24
Отпуска являются одним из видов времени отдыха (ст.107 ТК РФ). К ним
относятся ежегодные оплачиваемые отпуска, дополнительные оплачиваемые
отпуска, отпуска без сохранения заработной платы (ст. 114 – 128 ТК РФ).
Кроме того, работникам совмещающим работу с обучением в
образовательных учреждениях высшего, среднего, начального
профессионального образования, в вечерних общеобразовательных
учреждениях предоставляются дополнительные отпуска (ст.173 – 177 ТК РФ).
Очередность предоставления работникам ежегодных оплачиваемых
отпусков устанавливается графиком отпусков, который является обязательным
кадровым документом (ст. 123 ТК РФ), оформляется на унифицированной
форме № Т-7, утверждается работодателем с учетом мотивированного мнения
представительного органа работников не позднее, чем за две недели до
наступления календарного года.
Документирование предоставления ежегодных оплачиваемых основных
и дополнительных отпусков включает составление следующих документов
12
:
составление графика отпусков (подготовка проекта, согласование,
утверждение, ознакомление работников с росписью в листе ознакомлений);
оформление приказа (распоряжения) о предоставлении отпуска работнику с
извещением работника о времени начала отпуска под роспись не позднее, чем
за две недели до его начала.
Далее производятся соответствующие записи в:
личную карточку по форме № Т-2 (в установленных случаях форма № Т-2ГС
(МС) или № Т-4) (кроме временного перевода);
в табель учета рабочего времени (форма № Т-12 или Т-13);
лицевой счет работника (форма № Т-54, Т-54а);
12
Соколов В.С. Документационное обеспечение управления. - М.: Форум, 2010. - с.122
25
вносятся соответствующие записи в учетные формы: книги (журналы)
регистрации приказов по личному составу.
Перенесение отпуска или его продление (например, из-за болезни) по
заявлению работника оформляется приказом.
Отзыв работника из отпуска по инициативе работодателя возможен с
согласия работника и оформляется приказом.
Документирование предоставления других видов отпусков включает
составление следующих документов:
оформление приказа (распоряжения) о предоставлении отпуска
работнику на основании личного заявления работника с ознакомлением
работника под роспись (форма № Т-6, Т-6а).
Далее производятся соответствующие записи в:
личную карточку по форме № Т-2 (в установленных случаях форма № Т-2ГС
(МС) или № Т-4) (кроме временного перевода);
в табель учета рабочего времени (форма № Т-12 или Т-13);
лицевой счет работника (форма № Т-54, Т-54а);
вносятся соответствующие записи в учетные формы: книги (журналы)
регистрации приказов по личному составу.
В случае прекращения трудовых отношений между работником и
работодателем работник подлежит увольнению.
Увольнение возможно только по основаниям, предусмотренным
трудовым законодательством. Днем увольнения является последний день
работы (ст. 84.1 ТК РФ).
При увольнении работодатель по закону обязан выплатить работнику
заработную плату за отработанное время фактически, компенсацию за все
неиспользованные отпуска, выходное пособие (в определенных
законодательством случаях).
26
Общий порядок оформления увольнения закреплен в ст. 84.1 ТК РФ.
Увольнение оформляется приказом (распоряжением) работодателя, с
которым работник должен быть ознакомлен под роспись.
Документирование процедуры увольнения работника в общем случае
включает составление следующих документов:
оформление документов, послуживших основанием для издания приказа (это
может быть личное заявление, докладная и объяснительная записки (акт),
решение суда, свидетельство о смерти и т.д.).
оформление приказа (распоряжения) о прекращении (расторжении) трудового
договора (форма № Т-6 – при увольнении одного работника, Т-6а – при
увольнении нескольких работников);
ознакомление работника с приказом под роспись, выдача заверенной копии
приказа по просьбе работника.
Далее производятся соответствующие записи в:
личную карточку по форме № Т-2 (в установленных случаях форма № Т-2ГС
(МС) или № Т-4) (кроме временного перевода);
в табель учета рабочего времени (форма № Т-12 или Т-13);
лицевой счет работника (форма № Т-54, Т-54а);
вносятся соответствующие записи в учетные формы: книги (журналы)
регистрации приказов по личному составу, регистрации личных дел, в журнале
учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним;
в последний день работы вносятся соответствующие записи в трудовую
книжку, производится ее выдача уволенному работнику, бухгалтерией
производится расчет и выдача заработной платы и других денежных средств;
если работник не явился за трудовой книжкой или отказывается ее получать,
оформляется уведомление о необходимости явиться за трудовой книжкой либо
дать согласие на отправление ее по почте и направляется бывшему работнику.
