15
Документы, которые не предусмотрены ТК РФ, должны предоставляться
по взаимному согласию сторон.
Кадровый работник должен обязательно проверить документы,
предоставленные ему работником, на их подлинность. Далее, работник
направляется на обязательный медицинский осмотр (если это необходимо по
законодательству). Затем, он получает заявление о приеме на работу. Прежде чем
заключить трудовой договор, работодатель обязан ознакомить работника с
нормативно-локальными актами и правилами внутреннего трудового распорядка
под роспись. Далее составляется трудовой договор. Он будет составляться по
форме, разработанной организацией с учетом ее специфики и особенностей.
Трудовой договор должен заключаться в двух экземплярах без ошибок и
исправлений. Оба экземпляра подписываются у работодателя, затем один
отдается работнику (под роспись) и один остается у работодателя.
Трудовой договор состоит из:
- вводной части;
- обязательные условия;
- дополнительные условия.
В вводной части указывается:
- ФИО сотрудника и работодателя, которые заключают трудовой
договор;
- Сведения о документах, удостоверяющих личность работника и
работодателя;
- Идентификационный номер налогоплательщика, исключением
служить работодатель, не являющийся ИП;
- Сведения о представителе работодателя, подписавшем трудовой
договор, и основание, в силу которого он наделен соответствующими
полномочиями;
- Место и дата заключения договора.
В обязательной части указывается:
- Место работы;
16
- Трудовая функция;
- Дата начала работы, а если заключается срочный трудовой
договор, то срок его действия и причины, на основании которых был
заключен договор;
- Условия оплаты труда;
- Режим рабочего времени и отдыха;
- Компенсации за работу с вредными и опасными условиями
труда;
- Условия, определяющие характер работы (подвижный,
разъездной, в пути и так далее);
- Условие об обязательном социальном страховании работника.
5
В дополнительной части указываются только те условия, которые были
заключены по взаимному согласию сторон (уточнение места работы, испытание,
неразглашение охраняемой законом тайны и т.д.)
Трудовой договор вступает в силу с момента его подписания каждой из
сторон. Работник должен приступить к своей работе со дня, который указывается
в трудовом договоре. Если же в трудовом договоре не была указана конкретная
дата, то сотрудник приступает к работе на следующий рабочий день, после
вступления договора в силу. В случае, если работник не приступает к работе в
день начала работы, то работодатель аннулирует трудовой договор, после чего
он будет считаться незаключенным. Трудовой Кодекс Российской Федерации не
регламентирует процедуру аннулирования, поэтому работодатель может
воспользоваться следующим порядком оформления документов: составляется
акт об отсутствии сотрудника на рабочем месте, затем, издается приказ об
аннулировании трудового договора и отмене приказа о приеме на работу (если
таковой уже был издан).
После заключения трудового договора, на его основании составляется
приказ о приеме на работу (форма Т-1). Так же, хочу напомнить, что с 1 января
5
Панасенко Ю.А.: Делопроизводство: документационное обеспечение управления: Учеб. Пособие,- М.:
Издательство РИОР, 2005. – 30 с.
17
2013 года формы первичных учетных документов, а так же приказы по личному
составу разрабатываются и утверждаются самим работодателем. При желании,
он может использовать старую унифицированную форму, внося свои изменения.
Содержание приказа полностью соответствует трудовому договору.
Приказ подписывается работодателем или иным уполномоченным лицом, затем
объявляется работнику под роспись в трехдневный срок со дня фактического
начала работы. Работодатель обязан выдать заверенную копию приказа о приеме
на работу, по первому требованию сотрудника.
На основании данного приказа делается запись в трудовую книжку и в
личную карточку Т-2. Копия приказа помещается в личное дело (если оно
заводится). Если же личные дела не заводятся, то приказ оформляется в
отдельное дело по алфавиту фамилий работников. После чего копия приказа
передается в бухгалтерию, где открывается лицевой счет и присваивается
табельный номер сотруднику и вносится запись в табель учета рабочего времени
(Т-13). Кроме всего этого, при приеме на работу заполняются регистрационные
журналы: регистрации трудовых договоров и изменений к ним; регистрации
приказов по личному составу (срок хранения 75 лет); регистрации личных
карточек; регистрации личных дел, а так же книга учета движения трудовых
книжек и вкладышей в них.
