующихся в результате деятельности Госкомитетов,
Министерств ведомств и других организаций с указанием срока хранения.
Введение в действие Инструкции по кадровому делопроизводству
усовершенствует работу менеджера по персоналу ТОО «ОрдаМед», сделает ее
более четкой, правильной и нормативно ее зафиксирует.
Табель унифицированных форм документов организации – это перечень
разрешенных к применению форм документов, необходимых и достаточных
для реализации функций и задач ее деятельности, с характеристикой их
57
юридического статуса, основных этапов подготовки и прохождения,
представления и установленной обязательной формы. Практически, Табель
является реальным способом упорядочить процесс документирования или
составления документов, создать наглядную схему фиксации в документах
всех видов деятельности. И самое главное, Табель устанавливает жесткие
правила этой фиксации относительно места, времени, лиц, принимающих
решение, и документальной формы.
Поскольку речь идет о Табеле унифицированных форм, необходимо дать
их определение. Унифицированная форма документа – это совокупность
реквизитов, установленных в соответствии с решаемыми в данной сфере
деятельности задачами и расположенных в определенном порядке на носителе
информации.
Тем самым разработка Табеля позволяет решить задачу оптимизации
состава применяемых форм документов и их закрепления в едином
нормативном документе. Практика показывает, что при унификации форм их
количество значительно сокращается, что упрощает и убыстряет процесс
оформления кадровых документов.
Табель позволяет также унифицировать и нормативно закрепить
процедуры подготовки (или ее отдельные, наиболее важные этапы) кадровых
документов в организации.
При подготовке Табеля упорядочивается в целом документационное
обеспечение кадровой службы; создается реальная возможность
классификации и кодирования форм кадровых документов на основе
Общероссийского классификатора управленческой документации (ОКУД) или
локального классификатора, повышения эффективности использования
компьютерных информационных технологий и оптимизации
документооборота.
58
Унификация формы заключается в установлении обязательных
реквизитов данного документа и их расположения на стандартном листе
бумаги, а также в выработке стандартного текста документа,
соответствующего его функциональному назначению
31
.
Таким образом, Табель предназначен преимущественно для
упорядочения документирования кадровой службы на строго правовой и
функциональной основе.
Для выявления названных задач и функций используются: ТК РФ,
Общероссийский классификатор управленческой документации (ОКУД),
Общероссийский классификатор профессий рабочих, должностей служащих и
тарифных разрядов (ОКПДТР), Перечень типовых управленческих
документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков
хранения (разделы «Трудовые отношения» и «Кадровое обеспечение»).
Выбор задач и функций кадровой службы при подготовке Табеля
остается за конкретной организацией в соответствии с ее положением
(уставом).
В соответствии с выделенными задачами и функциями в Табель
кадровой службы включаются формы документов, утвержденные
законодательными и нормативными актами правительства, межотраслевыми
органами управления, надведомственного надзора и контроля, а также
применяемые в организации формы, включенные в ОКУД, и формы
документов, не включенные в ОКУД, но прошедшие унификацию в кадровой
службе, утвержденные распоряжением руководителя организации. Формы
документов, не вошедших в ОКУД, вносятся в классификатор
унифицированных форм документов организации (локальный классификатор).
31
Рогожин М.А. Справочник по делопроизводству. – М.: Деловая библиотека, 2011. – с.177
59
На рисунке 4 представлена примерная форма Табеля унифицированных
форм документов отдела кадров.
Табель унифицированных форм документов отдела кадров
Рис. 4. Примерная форма Табеля унифицированных форм документов
отдела кадров
Проект Табеля унифицированных форм документов, подготовленный
кадровой службой, согласовывается со службой ДОУ и архивом организации
и подлежит утверждению руководителем организации. Табель отдела может
утверждаться в составе единого Табеля организации или, в отдельных случаях,
самостоятельно. В любом случае Табель отдела должен содержать гриф
утверждения по форме, соответствующей требованиям ГОСТ Р 6.30-2003
32
.
Каждое структурное подразделение организации должно иметь
экземпляр Табеля. В связи с необходимостью периодического обновления
(включения новых, исключения, изменения форм документов) наиболее
удобной является электронная форма ведения Табеля. В этом случае
измененные версии Табеля могут быть доступны работникам организации
практически сразу после внесения изменений.
32
ГОСТ Р 6.30 – 2003. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно –
распорядительной документации. Требования к оформлению документов. – М.: Изд – во стандартов, 2004. – 20
с.
60
Заполненный и утвержденный Табель показывает не только ясную
картину документирования деятельности кадровой службы, но и процесс
движения документов (документооборота) по инстанциям внутри организации
с момента их возникновения до придания юридической силы и в необходимых
случаях до размещения в деле.