27
Выводы по главе 1
1. Документирование управления кадрами представляет собой процесс создания
кадровых документов по всему комплексу кадровых задач. Организация
работы с кадровыми документами – процесс обработки этих документов.
2. Кадровое делопроизводство – более узкое понятие, чем делопроизводство и
подразумевает организацию работы с документами, которые касаются
вопросов, связанных с управлением персоналом.
3. Целью делопроизводства является обеспечение документирования и
организации работы с официальными документами.
4. Процедуры, выполняемые кадровой службой при оформлении движения
кадров, документируется посредством создания следующих основных
документов: приказов по личному составу, личных заявлений работников
предприятия, контрактов, представлений о переводе, графиков отпусков,
докладных записок, актов.
28
Глава 2. Анализ и оценка кадрового документооборота
на примере организации
2.1. Анализ деятельности компании ТОО «ОрдаМед»
Предприятие ТОО «ОрдаМед» было создано по распоряжению его главы
в 2006 г. Учредительным документом предприятия является Устав.
Предприятие располагает обособленным имуществом, самостоятельным
балансом, расчетным и иными счетами в учредительных банках, бланками,
печатью с собственным наименованием, товарным знаком и фирменным
наименованием.
Корпорация является одним из крупнейших поставщиков медицинского
оборудования и расходных материалов.
ТОО «ОрдаМед» имеет несколько офисов в Центральной Азии, в
Казахстане и России. Возможен заказ услуг посредством веб-сайта.
Организационная структура ТОО «ОрдаМед» представлена на рисунке
2.
Как показано на рисунке 2, предприятие возглавляет директор, в
непосредственном подчинении которого находятся производственный и
коммерческий отделы, а также бухгалтер и менеджер по персоналу.
2.2. Кадровый документооборот в организации ТОО «ОрдаМед»
Основными принципами работы с документами в ТОО «ОрдаМед»
являются следующие:
- прохождение кадровых документов должно быть быстрым;
Директор
Производственный
отдел
Коммерческий
отдел
Менеджер
по
персоналу
Бухгалтер
29
- каждое перемещение документа должно быть оправданным,
необходимо исключить или ограничить возвратные перемещения документов;
- порядок прохождения и процессы обработки основных видов
документов должны быть единообразными.
Основная задача организации работы с документами – прямо точность в
движении документов, однократность и единообразие их обработки.
Документооборот отдела кадров формируется в результате
организованного «слияния» трех самостоятельных документационных
потоков: внутренние документы, входящие документы и исходящие
документы.
Под документооборотом понимается движение документов в
организации с момента их создания или получения извне до завершения их
исполнения или отправки.
Основными характеристиками потоков, которые учитываются при
организации документооборота, являются: объем потока; структура потока,
определяемая разновидностью документов, авторством и другими
классификационными признаками; режим потока.
К внутренним документам относятся документы, разрабатываемые
должностными лицами, исходя из задач и потребностей организации (его
структурных подразделений), и в соответствии с внутренними правилами
разработки документов.
Учет объема документооборота осуществляется с целью получения
данных для расчета штатной численности персонала кадровой службы, выбора
технических средств при механизации и компьютеризации
делопроизводственных процессов и корректировки загрузки подразделений и
отдельных исполнителей работой с документами.
Общая организация работы с внутренними документами менеджера по
персоналу выглядит следующим образом:
1. Получение указания на разработку документа.
2. Разработка проекта документа.
30
3. Согласование содержания проекта документа с заинтересованными
должностными лицами.
4. Корректировка документа по результатам согласования и его
оформление.
5. Проверка правильности оформления документа, его подписание
(представление на подпись) и утверждение.
6. Тиражирование и регистрация документа.
7. Доведение документа до сведения лиц, которым он предназначен (до
исполнителей).
8. Исполнение и контроль за исполнением документа.
9. Прием исполненного документа, снятие с контроля.
10. Помещение исполненного документа в дело, последующая работа с
ним (включая передачу документа в другое подразделение или службу
предприятия, а также его отправку за пределы предприятия), текущее и
архивное хранение, уничтожение и списание.
Входящие документы – это документы, поступающие в отдел извне с
различных путей.
В процессе движения входящих документов выполняются следующие
операции:
прием входящих документов;
первоначальная (экспедиционная) обработка;
предварительное рассмотрение и распределение по подразделениям и
исполнителям;
регистрация;
рассмотрение документов руководством;
передача документов в подразделения и исполнителям;
исполнение резолюций руководства;
отправка ответных документов (при необходимости).
Вся корреспонденция, поступающая в организацию, проходит
31
предварительную обработку в канцелярии и затем поступает в
соответствующий отдел.
