4
Оглавление
Введение ....................................................................................................................... 6
Глава 1. Теоретико-методологическая организация кадрового
документооборота ....................................................................................................... 8
1.1. Понятие и значение кадрового документооборота ................................ 8
1.2. Информационая характеристика и классификация кадровой
документации .................................................................................................. 12
1.3. Организация кадровой деятельности ..................................................... 17
Глава 2. Анализ и оценка кадрового документооборота на примере организации
ЗАО «Верхнекамская Калийная Компания» .......................................................... 27
2.1. Анализ деятельности предприятия ........................................................ 27
2.2. Кадровый документооборот в организации ......................................... 34
2.3. Система электронного документооборота ........................................... 50
Глава 3. Рекомендации по совершенствованию кадрового документооборота и
их оценка на примере ЗАО «Верхнекамская Калийная Компания» .................... 56
3.1. Недостатки организации кадрового документооборота организации 56
3.2. Рекомендации по совершенствованию кадрового документооборота в
организации ..................................................................................................... 57
Заключение ................................................................................................................ 69
Список литературы ................................................................................................... 74
Приложение ............................................................................................................... 77
5
Введение
Актуальность. Документы составляют основу информационной среды
любой организации. Информация, содержащаяся в документах, обладает юри-
дической силой только при условии соблюдения ряда обязательных делопроиз-
водственных операций. На сегодняшний день совершенствование управления
производственно-хозяйственными системами, повышение уровня организации
и эффективности управленческого труда зависит от уровня сформированной
системы делопроизводства в организации.
Организация работы с кадровыми документами является неотъемлемой
частью процессов управления и принятия управленческих решений, что суще-
ственно влияет на оперативность и качество системы управления. Процесс
принятия управленческих решений состоит из получения информации, перера-
ботки информации, анализа, подготовки и принятия управленческого решения.
Данные этапы связаны с кадровой документацией. Для любой организации
жизненно важно постоянно совершенствовать документационное обеспечение
системы управления, так как это прямо влияет на качество принятия управлен-
ческих решений. Особенно важно совершенствовать кадровую документацию.
Система кадрового делопроизводства призвана обслуживать процесс
управления персоналом. Любой кадровый документ фиксирует юридически
значимые факты, которые являются основанием совокупности корреспондиру-
ющих друг другу прав и обязанностей работника и работодателя. Подавляющее
большинство кадровых документов содержит информацию, обладающую высо-
кой социальной значимостью. Поэтому отношение к работе с кадровыми доку-
ментами должно быть чрезвычайно серьезным. Так как от правильности запол-
нения кадровых документов зависит подтверждение определенных юридиче-
ских фактов, на основе которых возникают те или иные права работника.
Цель работы: теоретико-методологическое исследование и разработка
рекомендации по совершенствованию организации кадрового документооборо-
та на примере ЗАО «Верхнекамская Калийная Компания».
Задачи работы:
6
исследовать понятие и значение кадрового документооборота;
представить информационную характеристику и классификацию кад-
ровой документации;
рассмотреть организацию кадровой работы;
дать краткую характеристику строительной организации ЗАО «Верхне-
камская Калийная Компания»;
проанализировать организацию кадрового документооборота в органи-
зации ЗАО «Верхнекамская Калийная Компания»;
исследовать электронный документооборот в организации;
выявить недостатки организации кадрового документооборота органи-
зации ЗАО «Верхнекамская Калийная Компания»;
разработать рекомендации по совершенствованию кадрового докумен-
тооборота в организации ЗАО «Верхнекамская Калийная Компания».
Объект исследования: ЗАО «Верхнекамская Калийная Компания».
Предмет исследования: организация кадрового документооборота на
предприятии.
В работе использовались общие и частные методы исследования: ме-
тоды количественной и качественной оценки и обработки информации, наблю-
дение, тестирование, метод сравнительного анализа.
Теоретической и методологической основой исследования послужи-
ли труды ученых и практиков в области кадрового менеджмента и делопроиз-
водства.
