34
карточка передаются в архив учреждения
17
.
Личная карточка разработана органами статистики и применяется около
тридцати лет. Периодически в нее вносятся изменения и дополнения. На
предприятии ТОО «ОрдаМед» применяется унифицированная форма Т-2 - для
работников.
Личный листок по учету кадров является документом, содержащим
сведения анкетно-биографического характера только о самом работнике.
Личный листок составляет основу личного дела работника, и этим объясняется
необходимость его оформления при поступлении на работу, Личный листок
также содержит сведения о выполняемой работе с начала трудовой
деятельности, об образовании и другие данные
18
.
Личное дело - совокупность документов, содержащих полные сведения
о работнике и его трудовой деятельности. Личные дела ведутся с целью
концентрации всей информации об одном работнике в отдельном комплексе
(досье). Личные дела ведутся на руководящих работников, врачей,
специалистов, материально ответственных лиц. Личное дело оформляется
отделом кадров после издания приказа о приеме на работу.
Состав и порядок расположения документов личного дела:
внутренняя опись документов;
автобиография, резюме;
личный листок по учету кадров (анкета);
дополнение к личному листку по учету кадров (анкете);
копии документов об образовании (заверенные кадровым работником);
трудовой договор;
выписки из приказов о приеме, перемещении сотрудника;
характеристика, рекомендательные письма;
документы о повышении квалификации (копии, заверенные кадровым
17
Кирсанова М. Трудовая книжка. Новые правила ведения и хранения. – М.: Омега-Л, 2014. – 60 с.
18
Соколов В.С. Документационное обеспечение управления. - М.: Форум, 2010. - с.205
35
работником), аттестационный лист;
заявление о прекращении действия трудового договора;
выписка из приказа об увольнении сотрудника
19
.
Внутренняя опись документов, имеющихся в личном деле, содержит
сведения о порядковых номерах документов в деле, их индексах, заголовках,
датах. Листы личного дела и его внутренней описи нумеруются отдельно.
Внутренняя опись подписывается специалистом по кадрам (ее составителем) с
указанием должности, расшифровки подписи и даты составления.
Характеристика – это официальный документ, который выдает
администрация учреждения, организации, предприятия своему сотруднику в
целом ряде ситуаций. В характеристике приводятся отзыв о служебной и
общественной деятельности сотрудника, оценка его деловых и моральных
качеств
20
.
Прием на работу, перемещение по службе, увольнение, предоставление
отпусков, объявление поощрений, применение мер воздействия к
нарушителям дисциплины и т.п. оформляются приказами по личному составу.
Приказы по личному составу являются основанием для внесения
соответствующих записей в другие документы (трудовые книжки, личные
карточки, финансовые документы).
Приказы по личному составу готовит специалист по кадровым
вопросам. Нумеруют приказы в течение календарного года. Специалист
должен ознакомить каждого сотрудника с приказом.
Приказы вступают в силу с момента их подписания. Срок хранения
приказов 75 лет.
Временное отбытие сотрудника в другую организацию для выполнения
производственного задания – это командировка. Во время командировки
работник отсутствует на рабочем месте.
19
Кирсанова М. Трудовая книжка. Новые правила ведения и хранения. – М.: Омега-Л, 2014. – 60 с.
20
Соколов В.С. Документационное обеспечение управления. - М.: Форум, 2010. - с.50
36
При направлении в командировку сотруднику выписывается
командировочное удостоверение – документ, удостоверяющий его
полномочия и подтверждающий факт его пребывания в определенном пункте
назначения в течение определенного периода времени
21
.
Командировочное удостоверение является финансовым документом,
поэтому все отметки о сроках пребывания должны подтверждаться подписями
и печатями.
При направлении сотрудника в командировку издается приказ, который
является основанием для выдачи командировочного удостоверения.
Командировочные удостоверения подлежат регистрации, для чего
ведутся Журнал учета работников, выбывающих в командировки и Журнал
учета работников, прибывших в командировку.