Порядок оформления документов при переводе на другую работу.
Перевод на другую работу – это постоянное или временное изменение трудовой
функции работника или структурного подразделения, в котором работает
работник, при продолжении работы у того же работодателя, а так же перевод на
работу в другую местность вместе с работодателем. Перевод на другую работу
выполняется только с письменного согласия сотрудника (исключение статься ТК
РФ 72.2 часть 2-3).
6
В трудовом праве все переводы делятся на группы, в зависимости от
характера и оснований перевода. Подробнее рассмотрим в таблице 2.
Таблица 2
6
Трудовой Кодекс Российской Федерации от 05.02.2018 с изменениями; статья 72.1
18
В зависимости от характера
перевода:
В зависимости от оснований
перевода:
Постоянные (в пределах одной
организации, либо в другую
организацию)
Перевод по инициативе работодателя
Временные (только в пределах одной
организации)
Перевод по инициативе работника
Обязательный перевод для работника и
работодателя
В Трудовом Кодексе Российской Федерации предусмотрены три вида
переводов на другую постоянную работу:
1) Перевод на другую работу в той же организации;
2) Перевод в другую местность вместе с организацией;
3) Перевод в другую организацию.
Об изменениях, которые были определены сторонами условий трудового
договора, работодатель должен оповестить работника не позднее, чем за два
месяца, в письменной форме.
При условии если работник отказывается от новых условий, работодатель
обязан предоставить ему другую имеющуюся работу, которую он сможет
выполнить в соответствии с состоянием его здоровья. Работодатель должен
предлагать работнику только те вакансии, которые полностью отвечают его
требованиям. При отсутствии работы или же при отказе работника, трудовой
договор прекращается. Перевод сотрудника на другую работу в той же
организации может происходить как по инициативе работодателя, так и по
общему соглашению сторон. Все соглашения об изменениях заключаются в
письменной форме.
7
Предложение работодателя перейти на другую постоянную работу
объясняется различными причинами: производственная необходимость,
желание поощрить сотрудника, необходимость занять вакантное место и так
далее.
7
Трудовой Кодекс Российской Федерации от 05.02.2018 с изменениями: статья 77 пункт 7
19
Если перевод был произведен без письменного соглашения работника, но
он добровольно приступил к своим новым обязанностям, то такой перевод
считается законным. Но, в том случае если работник добровольно приступает к
работе, но не доволен решением работодателем, он вправе обжаловать это
решение и обратиться в органы по разрешению трудовых споров.
Так же в Трудовом Кодексе Российской Федерации предусмотрен
перевод на другую постоянную работу, в другую местность вместе с
организацией.
Важно знать, что территориальное изменение нахождения организации в
пределах города не влияет на трудовые отношения, они продолжаются.
При переводе работника на другую работу, в другую местность
работодатель должен выплатить ему: стоимость проезда работника и его семьи,
стоимость провоза багажа, расходы по устройству на новом месте и др.
Если работник отказывается от перевода на работу в другую местность
вместе с организацией, то это является основанием, чтобы расторгнуть с ним
договор. Если же сотрудник отказывается от перевода в другой филиал или
представительство, то это не может послужить для расторжения с ним трудовых
отношений.
Есть такие случаи, когда работника переводят на другую работу по
медицинским показаниям. В данной ситуации сотрудник должен сообщить о
состоянии своего здоровья в отдел кадров и предоставить соответствующие
документы (медицинское заключение). В данном заключение будет указан срок
перевода на другую работу (до четырех месяцев, более четырех месяцев и на
постоянную основу). В связи с этим заключением работодатель обязан
предоставить сотруднику другое место работы, которое не будет противоречить
условиям, которые указаны в медицинском заключении. Для того, чтобы
осуществить данный перевод выполняется ряд действий: составляется заявление
о переводе на другую работу, к этому заявлению прикрепляется медицинское
заключение, затем, если нужная вакансия имеется, работодатель проставляет на
заявлении резолюцию. Далее отдел кадров согласовывает с работником данный
20
перевод, составляет предложение о переводе и дает сотруднику на роспись.
