5
Содержание
Введение………………………………………………………………… ………….6
Глава 1. Теоретические основы изучения организации кадрового
документооборота………………………………………………………………….8
1.1 Понятие, задачи, принципы и нормативно-правовое обеспечение кадрового
документооборота…………………………………………………………………...8
1.2 Порядок подготовки и оформления документов, сопровождающих трудовые
отношения…………………………………………………………………………..14
1.3 Организация документооборота в кадровой службе………………………. .26
Глава 2. Анализ кадрового документооборота ЗАО фирма «ПРОТЕК»
филиал «ПРОТЕК – 44»………………………………………………………… 32
2.1 Организационно-экономическая характеристика организации……………. 32
2.2 Анализ состава, структуры кадров и особенностей организации работы
кадровой службы ЗАО фирма «ПРОТЕК» филиал «ПРОТЕК – 44»…………... 38
2.3 Анализ организации кадрового документооборота ЗАО фирма «ПРОТЕК»
филиал «ПРОТЕК – 44»………………………………………………………… ...47
Глава 3. Совершенствование организации кадрового документооборота
ЗАО фирма «ПРОТЕК» филиал «ПРОТЕК – 44»…………………………….79
3.1 Мероприятия по совершенствованию кадрового документооборота ЗАО
фирма «ПРОТЕК» филиал «ПРОТЕК – 44»……………………………………...79
3.2 Оценка эффективности предложенных мероприятий ………………………82
Заключение………………………………………………………………………...87
Список использованных источников………………………………..................90
Приложения………………………………………………………………………..92
6
ВВЕДЕНИЕ
Эта тема актуальна потому что, документы играют очень важную роль в
управление организацией, они обеспечивают информационную поддержку
принятия управленческих решений. Управление предприятием требует создания
определенных управленческих документов. Отсутствие которых, не дает шанс
решить задачу планирования и формирования финансирования, отчетности,
бухгалтерского учета и производственного процесса в целом. Кадровый же
документооборот является рычагом механизма под названием - Управление
персоналом.
Для того чтобы управление было эффективным, нужно на высоком
уровне подходить к работе с кадровой документацией. Организация труда
сотрудников во многом зависит от правильного и грамотного ведения кадровых
документов.
Важно понимать, что успешное управление персоналом напрямую
зависит от того, насколько профессионально ведется кадровая документация.
Из этого следует, что квалифицированный работник службы персонала должен
не только уметь правильно оформить документы, но и понимать, какие
дальнейшие действия с ними производить. Ведь все конфликтные ситуации,
возникающие в организации, происходят порой из-за халатности руководителей,
которые считают, что ведение кадрового делопроизводства это не основной
аспект успешного управления организацией и вменяют обязанности по ведению
кадрового делопроизводства некомпетентным сотрудникам. В результате чего,
часто возникают трудовые споры, которые влекут за собой тяжелые последствия
для организации, вплоть до приостановления ее деятельности на определенный
срок (срок определяется действующим законодательством).
На основании вышеизложенного, данная тема в настоящий момент
является самой актуальной.
7
Целью написания дипломной работы является анализ кадрового
документооборота в ЗАО фирма ЦВ «ПРОТЕК» «ПРОТЕК-44» а так же
разработка и внесение рациональных предложений по его совершенствованию.
Для достижения поставленной цели необходимо решить следующие задачи:
Изучить теоретические аспекты организации кадрового
документооборота;
Провести организационно-функциональный анализ деятельности и
исследование организации кадрового документооборота управления ЗАО
фирма ЦВ «ПРОТЕК» «ПРОТЕК – 44»;
Разработать направления совершенствования кадрового
документооборота ЗАО фирма ЦВ «ПРОТЕК» «ПРОТЕК – 44».
Объект исследования: ЗАО фирма ЦВ «ПРОТЕК» «ПРОТЕК – 44».
Предмет исследования: кадровый документооборот ЗАО фирма ЦВ
«ПРОТЕК» «ПРОТЕК – 44».