Отработанная на нормативной основе система документации трудовой
деятельности работников является гарантией юридической силы всех
документов и единственной реальной базой построения действительно
эффективной автоматизированной системы управления кадрами.
61
ЗАКЛЮЧЕНИЕ
Проведенное исследование позволило на основе анализа систематизации
кадровой документации ТОО «ОрдаМед» и организации работы с
документами по личному составу разработать рекомендации по
совершенствованию работы с кадровыми документами в данной организации.
На предприятии установлен единый порядок оформления приема,
увольнения, перевода и учета сотрудников. Документы по кадровому составу
являются социально значимыми документами и требуют особой тщательности
и аккуратности при оформлении, учете и хранении в течение длительного
срока.
Поскольку отдел кадров выполняет разнообразные задачи по
управлению кадрами, оформляет различные кадровые документы, важную
роль в их работе играет соблюдение требований законодательных и
нормативно – методических документов, регламентирующих
документирование трудовой деятельности работников, учет личного состава.
Законодательная и нормативно-методическая документация, на основе
которой осуществляет свою деятельность менеджер по персоналу ТОО
«ОрдаМед» условно подразделяется на несколько групп:
законодательство федерального уровня;
нормативно-методические документы в области делопроизводства и
кадрового делопроизводства;
делопроизводственной документацией предприятия.
Таким образом, правовое обеспечение и нормативно - методическая база
кадровой документации крайне разнообразна и включает широкий спектр
нормативных актов различного характера в сфере трудового законодательства,
статистики, стандартизации, управления, документирования и архивоведения.
Такое положение создает определенные трудности в практической работе по
62
рационализации документации по кадрам, так как отсутствуют общие
принципиальные установки и единая методическая база в подходе к
совершенствованию различных групп этой документации. Работники
кадровой службы должны быть знакомы с этой нормативной базой,
ориентироваться в ней, использовать как основу для своей ежедневной работы.
Менеджером по персоналу ТОО «ОрдаМед» ведутся различные формы
документов, содержащие сведения о работниках организации и деятельности
самой кадровой службы: персональные и учетные документы, плановые,
отчетно-статистические, организационно-распорядительные.
Трудовые книжки ведутся в соответствии с правилами, изложенными в
Инструкции о порядке ведения трудовых книжек.
Положение о кадровой службе и должностные инструкции ее работни-
кам являются основными нормативными документами, разрабатываемыми
самой кадровой службой для установления направлений деятельности, круга
обязанностей.
На предприятии ТОО «ОрдаМед» не разработан нормативно-
методический документ, которым устанавливается технология работы с
документами по личному составу. Несмотря на то, что нормативная база обще-
государственного действия, регламентирующая составление и оформление
документов, достаточно обширна, в организации присутствует специфика
документирования трудовых правоотношений, и свои традиции организации
кадрового делопроизводства. Кроме того, существенные отличия имеются в
технологии создания документов, их составе, особенностях учета кадров.
Организационные и технологические аспекты защиты персональных
данных в кадровой службе могут найти отражение в предлагаемой к
внедрению инструкции по кадровому делопроизводству, регламентирующей
технологию работы с документами, определяющей правила, приемы, процессы
создания документов, оформления и хранения документов по личному составу.
63
Инструкция по кадровому делопроизводству разработана в
соответствии с действующими законодательными и нормативно-
методическими актами и отражает особенности ТОО «ОрдаМед» В
инструкции закреплена технологическая цепочка составления и оформления
приказов и иных кадровых документов, регламентирован порядок
формирования, ведения и хранения личных дел работников, ведения и
хранения трудовых книжек работников, определены условия включения
документов в личные дела, правила ведения описи документов личного дела,
изъятия документов из личного дела, проверки сохранности личных дел и
документов личного дела.
Введение в действие Инструкции по кадровому делопроизводству на
предприятии ТОО «ОрдаМед» усовершенствует работу менеджера по
персоналу, сделает ее более четкой, правильной и нормативно ее зафиксирует.
Разработка Табеля унифицированных форм кадровых документов
позволит решить задачу оптимизации состава применяемых форм документов
и их закрепления в едином нормативном документе. При унификации форм их
количество значительно сократится, что упростит и ускорит процесс
оформления кадровых документов.
Табель позволит также унифицировать и нормативно закрепить
процедуры подготовки (или ее отдельные, наиболее важные этапы) кадровых
документов. При подготовке Табеля упорядочится в целом документационное
обеспечение кадровой службы; создастся реальная возможность
классификации и кодирования форм кадровых документов на основе
Общероссийского классификатора управленческой документации (ОКУД) или
локального классификатора, повысится эффективность использования
компьютерных информационных технологий и оптимизации
документооборота.