После этого, вносятся изменения в ранее заключенный трудовой договор в виде
дополнительного соглашения. На основе этого соглашения составляется приказ
о переводе (форма Т-5) и вносятся изменения в личную карточку, трудовую
книжку и в табель рабочего времени. Если при переводе меняется тарифная
ставка (оклад), то в приказе это тоже отражается.
В случае если работник отказывается от всех предлагаемых ему
вариантов, составляется докладная руководителю. Согласно этой докладной
оформляется приказ об увольнении (согласно статье 77 части 1 пункта 8 ТК РФ).
Приказ об увольнении оформляется по унифицированной форме (Т-8) и
отдается работнику на подпись. Запись об увольнении делается в трудовой
книжке, личной карточке и удостоверяются подписями работника отдела кадров
и самого увольняемого сотрудника. Трудовая книжка выдается работнику в день
увольнения, после того, как он поставит свою подпись в графе 13 в книге учета
движения трудовых книжек и вкладышей в них.
Порядок оформления документов при прекращении (расторжении)
трудового договора с работником (увольнении).
Прекращение трудового договора – это окончание действия трудового
договора и трудовых отношений, соответственно.
8
Статья 84 ТК РФ регулирует порядок прекращения трудового договора.
В данной статье сказано, что прекращение трудового договора начинается с
приказа работодателя, с данным приказом работник должен ознакомиться и
расписаться. Заверенная копия приказа выдается по первому требованию
работника. В случае если работник отказывается ознакомиться с приказом и
подписать его, или же по некоторым причинам не может этого сделать, то в
приказе днем прекращения трудового договора ставится последний фактически
отработанный день. В день прекращения трудового договора, работник должен
получить на руки свою трудовую книжку и расчет. Так же сотрудник вправе
8
Моисеев, В.В. Кадровое делопроизводство: курс лекций – Новосибирск: Изд-во СибАГС, 2016. – 171 с.
21
попросить все заверенные копии документов, которые он предоставлял в течение
всей своей рабочей деятельности на данном месте. Запись в трудовой книжке
делается в соответствии с формулировками ТК РФ или иного федерального
закона.
В случае если в день прекращения трудового договора работнику
невозможно отдать его трудовую книжку (работник отсутствует или же
отказывается ее получать), то работодатель должен выслать ему письменное
уведомление с просьбой явиться для получения трудовой или же дать согласие
на отправление документов по почте. С этого дня работодатель освобождается
от ответственности за задержку выдачи трудовой.
По письменному обращению сотрудника, который не получил свою
трудовую книжку после увольнения, работодатель должен выдать ее не позднее
трех рабочих дней со дня обращения.
Всегда днем увольнения работника является последний день его работы.
Трудовой договор может прекратить свое действие по:
- По общим основаниям (ст.77 ТК РФ);
- По инициативе работодателя (ст.81 ТК РФ);
- По обстоятельствам, не зависящим от воли сторон (ст.83 ТК РФ).
Расторжение трудового договора по собственному желанию сотрудника
регламентируется ст. 80 ТК РФ. Согласно данной статьи письменное заявление
подается не позднее, чем за две недели до увольнения. Работодатель должен его
зарегистрировать, затем, со следующего дня начинается двухнедельный отсчет.
Так же в период временной нетрудоспособности работника тоже
предусматривается увольнение по собственному желанию.
Увольнение по обоюдному согласию сторон может произойти до
окончания двухнедельного срока.
Двухнедельный срок начинают отсчитывать со следующего дня, после
подачи письменного заявления. В случае если следующий день выходной, то
отсчитываются дни с последующего ближайшего рабочего дня.
22
До момента истечения двухнедельного срока, работник вправе отозвать
свое заявление. Увольнение в данном случае не производится, и трудовой
договор продолжает свое действие. Исключением служит только если на эту
должность в письменной форме уже приглашен новый сотрудник и отказать ему
невозможно в соответствии ТК РФ и иных федеральных законов.
В последний день работы работодатель обязан выдать сотруднику
трудовую книжку, заверенные копии документов (по требованию) и полный
расчет.