Ниже приведен порядок работы с исходящими документами менеджера
по персоналу на предприятии ТОО «ОрдаМед»:
получение указания на разработку документа;
разработка проекта документа;
согласование проекта документа;
корректировка документа и его оформление;
проверка правильности оформления документа, его подписание
(представление на подпись) и утверждение;
тиражирование и регистрация документа;
упаковка и отправка (рассылка) документа;
помещение 2-го экземпляра документа в дело, последующая работа с ним,
текущее и архивное хранение, уничтожение и списание.
Канцелярией документы должны быть отправлены в день их
поступления.
Регистрация документа определяется как «запись учетных данных о
21
Кирсанова М. Трудовая книжка. Новые правила ведения и хранения. – М.: Омега-Л, 2014. – 60 с.
37
документе по установленной форме, фиксирующей факт его создания,
отправления или получения». Регистрация необходима для учета, контроля
исполнения и поиска документов, придания им юридической силы.
Процесс регистрации позволяет создать базу данных о документах и тем
самым заложить основы информационно-поисковой системы по всем
документам организации.
Регистрации подлежит не вся документация, поступающая в
организацию, а лишь поступающая из вышестоящих федеральных и местных
государственных органов. Регистрируют важнейшие внутренние документы –
приказы, распоряжения, протоколы, планы, отчеты, докладные и
объяснительные записки, заявления и жалобы граждан, договоры,
корреспонденция других организаций, требующая решения или ответа, ценная
и заказная корреспонденция.
В организации используются кодовые обозначения. Инициативные и
ответные документы имеют один индекс, который присваивается
инициативному документу, а затем переносится на ответный документ.
Исключение составляют индексы распорядительных документов
(постановлений, распоряжений, приказов по основной деятельности, по
личному составу), протоколов, а в отдельных случаях — предложений,
заявлений и жалоб граждан. Их индексами являются регистрационные номера,
которые присваиваются особо в пределах каждого вида документов.
К индексам приказов (распоряжений) по личному составу допускается
добавление буквы «-к» (по кадрам). Например, «Приказ № 31-к».
Порядковый регистрационный номер присваивается, начиная с номера
01, с 1 января до 31 декабря каждого года включительно.
Документирование основных операций по движению личного состава
сопровождается ведением учетных журналов. Менеджер по персоналу вносит
в эти формы сведения о приеме на работу, переводе, увольнении, приеме на
хранение трудовых книжек и их копий.
Менеджер по персоналу ведет регистрацию документов по личному
38
составу и использует следующие регистрационные формы:
журнал регистрации трудовых договоров, приказов о приеме, переводе и
увольнении работников;
журнал регистрации приказов о предоставлении отпуска, о командировки
работников, совмещении, совместительстве, приказов о поощрениях и
наложении дисциплинарных взысканий и др.
журнал учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним;
журнал выдачи справок по личному составу;
журнал регистрации больничных листов.
Все журналы предназначены для учета действий по кадровой работе и
содержат сведения, уже зафиксированные в приказах, частично дублируя их
информацию.
Заведение личных дел на работников организации должно
сопровождаться их регистрацией в журнале учета личных дел. Но такой формы
регистрации на предприятии ТОО «ОрдаМед» нет, личные дела
систематизируются по алфавиту первой буквы фамилии работника.
Журнал регистрации трудовых договоров - журнал по установленной
форме, на обложке или титульном листе которого указано название
организации, дата начала и дата окончания ведения Журнала. Форма Журнала
законодательно не установлена и определена самостоятельно менеджером по
персоналу.
К регистрации трудовых договоров применяются нормы трудового
законодательства РФ и принятые в соответствии с ними нормативно-правовые
акты РФ. Трудовые договоры в каждом году имеют новую валовую нумерацию
и индекс, соответствующий двум последним цифрам календарного года.
Регистрацию трудовых договоров осуществляет менеджер по персоналу
путем внесения данных о трудовом договоре в Журнал регистрации трудовых
39
договоров
22
. При изменении существенных условий трудового договора
Дополнительное соглашение об изменении к трудовому договору также
регистрируется в Журнале регистрации трудовых договоров.
