54
1. Экономия средств на документооборот (благодаря использованию бо-
лее дешевой технологии обработки документов в электронной форме):
1) на расходные материалы;
2) на оборудование;
3) на доставку информации в бумажном виде;
4) на хранение бумажных документов.
2. Экономия рабочего времени сотрудников в процессе введения доку-
ментооборота:
1) на ручную обработку данных и выполнение обслуживающих функций;
2) на прохождение документов;
3) на поиск нужных документов;
Выводы по главе 2
ЗАО «Верхнекамская Калийная Компания» (ВКК) реализует стратегиче-
ский проект Группы «Акрон» по созданию собственной калийной сырьевой ба-
зы.
Численность персонала предприятия на конец 2016 г. составляет 3431
чел. Большая часть работников предприятия – основные рабочие. Именно по
данной категории персонала в 2014-2016 гг. происходило увеличение числен-
ности, что связано с расширением объемов деятельности предприятия. Теку-
честь кадров в 2014-2016 гг. снижается и по данным 2016 г. ее показатель нахо-
дится на приемлемом уровне в 6,71 %.
Анализ профессиональной структуры кадров показал, что большая часть
руководителей и специалистов имеют высшее образование. Однако, отрица-
тельным фактом является снижение удельного веса специалистов, имеющих
высшее образование. Возраст работников, преимущественно от 30 лет. В 2014-
2016 гг. имеет место тенденция увеличения удельной доли трудовых ресурсов
старших возрастных групп.
Обязанности ведения кадрового документооборота в ЗАО «Верхнекам-
ская Калийная Компания» возложены на работников отдела кадров общей чис-
ленностью 13 чел., что соответствует нормативной. В компании разработан до-
55
кумент, регламентирующий кадровый документооборот – Положение о кадро-
вом документообороте в ЗАО «Верхнекамская Калийная Компания».
В ЗАО «Верхнекамская Калийная Компания» используется как ручной
способ формирования документа, так и автоматизации при его составлении.
Однако, ручной документооборот зачастую появляется несколько копий доку-
ментов, которые в дальнейшем имеют свои схемы движения. Наблюдается дуб-
лирование реквизитов в разных документах, излишняя многоступенчатость и
длительность их пребывания у исполнителей. Все это усложняет документо-
оборот и увеличивает сроки обработки.
Документооборот в ЗАО «Верхнекамская Калийная Компания» имеет
ярко выраженный вертикальный характер, что усиливается характеристиками
существующей организационной структуры управления. На предприятии ис-
пользуется электронная система кадрового документооборота.
Основными проблемными зонами в организации кадрового документо-
оборота в ЗАО «Верхнекамская Калийная Компания» являются:
1. Отсутствие четкой регламентации и системы распределения обязанно-
стей по ведению кадрового документооборота среди сотрудников кадровой
службы, зон их персональной ответственности.
2. Недостаточное знание сотрудниками кадровой службы трудового зако-
нодательства и законодательства в области документационного обеспечения
кадровой деятельности; недостаточный уровень владения специализированным
программным обеспечением.
3. Неотлаженная система внутренних коммуникаций кадровой службы и
других структурных подразделений ЗАО «Верхнекамская Калийная Компа-
ния».
56
Глава 3. Рекомендации по совершенствованию кадрового
документооборота и их оценка на примере
ЗАО «Верхнекамская Калийная Компания»
3.1. Недостатки организации кадрового документооборота организации
Проведенное исследование показало, что кадровый документооборот в
ЗАО «Верхнекамская Калийная Компания» должным образом не оптимизиро-
ван.
Основными проблемными зонами в организации кадрового документо-
оборота в ЗАО «Верхнекамская Калийная Компания» являются:
1. Отсутствие четкой регламентации и системы распределения обязанно-
стей по ведению кадрового документооборота среди сотрудников кадровой
службы, зон их персональной ответственности.
2. Недостаточное знание сотрудниками кадровой службы трудового зако-
нодательства и законодательства в области документационного обеспечения
кадровой деятельности; недостаточный уровень владения специализированным
программным обеспечением.
3. Неотлаженная система внутренних коммуникаций кадровой службы и
других структурных подразделений ЗАО «Верхнекамская Калийная Компа-
ния».
В таблице 17 представлены также выявленные проблемы в организации
работы с документами.
Таблица 17
Проблемы в работе с кадровой документацией в ЗАО «Верхнекам-
ская Калийная Компания»
55
Вид документов
Выявленные недостатки и нарушения
1
2
1. Распорядительные доку-
менты
Отсутствуют некоторые приказы о направлении
работников в командировку
Не всегда в Приказах о приеме на работу указаны
структурные подразделения
55
Составлено автором.
57
Продолжение таблицы 17
1
2
2. Документы, подтвержда-
ющие трудовую деятельность
Не всегда указаны структурные подразделения
3. Информационно-
расчетные документы
Отсутствуют некоторые уведомления работников
Таким образом, в ЗАО «Верхнекамская Калийная Компания» необходи-
мо совершенствование организации кадрового документооборота.
