65
с условием, чтобы дата получения такого письма получателем, была не позже
установленных ТК РФ трех дней.
Если расторжение срочного трудового договора происходит по
инициативе работника или работодателя до истечения срока его действия, то
трудовой договор, может быть расторгнут по собственному желанию (см. раздел
увольнение по собственному желанию).
Срочный трудовой договор, заключенный на период отсутствия
работника, расторгается с выходом этого работника на работу и не требует
доведения уведомления о прекращении трудовых отношений.
В трудовую книжку работника в этом случае проставляется запись об
увольнении на основании пункта 2 статьи 77 ТК РФ (таблица 16).
Таблица 16
Образец внесения записи в трудовую книжку
№
зап
иси
Дата
Сведения о приеме на работу, о
переводах на другую работу и об
увольнении (с указанием причин и со
ссылкой на статью, пункт закона)
На
основании
чего
внесена
запись
(документ,
его дата и
номер)
Чис
ло
Мес
яц
год
1
2
3
4
4
01
04
200
7
Уволен (а) в связи с истечением срока
трудового договора, пункт 2 статьи 77
Трудового Кодекса Российской Федерации
№ приказа,
дата
Должность, подпись, расшифровка подписи
лица ответственного за кадровое
делопроизводство. М.П. Подпись
сотрудника.
Подпись работника.
Перечень документов личного дела работника филиала ЗАО Фирмы ЦВ
«ПРОТЕК»
Личное дело работника должно содержать в обязательном порядке
следующие документы:
66
- заявление о приеме на работу (пишут все вновь принимаемые
работники);
- трудовой договор и дополнительные соглашения к нему;
- приказ о приеме на работу (копия);
- заявления о переводе на другую должность (в случае переводов);
- приказы о переводах (в случае переводов);
- копия формы К-5ф, если был перевод работника из филиала в филиал
или из филиала в ГП;
- типовая форма заявления об увольнении К-9ф (в случае увольнения);
- договор о полной индивидуальной материальной ответственности (если
предусмотрено), договор о коллективной (бригадной) материальной
ответственности хранится вместе с приказом директора филиала отдельно от
личных дел;
- анкета кандидата;
- форма ОТ – 1;
- форма КОМ – 2;
- личная карточка формы Т-2, на период работы работника. (После
увольнения форма Т-2 подшивается в отдельное дело к остальным формам Т-2);
- обходной лист в случае увольнения;
- копия паспорта;
- копия документов воинского учета;
- свидетельство о рождении ребенка (копия) если есть дети;
- свидетельство о заключении брака (копия), если состоит в браке;
- свидетельство о расторжении брака (копия), если брак официально
расторгнут;
- копия документов об образовании, квалификации или наличии
специальных знаний – при поступлении на работу, требующую специальных
знаний;
- копия карточки свидетельства обязательного пенсионного страхования.
67
Ответственные за кадровое делопроизводство должны постоянно следить
за состоянием личных дел работников, своевременно вносить изменения в
учетные данные.
Личные дела уволенных работников хранятся наравне с личными делами
работающих работников, но на обложке личного дела обязательно ставится
пометка «Уволенный».
Личные дела хранятся как документы строгой отчетности. Для хранения
необходимо использовать сейф или шкаф, закрытый на ключ.
Ответственность за сохранность личных дел возлагается на директора
филиала.
Организация учета рабочего времени.
Ежегодный оплачиваемый отпуск работника.
Ответственный за кадровое делопроизводство, ежегодно не позднее, чем
за две недели до наступления нового календарного года, готовит график
отпусков работников филиала, с учетом их пожеланий в графе «Приложение»
данной формы, необходимо наличие подписей всех работников филиала.
Для работников, работающих в районах Крайнего Севера или
приравненных к ним местностям, при составлении графика отпусков,
ответственный за кадровое делопроизводство ставит общее количество
календарных дней, независимо от того будет ли часть отпуска, превышающая 28
календарных дней в дальнейшем заменена денежной компенсацией.
