75
Дела, подлежащие уничтожению в связи с истечением срока хранения,
уничтожаются только при составлении акта об уничтожении документов. Для
этого в ГП высылается перечень документов подлежащих уничтожению.
Директором филиала, по согласованию с Директором регионального
управления и после утверждения Генеральным директором, издается приказ о
выделении отдельных дел к уничтожению и приказ о назначении состава
комиссии по уничтожению.
Дела, подлежащие уничтожению, включаются в акт об уничтожении
только в том случае, если предусмотренный для них срок хранения истек к 1
января того года, в котором составлен акт. Например, дела с трехлетним сроком
хранения, законченные делопроизводством в 1992г., могут быть включены в акт,
который будет составлен не ранее 1-го января 1996г.
К документации, подлежащей уничтожению в связи с истечением
сроков хранения относятся дела как длительного, так и временного сроков
хранения. Таким образом, ответственный за делопроизводство филиала, вместе
с Директором филиала, выносят на рассмотрение Директору регионального
управления либо предложение о передачи данной документации в
государственный архив на хранение, либо предложение об уничтожении
документации по акту, в связи с истечением сроков ее хранения.
После принятия Генеральным директором решения о сдаче дел в
государственный архив, все дела, независимо от сроков их хранения, должны
быть подготовлены следующим образом:
- перегруппировать документы дела в хронологической
последовательности (с 01.01.00 по 31.12.00), располагая документы в порядке
прямой хронологии. Приложения от основных документов не отделяют;
- приказы по личному составу, в зависимости от их сроков хранения,
брошюруются и переплетаются в отдельный том, состоящий не более чем из 250
листов, если приказов больше, то заводится второй том, третий и т.д.;
76
Внимание! Приказы на отпуска, командировки имеют иные сроки
хранения в отличие от приказов на прием, перевод, увольнение, поэтому они
брошюруются и переплетаются в отдельные тома.
-пронумеровать листы (как в приказах, так и на других документах)
черным графитным карандашом в правом верхнем углу арабскими цифрами. В
каждом томе – сквозная валовая нумерация листов.
При нумерации листов необходимо иметь ввиду следующее:
-если лист формата А3 подшит за середину, он нумеруется как два листа,
если он подшит за левое поле – как один лист;
-на листах, представляющих собой чертеж, рисунок, фотографию и т.д.,
номер проставляется на обороте;
- если в дело подшит конверт с вложениями, то последовательно
нумеруются конверт, вложения, затем очередной лист дела;
-удалить канцелярские скрепки и скрепки степлера;
-составить заверительную надпись дела;
-поместить документы в картонную обложку и прошить их в четыре
прокола шпагатом (или переплести);
-внести необходимые уточнения в реквизиты обложки дела.
До сдачи приказов в архив, все приказы за каждый прошедший год
хранятся в отдельных папках (не прошиваются и не переплетаются), для каждой
из которых составляется следующая опись на листе формата А4 (приложение
Е).
Сроки хранения на папках прописываются согласно Срокам хранения
соответствующих документов.
Соответственно в папках для приказов на отпуск и на командировки, срок
хранения указывается 5лет. В верхнем правом углу графитным карандашом
проставляется нумерация каждого листа приказа.
В каждой папке должно быть не более 250 листов приказов. Если листов
больше, то заводится другая папка в описи, которой ставится Том II
соответственно.
77
Представление о поощрении.
Работники филиала поощряются за добросовестный и безупречный труд,
профессиональное мастерство, достижение высоких производственных
результатов, а также в других случаях определенных внутренними
нормативными документами, распоряжениями, приказами.
Представление о применении к работнику филиала поощрения,
оформляется Директором филиала.
В том случае, когда в Головном Предприятии (в дальнейшем ГП)
осуществляется поощрение сотрудников по итогам года, Директор филиала
направляет представление о поощрении сотрудников Директору регионального
управления. Директор регионального управления согласует указанные
представление с Заместителем Генерального директора (в дальнейшем ГД) по
персоналу, после чего издается общекорпоративный приказ ГД о поощрении, на
основании которого в филиале вносится запись в трудовую книжку.
Внимание! При увольнении работника, в трудовой книжке в разделе
«Сведения о награждении» ставится печать и подпись ответственного за
кадровое делопроизводство, а также подпись самого работника.
Ответственность за ведение кадрового делопроизводства в филиале.
Для реализации стандартов ведения кадрового делопроизводства,
приказом по филиалу, директор назначает секретаря филиала, а в филиалах, где
есть менеджеры по персоналу ответственными за кадровое делопроизводство
филиала, являются менеджеры по персоналу.
Ответственность за консультирование секретарей филиалов по вопросам
ведения кадрового делопроизводства, доведение до филиалов новой
информации по кадровому делопроизводству в соответствии с изменениями в
законодательстве РФ возлагается на специалистов Департамента персонала ГП.
В случаях, когда ответственный за кадровое делопроизводство филиала
сталкивается с проблемой, которая не описана во внутреннем
регламентирующем документе, ему необходимо связаться со специалистом
Департамента персонала ГП и получить консультацию по возникшему вопросу.