Информационная база: законодательные и нормативно-правовые акты,
регулирующие трудовые отношения и организацию делопроизводства в Рос-
сийской Федерации, документы исследуемой компании, результаты наблюде-
ний и бесед.
Выпускная квалификационная работа включает введение, три главы,
заключение, список литературы и приложения.
7
Практическая значимость исследования состоит в возможности ис-
пользования разработанных в третьей главе рекомендаций по совершенствова-
нию кадрового документооборота предприятия ЗАО «Верхнекамская Калийная
Компания».
8
Глава 1. Теоретико-методологическая организация
кадрового документооборота
1.1. Понятие и значение кадрового документооборота
Документы являются неотъемлемыми элементами управленческой дея-
тельности, являясь ее средством. Такое положение в организации документы
занимают благодаря тому, что они выполняют множество различных функций.
Функции, которые выполняют документы, можно условно разделить на
несколько групп, а именно:
1) информационные функции (собственно информационная, политиче-
ская, социальная и коммуникативная);
2) управленческие функции (управленческая, учетная, правовая);
3) культурно-исторические функции (функция исторического источника,
культурная функция)
1
.
Потоки документов, циркулирующих в организации, составляют доку-
ментооборот в организации. Согласно ГОСТ Р 51141-98 документооборот – это
движение документов в организации с момента их создания или получения до
завершения исполнения или отправления
2
.
Документооборот является важным звеном в организации делопроиз-
водства, так как он определяет не только движения документов, но и скорость
движения документов. В делопроизводстве документооборот рассматривается
как информационное обеспечение деятельности аппарата управления, его до-
кументирования, хранения и использования ранее созданных документов
3
.
1
Великанова С. С., Ишмаметьева Е. Г. Нормативно-правовые основы кадровой документа-
ции // В сборнике: Научная мысль: традиции и инновации. Сборник научных трудов с меж-
дународным участием. Магнитогорский государственный технический университет им.
Г. И. Носова. - Краснодар, 2014. - С. 129-139.
2
Государственный стандарт РФ ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Тер-
мины и определения» (утв. постановлением Госстандарта РФ от 27 февраля 1998 г. № 28).
3
Станченкова Ю. И. Кадровое делопроизводство: учетная кадровая документация // В сбор-
нике: Инновационные технологии управления сборник статей по материалам II Всероссий-
ской научно-практической конференции. Нижегородский государственный педагогический
университет им. К.Минина. 2015. С. 227-229.
9
Основными правилами организации документооборота являются:
1) оперативное прохождение документа с наименьшими затратами во
времени;
2) максимальное сокращение инстанций прохождения документа;
3) порядок прохождения и процесс обработки основных видов докумен-
тов должны быть единообразными
4
.
Организация движения документов — важная часть делопроизводствен-
ного процесса. Документооборот должен быть организован так, чтобы путь
движения каждого документа был наиболее коротким, маршрут — прямым,
время прохождения — минимальным
5
. Главное правило организации докумен-
тооборота заключается в оперативном движении документов по кратчайшему
пути с минимальными затратами времени и труда
6
.
Организация документооборота направлена на то, чтобы:
- сократить пути прохождения документа. Только деловая необходи-
мость должна влиять на его движение. Для этого необходимо тщательно про-
думать путь его прохождения;
- установить максимальное единообразие в последовательности прохож-
дения и обработки конкретных видов документов. Выполнить это условие
можно с помощью разработки схем прохождения конкретных видов докумен-
тов;
- исключить возвратное движение документов (особенно при внешнем и
внутреннем согласовании, доставке и регистрации);
4
Кузнецова Т. В. Делопроизводство (документационное обеспечение управления). – М.:
ООО «Журнал «Управление персоналом»», 2013. – С.15.
5
Глотова С. А. Кадровое делопроизводство // В сборнике: Сборник учебно-методической
документации по направлению подготовки бакалавров "Документоведение и архивоведе-
ние" Быкова Т. А., Глотова С. А., Конькова А. Ю., Кукарина Ю. М. Учебно-методическое
пособие для студентов высших учебных заведений, обучающихся по направлению 46.03.02
"Документоведение и архивоведение". Российский государственный гуманитарный универ-
ситет, Историко-архивный институт, Факультет архивного дела. Москва, 2015. С. 279-325.
