14
для работодателя и сотрудников. Например, к рекомендуемым актам можно от-
нести положения о структурных подразделениях, должностные инструкции,
коллективный договор.
Существуют унифицированные формы документов, которые составляют
большую часть обязательной документации. В сущности, они представляют из
себя шаблоны, которые заполняет ответственный за кадровый учёт сотрудник.
Госкомстат РФ (ныне – Росстат) разработал и утвердил формы, применяемые
во всех организациях, независимо от их формы. Главным достоинством унифи-
цированных форм является сокращение времени на составление и оформление
документов. К тому же, среди преимуществ данных форм стоит отметить от-
сутствие дополнительных претензий к ведению кадровых документов со сторо-
ны проверяющих органов.
Применение унифицированных форм первичной учётной документации
с 1 января 2013 г. не является обязательным, но их использование, бесспорно,
целесообразно. Чрезвычайно важно, чтобы все локальные документы в отделе
кадров обязательно соответствовали учредительным документам организации,
ни в коем случае им не противоречили. В некоторых случаях в Уставе пропи-
сывают порядок приёма на работу ключевых руководящих работников и уста-
новления им систем оплаты труда (например, с предварительного согласования
общего собрания учредителей), и даже порядок утверждения штатного распи-
сания
16
.
Не существует конкретного и точного перечня обязательных докумен-
тов, которые должны быть в кадровой службе организации. На сегодняшний
день организациям позволяется самостоятельно определять для себя вопросы
организации труда сотрудников и его оплаты
17
. Тем не менее, в Трудовом ко-
дексе Российской Федерации есть статьи, которые прямо или косвенно указы-
16
Великанова С. С., Ишмаметьева Е. Г. Нормативно-правовые основы кадровой документа-
ции. - Краснодар, 2014. - С. 129-139.
17
Кузнецова Т. В. Делопроизводство (документационное обеспечение управления). – М.:
ООО «Журнал «Управление персоналом», 2012. – С. 40.
15
вают на обязательность наличия определённых документов в отделе кадров.
Организации самостоятельно разрабатывают и утверждают свои локальные
нормативные акты согласно установленным Кодексом нормам трудовых отно-
шений.
Например, ст. 56 и ст. 67 Трудового кодекса РФ указывают на необхо-
димость заключать трудовые договоры с работниками; ст. 66 ТК РФ гласит:
«Работодатель (за исключением работодателей – физических лиц, не являю-
щихся индивидуальными предпринимателями) ведёт трудовые книжки на каж-
дого работника, проработавшего у него свыше пяти дней, в случае, когда рабо-
та у данного работодателя является для работника основной». Ст. 189 Трудово-
го кодекса РФ указывает работодателю на создание правил внутреннего трудо-
вого распорядка. Федеральные законы, указы Президента, постановления Пра-
вительства, коллективные договоры, соглашения, а также другие законодатель-
ные и иные акты, отражающие вопросы документирования общих и специфи-
ческих трудовых отношений, предусматривают создание или ведение многих
кадровых документов.
Нарушения в области оформления трудовых отношений могут повлечь
за собой штрафные санкции. В связи с этим, кадровый учёт должен вестись в
строгом соответствии с трудовым законодательством.
Несмотря на то, что эксперты не всегда сходятся во мнении касательно
наличия отдельных документов, к обязательным документам, которые должны
быть в наличии на участке кадрового администрирования, можно отнести:
Документы, обязательные для всех организаций – Правила внутреннего
трудового распорядка; Штатное расписание; График отпусков (унифицирован-
ная форма № Т-7); документы, устанавливающие порядок обработки персо-
нальных данных; локальные акты по охране труда
18
.
Документы, создаваемые при оформлении трудовых отношений, прика-
зы по личному составу (трудовой договор либо служебный контракт на госу-
18
Кузнецова Т. В. Делопроизводство (документационное обеспечение управления). – М.:
ООО «Журнал «Управление персоналом», 2012. – С. 41.
16
дарственной гражданской службе); трудовая книжка; приказ (распоряжение) о
приёме на работу (унифицированная форма № Т-1); личная карточка (унифи-
цированная форма № Т-2); приказ (распоряжение) о переводе на другую работу
(унифицированная форма № Т-5); приказ (распоряжение) о предоставлении от-
пуска (унифицированная форма № Т-6); приказ (распоряжение) о прекращении
трудового договора , контракта
19
(унифицированная форма № Т-8).
Документы, для которых не разработаны унифицированные формы,
должны оформляться в соответствии с ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированная
система документации. Унифицированная система организационно-
распорядительной документации. Требования к оформлению документов».
Обязательными реквизитами кадровой документации выступают наиме-
нование организации – автора документа; наименование вида документа или
унифицированной формы; код организации - автора документа; код формы до-
кумента; регистрационный номер; дата; заголовок к тексту; текст; подпись; ви-
зы согласования; отметка об исполнении документа и направлении его в дело
20
.