78
Результаты анализа организационно-экономической характеристики за
2015-2017 г.г. свидетельствуют о расширении масштабов деятельности ЦВ
«ПРОТЕК», ежегодного увеличения прибыли и как итог главенствующего
фармдистрибьютора на российском рынке занимающего 18,4% доли рынка., с
приростом прямых продаж – +7,1%.
Весь кадровый документооборот ведется в соответствии с законодательными,
нормативными и методическими документами. Проанализировав таблицы 8 и 9
можно сделать вывод, что в филиале работают квалифицированные
сотрудники, которые из года в год повышают свой профессионализм. В 2017
году увольнения происходили в категории «рабочий персонал», норма
текучести у которых по предельным нормам составляет от 20%до 30% ,
следовательно показатель текучесть кадров не превышает предельную норму.
Из всего этого следует, что благодаря правильно построенной организационно
экономической схеме «ПРОТЕК» является крупнейшим российским
фармацевтическим холдингом со стабильно выстроенной структурой
управления.
6
Глава 3. Совершенствование организации кадрового
документооборота ЗАО фирма ЦВ «ПРОТЕК» «ПРОТЕК – 44»
3.1 Мероприятия по совершенствованию кадрового
документооборота ЗАО фирма ЦВ «ПРОТЕК» «ПРОТЕК – 44»
Одной из самых главных проблем на ЗАО фирма ЦВ «Протек» «Протек-
44» по ведению учета кадров - это использования устаревших программ и
бюрократичность организации.
В филиале для учетов кадров используется программа «Сadr-Shortcut» и
«DogCreator» довольно устаревшие программы. Данные на сотрудников
заносятся изначально в программу «Сadr-Shortcut», которая является только
носителем информации, чтобы распечатать сформированные документы нужно
прибегнуть к программе «DogCreator» в которую автоматически сливается вся
информация. Для того чтобы сформировать заявления на отпуск или
командировку формируется форма УРВ которая заполняется секретарем в
личном кабинете на сайте компании, а затем утверждается в программе «Сadr-
Shortcut» и только потом распечатывается и формируется приказ в программе
«DogCreator» . Табель учета рабочего времени не формируется автоматически в
программе он забивается вручную. Так как в филиале существуют сотрудники,
работающие посменно со сдельной оплатой труда и сотрудники с 8 часовым
рабочим днем с окладной оплатой труда, то и табеля формируются в разных
электронных формах, разработанных в ГП. Затем эти электронные формы
заливаются в программу 1С, с которой работает бухгалтерия. Из этого можно
сделать вывод, что большое количество времени тратится на обработку
документов.
Согласование командировок сотрудников и отпуска директора филиала
происходит по определенному маршруту с помощью программы СЭД
«DIRECTUM», только после электронного подписания согласования в ГП,
80
секретарь готовит пакет документов по данным мероприятиям, хотя в
командировку сотрудников направляют по распоряжению ГП.
Также, проанализировав кадровую документацию компании, выявлены
следующие ошибки:
В инструкцию по ведению кадрового делопроизводства следует внести
следующие поправки:
- Сроки хранения документов не изменены, согласно
Федеральному закону № 125-ФЗ дополненному ст. 22.1 «Сроки
временного хранения документов по личному составу», где определен
новый срок хранения документов по личному составу – 50 лет. Он
касается документов, созданных начиная с 2003 г., за исключением
документов по личному составу государственных служащих (не
гражданских и не муниципальных).
Теперь документы по личному составу условно делятся на три
категории.
1.созданные до 2003 г. срок хранения – 75 лет; не изменился;
2.созданные начиная с 2003 г. срок хранения — 50 лет; изменился;
3.образовавшиеся в связи с прохождением гражданами
государственной службы, не являющейся государственной гражданской
службой, начиная с 2003 г. Срок хранения — 75 лет; не изменился.
- В образцах внесения записей в трудовую книжку,
представленных в инструкции по ведению кадрового
делопроизводства, выявлены следующие ошибки :
Согласно Правил ведения и хранения трудовых книжек при заполнении
в графе 4 прописывается дата, а затем номер документа, на основании которого
сделана запись, в образцах прописано наоборот. В записях на увольнение не
прописывается часть статьи, за исключением увольнения по собственному
желанию. Выявлены ошибки в регистрации приказов по отпускам. Согласно
распоряжению ГП все виды отпусков регистрируются в одном журнале, хотя
сроки хранения у ежегодных отпусков и отпусков по уходу за ребенком,
81
отпусков без содержания заработной платы разные. Так как в филиале долгое
время не было сотрудника отвечающего за ведение кадрового делопроизводства,
личные дела формировались не надлежащим образом и обнаружен ряд ошибок в
их формирования, в частности в личные дела были помещены копии приказов
на ежегодные отпуска. С вменением обязанностей ведения кадрового
делопроизводства секретарю филиала, эти недочеты постепенно устраняются.