3.2. Рекомендации по совершенствованию кадрового
документооборота в организации
Для устранения выявленных в процессе диагностики проблемных зон
рекомендуется провести следующие мероприятия:
1. Разработать и ввести в действие новые должностные инструкции, от-
ражающие реальное и рациональное распределение обязанностей между со-
трудниками отдела кадров.
2. Формализовать взаимоотношения между отделом кадров и структур-
ными подразделениями ЗАО «Верхнекамская Калийная Компания» в части за-
проса и предоставления информации. Составить и утвердить перечень сведений
и документов, которые подразделения имеют право запрашивать у сотрудников
отдела кадров, установить сроки для подачи запроса и ответа на запрос.
3. Формализовать сроки, отведенные руководителям структурных под-
разделений для визирования приказов. Обязать руководителей структурных
подразделений осуществлять предоставление информации, необходимой для
оформления кадровой документации (по отпускам, увольнениям, переводам,
работе в выходные и праздничные дни, сверхурочной работе) заблаговременно.
Привлекать юридическую службу ЗАО «Верхнекамская Калийная Компания» к
разработке проектов кадровых документов.
4. Организовать дополнительное обучение сотрудников отдела кадров
работе в программе кадрового документооборота. Организовать для сотрудни-
58
ков отдела кадров оперативную техническую поддержку по работе в программе
кадрового документооборота в режиме реального времени.
5. Организовать обучение сотрудников отдела кадров последним измене-
ниям в трудовом законодательстве и нормативной базе, регламентирующей
кадровый документооборот. В дальнейшем проводить такое обучение регуляр-
но.
В таблице 18 представлены мероприятия по устранению проблемных
зон, выявленных в ходе исследования кадрового документооборот в ЗАО
«Верхнекамская Калийная Компания».
Таблица 18
Мероприятия по устранению проблемных зон, выявленных в ходе
диагностики кадрового документооборота ЗАО «Верхнекамская Ка-
лийная Компания»
56
Мероприятие
Результат
Разработка новых должностных
инструкций сотрудников кадро-
вой службы
Закрепление зон персональной ответственно-
сти за сотрудниками кадровой службы
Обучение сотрудников кадровой
службы последним изменениям в
трудовом законодательстве и
нормативной базе, регламенти-
рующей кадровый документо-
оборот
Исключение ошибок в документах и отчетно-
сти, составляемых сотрудниками кадровой
службы
Составление графика регуляр-
ного повышения квалификации
сотрудников кадровой службы
Регулярное повышение профессионального
уровня сотрудников кадровой службы
Дополнительное обучение со-
трудников работе с программ-
ным обеспечением
Сокращение времени, затрачиваемого сотруд-
никами отдела кадров на оформление теку-
щей кадровой документации
Формализация взаимоотношений
между структурными подразде-
лениями завода в части запроса
и предоставления информации,
подписания и визирования кад-
ровой документации
Перевод сотрудников кадровой службы из ав-
рального режима в плановый. Ускорение сро-
ков оформления кадровой документации и пе-
редачи ее в другие подразделения. Освобож-
дение работников кадровой службы от рабо-
ты, не относящейся к ее компетенции
Реализация представленных мероприятий позволит повысить эффектив-
ность работы сотрудников отдела кадров ЗАО «Верхнекамская Калийная Ком-
пания» за счет исключения ошибок в документах, снижения затрат времени,
56
Разработано автором.
59
ускорения сроков оформления кадровой документации, освобождения работни-
ков кадровой службы от работы, не относящейся к их компетенции.
Проведенное исследование показало, что кадровый документооборот в
ЗАО «Верхнекамская Калийная Компания» автоматизирован; он ведется в
электронной системе документооборота «1С: Бухгалтерия. Кадры».
В настоящее время рынок перенасыщен всевозможными программами
автоматизированного учета и требует перехода на новый уровень в кадровом
делопроизводстве. В связи с этим нами предлагается внедрение кадровой спра-
вочной системы «Система Кадры». Система дает полную базу разъяснений по
профессиональному ведению кадровой политики в организации.
Информационная «Система Кадры» содержит ответы на вопросы кадро-
вого учета и делопроизводства, правовую базу, формы и образцы документов,
профессиональные журналы и книги, что позволит специалисту по кадрам ЗАО
«Верхнекамская Калийная Компания» сделать работу более эффективной и
комфортной, а самое главное быстрой.
Компьютерная справочная система «Система Кадры» состоит из систем:
система работы с кадрами; система отдела кадров; система учета кадров; си-
стема управления кадрами организации.
Компьютерная справочная система «Система Кадры», автоматизирован-
ная система управления кадрами, является идеальным решением для: руково-
дителя организации; руководителя отдела кадров; специалиста по кадрам; лю-
бого другого специалиста, работающего в системе управления кадрами органи-
зации.
Система управления работой с кадрами поможет:
– повысить качество управления персоналом в ЗАО «Верхнекамская Ка-
лийная Компания»;
– оптимизировать кадровое делопроизводство в ЗАО «Верхнекамская Ка-
лийная Компания» ;
– решить любые спорные кадровые вопросы;
60
– поднять квалификацию работников ЗАО «Верхнекамская Калийная
Компания»;
– сформировать грамотную систему кадровой политики.