При исследовании применялись следующие методы: наблюдение, анализ,
опрос, исследование документов, послужившие в качестве инструментов
познания для достижения цели и решения поставленных задач.
В соответствии с поставленными задачами данная выпускная
квалификационная работа состоит из введения, трех глав, заключения, списка
использованной литературы и приложений
Информационная база исследования: законодательство Российской
Федерации, труды российских и зарубежных авторов, научная и учебная
литература, периодические издания, информация из сети Интернет.
8
Глава 1. Теоретические основы изучения организации кадрового
документооборота
1.1 Понятие, задачи, принципы и нормативно-правовое обеспечение
кадрового документооборота
Делопроизводство – деятельность, обеспечивающая документирование,
документооборот, оперативное хранение и использование документов
1
.
Кадровое делопроизводство - это совокупность процедур по
составлению, оформлению, обработке, исполнению, формированию дела,
хранению и использованию кадровой документации
Документирование-запись информации на носителе по установленным
правилам. В процессе документирования появляется «документ», выполняющий
следующие функции: информационную; организационную; коммуникативную;
юридическую; воспитательную.
Документ - это зафиксированная на материальном носителе информация
с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать.
2
Документы необходимы в
организации для: эффективной и упорядоченной деятельности; формирования и
документального фиксирования организационных и управленческих решений;
обеспечения согласованности управленческой и административной
деятельности; обеспечения непрерывной деятельности в условиях чрезвычайных
ситуаций; соблюдения требований нормативно-правовых актов, регулирующих
сферу деятельности организации во всех ее появлениях; защиты интересов
организации и прав ее сотрудников и клиентов, а также других
заинтересованных лиц; обеспечения защиты и поддержки при возможных
судебных разбирательствах, связанных с деятельностью организации.
Общие принципы организации документооборота: оперативность
движения документов, его целенаправленное регулирование и оптимальное
1
ГОСТ Р 7.0.8-2013 Национальный стандарт РФ. Система стандартов по информации, библиотечному и
издательском делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения – М: Стандартинформ, 2014-
12с.
2
Там же. 15с.
9
осуществление; обеспечение единообразия в порядке прохождения и технологии
обработки основных категорий документов; исключение инстанций
прохождения и действий с документами, не обусловленных деловой
необходимостью.
Главное правило организации документооборота - оперативное движение
документов по наиболее короткому пути с минимальными затратами времени и
труда.
3
Кадровый документооборот - это отрасль деятельности,
документирующая трудовые отношения. Кадровая документация фиксирует
информацию о наличии и движении персонала, в результате все кадровые
процедуры приобретают документальное оформление (прием, перевод,
поощрение, применение дисциплинарного взыскания, командировка, отпуск,
увольнение и другое).
Различные органы власти имеют право издавать нормативную и
нормативно справочную документацию, но только в рамках федерального
законодательства. Работодатели также имеют право разработки своих
нормативных документов, которые носят название локальные нормативные
акты, разрабатываются они в рамках действующего трудового законодательства.
Эти документы относятся к первой группе документов, которые должны быть
всегда на виду у сотрудника отдела кадров. Также существуют документы,
носящие методический характер. Эти документы рекомендательного характера.
Они подсказывают, как верно осуществлять работу с кадровыми документами.
Так как в кадровых документах фиксируются сведения, которые дают нам
право на труд, право на пенсию, право на образование, сотрудники отдела кадров
должны опираться на законодательную нормативную базу, а именно на
постановления, законы, инструкции содержащие нормы трудового права. Ниже
мы рассмотрим перечень этих нормативно правовых и нормативно справочных
актов.
3
Быкова Т.А., Вялова Л.М., Санкин Л.В., Делопроизводство: Учебник. - М.: ИНФРА-М, 2012. - С. 201, 203.
