85
Обслуживание программных продуктов «Cadr-Shortcut»,
«DogCreator-Shortcut», применяемых при работе с кадровыми документами
составляют порядка 25000 руб. в месяц, внедрение программы 1С не
потребует никаких затрат так как ввод в эксплуатацию программного
продукта "1С: уже произведен в бухгалтерии и она уже окупилась.
Вследствие чего затраты которые происходили на обслуживание
программных продуктов полностью перекроют введение в штат должности
специалиста по кадрам с должностным окладом 17000 руб., при этом мы
даже получаем хоть и не совсем большую, но экономическую выгоду
которая составит 34392руб.
Таким образом, экономическая эффективность от внедрения
программного продукта 1С получилась значительной 207616 руб. Такой
она получилась за счет увеличения производительности труда сотрудника,
что позволило сократить количество времени на обработку кадровой
документации.
На основании вышесказанного можно сделать вывод, что
экономическая эффективность внедрения разрабатываемой базы очевидна.
Так как от ряда документов, формируемых в отделе кадров, зависит
исчисление стажа работы сотрудника и начисление пенсионных выплат, сроки
хранения документов должны строго соблюдаться. Сроки хранения документов
строго регламентированы законодательством и при любом внесении изменений
в законодательство необходимо вносить поправки во внутренние документы. В
нашем случае в инструкции нужно сделать поправку в таблице номенклатуры
дел и в образце заполнения обложки дел длительного хранения.
Инструкция по ведению кадрового делопроизводства должна быть
разработана в соответствии с действующими нормами и правилами. В нее
должны вноситься поправки в случае изменений в законодательстве, касаемых
ведения кадрового делопроизводства. Ведь вся документация оформляется
86
только согласно требуемым нормам и правилам. Некоторые формы
унифицированы, другие устанавливаются в самой организации.
Из всего выше изложенного следует, что грамотная организация
кадрового учета решает многие проблемы и задачи работы филиала. Ведь
неправильное построение и нерациональная работа сотрудников отвечающих за
кадровое делопроизводство приводят к некачественному использованию
человеческих ресурсов в организации, к снижению производительности труда
и, как результат, к потере прибыли.
87
ЗАКЛЮЧЕНИЕ
Анализ кадрового документооборота ЗАО фирма ЦВ «ПРОТЕК»
«ПРОТЕК – 44» показал, что ведение кадрового документооборота предприятия
ведется на достаточно высоком уровне, хотя имеются некоторые недостатки, на
которые следует обратить внимание.
Предложенные рекомендации по поправкам в инструкцию по ведению
кадрового делопроизводства и номенклатуру дел, были учтены и внесены.
Изменения в штатном расписании и рассмотрении маршрута утверждения
командировок на данный момент рассматриваются в ГП.
Документооборот является основной и главной частью любой
организации.
Каждый руководитель трудового коллектива должен учитывать, что
документы по личному составу, отражающие трудовую деятельность
работников и подтверждающие трудовой стаж, необходимый для начисления
пенсии, играют особую роль в жизни человека. Недопустимо отсутствие этой
документации в организации, а также ведение кадрового делопроизводства с
нарушением требований Трудового кодекса РФ. Знание обширного
нормативного материала, судебной практики и умение их применять –
необходимое условие успешной работы всех кадровых служб.
Сегодня эффективность деятельности филиала зависит в первую очередь
от автоматизации всех процессов и рационального распределения рабочего
времени. На каждом участке работы должны работать специалисты. Все это
приводит к повышению производительности труда и повышению
экономической эффективности. Следовательно, предложение о введении
программы 1С, которое на данный момент рассматривается в ГП, является более
целесообразным для успешной деятельности филиала и позволит сократить
время и затраты.
88
Также введение в штат должности специалиста по кадрам позволит:
- контролировать информацию по каждому работнику;
- определять потребности организации в новых работниках, в
направлении на обучение и повышении их квалификации;
- к повышению производительности труда и, как результат, к увеличению
прибыли;
- и как главный аспект – обеспечить отсутствие обращений в судебные
и иные инстанции вследствие неправильного оформления кадровой
документации.
В связи с внедрением предложенных мероприятий уменьшаются как
временные, так и материальные затраты: производительность труда сотрудника
повышается, увеличивается экономический эффект и производительность труда,
без дополнительных материальных затрат.
Стоит также отметить, что успех любого дела зависит не только от новых
идей или технологий. Главным секретом успеха является человеческий фактор.
Перед кадровой службой, прежде всего, стоит цель – обеспечение организации
добросовестными, квалифицированными, ответственными, продуктивными
сотрудниками, создание оптимальных условий для успешного выполнения ими
своих должностных обязанностей.