При разработке локальных нормативных актов стоит придерживаться
определённых требований. Согласно Трудовому кодексу РФ работодатель,
принимая локальные нормативные акты, регламентирующие режим и условия
труда, учитывает мнение представительного органа работников. Работодатель
принимает единолично такие акты, как положения о структурных подразделе-
ниях, должностные инструкции, штатное расписание. Другие локальные норма-
тивные акты (например, положение о персонале) целесообразно принимать с
учётом мнения представительного органа работников, что проявит участие ра-
ботников и их представителей в управлении организацией.
Задача управления человеческими ресурсами (HR) имеет важное значе-
ние для любой организации. В своей деятельности компании нанимают работ-
19
Моор Э. И. Роль кадровой документации в управлении персоналом организации. - Томск,
2012. - С. 518-520.
20
Кузнецова Т. В. Делопроизводство (документационное обеспечение управления). – М.:
ООО «Журнал «Управление персоналом», 2012. – С. 34.
17
ников, ведут документацию на каждого из них, соответствующую как внутрен-
ним, так и внешним требованиям
21
.
Немаловажно знать, что существует примерный перечень документов,
которые должны быть утверждены организацией в обязательном порядке. И,
несмотря на приблизительный характер этого перечня, за отсутствие данных
документов организация может быть привлечена к административной ответ-
ственности при проверке трудовой инспекции. Специфика деятельности орга-
низации и необходимость регулирования трудовых отношений расширяют гра-
ницы данного перечня. В связи с этим вопрос уяснения и определения для каж-
дой организации перечня обязательных документов остается актуальным и по
сей день.
Таким образом, тщательное изучение нормативно-правовых основ веде-
ния документации и наличие обязательных кадровых документов гарантирует
ведение кадрового делопроизводства по всем правилам. Это, в свою очередь,
повышает эффективность работы не только кадровой службы, но и всей орга-
низации в целом
22
.
1.3. Организация кадровой деятельности
Роль кадровой службы в структуре современного предприятия сложно
переоценить. Специалисты кадровой службы выполняют довольно большой
комплекс функций. О его масштабах позволяет судить одно перечисление об-
суждаемых вопросов. Это подбор персонала, адаптация, обучение, аттестация,
ведение кадрового делопроизводства
23
.
21
Великанова С. С., Ишмаметьева Е. Г. Нормативно-правовые основы кадровой документа-
ции. - Краснодар, 2014. - С. 129-139.
22
Великанова С.С. Организация делопроизводства службы персонала // В сборнике: Иннова-
ционное развитие общества в период модернизации: экономические, социальные, философ-
ские, политические, правовые закономерности и тенденции материалы Международной
научно-практической конференции: в 3 частях. Ответственный редактор В.И. Долгий, А.И.
Карпович. - Саратов, 2014. - С. 104-115.
23
Миннегалиева Э.А. Роль кадровых служб в системе управления организацией // В сборни-
ке: МАТЕМАТИЧЕСКИЕ МЕТОДЫ И МОДЕЛИ В ИССЛЕДОВАНИИ СОВРЕМЕННЫХ
18
Необходимо подчеркнуть, что сегодня внимание кадровых службы со-
средоточено на совершенствовании трудовых отношений, подборе кандидатов
на вакантные должности, разработке и реализации учебных программ и про-
грамм социального развития, а также мотивации и стимулировании трудовой
деятельности
24
. В принятии решений по перечисленным вопросам осуществля-
ется не только руководителем кадровой службы, но и другими заинтересован-
ными линейными руководителями организации.
Для определения понятия кадровой службы необходимо уяснить, что
работа с кадрами на предприятии зачастую два четко выраженных направле-
ния:
– управление персоналом;
– работа с кадрами
25
.
Управление персоналом связано с определением и развитием кадровой
политики предприятия и включает в себя: планирование персонала; разработку
и внедрение наиболее эффективных для данного предприятия путей и методов
поиска и подбора персонала, его диагностику; решение проблем адаптации; ко-
мандообразование; аттестацию; ротацию (перемещение) кадров; создание си-
стем мотивации и стимулирования труда; разработку системы локальных нор-
мативных актов организации; формирование принципов корпоративной куль-
туры, отличающих данную организацию, и некоторые другие аспекты работы с
человеческими ресурсами
26
.
Соответственно, работа с кадрами подразумевает документирование
трудовых отношений в организации и ведение кадрового делопроизводства на
предприятии, которое включает в себя: подготовку кадровых приказов; веде-
ПРОБЛЕМ ЭКОНОМИКИ И ОБЩЕСТВА Сборник статей Всероссийской молодежной
научно-практической конференции. 2014. С. 63.