10
- Основным документом, который определяет порядок ведения, и
оформления кадровой документации является Трудовой Кодекс Российской
Федерации (ТК РФ);
- Работа с персональными данными сотрудников ведется, опираясь на
Постановление Правительства Российской Федерации от 15 сентября 2008 г. N
687 "Об утверждении Положения об особенностях обработки персональных
данных, осуществляемой без использования средств автоматизации";
- На основании Федерального закона от 29 июля 2004 г. N 98-ФЗ "О
коммерческой тайне", где прописан перечень сведений составляющих
коммерческую тайну, с сотрудниками, имеющими, доступ к
конфиденциальной информации заключается обязательство о неразглашении;
- Постановление Государственного стандарта от 3 марта 2003 г. N 65-ст "О
принятии и введении в действие Государственного стандарта Российской
Федерации" (вместе с ГОСТ Р 6.30-2003 "Государственный стандарт Российской
Федерации. Унифицированные системы документации. Унифицированная
система организационно-распорядительной документации. Требования к
оформлению документов"), разъясняет нам, как правильно оформлять реквизиты
документов;
- На основании Постановления Госкомстата России от 5 января 2004 г. N
1 "Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации
по учету труда и его оплаты" заполняются документы, регулирующие трудовые
отношения между работодателем и сотрудником. С 1 января 2013 года, формы
первичных учетных документов, содержащиеся в альбомах унифицированных
форм первичной учетной документации, упразднены, но в основном все
организации продолжают пользоваться ими, либо утверждают свои формы
документов;
- Для того, чтобы правильно обеспечить надлежащее хранение кадровых
документов, кадровые работники опираются на основные правила работы
архивов организаций, одобренные Решением Коллегии Росархива от 6 февраля
11
2002 г, на ст. 17 Федерального закона «Об архивном деле в РФ» № 125-ФЗ от 22
октября 2004 , а также на приказ Минкультуры России № 558 от 25 августа 2010
года утвержден «Перечень типовых управленческих архивных документов,
образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов
местного самоуправления и организаций». На основании закона № 43 ФЗ от
02.03.2016 г. изменен срок хранения документации по личному составу. У
документов, созданных до 2003 года, срок хранения 75 лет, а у документов,
созданных с 2003 года – 50 лет. Из вышесказанного следует, что созданная в
организации кадровая документация уничтожается по определенным правилам
и в определенные законом сроки;
- Выдачи дубликатов и записи в трудовых книжках сотрудников ведутся
по определенным правилам, которые прописаны в Постановление
Правительства Российской Федерации от 16 апреля 2003 г. N 225 "О трудовых
книжках" и в Постановление Минтруда России от 10 октября 2003 г. N 69 "Об
утверждении Инструкции по заполнению трудовых книжек";
- Конституция Российской Федерации;
- Федеральный закон от 17 декабря 2001 г. N 173-ФЗ "О трудовых пенсиях
в Российской Федерации";
-Общероссийский классификатор занятий. ОК 010-93, утвержденный
Постановлением Госстандарта России от 30 декабря 1993 г. N 298;
-Квалификационный справочник должностей руководителей,
специалистов и других служащих, утвержденный Постановлением Минтруда
России от 21 августа 1998 г. N 37;
- Постановление Минтруда России от 9 февраля 2004 г. N 9 "Об
утверждении Порядка применения Единого квалификационного справочника
должностей руководителей, специалистов и служащих";
-Выпуски Единого тарифно-квалификационного справочника работ и
профессий рабочих (ЕТКС) по различным отраслям экономики, утверждаемые
Минтрудом России.
12
Как говорилось выше, в организациях создаются локально нормативные
акты. Они разрабатываются на основании норм разработанных в Трудовом
Кодексе Российской Федерации и не должны нарушать трудовых прав
работников. Локальные нормативные акты, нарушающие эти права считаются
недействительными (статья 8 Трудового Кодекса Российской Федерации). Не
стоит также забывать, что на основании этой статьи коллективный договор не
является локально нормативным актом, а вот приложения к нему – это локально
нормативные акты. Также учитывая то, что они являются внутренними
законами, то за их нарушения работник и работодатель может подвергаться
соответственно дисциплинарной и административной ответственности. Виды
локально нормативных актов показаны в таблице 1.
