14
Состав документов в организации зависит от порядка принятия решений
(единоначалие или коллегиальность), объема и характера взаимосвязей в
организации, характера взаимоотношений с другими организациями и
государственными органами.
Для того чтобы выработать определенные принципы в составлении,
оформлении, способах, формах и методах работы с различными документами,
необходимо провести их классификацию и унификацию.
Классификация документов – деление документов на классы по наиболее
общим признакам сходства и различия. Существуют различные системы
документирования: административная (управленческая), статистическая,
статистическая, коммерческая и др.
Административная система документирования по видам документов
делится на
7
:
1.Организационно-распределительную (ОРД) -
1.1.Положения.
1.2.Уставы.
1.3.Инструкции.
1.4.Приказы.
1.5.Решения.
1.6.Протоколы.
2. Справочно-информационную –
2.1.Письма.
7
Кузнецов С.Л. Современные технологии документационного обеспечения управления: учебное пособие для
вузов / Под ред. проф. Т.В. Кузнецовой. - М.: Издательский дом МЭИ, 2010. – с.103
15
2.2.Телеграммы.
2.3.Телефонограммы.
2.4.Докладные записки.
2.5.Справки.
2.6.Акты.
3. По личному составу –
3.1.Приказы.
3.2.Личные дела.
3.3.Заявления.
3.4.Трудовые книжки.
3.5.Характеристики.
3.6.Договоры и т.д.
Классификация документов осуществляется в следующих целях: во
первых, повышения оперативности работы аппарата управления и
ответственности исполнителей путем разграничения функций структурных
подразделений и обязанностей исполнителей, четкого распределения
информации. Во вторых, экономии труда за счет использования
информационно-справочного аппарата (предметно-тематического каталога).
Таким образом, значение классификации документов заключается в:
а) обеспечении быстрого поиска документов в текущем
делопроизводстве;
б) повышении оперативности работы с документами.
Первой ступенью классификации является группировка исполненных
документов в дела (дело - совокупность документов или документ по одному
16
запросу, помещенные в твердую обложку, оформленную соответствующим
образом). Она является основой правильного формирования дел.
Основной признак классификации – содержание документа. Все
документы по отражаемым в них видам деятельности делятся на две большие
группы
8
.
Первая – это документы по общим и административным вопросам, т.е.
по вопросам общего руководства предприятием (организацией) и его
производственной деятельностью. Эти документы могут составлять работники
всех подразделений предприятий. Вторая группа – документы по функциям
управления. Такие документы составляют работники финансовых органов,
бухгалтерии, отделов планирования, снабжения и сбыта, других
функциональных подразделений.
Документы классифицируются по наименованиям: служебные письма,
приказы, протоколы, акты, докладные записки, договоры и т.д. Оформление
всех этих документов унифицировано, но по содержанию они могут быть
совершенно разными:
по месту составления: внутренние (документы, составляемые работниками
данного предприятия) и внешние (документы, поступающие из других
предприятий, организаций и от частных лиц);
по содержанию: простые (посвященные одному вопросу) и сложные
(охватывающие несколько вопросов);
по форме: индивидуальные, когда содержание каждого документа имеет свои
особенности (например, докладные записки), трафаретные, когда часть
документа отпечатана, а часть заполняется при составлении, и типовые,
8
Рогожин М.Ю. Справочник инспектора по кадрам: от приема на работу до увольнения. – СПб.: Питер, 2010. – с.
111
17
созданные для группы однородных предприятий. Как правило, все типовые и
трафаретные.
В современном кадровом делопроизводстве сочетается работа с
бумажными документами и с документами, представленными в электронной
форме. Электронные документы после вывода в печать становятся
бумажными.
Организация работы с документами это – организация
документооборота, хранения и пользование документов в деятельности
учреждения, предприятия. В компании должен быть установлен единый
порядок составления документов и работы с ними.
В частности, правила работы с кадровыми документами в конкретной
организации составляет систему делопроизводства в кадровой службе.
Кадровая служба (служба персонала) является самостоятельным
структурным подразделением организации, подчиненным непосредственно
первому руководителю или его заместителю по кадрам. В процессе своей
деятельности кадровая служба взаимодействует с другими структурными
подразделениями и должностными лицами организации, а в необходимых
случаях – с другими организациями, в компетенции (в ведении) которых
находятся те или иные кадровые вопросы.