По инициативе работодателя трудовой договор расторгается на
основании статьи 81 ТК РФ (приложение). Она предусматривает увольнение как
по виновным действиям работника, так и не связанных с виновными действиями.
Если увольнение не связано с виновными действиями сотрудника, то для
него предоставляются следующие гарантии:
- Предупреждение об увольнении;
- Предложение другой работы в порядке перевода;
- Выплата выходного пособия.
9
Наличие таких больших оснований для увольнения определяет и разный
состав документов, которыми каждый из них оформляется.
Так же трудовой договор, может быть, расторгнут по соглашению сторон
(статья 78 ТК РФ). Прежде чем расторгнуть договор работник или работодатель
должен предложить это сделать, то есть нужно письменное заявление. Если
работник сам подает такое заявление, то в его тексте причина увольнения будет
стоять «по соглашению сторон». В этом же заявлении устанавливаются сроки
увольнения.
Если инициатива исходит от работодателя, то он отправляет работнику
предложение о расторжении трудового договора согласно ст. 77 п.1 ТК РФ. С
предложением работодателя работник должен ознакомиться под роспись.
9
Моисеев, В.В. Кадровое делопроизводство: курс лекций – Новосибирск: Изд-во СибАГС, 2016. – 182 с.
23
Расторжение трудового договора по соглашению сторон оформляется
специальным документом – соглашением. В данном соглашении определяется
дата увольнения, что получает свое завершение в приказе руководителя об
увольнении.
Часто в соглашении оговаривается денежная компенсация сотруднику, но
это не регулируется ТК РФ, поэтому это личное усмотрение работодателя.
Порядок оформления отпуска.
В трудовом кодексе под отпуском понимается непрерывный отдых
сотрудника в определенное количество дней, с сохранением места работы и
должности.
Отпуск делится на несколько видов (см. таблицу 3)
Таблица 3
Виды отпусков
Ежегодный оплачиваемый отпуск
Отпуск без
сохранения
заработной
платы
Учебный
Основной
Дополнительный
По беременности и
родам
С сохранением
заработной
платы
Нормальной
продолжительности
За работу с
вредными и
опасными
условиями труда
По уходу за
ребенком
Без сохранения
заработной
платы
Удлиненный
За
ненормированный
рабочий день
За особый
характер работы
Оплачиваемый отпуск предоставляется работнику ежегодно (ст.122ТК
РФ). Сотрудник, работая первый год, может воспользоваться отпуском только
по истечению шести месяцев работы у данного работодателя. До истечения
шести месяцев отпуск может быть предоставлен только по соглашению сторон.
24
До истечения шести месяцев непрерывной работы оплачиваемый отпуск
должен быть предоставлен:
* Женщинам – перед отпуском по беременности или после него;
* Сотрудникам в возрасте до восемнадцати лет;
* Работникам, усыновившим детей в возрасте до трех лет.
Далее отпуск предоставляется в любое время рабочего года, согласно
графику отпусков.
10
Ежегодный отпуск по законодательству для основной массы работников
составляет 28 календарных дней либо более, если это предусмотрено ТК РФ или
локально-нормативными актами компании.
График отпусков, на основании которого предоставляется ежегодный
отпуск, утверждается работодателем не менее чем за две недели до окончания
текущего года.
Ежегодный отпуск по желанию сотрудника, возможно, разделить на
части, одна из которых должна быть не менее 14 дней. Существуют основания,
при которых ежегодный отпуск продлевается либо переносится на другой
период, по заявлению сотрудника (больничный, исполнение сотрудником
государственного долга и другие случае предусмотренные ТК РФ и локальными
нормативными актами).
Оплата ежегодного отпуска производится не менее чем за три дня до
начала отпуска. Запрещается не предоставление отпуска в течение двух лет
подряд.
Так же статьей 128 ТК РФ предусмотрен отпуск без сохранения
заработной платы. Работодатель вправе отказать в его предоставлении, если
причина не будет регламентироваться законом.
Предоставление любого отпуска оформляется приказом о
предоставлении отпуска. Затем на основании этого приказа делаются пометки в
10
Моисеев, В.В. Кадровое делопроизводство: курс лекций – Новосибирск: Изд-во СибАГС, 2016. – 187 с.