В филиалах численностью более 70 человек, график отпусков
составляется в каждом подразделении (табельщиком), после чего оформленный
надлежащим образом график, сдается ответственному за кадровое
делопроизводство.
Рекомендуется планировать отпуска работников 2 раза в год по 14
календарных дней, или одна из частей (либо первая, либо вторая), должна быть
не менее 14 календарных дней, а оставшиеся 14 дней могут быть использованы
работником по его желанию.
68
Работник, убывающий в отпуск, представляет ответственному за
кадровое делопроизводство заполненную форму УРВ-1ф, завизированную
непосредственным руководителем или директором филиала.
Ответственный за кадровое делопроизводство:
- сверяет количество использованных работником дней отпуска (в случае
если все дни отпуска израсходованы, то решение о предоставлении отпуска
авансом принимается директором филиала – на форме УРВ 1ф ставится
соответствующая резолюция);
-оформляет приказ о предоставлении отпуска работнику, копия
передается в бухгалтерию;
Ответственный за кадровое делопроизводство обязан контролировать
общее количество использованных отпускных дней. Нерабочие праздничные
дни, приходящиеся на период отпуска, в число календарных дней отпуска не
включаются и не оплачиваются.
Приказы о предоставлении отпусков подписываются только директором
филиала.
Ответственный за кадровое делопроизводство регистрирует приказ в
журнале регистрации отпусков и знакомит работника с приказом об отпуске под
роспись.
На основании приказа о предоставлении отпуска, ответственный за
кадровое делопроизводство делает отметки в личной карточке работника Т-2.
Ежегодные оплачиваемые отпуска директоров филиалов.
Ответственный за кадровое делопроизводство филиала оформляет на
директора филиала форму УРВ-1нф и высылает в электронном виде на имя
Директора регионального управления.
Директор регионального управления согласовывает форму УРВ-1нф.
После утверждения, помощник ДРУ высылает форму УРВ-1нф по факсу в
филиал, а оригинал формы передает специалисту Департамента персонала.
69
Ответственный за кадровое делопроизводство филиала по получению
утвержденной формы УРВ-1нф готовит приказ об отпуске директора филиала,
копию передает в бухгалтерию для начисления отпускных.
Факсимильная копия формы УРВ-1нф хранится в филиале, а оригинал в
Департаменте персонала головного предприятия, в личном деле директора
филиала.
На время отпуска директора филиала необходимо подготовить и
согласовать с Директором регионального управления приказ о временном
возложении исполнения обязанностей директора филиала на другое лицо.
Отпуск по беременности и родам.
Женщинам по медицинскому заключению, на основании листа
нетрудоспособности, предоставляется отпуск по беременности и родам.
Приказ о предоставлении сотруднице отпуска по беременности и родам
не оформляется, поскольку сотрудница находится на больничном листе.
В табеле учета рабочего времени дни данного отпуска обозначаются как
дни больничного – (Б).
Порядок выплаты пособия по беременности и родам определяются
действующим законодательством.
Отпуск по уходу за ребенком.
Сотруднице по письменному заявлению предоставляется отпуск по уходу
за ребенком до достижения им возраста 3-х лет.
Отпуск может, предоставляется одновременно с отпуском по
беременности и родам или сразу после него.
На основании личного заявления от работника, и письменной резолюции
от директора филиала, ответственный за кадровое делопроизводство готовит
приказ о предоставлении отпуска по уходу за ребенком.
В 3-х дневный срок ответственный за кадровое делопроизводство обязан
ознакомить работника под роспись с данным приказом.
Приказ о предоставлении отпуска по уходу за ребенком оформляется на
фирменном бланке филиала.
70
Приказ фиксируется в журнале приказов о предоставлении отпуска, ему
присваивается регистрационный номер и дата. Копия приказа передается в
бухгалтерию.
Время отпуска по уходу за ребенком не включается в стаж, дающий право
на получение ежегодного оплачиваемого отпуска.