Целью кадровой службы является обеспечение своевременного, полного
и точного выполнения работниками организации требований российского в
том числе трудового законодательства с одной стороны, а с другой стороны –
сокращение материальных затрат и сроков, требуемых для принятия и
реализации решений по управлению персоналом.
Это достигается, прежде всего, с помощью нормативно – правовых
актов, организационно-распорядительных, организационно-методических
документов, положений локальных актов организации по вопросам работы с
персоналом
18
Одной из главных задач кадровой службы является организация
кадрового делопроизводства, направленного на создание и поддержание
условий, необходимых для осуществления эффективного управления кадровой
документацией, документирования трудовой деятельности работников
организации.
К наиболее важным задачам кадровой службы можно отнести
9
:
1) оформление организации труда работников;
2) заключение трудовых договоров (контрактов) и оформление приема
на работу;
3) оформление перевода на другую работу;
4) оформление предоставления отпусков работникам;
5) оформление поощрения работников;
6) оформление дисциплинарных взысканий работников;
7) оформление аттестации работников;
8) оформление учета использования рабочего времени;
9) оформление привлечения работников к работе в выходные дни;
10) оформление служебных командировок;
11) прекращение трудового договора (контракта) и оформление
увольнения с работы;
12) оформление трудовых книжек;
13) ведение личных дел, составление статистической отчетности;
14) учет личного состава.
9
Булат Р.Е. Документационное обеспечение управления / Р.Е.Булат. - М.: Бизнес-пресс, 2012. - с.97
19
Естественно, этот перечень не исчерпывает всех задач, возникающих в
процессе управления кадрами. Необходимо также иметь в виду, что
вышеперечисленные задачи реализуются в различных ситуациях. Существует
несколько условий организационного характера, которые позволяют
оперативно и качественно составлять и обрабатывать кадровые документы.
Во-первых, в компании должна быть служба кадров как самостоятельное
структурное подразделение или освобожденный инспектор по кадрам.
Во-вторых, служба кадров должна подчиняться непосредственно
первому руководителю или одному из его заместителей.
Соблюдение этих условий позволяет оперативно решать многие, в том
числе и недокументационные, вопросы кадровой работы (финансовые,
технические и т.д.).
Выбор варианта зависит от множества факторов, в том числе от
масштаба организации и места в системе управления, количества работников,
объема обрабатываемой информации и документации, территориального
расположения и др. Служба (инспектор) кадров организует весь процесс
управления кадрами совместно с руководством организации. Существенной
частью этого процесса является документационное обеспечение задач
управления кадрами. Нерешенность организационных вопросов значительно
затрудняет процесс создания и обработки документов по кадрам.
Кадровая документация – это упорядоченная совокупность документов,
отражающих содержание кадровой работы. Кадровая документация
представляет собой совокупность форм, документов, фиксирующих
информацию о наличии и движении персонала в организации, в результате
чего все кадровые процедуры приобретают документальное оформление.
Таким образом, документальное оформление всех кадровых процедур –
обязанность любого работодателя. Кадровые документы – это социально
значимые документы организации, регулирующие трудовые правоотношения
20
и требующие особой тщательности при оформлении, учете и хранении их.
Кадровое делопроизводство является локальной системой документооборота
предприятия и подразумевает организацию работу с документами по вопросам
управления персоналом.
1.3. Организация кадровой деятельности
Нынешнее законодательство требует оформления большого количества
документов, которые фиксируют различные аспекты трудовых отношений
сотрудника и работодателя.
Одной из наиболее основных функций кадровой службы организации
(или сотрудника, ответственного за работу с кадрами) является
документирование трудовых правовых отношений. Наиболее многочисленной
является документация, сопровождающая процессы движения кадров в
организации. Под движением кадров условно понимается
10
:
прием, перевод,
перемещение и увольнение работников;
предоставление отпусков;
командирование.
Документацию, характеризующую движение кадров, условно можно
классифицировать по трем группам:
документация, связанная с перемещением кадров;
документация, связанная с исполнением должностных обязанностей и
социальных гарантий работников;
документация, связанная с прекращением трудовых отношений с
организацией, с увольнением.
10
Грудцына Л.Ю. Настольная книга инспектора по кадрам: практическое руководство / Л.Ю.Грудцына. – 4-е изд.,
испр. и доп. – М.: Эксмо, 2010. – с.82
21
Прием на работу – завершающий процесс найма работников. Этот
процесс состоит в документальном оформлении трудовых отношений.