24
Нетунаева А.В. Современные тенденции в развитии кадровых служб // В сборни-
ке: Управление человеческими ресурсами: практика и теория материалы интернет-
конференции восьмого Байкальского кадрового форума. 2016. С. 87-90.
25
Барнякова А. В. Тенденции развития современных кадровых служб // Современные науч-
ные исследования и инновации. 2014. № 4 (36). С. 56.
26
Мурнина И. Кадровое делопроизводство: вчера и сегодня //Кадровое дело. 2013.№ 2.С.9-
11.
19
ние форм обязательной первичной учетной документации по учету труда и его
оплаты; оформление и учет трудовых книжек; ведение личных дел; консульти-
рование сотрудников; составление графиков отпусков; оформление докумен-
тов, связанных с различными выплатами, пособиями и льготами
27
.
Согласно словарному определению, кадровой службой называют «сово-
купность специализированных подразделений в структуре организации (вместе
с должностными лицами – руководителями, специалистами, техническими ра-
ботниками), управляющих персоналом с использованием избранной кадровой
политики». Важно помнить, что организационная форма кадровой службы
определяется размером предприятия и количеством работников. Если предпри-
ятие небольшое, то служба кадров не создается, а назначается специальный ра-
ботник (инспектор по кадрам, менеджер), который отвечает за всю кадровую
работу. На очень мелких предприятиях работа с кадровой документацией явля-
ется частью обязанностей секретаря или бухгалтера.
Таким образом, кадровая служба является основным структурным под-
разделением компании по управлению кадрами, на которую возложены функ-
ции по приему и увольнению работников, а также по организации их обучения,
повышения квалификации, аттестации
28
.
Назначение кадровой службы заключается не только в разработке и реа-
лизации стратегии развития кадров, но и в использовании современного трудо-
вого законодательства, реализации социальных программ, как федерального,
так и регионального уровня
29
.
Мельник А. Б. указывает на тот факт, что задачи кадровой службы кон-
кретно нигде не прописаны
30
. Автор статьи считает, что эти задачи и не могут
27
Порошин А.А., Шишков М.В. Этапы развития кадровых служб // Пожарная безопасность.
2016. № 1. С. 169-173.
28
Одегов Ю.Г., Котова Л.Р. Организация службы управления персоналом. – М.: Альфа-
Пресс, 2015. – С. 12.
29
Кибанов А.Я., Федорова Н.В. Управление персоналом: Учебно-практическое пособие. -
М.: ИНФРА-М, 2014. – С. 87.
30
Мельник А.Б. Формирование кадровой службы с нуля //Все для кадровика. 2012.№ 3.
20
быть четко определены, потому как напрямую зависят от целей предприятия и
реализуемой в нем конкретной кадровой политики.
Французова Л. В. выделяет следующий комплекс задач кадровой служ-
бы в современных условиях: решение юридических аспектов трудовых отно-
шений (заключение, изменение и прекращение трудовых договоров, решение
трудовых споров, разъяснение прав и обязанностей, консультирование); учет
кадров; установление и поддержание контактов по кадровым вопросам с госу-
дарственными органами, государственными внебюджетными фондами, сторон-
ними организациями; подбор персонала разного уровня, в том числе проведе-
ние конкурсного отбора; обучение персонала; создание оптимальных условий
для эффективной деятельности работников (психологический климат, ком-
фортное рабочее место); решение социальных вопросов (забота об отдыхе, здо-
ровье работников и членов их семей, программы поощрения); разработка про-
грамм адаптации, мотивации сотрудников; оценка деятельности персонала,
проведение аттестации.
Выделяют также дополнительные задачи кадровой службы, которые мо-
гут выполняться как ей непосредственно, так и внешними (по отношению к
ней) подразделениями. К подобным задачам относятся: охрана труда и техники
безопасности; расчет и выплата заработной платы; оказание различного рода
услуг (например, организация информационной связи, услуги в области соци-
альной инфраструктуры)
31
.
Что касается организационной структуры и квалификационно-
численного состава кадровой службы предприятия, то они определяются исхо-
дя из содержания и объема возлагаемых на нее задач расчетным методом
32
. Для
расчетов используются:
31
Нетунаева А.В. Современные тенденции в развитии кадровых служб // В сборни-
ке: Управление человеческими ресурсами: практика и теория материалы интернет-
конференции восьмого Байкальского кадрового форума. 2016. С. 87-90.
32
Кулыгина К.А. Кадровая служба: организация, функции и задачи // В сборнике: Сборник
материалов V всероссийской, 58 научно-практической конференции молодых ученых "Рос-
21
1) исходные данные об организационной структуре и штатной численно-
сти предприятия на планируемый период;
2) нормативы предельной численности кадровых служб;
3) нормативы (нормы) времени на выполнение работ по кадровому обес-
печению деятельности предприятий (организаций, учреждений)
33
.