Отпуск по уходу за ребенком засчитывается во все виды стажа, кроме
случаев назначений пенсий на льготных условиях, за выслугу лет и других
случаев, установленных действующим законодательством.
За работником находящимся в отпуске по уходу за ребенком до
достижения им возраста 3-х лет, сохраняется место работы (должность), то есть
он не может быть уволен по инициативе работодателя (кроме случаев
ликвидации организации).
На период нахождения работника в отпуске по уходу за ребенком, на его
место может быть приглашен другой работник по срочному трудовому договору
(с формулировкой в договоре: «на период временно отсутствующего
работника»).
Отпуск по уходу за ребенком может быть прерван работником,
находящимся в отпуске по уходу в любое время.
Организация табельного учета рабочего времени.
В филиалах численностью свыше 70 человек, ответственный за
табельный учет назначается в каждом подразделении.
Директор филиала издает в начале года распоряжение по филиалу о
назначении работника, ответственного за организацию табельного учета в
филиале, далее по тексту - табельщик. Данный работник несет ответственность
за достоверность заполнения табеля.
Табельщик в конце каждого месяца заполняет табель, проверяя его на
предмет соответствия приказам по личному составу, б/л, формам УРВ.
Контрольный срок заполнения табеля филиала – последний рабочий день
месяца.
71
Оформленный и проверенный табель, табельщик подписывает у
директора филиала, начальника отдела, и передает в бухгалтерию.
Накануне нерабочих праздничных дней продолжительность рабочего дня
сокращается на один час, следовательно, в табеле учета рабочего времени,
табельщик, отмечает не восемь (8), а семь (7) часов рабочего дня.
В случае приема на работу работника по совместительству, в табеле
отмечается.
При выходе на работу в нерабочие праздничные дни, ответственный за
кадровое делопроизводство филиала готовит приказ директора филиала о
выходе группы сотрудников в данные дни на работу, и получает их письменное
согласие о выходе на работу в выходной нерабочий праздничный день.
Не позднее 10 числа каждого месяца, ответственный за кадровое
делопроизводство, направляет в отдел персонала ГП табель рабочего времени за
прошедший месяц на директора филиала и на коммерческого директора.
Отсутствие работников на рабочем месте.
В случае необходимости отсутствия на рабочем месте (максимум 3 часа)
по личным обстоятельствам работник филиала перед уходом с рабочего места
(или накануне ухода) должен заполнить форму УРВ-2ф, подписать у директора
филиала, и передать табельщику.
Все часы, взятые работником по УРВ-2ф, должны быть учтены и
отработаны.
Категорически запрещается работникам оформление форм УРВ-2ф сразу
после опоздания или после раннего ухода с рабочего места (исключение:
обстоятельства форс-мажора).
Работники, отсутствующие на рабочем месте регулярно в одни и те же
часы или по одной и той же причине в течение дня, на протяжении месяца по
служебным обязанностям, должны заполнять форму УРВ-4ф один раз в месяц (в
первый рабочий день месяца) с указанием регулярных часов и причин
отсутствия.
72
Указанная форма подписывается у директора филиала и передается
ответственному за кадровое делопроизводство на хранение.
Командировки работников филиала.
Направление сотрудника филиала в командировку, производится на
основании распоряжения директора филиала или на основании распоряжения из
головного предприятия.
Работник, убывающий в командировку, заполняет форму УРВ -1 к/ф.
Приказы о направлении работников в командировки относятся к
приказам по личному составу, хранятся в отдельной папке и регистрируются в
отдельном журнале.
Листы нетрудоспособности работников.
Работник, отсутствовавший на рабочем месте по причине болезни, в
первый день выхода на работу обязан сдать лист нетрудоспособности
ответственному за кадровое делопроизводство филиала.
Ответственный за кадровое делопроизводство заполняет больничный
лист.
Больничный лист подписывает директор и главный бухгалтер филиала и
ставится гербовая печать филиала.