Трудовые отношения между работником и предприятием оформляются
трудовым договором, который заключается с каждым работником на
бумажном носителе в двух экземплярах.
Содержание трудового договора для каждого сотрудника
индивидуально.
При заключении трудового договора лицо, поступающее на работу,
предъявляет работодателю:
паспорт или иной документ, удостоверяющий личность;
трудовую книжку, за исключением случаев, когда трудовой договор
заключается впервые или работник поступает на работу на условиях
совместительства;
страховое свидетельство государственного пенсионного страхования;
документы воинского учета – для военнообязанных и лиц, подлежащих
призыву на военную службу;
документ об образовании, о квалификации или наличии специальных знаний
или специальной подготовки.
При поступлении на работу впервые трудовая книжка и страховое
свидетельство государственного пенсионного страхования оформляются
работодателем.
В целом документальное оформление процедуры приема на работу
включает в себя следующие этапы
11
:
предъявление лицом, поступающим на работу, необходимых документов;
11
Тихомирова Л. Документы в кадровом делопроизводстве. – М.: Издание Тихомирова М.Ю., 2013. – с.109
22
ознакомление работника под роспись с правилами внутреннего трудового
распорядка, коллективным договором, правилами по охране труда и технике
безопасности, иными локальными нормативными актами организации
непосредственно связанными с трудовой деятельностью работника;
согласование условий трудового договора, его составление и подписание
обеими сторонами, выдача одного экземпляра работнику, о чем он
расписывается на экземпляре, который остается у работодателя;
издание приказа (распоряжения) о приеме на работу в соответствии с
условиями трудового договора с регистрацией приказа в книге регистрации
приказов по личному составу;
ознакомление работника с приказом (распоряжением) о приеме на работу под
роспись в трехдневный срок со дня фактического начала работы;
внесение соответствующих записей в трудовую книжку (или заведение новой
трудовой книжки, когда трудовой договор оформляется впервые), регистрация
трудовой книжки в журнале учета движения трудовых книжек и вкладышей к
ним;
заполнение личной карточки по форме № Т-2 (в установленных случаях форма
№ Т-2ГС (МС) или № Т-4);
открытие лицевого счета работника в бухгалтерии (форма № Т-54, Т-54а);
внесение сведений о работнике в табель учета рабочего времени (форма № Т-
12 или Т-13);
оформление личного дела работника (если ведение личных дел предусмотрено
в данной организации);
вносятся соответствующие записи в учетные формы: книги (журналы)
регистрации трудовых договоров, личных карточек.
Решая кадровые вопросы, руководители вынуждены перераспределять
трудовые ресурсы внутри организации в связи с образованием вакансий, из-за
болезней и других случаев временного отсутствия сотрудников, т.е. возникает
необходимость перевода работника на другую работу.
23
Перевод может быть по инициативе сотрудника и по инициативе
работодателя. Переводы по инициативе работодателя делятся на требующие
согласия работника и на требующие согласия работодателя.
Документирование процедуры перевода сотрудника на другую работу
включают составление следующих документов:
личное заявление работника (если перевод по инициативе работника) с визами
непосредственного руководителя и руководителя подразделения, в которое
переводится работник;
докладная записка (представление) непосредственного руководителя о
переводе (если перевод по инициативе работодателя) с оформлением
письменного согласия работника (согласие работника не требуется в случае
временного перевода сроком до одного месяца в случаях предусмотренных в
частях 2 и 3 ст.72.2 ТК РФ);
соглашение об изменении условий трудового договора, которое в дальнейшем
прилагается к трудовому договору;
приказ (распоряжение) о переводе работника на другую работу (формы № Т-5,
Т-5а);
Далее производятся соответствующие записи в:
трудовую книжку (кроме временного перевода);
личную карточку по форме № Т-2 (в установленных случаях форма № Т-2ГС
(МС) или № Т-4) (кроме временного перевода);
лицевой счет работника (форма № Т-54, Т-54а);
в табель учета рабочего времени (форма № Т-12 или Т-13);
вносятся соответствующие записи в учетные формы: книги (журналы)
регистрации трудовых договоров, приказов по личному составу;
дополняется соответствующими документами личное дело работника (если
ведение личных дел предусмотрено в данной организации).