6
Организация работы с документами: учебник. / Под ред. В. А. Кудряева. – М.: ИНФРА-М,
2012. - С.52.
10
- активно использовать средства оргтехники и новейших информацион-
ных технологий при передаче документов
7
.
Документооборот можно разделить на три основных вида: 1) входящий,
2) исходящий, 3) внутренний.
Таблица 1
Виды документооборота
Вид
Характеристика документа
Входящий до-
кумент
Это документ, который поступил в организацию. Большинство вхо-
дящих документов должны порождать соответствующие исходящие,
в установленные сроки. Сроки могут быть установлены норматив-
ными актами, предписывающими то или иное время ответа на соот-
ветствующий входящий документ или могут быть указаны непо-
средственно во входящем документе.
Исходящий
документ
Это официальный документ, который отправляется из организации.
Большинство исходящих документов являются ответом организации
на входящие документы. Некоторая часть исходящих документов
готовится на основе внутренних документов организации.
Внутренний
документ
Это официальный документ, который не выходит за пределы под-
готовившей его организации. Данные документы используются для
организации работы, так как они обеспечивают решение управлен-
ческих задач в пределах одной организации.
Входящий поток корреспонденции образуют документы, поступающие в
организацию, которая проходит стадии ее обработки, разбивается на отдельные
потоки в виде конкретных поручений, и в конечном итоге доставляется к кон-
кретным сотрудникам, которые могут ознакомиться с ней и приступить к ис-
полнению
8
.
В отделах из документов, которые подготовлены работниками, также
формируются потоки документов, в итоге сливающиеся в единый поток корре-
спонденции
9
.
Кроме того, в организациях, как правило, обращаются документы, кото-
рые созданы в ней и не предназначены к выходу за ее пределы, – внутренние
7
Кузнецова Т. В. Делопроизводство (документационное обеспечение управления). – М.:
ООО «Журнал «Управление персоналом»», 2013. – С.15.
8
Великанова С. С., Ишмаметьева Е. Г. Нормативно-правовые основы кадровой документа-
ции // В сборнике: Научная мысль: традиции и инновации. Сборник научных трудов с меж-
дународным участием. Магнитогорский государственный технический университет им. Г.И.
Носова. - Краснодар, 2014. - С. 129-139.
9
Разгонова Е. Ю. Кадровое делопроизводство // Молодежь и наука. 2017. № 4.1. С. 142.
11
документационные потоки. Их путь начинается у одних сотрудников – создате-
лей и заканчивается у других сотрудников – исполнителей. Так что начало пути
– это отправка документов, а продолжение – получение документов
10
.
В последнее время резко увеличились объемы информации, необходи-
мой для управленческой деятельности, этому способствовало развитие науки и
техники, увеличение экономических и культурных связей, появление новых
форм собственности, активизация общественных процессов. Из года в год по-
являлись новые направления совершенствования работы с документами.
Основным направлением совершенствования работы с документами яв-
ляется унификация и стандартизация. Под унификацией понимается приведе-
ние чего-либо к единой системе, форме, единообразию
11
.
Существует ГОСТ Р 6.30–2003 «Унифицированные системы документа-
ции
12
. Унифицированная система организационно распорядительной докумен-
тации. Требования к оформлению документов». Стандарт распространяется на
организационно-распорядительные документы, которые относятся к Унифици-
рованной системе организационно-распорядительной документации (УСОРД),
а именно: распоряжения, постановления, приказы, протоколы, решения, пись-
ма, акты, включенные в ОК 011–93 «Общероссийский классификатор управ-
ленческой документации» (ОКУД).
Стандарт устанавливает:
- требования к оформлению реквизитов документов;
- требования к бланкам документов, включая бланки документов с вос-
произведением Государственного герба Российской Федерации;
- состав реквизитов документов.
10
Разгонова Е. Ю. Кадровое делопроизводство // Молодежь и наука. 2017. № 4.1. С. 142.