Исходя из вышесказанного были предложены следующие мероприятия:
1.Внести поправки в инструкцию по ведению кадрового
делопроизводства согласно изменениям трудового законодательства.
2. Принять новую номенклатуру дел, оформленную в соответствии
с требованиями законодательства, в связи с изменением сроков хранения
кадровых документов.
3.Заменить устаревшие программы по учету кадров на программу 1С
ЗУП.
4. Внести изменения в штатное расписание с введением должности
специалиста по кадрам.
3.2 Оценка эффективности предложенных мероприятий
Внедрение предложенных мероприятий позволит решить следующие
задачи:
Применение информационной системы 1С позволит:
-сотрудникам бухгалтерии и секретарю работать единой командой,
организовать четкое взаимодействие в едином информационном пространстве;
- создать информационную основу для устойчивого развития
предприятия;
- уменьшить затраты на выполнение операций по учету движения кадров;
- уменьшить время и снизить операционные затраты на формирование
отчетов по кадрам;
- организовывать документооборот организации своевременно и точно;
82
- вести учет рабочего времени сотрудников и формировать табель учета
рабочего времени в единой программе.
Введение в штат должности специалиста по кадрам необходимо по
следующим причинам:
Решение руководителя филиала, в целях минимизации расходов,
сократить должность специалиста по кадрам было ошибочным. Исходя из выше
перечисленных должностных обязанностей секретаря (см. п 2.2.)
нецелесообразно было вменять ему ведение кадрового делопроизводства и
заниматься подбором персонала. Секретарь может аккуратно работать с
документами и не представлять, как оформить новых работников, тем более
ведение кадрового делопроизводства это его дополнительная работа после
основной, что приводит к ошибкам, промахам, пробелам и элементарному
отсутствию необходимых документов. В большинстве случаев руководители не
уделяют должного внимания кадровому учету в силу того, что это не
первоочередная задача. Кадровый учет требует грамотного и
квалифицированного ведения. Сотрудник должен хорошо ориентироваться в
трудовом праве, отслеживать изменения в законодательстве и обладать
навыками в сфере кадрового делопроизводства. Отсутствие этих навыков может
привести к следующим последствиям:
- административная, гражданско-правовая, уголовная и иная
ответственность, предусмотренная трудовым законодательством;
- дополнительные финансовые расходы на восстановление
кадровой документации;
- расходы на судебные разбирательства при трудовых спорах;
- другие виды расходов за нарушение трудового законодательства.
То есть это чревато возможными ошибками и ответственностью
руководителя филиала, что и приводит к лишним издержкам-временным и
материальным.
83
Важно отметить, что в случае если одним программным средством
автоматизируются различные подразделения и сотрудники, то уменьшаются
затраты на организацию документооборота между ними. Уменьшаются как
временные, так и материальные затраты. Производительность труда сотрудника
повышается. Произведем следующие расчеты исходя из данных приведенных в
таблице 17.
Таблица 17
Вид работ
Fi при
работе со
старыми
программам
и (мин.)
Fi после
внедрения
1С (мин.)
ΔTi
экономия
времени,
(мин.)
Рi повышение
производительно
сти труда (%)
Общая
видимость
баз данных
30
15
15
100
Ввод
информации
54
34
20
588
Подготовка
и печать
отчетов
50
20
30
150
Анализ и
выборка
данных
40
20
20
100
Если пользователь при экономии i-вида с применением программы
экономит Ti часов, то повышение производительности труда Pi (в %)
определяется по формуле:
Где Fi – время, которое планировалось пользователем для выполнения работы i
– вида до внедрения программы (час.).
T – экономия времени (мин).
Расчет экономического эффекта.
Показатель эффекта определяет все положительные результаты, достигаемые
при использовании программного продукта 1C.
84
Экономия связанная с повышением труды производительности труда
пользователя P определим по формуле:
где Zп – среднегодовая заработная плата пользователя.
Произведем расчеты:
Так как программа 1С уже внедрена в филиале и она окупилась, то на её
отладку не требуется дополнительного времени и затрат.
Посчитаем расходы на содержание персонала, исходя из условия, что
оклад сотрудника составляет 17 000 руб., а социальные выплаты на
одного сотрудника составляют 30,2%.
Z = 1 * 17 000 * (1 + 30,2 % / 100) = 22 134 руб.
Рассчитаем экономию за счет увеличения производительности труда.
Будем использовать данные из таблицы.
Экономия, связанная с повышением производительности труда
пользователя:
P = 22 134 * (100+588+150+100)/100 = 207616 руб.
Так как дополнительных затрат на установку программы не было то
экономическая эффективность:
Э = 207616 руб.
Таким образом, экономическая эффективность от внедрения
программного продукта 1С получилась значительной. Такой она
получилась за счет увеличения производительности труда сотрудника.
Таблица 18
Расходы на содержание
специалиста по кадрам за год.
265608 руб.
34392 руб.
Обслуживание программных
продуктов за год
300000 руб.
экономическая эффективность
за счет за счет увеличения
производительности труда
207616 руб.