Компьютерная справочная система «Система Кадры» доступна с любого
компьютера и не привязана к конкретному рабочему месту специалиста по кад-
рам.
Каждый день КСС «Система Кадры» предоставляет только актуальную
информацию, ежедневные обновления. Удобная навигация, легкий поиск ин-
формации, быстрый доступ к любым разделам справочной системы. Возмож-
ность задать вопрос и получить точный ответ. Возможность проконсультиро-
ваться по горячей линии по любому сложному кадровому вопросу.
В состав Компьютерной справочной системы «Система Кадры» входит:
1. Правовая база нормативных документов по кадровой политике.
2. Формы документов по вопросам кадрового учета и персоналу.
3. Справочник кадровика.
4. Ответы от экспертов на любые кадровые вопросы.
5. Мастера – интерактивный сервис, который подбирает решение и все
нужные документы по индивидуальной ситуации пользователя.
6. Видео-семинары от ведущих экспертов по трудовому законодатель-
ству.
7. Тренинги от известных специалистов в области управления персона-
лом.
Компьютерная справочная система «Система Кадры» автоматизирует и
оптимизирует кадровое делопроизводство, позволяет:
1. Вести учет кандидатов на работу, вести учет как принятых, так и уво-
ленных работников, а также временно не работающих.
2. Представить организационную структуру ЗАО «Верхнекамская Ка-
лийная Компания» в виде иерархии.
3. Производить кадровый учет по основным кадровым операциям: прием,
увольнение, оформление отпуска, аттестации, командировки, обучение.
61
4. Вести учет рабочего времени работников.
5. Автоматизировать систему кадрового документооборота, при помощи
автоматизированного выведения Приказов, табелей.
6. Производить поиск информации по основным моментам.
7. Выстраивать кадровые отчеты.
Основными особенностями данной программы является ее простота,
наглядность, простая настройка, удобность, совместимость с программой
Microsoft Office. По данным CNews Analytics (февраль 2016 г.) Компьютерная
справочная система «Система Кадры» вошла в список лучших и наиболее вос-
требованных информационных систем управления персоналом в Российской
Федерации.
Внедрение данной программы позволяет: снизить расходы на управле-
ние персоналом; оптимально применять профессиональные качества работни-
ков; увеличить производительность труда работников; повысить качество обра-
ботки кадровых документов; ведение кадровой документации на более высоком
уровне.
Произведем расчеты стоимости внедрения Компьютерной справочной
системы «Система Кадры».
Таблица 19
Стоимость затрат на внедрение Компьютерной справочной системы
«Система Кадры» в ЗАО «Верхнекамская Калийная Компания»
№
Наименование затрат
Сумма, руб.
1
Приобретение программного обеспечения КСС «Систе-
ма Кадры»
27000
2
Установка, ежемесячное сопровождение (обновление)
программного обеспечения
3000
3
Годовая оплата
12000
ИТОГО
42000
В августе-сентябре 2017 г. на предприятии проведена апробация данной
системы.
Так как данная программа направлена совершенствование работы с кад-
ровой документацией и в конечном итоге на управление персоналом, то и соци-
альный эффект можно определить из анализа работы с работниками ЗАО
62
«Верхнекамская Калийная Компания». Поэтому для анализа эффективности
внедрения КСС «Система Кадры» с работниками предприятия было проведено
анкетирование.
На первый вопрос анкеты: Какое Ваше отношение к работе специалиста
по кадрам, получены следующие результаты.
Рисунок 10 - Ответы на вопрос: Ваше отношение к работе специа-
листа по кадрам
Как видно из рис. 10, после внедрения программы «Система Кадры»
изменилось отношение к работе специалиста по кадрам в лучшую сторону –
75% положительно относят к деятельности отдела кадров.
На второй вопрос: Часто ли Вы сталкиваетесь в своей работе с потреб-
ностью в кадровых документах, получены результаты, представленные на рис.
11.
Изменилось и количество обращений за два месяца в отдел кадров. Это
говорит о доверии к деятельности специалиста по кадрам.
63
Рисунок 11 - Ответы на вопрос: Часто ли Вы сталкиваетесь в своей
работе с потребностью в кадровых документах
На третий вопрос: Как быстро происходит разработка кадровых докумен-
тов, были получены результаты, представленные в таблице 12.
Рисунок 12 - Ответы на вопрос: Как быстро происходит разра-
ботка кадровых документов
Как видно из данных рис. 12, изменилось мнение анкетируемых работ-
ников; 70 % считают оборот кадровых документов достаточно быстрым.
На четвертый вопрос: Были ли случаи некачественной работы с кадро-
выми документами за последние два месяца, были получены результаты, пред-
ставленные на рис. 13. Как видно из данных рисунка 13, изменилось мнение ан-
кетируемых работников о проявлениях случаев некачественной работы с кад-
ровыми документами. 90 % считают, что не было за последние два месяца слу-
чаев некачественной работы с кадровыми документами.