Листки нетрудоспособности сдаются в бухгалтерию филиала и
регистрируются сотрудником кадровой службы в «Журнале регистрации
больничных листов».
Оформление кадровой документации.
Трудовая книжка работника.
Трудовые книжки ведутся на всех работников филиала, проработавших
свыше пяти дней.
В случае если в день увольнения работника выдать ему трудовую книжку
невозможно, ответственный за кадровое делопроизводство направляет
работнику письмо в этот же день, или утром следующего дня, с уведомлением о
вручении, с обоснованием необходимости явиться за трудовой книжкой, либо
дать согласие на отправление ее по почте.
73
Директор филиала своим приказом назначает ответственного за хранение
и ведение трудовых книжек в филиале (как правило, это ответственный за
кадровое делопроизводство филиала).
Приказ переиздается в случае назначения нового ответственного за
кадровое делопроизводство.
В случае если работнику требуется трудовая книжка для предоставления
в сторонние организации (УФМС, Пенсионный Фонд и т.п.), от работника
необходимо затребовать заявление на имя директора филиала (смотреть
приложение Г).
Личные заявления работников.
Личные заявления работников филиала на перевод из филиала в филиал
или из филиала в ГП пишутся по форме К-5ф.
На очередной оплачиваемый отпуск по форме УРВ 1ф и УРВ 1нф (для
директора филиала).
При опоздании или раннем уходе с рабочего места, а также при
отсутствии на рабочем месте по личным обстоятельствам до 3 часов - по форме
УРВ 2ф. Свыше 3 часов по личным обстоятельствам - по форме УРВ 1ф, т.е. либо
оформление оплачиваемого отпуска, либо оформление отпуска без сохранения
заработной платы (по выбору работника).
На постоянное отсутствие, в течение месяца в одно время по служебным
обязанностям оформляется форма УРВ 4ф.
При направлении в командировку, заявления на командировку
оформляется по форме УРВ 1кф, на увольнение по форме К-9ф.
Заявления на прием, о переводе с должности на должность внутри
филиала, для предоставления отпуска по уходу за ребенком, оформляются
работником в простой письменной форме.
Оформление и выдача работникам справок, связанных с работой.
По письменному заявлению работника, работодатель обязан не позднее
трех рабочих дней со дня подачи этого заявления выдать работнику копии
документов, связанных с работой, в том числе справок о заработной плате
74
(выдает бухгалтерия), периоде работы у данного работодателя, справок для
совместителей. Копии документов и справки должны быть заверены
надлежащим образом (подпись директора, гл. бухгалтера, печать) и
предоставляться работникам безвозмездно.
Все справки должны быть зарегистрированы в журнале выдачи справок.
Архивирование.
Документы, образовавшиеся в кадровом делопроизводстве,
подразделяются на три группы, исходя из сроков хранения:
- Подлежащие постоянному хранению;
- Длительному хранению (свыше 10 лет);
- Временному хранению (до 10 лет включительно).
Дела постоянного хранения, подлежат сдачи на государственное
архивное хранение, только в случае ликвидации филиала, и только по
письменному решению Генерального директора ЗАО Фирмы ЦВ «ПРОТЕК».
Дела длительного хранения (свыше 10 лет) хранящиеся в архиве филиала,
подлежат сдачи в государственный архив на договорной основе, и только по
письменному решению между Директором филиала, Директором регионального
управления и Генеральным директором.
По истечении срока хранения документации, ответственный за кадровое
делопроизводство составляет перечень дел готовых к сдаче в государственный
архив, директор филиала подписывает его и направляет вместе с
разъяснительной СЗ Директору регионального управления.
После принятия решения Генеральным Директором о сдачи
документации в архив и сообщения об этом директору филиала, ответственный
за кадровое делопроизводство филиала приступает непосредственно к самой
сдаче.
Дела временного хранения (до 10 лет включительно) подлежат
частичному оформлению: дела хранятся в скоросшивателях, листы не
нумеруются, заверительные надписи не составляются.