Надеюсь, что внесенные предложения по улучшению работы кадровой
службы филиала будут рассмотрены в должной мере и в ближайшее время
начнут реализоваться. Ведь кадровый учет — это стержень для нормальной и
эффективной работы любого предприятия. Следовательно, к его ведению нужно
подойти со всей ответственностью.
Результаты проведенного исследования дают основания сделать вывод
о том, что цель дипломной работы выполнена — разработана эффективная
система работы кадровой службы ЗАО ЦВ «Протек» «Протек-44».
Таким образом, можно с уверенностью утверждать, что составление
кадровой документации, организация работы с документами, их систематизация
89
и хранение – первая и важнейшая часть кадрового делопроизводства. Так как
кадровый документ – это, прежде всего источник информации, который имеет
юридическую и коммерческую ценность. Четко организованный доступ к
документу обеспечивает возможность его оперативного применения в текущей
деятельности и защищает компанию от возможного ущерба в результате его
несанкционированного использования.
90
СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВ
1. Кадровое делопроизводство: Начинаем с нуля. Аудит своими силами /
И.В. Журавлева, М.В. Журавлева. - 2-e изд. - М.: НИЦ ИНФРА-М, 2014. - 184
с.: 60x88 1/16 + ( Доп. мат. znanium.com). - (Просто, кратко, быстро). (о) ISBN
978-5-16-008986-7
2. Делопроизводство: документационное обеспечение управления: Учебное
пособие / Панасенко Ю.А., - 3-е изд. - М.:РИОР, ИНФРА-М, 2016. - 112 с. -
(ВО: Бакалавриат)
3. Современное делопроизводство: Учебное пособие / М.В. Кирсанова;
Российская Академия гос. службы при Президенте РФ (РАГС). - 4-e изд. - М.:
НИЦ ИНФРА-М,2014 - 312с.: 60x90 1/16. - (Высшее образование: Бакалавр.).
(п) ISBN 978-5-16-004491-0
4. Быкова Т.А. Документационное обеспечение управления
(делопроизводство) : учеб. пособие / Т.А. Быкова, Т.В. Кузнецова, Л.В.
Санкина. — 2-е изд., перераб. и доп. — М. : ИНФРА-М, 2017.— 304 с. + Доп.
материалы [Электронный ресурс; Режим доступа http://www.znanium.com]. —
(Высшее образование: Бакалавриат).
5. Документационное обеспечение управления (делопроизводство) : учеб.
пособие / Т.А. Быкова, Т.В. Кузнецова, Л.В. Санкина ; под общ. ред. Т.В.
Кузнецовой. — 2-е изд., перераб. и доп. — М. : ИНФРА-М, 2018. — 304 с. +
Доп. материалы [Электронный ресурс; Режим доступа http://www.znanium.com].
— (Высшее образование: Бакалавриат).
6. Кадровая политика и кадровый аудит организаций [Электронный ресурс] :
учебное пособие / сост. С.В. Левушкина; Ставропольский гос. аграрный ун-т. -
Ставрополь, 2014. – 168 с. - Режим доступа:
http://znanium.com/catalog.php?bookinfo=514173
7. Кадровое делопроизводство: учеб. пособие/ В.В. Моисеев; Новосибирск:
Изд-во СибАГС, 2016. 297 стр.
91
8. Внутренняя документация ЗАО фирма ЦВ «ПРОТЕК».
9. Трудовой Кодекс Российской Федерации (ТК РФ).
10. Постановление Правительства Российской Федерации от 15 сентября 2008г.
N 687 «Об утверждении положения об особенностях обработки персональных
данных, осуществляемых без использования средств автоматизации».
11. Постановление Государственного стандарта от 3 марта 2003 г. N 65-ст "О
принятии и введении в действие Государственного стандарта Российской
Федерации".
12. Постановление Госкомстата России от 5 января 2004 г. N 1 "Об
утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по
учету труда и его оплаты".
13. Постановление Правительства Российской Федерации от 16 апреля 2003 г.
N 225 "О трудовых книжках".
14. Постановление Минтруда России от 10 октября 2003 г. N 69 "Об
утверждении Инструкции по заполнению трудовых книжек".
15. Конституция Российской Федерации.
16. Федеральный закон от 17 декабря 2001 г. N 173-ФЗ "О трудовых пенсиях в
Российской Федерации".
17. ГОСТ Р 7.0.8-2013 Национальный стандарт РФ. Система стандартов по
информации, библиотечному и издательском делу. Делопроизводство и
архивное дело. Термины и определения – М: Стандартинформ, 2014
18. Быкова Т.А., Вялова Л.М., Санкин Л.В., Делопроизводство: Учебник. - М.:
ИНФРА-М, 2012.