Таблица 1
Локальные нормативные акты
По степени
значимости
По способу
принятия
работодателем
По кругу лиц
По сфере
деятельно
сти
По сроку
действия и
хранения
Обязательные
Приняты
единолично
Распространяются
на на всех
работников
организации (н.р.
ПВТР)
Специально
го
характера
(н.р.
положение
о
командиров
ках)
Постоянный
срок хранения
Необязательные
Приняты с учетом
мнения
профсоюза
Распространяются
на отдельные
категории
работников (н.р.
вахтовый метод)
Общего
характера
(н.р. ПВТР)
Определенный
срок хранения
На основании гл. 48.1 ст. 309.1 и 309.2 Трудового Кодекса Российской
Федерации «Особенности регулирования труда лиц, работающих у
13
работодателей – субъектов малого предпринимательства, которые отнесены к
микро предприятиям» локально нормативные акты необязательны, при условии,
что все необходимые условия труда прописаны в трудовом договоре.
Закон не прописывает перечень обязательных или рекомендованных
локально нормативных актов, однако на некоторые из них ссылаются:
– правила внутреннего трудового распорядка (абз. 3 ч. второй ст. 21, абз.
5 ч. первой ст. 22 ТК РФ);
– штатное расписание (ст. 15, абз. 3 ч. второй ст. 57 ТК РФ, п. 1 письма
Роструда от 22 марта 2012 г. № 428-6-1, абз. 11 письма Роструда от 31 октября
2007 г. № 4414-6);
– график отпусков (ст. 123 ТК РФ), такие акты и являются обязательными.
Далее приведен примерный список локально нормативных актов,
разрабатываемых в организациях:
- правила внутреннего трудового распорядка;
- штатное расписание;
- график отпусков;
- положение о защите персональных данных;
- положение об оплате труда и премировании;
- график сменности - должностные инструкции;
- положение о подразделениях;
- положение об оплате труда;
- положение о персонале;
- положение комиссии по трудовым спорам;
- инструкция о порядке прохождения предварительных медицинских
осмотров;
- инструкция о порядке прохождения периодических медицинских
осмотров;
14
- инструкция о порядке прохождения инструктажа при работе с опасными
объектами.
4
Исходя из вышеизложенного можно сделать вывод:
Для того чтобы грамотно вести делопроизводство необходимо знать и
изучать нормативные документы, так как они служат правовой базой и являются
основой ведения кадрового документооборота и позволяют нам решать
основные задачи работы кадровой службы:
- Правильно оформить документы в соответствии на основе
действующего законодательства;
- Подготовить хранение документов и эффективно их использовать;
- Для сотрудников не допустить отрицательных итогов из-за неверного
оформления, а для работодателя избежать ответственности за эти нарушения;
- Не допустить не санкционированного использования информации
сторонними лицами.
1.2 Порядок подготовки и оформления документов, сопровождающих
трудовые отношения
Состав и порядок оформления документов при приеме на работу.
Трудовые отношения, в правовом аспекте, которые возникают между
работником и работодателем, регулируются в России трудовым кодексом
Российской Федерации.
Согласно статье 65 ТК РФ во время заключения трудового договора,
работник обязан предоставить ряд документов: паспорт (или иной документ,
удостоверяющий личность), трудовую книжку (исключением служит то, если
сотрудник заключает трудовой договор впервые), страховое свидетельство
государственного пенсионного страхования, документы воинского учета (для
военнообязанных лиц и лиц подлежащих призыву на военную службу), документ
об образовании, справку о наличии (отсутствие) судимости и (или) факта
уголовного преследования.
4
Семинихин В.В. Кадровый документооборот. Серия «Отдел кадров»: Практическое пособие. – 3-е изд.: Эксмо;
Москва; 2010. – 15 с.