Постановлением Правительства РФ «О трудовых книжках» от 16 апреля
2003 г. № 225 указано, что ведение Книги учета движения трудовых книжек и
вкладышей к ним обязательно
23
.
Постановлением Министерства труда и социального развития РФ от
10.10.2003 № 69 «Об утверждении инструкции по заполнению трудовых
книжек» определена форма (наименования граф таблицы) данного журнала.
Особенностью книги является то, что она заполняется не в пределах
календарного года, что характерно для большинства регистрационных книг и
журналов, а до полного использования всех ее страниц, т.е. обычно ведется на
протяжении нескольких лет. Все страницы книги должны быть заранее, до
начала ее заполнения, пронумерованы, незаполненных граф быть не должно.
Если невозможно заполнить какую-то графу (например, нет номера на
трудовых книжках старого образца), то необходимо проставить «прочерк» или
написать «нет».
Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним должна
быть опечатана сургучной печатью или опломбирована. Сургучная печать
должна захватывать часть листа бумаги, выступающие из-под него концы
шнура и обложку. Если вместо сургучной печати используется пломба, то она
ставится на выступающие из-под бумаги концы шнура. К сожалению, Правила
ведения и хранения трудовых книжек не предполагают использование в
данной книге оттисков печатей организации или отдела кадров, на что
указывают при проверках инспектора Государственной инспекции труда.
22
Кузнецов С.Л. Современные технологии документационного обеспечения управления: учебное пособие для
вузов / Под ред. проф. Т.В. Кузнецовой. - М.: Издательский дом МЭИ, 2010. – с.122
23
Постановление Правительства Российской Федерации «Об утверждении Правил делопроизводства в
федеральных органах исполнительной власти» от 15 июня 2009г. № 477 // Собрание законодательства Российской
Федерации. - 2009. - № 5. - Ст. 3060.
40
Срок хранения книги, в соответствии со статьей 358 Перечня типовых
управленческих документов с указанием сроков хранения, составляет 50 лет
24
.
Документами, удостоверяющими временную нетрудоспособность и
подтверждающими временное освобождение от работы (учебы), является
листок нетрудоспособности (больничный лист) и, в отдельных случаях,
справки, установленной или произвольной формы.
Порядок учета и хранения листков нетрудоспособности устанавливается
Минздравом России по согласованию с Фондом социального страхования
Российской Федерации и отражается в Журнале учета листков
нетрудоспособности.
Так, Журнал учета листков нетрудоспособности на предприятии ТОО
«ОрдаМед» включает графы:
1. № п/п
2. Ф.И.О. работника
3. Табельный номер
4-5. Листок временной нетрудоспособности
- серия, номер
- дата выдачи
6. Организация, выдавшая листок нетрудоспособности
7. Вид нетрудоспособности
8-9. Период нетрудоспособности: с.. по
10. Общее количество дней нетрудоспособности
11. Сроки хранения (до даты)
12. Примечания.
Все учетные формы предназначены для обеспечения сохранности
сведений о личном составе организации. Учетные документы на работников
хранятся в специально оборудованных шкафах, картотечных ящиках. На время
24
Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций с указанием
сроков хранения. Утв. Росархивом 06.10.2000 в ред. от 27.10.2003. – М.: Росархив, 2004. – 110 с.
41
прекращения работы помещения, где хранятся учетные документы,
опечатываются или сдаются под охрану.
Дополнительными учетными кадровыми документами, для которых эта
функция не является основной, являются: коллективный договор, штатное
расписание, приказ о внесении изменений в штатное расписание, заявления о
приеме в работу, переводе на другую работу, об увольнении. Для учета эти
документы используются только в качестве ссылки на их номер и дату.
Применение современных ПЭВМ позволяет значительно повысить
эффективность труда менеджера по персоналу. Использование ПЭВМ
позволяет достичь новой ступени в организации делопроизводства на всех
этапах создания, регистрации, классификации, движения, учета и хранения
документов.