11
Кузнецова Т. В. Делопроизводство (документационное обеспечение управления). – М.:
ООО «Журнал «Управление персоналом»», 2013. – С. 20.
12
ГОСТ Р 6.30–2003. Унифицированная система организационно-распорядительной доку-
ментации. Требования к оформлению документов (с изменениями № 1, утвержденными По-
становлением Госстандарта России от 21.01.2000 № 9 – СТ «О принятии и введении в дей-
ствие изменения ГОСТ Р»).
12
Схемы расположения реквизитов документов приведены в приложении
А; образцы бланков документов – в приложении Б. Требования стандарта яв-
ляются рекомендуемыми и не обязательны к использованию.
В некоторых крупных организациях, а также в государственных органах
и органах местного самоуправления существуют отделы делопроизводства, ко-
торые выполняют такие функции как:
- обеспечивает выпуск распорядительных документов и систематизирует
их;
- обеспечивает прием и обработку входящей корреспонденции;
- отправляет исходящую корреспонденцию;
- разрабатывает сводную номенклатуру дел и утверждает ее в установ-
ленном порядке
13
.
В мелких организациях держать такой отдел дорого и нет гарантии, что
затраты на него окупятся
14
.
1.2. Информационая характеристика и классификация кадровой
документации
Каждая организация создаёт определённые виды управленческих доку-
ментов. Без этого решать задачи планирования и формирования отчётности,
учёта и производства в целом, как правило, не предоставляется возможным.
Работа с документами осуществляется в соответствии с требованиями
нормативно-правовых актов Российской Федерации. Документация имеет ряд
важных функций, а именно: правую, функцию учёта, управленческую, соци-
альную и информационную. Также документация является средством управ-
ленческой деятельности.
13
Великанова С. С. Организация делопроизводства службы персонала // В сборни-
ке: Инновационное развитие общества в период модернизации: экономические, социальные,
философские, политические, правовые закономерности и тенденции материалы Междуна-
родной научно-практической конференции: в 3 частях. Ответственный редактор В. И. Дол-
гий, А. И. Карпович. 2014. С. 104-115.
14
Кузнецова Т. В. Делопроизводство (документационное обеспечение управления). – М.:
ООО «Журнал «Управление персоналом»», 2013. – С.15.
13
Многие документы организации представляют особый интерес и важ-
ность. Но особую группу документов составляет кадровая документация, по-
скольку в кадровом делопроизводстве практически за каждым документом сто-
ят судьбы людей. Стоит отметить, что любой кадровый документ несет в себе
юридическую значимость. В спорных ситуациях как работодатель, так и работ-
ник посредством именно кадровых документов могут доказать свою правоту в
суде
15
.
Документы по личному составу несут в себе, помимо биографической,
ещё и археографическую ценность, в будущем могут являться материалами для
историко-социальных исследований и статистических обобщений. Поэтому от-
дел кадров должен относиться к кадровой документации с немалой долей от-
ветственности.
Сотрудники отдела кадров в своей работе должны отличаться безуко-
ризненным знанием не только законодательно-правовых и нормативно-
методических документов, но и локальных нормативных актов организации,
разработанных ею самостоятельно. Каждая кадровая служба должна иметь
комплект этих актов (в бумажной или электронной форме), чтобы в любой мо-
мент можно было к ним обратиться и проверить законность разрешения про-
блемы и её закрепление в документе.
Безусловно, кадровая документация должна создаваться и храниться
каждым работодателем. Все организации, несмотря на организационно-
правовую форму, размер предприятия, сферу деятельности должны вести обя-
зательные кадровые документы.
Весь перечень документов кадрового делопроизводства можно разде-
лить на обязательные и рекомендуемые (факультативные). Нелишним будет со-
здать дополнительные акты, исходя из специфики деятельности организации.
Необязательно, но целесообразно разработать положения о оплате труда, пре-
мировании, отпусках, так как они способствую систематизации важных данных
15
Кузнецова Т. В. Делопроизводство (документационное обеспечение управления). – М.:
ООО «Журнал «Управление персоналом», 2012. – С. 34.