Структура кадровой службы крупного предприятия обычно включает
следующие самостоятельные участки работы:
1) отдел найма персонала;
2) отдел подготовки кадров;
3) отдел аттестации;
4) отдел ротации.
Состав подразделений может варьироваться в зависимости от профиля
деятельности и размера предприятия
34
.
Квалификационно-численный состав кадровой службы распределяется
по категориям (руководители, специалисты, исполнители) исходя из содержа-
ния и объема задач, возлагаемых на службу, а между ее структурными подраз-
делениями – исходя из задач соответствующих отделов (групп).
Кадровая служба может включать инспекторов по кадрам, инженеров по
подготовке кадров, социологов, психологов, физиологов, начальников бюро,
других руководителей и специалистов
35
.
Что касается положения подразделения, отвечающего за кадровое дело-
производство в современной организации, то существует несколько вариантов
сия молодая" В 2 томах. Кузбасский государственный технический университет им. Т.Ф.
Горбачева, Ответственный редактор В.Ю. Блюменштейн. 2013. С. 93-95.
33
Либерман К. Документируем кадровую деятельность // Кадровый вопрос. 2012. № 8. С. 10
– 37.
34
Миннегалиева Э.А. Роль кадровых служб в системе управления организацией // В сборни-
ке: МАТЕМАТИЧЕСКИЕ МЕТОДЫ И МОДЕЛИ В ИССЛЕДОВАНИИ СОВРЕМЕННЫХ
ПРОБЛЕМ ЭКОНОМИКИ И ОБЩЕСТВА Сборник статей Всероссийской молодежной
научно-практической конференции. 2014. С. 63.
35
Порошин А.А., Шишков М.В. Этапы развития кадровых служб // Пожарная безопасность.
2016. № 1. С. 169-173.
22
роли и места такой службы в структуре менеджмента организации, которые за-
висят от степени развития и особенностей организации.
Перечислим эти варианты
36
:
1)подчинение кадровой службы руководителю по администрированию.
Основная идея – средоточие всех центральных координирующих служб в одной
функциональной подсистеме. Данный вариант схематически представлен на
рисунке 1.
Рисунок 1 - Кадровая служба в организационной структуре:
подчинение руководителю по администрированию
2) непосредственное подчинение кадровой службы руководителю органи-
зации (рисунок 2).
Рисунок 2 - Кадровая служба в организационной структуре: подчи-
нение руководителю организации на третьем уровне управления
36
Одегов Ю.Г., Котова Л.Р. Организация службы управления персоналом. – М.: Альфа-
Пресс, 2015. – С. 13.
23
Преимуществом такого положения кадровой службы является то, что
при этом варианте исключена множественность подчинения кадровой службы,
а также то, что все сферы кадровой политики контролируются руководителем
организации
37
. Стоит отметить, что подобная структура используется неболь-
шими организациями в начале их развития, когда недостаточно ясно определен
статус кадровой службы
38
.
3) непосредственное подчинение кадровой службы руководителю органи-
зации, но на втором уровне руководства (рисунок 3)
39
. Данный вариант наибо-
лее приемлем на том этапе развития организации, когда руководитель пытается
таким образом поднять статус службы, хотя иерархический уровень заместите-
лей еще не готов к ее восприятию как подразделения второго уровня управле-
ния
40
.
Рисунок 3 - Кадровая служба в организационной структуре: подчи-
нение руководителю организации на втором уровне управления
4) организационное включение кадровой службы в руководство органи-
зацией (рисунок 4). Этот вариант типичен для развитых компаний и является
наиболее распространенным в современной практике. При таком варианте под-
37
Барнякова А. В. Тенденции развития современных кадровых служб // Современные науч-
ные исследования и инновации. 2014. № 4 (36). С. 56.
38
Кулыгина К.А. Кадровая служба: организация, функции и задачи // В сборнике: Сборник
материалов V всероссийской, 58 научно-практической конференции молодых ученых "Рос-
сия молодая" В 2 томах. Кузбасский государственный технический университет им. Т.Ф.
Горбачева, Ответственный редактор В.Ю. Блюменштейн. 2013. С. 93-95.
39
Порошин А.А., Шишков М.В. Этапы развития кадровых служб // Пожарная безопасность.
2016. № 1. С. 169-173.
40
Миннегалиева Э.А. Роль кадровых служб в системе управления организацией // В сборни-
ке: МАТЕМАТИЧЕСКИЕ МЕТОДЫ И МОДЕЛИ В ИССЛЕДОВАНИИ СОВРЕМЕННЫХ
ПРОБЛЕМ ЭКОНОМИКИ И ОБЩЕСТВА Сборник статей Всероссийской молодежной
научно-практической конференции. 2014. С. 63.