Современные ПЭВМ и их программное обеспечение позволяют решать
практически все задачи, связанные с организацией документооборота:
пересылать корреспонденцию;
ставить письма «на контроль»;
отслеживать исполнение документов;
вести иерархические папки для хранения документов;
сортировать документы в папках по различным критериям и многое
другое
25
.
Применение электронного документооборота в работе менеджера по
персоналу ТОО «ОрдаМед» значительно повышает эффективность труда его
работников за счет сокращения времени на поиск, разработку, тиражирование
и пересылку документов.
Современное законодательство требует оформления большого
количества документов, которые фиксируют различные аспекты трудовых
отношений работника и работодателя.
25
Кузнецов С.Л. Современные технологии документационного обеспечения управления: учебное пособие для
вузов / Под ред. проф. Т.В. Кузнецовой. - М.: Издательский дом МЭИ, 2010. – с.11
42
Прием на работу оформляется приказом (распоряжением) работодателя,
изданным на основании заключенного трудового договора.
В соответствии со сложившейся практикой на предприятии ТОО
«ОрдаМед» трудовой договор может заключаться как по инициативе лица,
поступающего на работу (соискателя вакансии), так и по инициативе
работодателя.
В первом случае соискатель обращается в отдел кадров с письменным
заявлением. Во втором случае менеджер по персоналу направляет наиболее
подходящему соискателю письменное предложение о заключении трудового
договора.
Следует отметить, что в проекте трудового договора должны
содержаться все обязательные сведения и условия, предусмотренные ст. 57 ТК
РФ. По взаимному согласию сторон в проект трудового договора могут быть
включены предусмотренные этой же статьей дополнительные условия, а также
иные условия, не ухудшающие положение работника по сравнению с
трудовым законодательством, иными нормативными правовыми актами,
содержащими нормы трудового права. Кроме того, при приеме на работу (до
подписания трудового договора) работодатель обязан ознакомить работника
под роспись с правилами внутреннего трудового распорядка, иными
локальными нормативными актами, непосредственно связанными с трудовой
деятельностью работника, а также с коллективным договором.
Трудовой договор, как правило, вступает в силу со дня его подписания
работником и работодателем
26
.
Проект приказа о приеме на работу представляется на подпись
начальнику не позднее дня, следующего за днем вступления в силу трудового
договора. Для подготовки проекта приказа о приеме на работу на предприятии
ТОО «ОрдаМед» используется унифицированная форма № Т-1 (Т-1а).
26
Трудовой кодекс Российской Федерации от 02.04.2014 // http://www.consultant.ru/popular/tkrf/
43
Указанные формы применяются в целях документирования (оформления
и учета) приема на работу одного или соответственно нескольких работников.
Порядок оформления приказа о приеме на работу регламентируется
Указаниями по применению и заполнению форм первичной учетной
документации. В проекте приказа указываются:
фамилия, имя, отчество работника (работников);
именование структурного подразделения;
наименование должности (специальности, профессии);
срок испытания – если работнику устанавливается испытание при
приеме на работу;
условия приема на работу;
характер предстоящей работы: по совместительству, в порядке перевода,
для замещения временно отсутствующего работника, для выполнения
определенной работы и др.
Кроме того, заполняются реквизиты «Дата составления», «Номер
документа», «Место составления», «Табельный номер», «Основание для
составления документа», «Наименование должности». В реквизитах «Дата»
(форма № Т-1) или «Период работы» (форма № Т-1а) строка (графа) «по»
заполняются только в случаях заключения с работником (работниками)
трудового договора на определенный срок (срочных трудовых договоров).
Приказ о приеме на работу объявляется работнику под роспись в
трехдневный срок со дня фактического начала работы. На основании приказа
в трудовую книжку вносится запись о приеме работника на работу и
заполняются соответствующие сведения в личной карточке (форма № Т-2 или
№ Т-2ГС (МС), а в бухгалтерии открывается лицевой счет работника (форма
№ Т-54 или № Т-54а).
Трудовая книжка – это документ, в установленной форме отражающий
сведения о трудовой деятельности работника и его трудовом стаже.
Работодатель обязан оформить трудовую книжку:
работнику, заключающему трудовой договор впервые;