Исходящие документы – документы, разработанные внутри отдела и
отправленные за его пределы. К числу исходящих документов относятся
главным образом ответные письма, излагающие согласие, отказ на
соответствующую просьбу или предложение адресата, и инициативные письма
самой широкой тематики, требующие ответной реакции адресата
13
.
В соответствии с действующим законодательством и соответствующей
компетенцией ТОО «ОрдаМед» составляет и издает различные виды
документов, которые подразделяются на три группы:
организационно - распорядительные;
справочно – информационные;
кадровые.
Документы по личному составу (кадровые), отражающие правовую,
трудовую и служебную деятельность работников, составляют особую группу
документов в делопроизводстве предприятия.
Документы по личному составу создаются менеджером по персоналу в
результате трудовых отношений, возникающих между предприятием и
сотрудниками.
К основным документам по личному составу относятся:
трудовые книжки;
анкеты;
трудовые контракты (договоры);
личные карточки (личные дела);
приказы по личному составу;
заявления;
13
Рогожин М.А. Справочник по делопроизводству. – М.: Деловая библиотека, 2011. – с.69
32
командировочные удостоверения
14
.
Документы по личному составу имеют длительные сроки хранения и
требуют особых условий для своей сохранности – помещения, сейф и шкаф
отдельно от документов, содержащих сведения производственного характера.
Обязательным документом в трудовой деятельности любого человека
является трудовая книжка: кадровые службы выдают трудовые книжки
поступающим на работу впервые, работник предъявляет этот документ при
поступлении на работу, в трудовой книжке отмечаются сведения о работе,
перемещениях, поощрениях, увольнениях. Трудовая книжка является
основным документом о трудовой деятельности и трудовом стаже работника.
Кадровые службы несут ответственность за правильное ведение трудовых
книжек и за их сохранность. Инструкция о порядке ведения трудовых книжек
является основным подзаконным актом, определяющим всю работу с этими
документами. В настоящее время действует инструкция, Утвержденная
Постановлением Правительства Российской Федерации от 16 апреля 2003г.
№225
15
. Часть положений инструкции введена в настоящее время в Трудовой
кодекс РФ, некоторые положения получили уточнение
16
.
Анкета или личный листок по учету кадров содержит биографические
сведения о работнике, его образовании, выполняемой работе с начала трудовой
деятельности, семейном положении и др. Анкета – документ, отражающий
личные сведения о сотруднике, его квалификацию. Анкету заполняет вновь
поступающий сотрудник лично. Он отвечает за достоверность
предоставленных сведений. Сведения, указанные в анкете, должны быть
подтверждены такими официальными документами как:
паспорт;
14
Журавлева И.В. Кадровику – все о приказах, кадровых и некадровых / И.В.Журавлева, М.В.Журавлева. – М.:
ИНФРА-М, 2010. – с.28
15
Постановление Правительства Российской Федерации «Об утверждении Правил делопроизводства в
федеральных органах исполнительной власти» от 15 июня 2009г. № 477 // Собрание законодательства Российской
Федерации. - 2009. - № 5. - Ст. 3060.
16
Кирсанова М. Трудовая книжка. Новые правила ведения и хранения. – М.: Омега-Л, 2014. – 60 с.
33
трудовая книжка;
военный билет;
документ об образовании (диплом, удостоверение, сертификат, свидетельство,
аттестат), документы Высшей аттестационной комиссии (ВАК) о присуждении
ученой степени и о присвоении ученого звания (диплом и аттестат);
документы об имеющихся изобретениях.
На основании анкеты составляются другие учетные документы на
сотрудника.
Порядок приема на работу и увольнения с работы работников на
предприятии ТОО «ОрдаМед» осуществляется менеджером по персоналу на
общих основаниях, предусмотренных соответствующими статьями ТК РФ.
Документирование трудовых отношений при поступлении на работу
регулирует статья 56 ТК РФ, устанавливающая необходимость заключения
трудового договора. Обязательность письменной формы договора в двух
экземплярах, один из которых передается работнику, устанавливает статья 67
ТК РФ. Изучение статьи 57 ТК РФ позволяет определить обязательное
минимальное информационное содержание трудового договора. Выявление
категорий работников, с которыми работодатель имеет право заключать
срочный трудовой договор регламентировано статьей 59 ТК РФ. Право
аннулировать трудовой договор в случае, если работник не приступил к работе
без уважительной причины в течение недели, регламентировано статьей 61 ТК
РФ. На основании этого положения оформляется соответствующий приказ.
Основным документом по учету персонала предприятия является личная
карточка формы Т-2, которая заводится на всех работников, принятых на
постоянную или временную работу. В личной карточке отражаются этапы
трудовой деятельности работника: изменения в должностном окладе,
очередные отпуска и т.п. Все записи в карточках делаются на основании
документов, представленных работником. При увольнении анкета и личная